实例 百货商店业务管理信息系统.doc

百货商店业务管理信息系统主要功能：(1)实现整个百货商店业务信息流程的计算机管理。(2)销售子系统的订货单处理、缺货处理全部由计算机完成，增加自动登记新顾客数据的功能；货物售出后，自动建立售货历史记录和修改库存记录。(3)采购子系统的缺货单汇总、缺货货物统计和编发订货单由计算机完成，核对订货单和修改库存也用计算机进行。(4)会计子系统的全部数据汇总计算工作由计算机自动完成，报表的编制、打印也由计算机完成。实例解析-百货商店业务管理信息系统百货商店业务管理信息系统的规模较小，但作为教材的案例仍是篇幅太大。因此，此处仅对系统分析和系统设计阶段的主要工作加以介绍。在管理信息系统的整个开发过程中，系统分析和系统设计是基础性的和难度较大的工作阶段，所以，加强对系统分析、系统设计的举例，对巩固和深化所学的知识会有较大的收益。1系统开发背景与调查结果1.1开发背景某百货商店是一个商业销售组织，该商店的主要业务是从批发或制造厂商处进货，然后再向顾客销售。按照有关规定，该百货商店在每月需向税务机关交纳一定的税款。该百货商店的全部数据处理都由人工操作。由于经营的商品品种丰富，每天营业额很大，因此业务人员的工作量十分艰巨。最近，因百货商店大楼翻建后，营业面积扩大，从而经营品种、范围和数据处理的工作量大大增加，需要建立一个计算机管理信息系统，以减轻工作人员的劳动强度，提高业务管理水平，适应新的发展。1.2系统调查结果1.2.1现行系统的组织结构及工作任务现行系统在商店经理的领导下，设有销售科、采购科和财务科，如图1所示。销售科的任务是，接受顾客的订货单，并进行校验，将不符合要求的订货单退还给顾客。如果是合格的订货单且仓库有存货，那么就给顾客开发货票，通知顾客到财务科交货款，并修改因顾客购买而改变的库存数据。如果是合格的订货单但是缺货，那么先留底，然后向采购科发出缺货单。当采购科购买到货后，核对到货单和缺货单，再给顾客开出发货票。经理销售科采购科财务科图1 现行系统组织机构采购科的任务是，将销售科提供的缺货单进行汇总，根据汇总情况和各厂商供货情况，向有关厂商发出订购单。当供货厂商发来供货单时，对照留底的订购单加以核对。如果正确则建立进货帐和应付款帐，向销售科发到货通知单并修改库存记录；如果供货单与留底订购单不符，则把供货单退还给供货厂商。财务科（会计科）的任务是，接到顾客的货款时，给顾客开出收据及发票，通知销售科付货；根据税务局发来的税单建立付款帐，并付税款；根据供货厂商发来的付款通知单和采购科记录的应付款明细帐，建立付款明细帐，同时向供货厂商付购货款。无论是收款还是付款之后，都要修改商店的财务总帐。财务科在完成以上日常账务工作的同时，还要定期编制各种报表向经理汇报，以供经理了解有关情况并据此制定下阶段的业务计划。1.2.2现行系统业务流程及概况P3.6编制报表P1.6记销售记录P1.5修改库存P1.4开发货票P1.3对比缺货P1.2缺货统计P1.1订单检验P2.1按厂家汇总P2.2确定订货量P2.3登记入帐P2.4核对供货单P3.1记收款明细帐P3.2开发票、收据P3.3修改总帐P3.4记付款明细帐P3.5核对应付款P3.6编制报表P3.6编制报表D1 缺货记录D2 销售记录D3 库存记录缺货订单订单不合格订单可供订单供货单税务局经理D8 总帐D9 付款明细帐D7 收款明细帐付款通知单不合格付款通知单顾客货款发票、收据采购单到货单D4 采购单留底D5 应付款帐目D6 进货帐供货厂商现行系统的业务流程情况如图2所示。各项业务数据的输入、处理、存储和输出概况见表1。