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公文写作与处理讲义曲靖市农业局办公室（2009年10月13日）同志们，根据安排，现在由我来和大家共同学习公文写作与处理有关知识。在座的各位，可能有极少数专门从事文秘工作，对公文写作与处理相对比较熟悉；而绝大多数都是专业技术人员，对规范性公文写作与处理有一定了解，但经常接触的主要是像工作总结、讲话稿之类的非规范性公文。非规范性公文写作与处理相对比较灵活，规范性公文从起草、审核、签发、印刷、办理、归档等都有非常严格的规定。下面，我讲三个问题。第一个问题，为什么要学习公文写作与处理可能有的同志认为，只有在办公室工作、专门从事文秘工作的人才有必要学习公文写作与处理。这种认识是有偏差的。原因主要有四点：首先，公文写作与处理的各个环节经常是由不同部门共同完成的。如果办公室包办所有环节的工作，工作人员就会累死。第二、普通专业技术人员经常需要承担草拟公文的职能职责。如果不了解公文写作与处理的规则，草拟出来的公文规范程度就不高，办公室在进行公文审核时难度就会很大，任务就会很重，必然会导致大量粗制滥造的公文蒙混过关，不但影响单位的形象，还会耽误工作。第三、专业技术人员学习公文写作与处理，是人全面发展的需要。第四、学习公文写作与处理，是提高执行力的需要。1999年至2000年，国家先后颁布了国家行政机关公文处理办法和国家行政机关公文格式，这个办法和格式是我们公文写作与处理最重要的依据，颁布到现在已经有十年时间，但是就全市农业系统的办文水平来看，我们很多同志，甚至是专门从事文秘工作的同志，对办法和格式知之甚少或一知半解，公文写作与处理随心所欲，说明我们的执行力还有待于进一步提高。近年来，市委办、市政府办对市直部门和县级政府公文写作与处理通过抽查和通报的方式进行监督，市农业局办公室也对农业系统的公文写作与处理进行了规范，我们农业系统的公文写作与处理有了一定提高，但是，与政府系统相比还有不小的差距。所以，我们要提高农业部门的形象，提高办文水平也是一个重要的着力点。我建议同志们，尤其是从事文秘工作的同志们，要把国家行政机关公文处理办法和国家行政机关公文格式找来仔细研读。第二个问题是，规范运行，努力提高公文处理水平一是要规范公文管理。我们曾经就一些公文中存在的问题向下级单位的办公室询问，得到的答复是不知道，这个问题应当归其他科室负责。可以说，我们农业系统公文写作与处理方面存在的问题，很大程度上是由于重视程度不高、管理不到位造成的。要提高公文写作与处理的水平，首要的任务是要强化对公文处理的管理。国家行政机关公文处理办法第七条明确规定，“各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。”第五十六条规定：“各级行政机关的办公厅（室）对上级机关和本级机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度”。我们各级农业部门的办公室要认真对照这两条规定，要按照“办文零失误”的标准，切实履行管理职能，加强对公文处理的管理，确保办文质量。二是要规范行文规则。我们经常见到一些不符合行文规则的文件。一是越权发文。国家行政机关公文处理办法第十五条第二款规定：部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。但是，我们有的事业单位不经过局办公室而直接向县级农业部门发文，今后要杜绝此类事情发生。二是越位发文，就是向不相隶属的部门发通知或请示。有一个县农业局发通知，它的主送单位，就是通常说的抬头那里是：各乡镇人民政府、农技中心。同志们要注意，通知是下行文，所谓下行文，就是向下级部门发文，而乡镇人民政府并不县农业局的下级。这一份文件，如果确需发到乡镇人民政府，应当在版记中以抄送的形式标记。我们还经常见到乡镇人民政府向县农业局或市农业局报送请示或报告，同样也是非常荒唐的。因为乡镇人民政府与县市农业局不存在上下级关系，而是互不隶属的的关系，既不能发上行文，也不能发下行文，如果确需发上行文或下行文，只能用抄送的形式。三是超范围请示，即请示事项超出上级部门的审批权限。例如，有个县农业局向市农业局请示盖新办公楼，市农业局没有审批权。四是重复请示。有个县的一个中低产田地改造项目，先以县中低产田地领导小组的名义上报到市中低产田地领导小组要求转报省级领导小组，又以县农业局的名义上报到市农业局要求转报省农业厅。五是强行请示。我们有些项目，省级已经明确要求暂停申报审批，还有些项目是按计划按时间统一组织申报，但有的县级农业部门硬要申报，想什么时间申报就什么时间申报，我们按规定暂停申报，他认为是为难他。六是违规抄送。请示在主送上级机关的同时，不能抄送下级单位。例如，有一个县农业局向市农业局报送请示，在版记中我们看到，这份请示被抄送到县农业局的下属有关单位。三是要规范草拟公文。如果说前面所讲的内容只要求大家有一定了解，而草拟公文是每一位专业技术人员都可能需要承担的工作任务，所以要求熟练掌握。