图2 现行系统的业务流程情况表1 百货商店现行系统概况表输入：顾客订货单（顾客）货款（顾客）供货单（供货厂商）货物（供货厂商）发票或付款单（供货厂商）税单（税务局）处理：检验顾客订单，将不合格的订单退还给顾客对合格的可供订单，直接开票供货，建立销售记录，修改库存如果到货单到，则也可开票供货对缺货订单，则留底后向采购科发缺货单缺货统计，确定订货量向厂商发订单到货时核对供货亮，建立进货账、应付款账，修改库存，开到货单收款，开收据和发票，付货款、税款，修改总帐，统计汇总数据存储：顾客档案缺货记录销售记录货物单价记录订货单购货应付款明细账缺货应收款明细账付款明细账进货登记账厂商记录总帐库存记录输出：发货单（顾客）付款收据发票（顾客）采购订货单（供货厂商）货款（供货厂商）税款（税务局）各种统计报表（经理）不合格订单（顾客） 1.3系统规划实现整个百货商店业务信息流程的计算机管理。销售子系统的订货单处理、缺货处理全部由计算机完成，增加自动登记新顾客数据的功能；货物售出后，自动建立售货历史记录和修改库存记录。采购子系统的缺货单汇总、缺货货物统计和编发订货单由计算机完成，核对订货单和修改库存也用计算机进行。会计子系统的全部数据汇总计算工作由计算机自动完成，报表的编制、打印也由计算机完成。2系统分析2.1系统目标实现登记、整理数据，处理核对顾客订货单。向经理提供各种业务统计报表。提供各级查询。销售、采购、会计各部门的业务数据处理实现自动化。2.2数据流程图百货商店业务管理系统的顶层数据流程图见图3所示，该图表示了百货商店业务信息处理系统与外部实体之间的信息输入、输出关系，即标定了系统与外界的界面。顾客S1百货商品业务处理供应厂商S2税务局订单付款收据发货票货款订货单供货单税单税款图3 新系统顶层数据流程顶层数据流程图的第一级分解如图4，该图实际上是把图3中“百货商店业务处理”框进行细化，根据图2现行系统业务流程图所列的处理功能，初步分解为销售处理、采购处理和会计处理三个子系统。货物库存供货单订货单订单发货票缺货单到货单货物库存供应厂商S2顾客S1P1销售P2采购应收账款进货账应付账款P3会计报表税务局税款税单经理货款付款收据货款付款单图4 系统数据流程图一级分解在功能分解的同时，得到了相应的数据存储（如销售记录、应收款、货物库存、进货帐、应付款帐）和数据流（订单、发货单、缺货单、付款单等）。上述三个子系统的数据流程图（即二级分解）分别如图5、图6、图7所示。图5是销售处理功能，实际上是把“销售处理”（图4；P1框）进行细化。从图中我们知道系统的外部环境是“顾客”。首先，由顾客（S1）提出订货单（F1）。然后商店从货名文件中得到货名信息（F5），从顾客文件中得到顾客信息（F47）。如果顾客是老主顾，则商店对订单（F1），货名信息（F5），顾客信息（F47）进行编辑处理（P1.1），从而生成编辑后的订单（F4）。如果是新主顾，除了进行上述处理外，要生成新顾客信息（F2），并将新顾客信息进登录（P1.2），然后登录入顾客文件。图5中的其它数据流和处理以及图6、7，读者均可以自行随着箭头走一遍，以加深理解。F6 不合格订单编辑订单P1.1判断核对P1.3登录新顾客数据P1.2对比缺货单P1.7开票、修改库存P1.4建立销售记录P1.6建立收款明细帐P1.5F1 订单顾客S1F4 订单库存文件D3货名文件F50 发货票F49销售历史文件D8应收款明细帐D9F9F11 缺货单暂存缺货单D12顾客文件F3F2F47F7 可供订单F25F12 缺货单F55F10库存文件D3F24 到货情况F48F8F5图5 二级数据流程（销售处理）供应厂商S2按货物汇总P2.1编发订货单P2.2核对订货单P2.3改库存、建帐P2.5建应付款帐P2.4发到货单P2.6F23F19供货单F12 缺货单暂订货物文件D4F13厂商名录D5F14F15进货帐D14F26D3 库存文件D6 订货单文件F50F16F17F52F21应订款明细帐D7F54F22F18订货单F24到货情况F20 错误供货单图6 二级数据流程（采购处理）开收据、建帐P3.1编制报表P3.3修改总帐P3.2核对订货付款单P3.4付款、修改帐目P3.5税务局经理D8销售历史D7 应订款明细帐D9应收款明细D14进货帐D15货物单价D10收款明细帐D11总帐D10收款明细帐供应厂商S2供应厂商S2F42F43F44F28F30F31F41F52F51报表F46F37F38F45F36付款F40税款F33税单F39付款单F27货款F29收据F34F32F35图7 二级数据流程（会计处理）2.3系统概况百货商店业务管理信息系统的概况如表2所示，该表格反映了新系统的输入、处理、数据存储和输出的概况。其中带“”号的表示由计算机处理的项目，其余处理由人工进行。表2 百货商店业务管理信息系统概况表输入：顾客订货单（顾客）供货单（供货厂商）付款单（供货厂商）货物（供货厂商）税单（税务局）处理：* 编辑订单并处理顾客数据检验核对订单对合格的可供货订单开票供货，修改库存* 建立销售历史文件和应付款明细帐* 自动统计缺货单编发订货单接收核对供货单，建进货帐，发到货单* 编制应付款明细帐接收顾客货款，开发票、收据* 自动统计计算各项帐目* 自动编制各项统计报表数据存储：货物文件顾客数据文件库存记录文件待订货物文件厂商名录文件订货单文件应付款明细账销售历史文件应收款明细账收款明细账总帐文件付款明细账暂存缺货单文件进货帐目文件货物单价文件输出：发货单（顾客）货物（顾客）采购订单（供货厂商）货款（供货厂商）税款（税务局）各种统计报表（经理）不合格订单（顾客）2.4数据字典数据字典用于进一步定义和描述所有数据项，包括数据流字典（如表3所示）、数据存储字典（如表4所示）、数据处理字典（如表5所示）三类。表3为数据流字典清单，此处仅对F1作如下解释，数据流F1（见图5）是顾客S1提出的订单，它的去向是编辑处理P1.1，在F1中包含如下信息：订单标识、顾客细节（如顾客姓名、顾客地址、电话、电传等）、货物细节（如货物名称、货物产地、货物数量等）。F2、F3、F7均代表数据流名，它的来源、去向以及该数据流所含内容。表3 数据流字典清单（部分）总编号编号名称来源去向所含数据结构说明1-01F1订单S1顾客P1.1编辑处理订单标识、顾客细节、货物细节1-02F2顾客数据P1.1编辑订单P1.2登录新顾客数据订单标识、顾客细节用于登录顾客数据1-03F3顾客数据P1.2D2顾客文件订单标识、顾客细节用于建立顾客数据1-04F4订单P1.1P1.3哦按段核对订单标识、顾客细节、货物细节用于判断核对1-05F5货物情况D1货名文件P1.1编辑订货单标识、顾客细节、货物细节用于编辑订单1-06F6不合格订单P1.3判断、核对S1顾客订单标识、顾客细节、货物细节、不合格原因退还顾客1-07F7可供订单P1.3P1.4开票修改库存标识、顾客细节、货物细节用于供货表4为数据存储字典清单，均以D表示。此处仅对D9进行解释，其余类推。D9（见图5）为应帐款明细帐，它是用来记销售收入（应收款）的库文件。通过P1.5（建立收款明细帐）的处理将数据流F9写入D9（应收款明细帐）。D9包含如下信息：标识货名、数量、顾客名、应收款、日期。从图7中D9的输出数据流为F43到P3.5（编制报表处理），其内容包含标识、货名、数量、顾客、应收款、日期。