只有起草出符合规范的公文，才能最大限度提高文秘工作效率，最大限度减轻公文审核难度。我们在座的每一位同志撰写一般性的工作总结应当没有什么问题，但要起草规范性公文，则需要进一步的学习和训练。我们草拟公文常见的问题有：第一、结构层次序数不规范。第一层应当为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。根据我们的经验，公文的结构层次一般应当控制在三层以下，太多会导致结构过于复杂。第二、公文引用不规范。在引用公文时，应当先完整引用公文的标题，标题后面还必须引用发文字号，发文字号要用圆括号标识。第三、数字使用不规范。国家行政机关公文处理办法第二十五条第九款规定：“公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。”例如：“中央1号文件”里边的“1”应当用小写的阿拉伯数字，而不是汉字“一”。又例如：公文的成文日期应当用汉字，而不是阿拉伯数字。第四、逻辑层次和条理不清楚，只有他自己清楚，就像有的人打麻将，条子里面插着筒子，筒子里面插着万子，把你眼睛望花，脑壳绕晕。第五、文题不匹配。有的是小脑袋戴大帽子，有的是大脑袋戴小帽子，有的是张冠李戴。这里插一点，非规范性公文的标题可以有主标题和副标题，而规范性公文的标题只能有一个。第六、转发文件时标题不够简洁。例如，“曲靖市农业局关于转发市纪委关于转发省纪委关于转发中纪委关于公开财产申报的通知的通知的通知的通知”。这是一个虚拟的标题，也是一个书呆子式的标题。有四个“关于”，三个“转发”，四个“通知”，有47个字，要是一口气读完，估计会上气不接下气。这种写法是不恰当的。可以改为“曲靖市农业局转发中纪委关于公开财产申报的通知”，仅22个字，既简洁又明了，中间环节都可以省去。第七、公文的文种使用不规范。国家行政机关公文处理办法规定了命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种规范性公文，一般来说，我们的规范性公文只能用这13种公文中的一种，例如，“曲靖市农业局2009年工作总结”，“总结”不是规范性文种，如果要作为正式文件印发，应当用“曲靖市农业局关于印发2009年工作总结的通知”，同时将总结的部分作为附件比较妥当。第八、公文的主题词不规范。主题词编排是难度较大的部分。有的同志把标题分成几段，就当成主题词，是不恰当的。主题词由类别词+类属词+文种三部分组成，其中类别词必须到国务院主题词表中找。农业部门大部分公文的类别词是“农业” ；类属词也要到主题词表中找，实在找不到可自拟，并加“”标识。例如，“曲靖市农业局办公室关于召开全市农业系统公文写作与处理培训会议的通知”这样一个标题，类别词应当是“文秘工作”，类属词应当是“培训”，“会议”，文种是“通知”。我国目前有两套公文主题词表，一套由国务院办公厅秘书局拟定，适用于政务类公文，有15类1049个主题词；另一套由中央办公厅秘书局拟订，适用于党务类公文，共收录主题词5116条。这两套主题词表可在网上下载。历年来的政府工作报告和中央1号文件，堪称公文中的精品。建议对文秘工作感兴趣的同志，可以认真研读，既了解国家政策，又学习公文写作技巧。四是要规范公文审核。国家行政机关公文处理办法第二十七条规定：“公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。”但是，我们部分单位发文时，有时办公室没有行使审核公文的职责，有时草拟公文的单位拒绝审核，有的是先让分管领导签发，再拿到办公室进行审核，由于程序颠倒，简直可以叫霸王审核。五是高效办理公文。我们向下级机关发文要求办理某项工作，但个别地方因为领导不在或具体负责的人不在，导致工作被耽误，我们不得不直接打电话打到县农业局局长那里催办，这种事情时有发生。送负责人批示或交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。六是规范公文归档。公文办理完毕后，应当及时归档。个人不得保存应当归档的文档。联合办理的公文，原件由主办单位归档。第三个问题是，严格标准，认真执行公文格式有关规定2000年8月24日颁布、2001年1月1日开始实施的国家行政机关公文格式及其释义，从公文纸张规格到印刷质量、从文件头的制作到文件上下左右的空白、从文件标题的排列方式到其排列位置、从字体字号到行间距离、从落款盖章到页码、版记的标识等都有非常明确、详细、全面和严格的规定。普通专业技术人员要有一定了解，而负责公文审核和负责印刷文件的人，更是必须将每一条规定都牢记于心。当然，国家标准也不一成不变的，随着信息技术逐步普及，行政机关公文格式的标准也会与时俱进，实际上，从国务院到省级的文件格式，在不违背既有的国家标准的前提下，已经有所创新。今天我们将重点学习一些大家很容易理解但平时很困惑或者容易被忽略的问题。一是购买合格的公文用纸。