表4 数据存储字典清单（部分）总编号编号名称输入数据流输出数据流内容说明S1-01D1货名文件F5(D5-P1.1)货物名称、标识用于编辑订货S1-02D2顾客文件F3(P1.2-D2)F47(D2-P1.1)标识、顾客细节用于编辑订货S1-03D3库存文件F10(P1.4-D3)F50(P2.5-D3)F16(D2-P1.2)标识、货物细节、库存量用于记录货物数量和发订单S2-04D4待订货物文件F13(P2.1-D4)F14(D4-P2.2)标识、顾客细节、缺货总量用于编发订单、记录缺货S2-05D5厂商名录F15(D5-P2.2)标识、厂商细节、厂商供货细节用于编发订货单S2-06D6订货单文件F17(P2.2-D6)F52(D6-P2.3)标识、货物细节、数量、厂商名、日期留底的订货单S2-07D7应付款明细帐F54(P2.4-D7)F34(D7-P3.3)F45(D7-P3.5)标识、货名、数量、厂商、应付款、日期供货单帐留底S1-08D8销售历史文件F49(P1.6-D8)F42(D8-P3.5)标识、货名、数量、日期记录销售科工作情况S1-09D9应收款明细帐F9(P1.5-D9)F43(D9-P3.5)标识、货名、数量、顾客名、应付款、日期记录销售科应付款情况表5为数据处理字典清单，它对数据流图中的所有处理功能作出说明。此处仅以P1.1（编辑订单）为例（见图5），商店根据订单（F1）、顾客情况（F47），判断是新老主顾编辑成合适的订单（F4），同时对于新主顾，从P1.1输出新顾客数据（F2），再登记新顾客数据处理（P1.2）。凡是图5中方框都代表处理，以P为代表。在数据字典处理清单中（见表5）均有详细说明，表5只是一部分。其余以此类推。表6列出的数据字典中的部分条目，并给出数据描述的部分内容。它是对数据流图中各个存储文件中记录的字段予以逐个定义，规定其类型、长度和各个字段的作用。例如订单数据，它由订单号、顾客号、顾客名、顾客电话、货物编号、货物名、货物数量、订单标志、厂商编号等（见表6）均给以定义（类型、长度、说明），这里列出的只是对各数据元素的一部分。表5 数据处理字典清单总编号编号名称输入处理逻辑概况输出说明S1-01P1.1编辑顾客订单F1订单F47顾客数据判断订单和顾客情况，判断新老顾客，并编辑成合适的订单F4订单F2新顾客数据S1-02P1.2登录新顾客数据F2新顾客数据读入新顾客的细节，写入顾客文件中F3新顾客情况登记S1-03P1.3判断、核对F4订单检验顾客订单、分成不合格、可供缺货三种情况F6不合格订单F7可供订单F11缺货单检验订货单属于哪一类，以便以后分别处理S1-04P1.4开票、修改库存F7可供订单F55到货缺货订单给顾客开发货票，通知其付款，修改库存记录F33发货票F48销售情况F8应收款情况销售处理S1-05P1.5建应收款明细帐F4应收款根据F8建应收帐款F43应收帐款表6 数据描述（部分）数据编号名称类型长度说明备注I-01订单号整数6订单编号I-02顾客号整数6I-03顾客名字符型4顾客姓名I-04顾客电话整数8用于缺货到货的通知I-05货物编号整数4I-06货名字符型8I-07货物数量整数3记录货物数量I-08订单标志字符型1标志是可供、不合格、缺货I-09厂商名字符型12记录供货厂商姓名I-10厂商编号整数63系统设计3.1系统硬、软件配置3.1.1系统处理方式百货商店业务管理信息系统采用分布式处理。采购、销售、会计三个部门各配置一台微机，三台微机联成网络，相互通信。采购、销售、会计三个部门各自独立地进行业务处理，各部门之间的数据通信由网络完成。3.1.2系统硬件配置三台微机（包括主机、显示器及磁盘驱动器）。打印机。适配器、电缆等其它网络配件。3.1.3软件配置 中文操作系统。中文Visual FoxPro数据库系统。其它应用软件。3.2系统功能结构图与控制结构图百货商店业务管理信息系统共分成销售、采购、会计三个子系统，其功能模块结构如图8所示。销售处理打印或查询报表输入顾客订单处理顾客文件处理可供订单处理不可供订单销售查询处理缺货订单厂商进货处理采购查询收款处理付理处款修改总帐汇总各种报表采购处理会计处理百货商店业务管理信息系统图8 百货商店业务管理信息系统功能模块结构输入暂存订单订单读库存读顾客文件到货、缺货订单订单库存细节顾客细节发货票输出发货票缺货单缺货单 库存细节顾客细节订单销售处理功能发货票缺货单订单顾客细节库存细节发货票缺货单不可供处理可供处理不合格订单缺货单发货票可供标志建销售记录修改库存开票顾客货名数量货名、数量顾客货名数量发货票销售业务处理编辑订单顾客细节订单检验核对订单分类标志分类处理分类标志订单发货票缺货单销售子系统、采购子系统和会计子系统的控制结构分别如图9、10、11所示。它们分别对应于图5、6、7，即从逻辑功能设计走向物理功能设计。这里仅对图9进行部分解释，图10、11两图学习者可以进行自行解释。图9 销售子系统控制结构在图9中，通过输入功能模块得到订单、顾客细节、库存细节信息，然后进行销售处理。在销售业务处理中，首先对订单、顾客细节进行编辑，并反馈出编辑后的订单，然后对编辑过的订单再进行检验核对并且加载分类标志。订单、顾客细节、库存细节经过编辑、检验核对后进行分类处理。根据订单加载的分类标志，将订单划分为不可供处理（反馈出缺货单）和不合格订单，对于可供货的订单，要根据货名和数量修改库存，根据顾客细节、货名和数量建销售记录，并为顾客开发货票。输出到货单供货单订货单订货单缺货、库存、厂商、供货输入缺货单缺货单库存厂商情况供货情况读库存文件读厂商名录读供货单累计缺货单发订货单发到货单建进货帐建应付款帐缺货库存厂商累计缺货订货单供货到货单供货单供货单采购处理功能订货单到货单库存厂商供货订货单到货单缺货库存厂商到货单订货单供货单采购处理订购读厂商名录图10 采购子系统控制结构各种帐目货款税单购买款单各种帐目货款报表税单购买款单收据税单购买款单税款购买款收据购买款税款报表货款货款收据货款收款、付款税单应付款货款、税单购买款单各种项目货款、税单购买款单各种项目货款购买款报表数据税款报表读数据读帐目编报表 收支处理付款处理读数据读帐目编报表 收支处理付款处理收据付购货款报表 税款输出处理会计处理功能输入图11 会计子系统控制结构3.3系统的IPO图图12和图13给出了系统的部分IPO图，其中图12是主控模块的IPO图。IPO 系统： 百货商店MIS 设计人： 模块： 主控 日 期： 处理：continue = trueDO WHILE continue = true显示系统功能INPUT chooseCASE OF chooseCASE choose = 0continue = falseCASE choose = 1CALL 销售CASE choose = 2CALL 采购CASE choose = 3CALL 会计CASE ELSEPRINT 选择错误ENDCASEENDDO退出系统局部数据元素：continue：控制功能的选择choose：功能代码选择变量模块接口：与上层模块：无上层模块与下层模块：没有参数传入和传出 上层调用模块：无 下层被调用模块：销售、采购、会计 输入：功能代码 0 , 1 , 2 , 3 输出：无 注释： 图12 系统的IPO图（主控模块）IPO 系统： 销售处理 设计人： 模块： 处理可供订单 日 期： 2006.10 处理： PRINT 发货票Y IN KCWJ=Y-X AND WRITE KCWJWRITE XSWJWRITE XSZWJ备注： 上层调用模块：处理模块 可调用的下层模块：无 输入：供货类型 输出：发货票，已修改库存KCWJ中库存Y，销售历史文件XSWJ，销售帐XSZWJ图13 系统的IPO（一）IPO 系统：