我们收到部分公文的纸张，有的非常黑，像报纸一样，很不庄重；有的非常白，看上去晃眼，特别是在晚上，时间长了很不舒服；有的公文在传阅过程中，才翻几下就发生断裂；有的公文过于透明，印刷或盖章时两面互相渗透。这些都是很不规范的。购买公文用纸时，要注意这些问题。标准公文用纸的外包装上有一项技术指标，就是纸的重量，根据国家标准，每平方米应在6080克之间。从经济的角度考虑，可取下限。二是预制规范的文件头。很多单位制作文头有点随心所欲。实际上，文头的制作有严格的规范。（用实物示意不规范的文头，隐去发文机关）我们着重学习一下发文机关标识（实物示意：上行文头、下行文头），这几个字，印在什么位置，用什么字体，标准上有明确规定。它的大小，以美观为宜，但宽不得大于或等于15毫米，高不得大于或等于22毫米。为什么呢？标准上没有解释，但释义上有解释，因为国务院文件那几个字的大小就是15乘以22毫米，作为一种象征，其它行政机关的文件标识都必须要小一点。我们有几个县农业局的文头制作很有问题，有兴趣的下去可以自行对照检查一下。三是有多个签发人时，正确标识“签发人”三个字。大家都知道，上行文要标识签发人。“签发人”这三个字用三号仿宋体字，签发人的名字要用3号楷体字。有多个签发人时，发文字号和最后一个签发人在同一行。标准上是这样说的。但是，有多个签发人时，“签发人”这三个字印在什么位置，标准及其释义上都没有明确，导致有很多争议。其实，国务院颁布的国家标准还有附件，上面有几幅样式图，从图上我们可以看到，“签发人”这三个字和第一个签发人在同一行。四是公文标题回行要谨慎。公文标题回行时不能断开词意，要尽可能地保证句意完整，但这条规定经常被忽略。例如：“曲靖市农业局关于禁止上班玩电脑游戏的通知”，如果在“禁止上班”后面断句，就会产生令人费解的效果。为了简明、直观掌握规范公文，现在结合例文讲一讲请示的写法。请示的释义：请示是本级机关、单位在工作中发生不能自行决定的重大问题，不属于本机关、单位权限审批范围的事项，需要上级机关审批、解决的重大事项，以及对上级批示要求中不明确的问题等向上级机关请求批示、批准时使用的公文文种。请示的分类：请示可分为以下几种类型：一是请求审批事项的请示。例如，工程立项、机构调整、人事任免、发展规划、管理办法、工作方案等。二是请示解决问题的请示。这是本级机关在工作中遇到的困难和问题，需请求上级机关帮助解决的公文。例如，解决资金添置设备、改善条件等。三是请求批转文件的请示。这种请示常用于部门制定的规章性文件或涉及面较大的工作意见，请求领导机关转发贯彻执行的请示。四是请求指示、答复的请示。请示的格式：请示性公文，不管内容多或少，篇幅长或短，都有基本的格式，这种格式与报告相同，其结构形式是：公文标题主送机关-正文结束语成文时间。请示的写法：（一）标题的写法。按照国务院办公厅的要求，标题规范的写法是：发文机关+请示事由+文种。例如：“市人民政府关于的请示”。三个内容缺一不可。这里特别要注意准确使用文种，“请示”不能用“报告”来代替，也不能把“请示”和“报告”合在一起，写成“请示报告”。（二）主送机关的写法。任何请示性公文都有一个受文单位，就是直接的上一级机关。主关机关的写法较简单，只要写出受文单位的名称即可，不要写领导的姓名、职务。另外，只能写一个主关机关；要写规范的简称或统称；要注意行文关系，只能逐级行文，不能越级行文。（三）正文的写法。正文是指主送机关（不含主送机关）之下、结束语（不含结束语）之前的公文内容。这部分内容不一，结构复杂，写作技巧要求较高。一是要写开头语，要用简明扼要的文字交代清楚为什么写此请示，尔后用“现将有关问题请示如下”一句话来结束开头语，同时启动请示内容的写作。二是要写好请示的问题。这部分内容要紧接开头语后边写。常见有两种写法：请示内容不复杂的采取“综述式”写法，所请示的问题用一个自然段就可写完；请示内容涉及问题较多的采取“分述式”写法，把所请示的内容分成若干问题，分别陈述意见，这种写法是最通行的。三是提出的方法要合理可行，不能只提出问题，还应该结合实际提出解决问题的具体方法，供上级机关办理答复时参考。（四）结束语的写法。正文写完后要写一名结束语，以表示正文截止。结束语的规范写法有三种：一是请求审批事项、解决问题的请示，一般写“特此请示，请审示”；二是建议性的请示，一般写“妥否，请批示”或“以上意见如无不妥，请批转有关单位贯彻执行”；三是请求指示的请示，一般写“以上请示当否，请指示”或“当否，请指示”。（五）附件的写法。附件的写法有规范的格式。即在正文完了以后下空1行字、左空2个字（不顶格）的位置写“附件”，附件后边标全角冒号（：）。如果只有一个附件，把附件标题写出来就行了，如果有两个以上附件要用阿拉伯数字编序号，把附件标题分“1.”、“2.”、“3.”写出来。序号后边标点符号用圆点（.）标注，不能用顿号（、）标注。附件标题写完后不使用任何标点符号。（六）落款的写法。任何公文都要落款，具体写法是：正文结束语后不署单位名称（3个以上单位联合行文例