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文档简介

精品word合同管理规定 为规范合同文本原件的管理工作，确保合同档案的完整、安全和有效利用，特制定本管理规定。1、 本规定所指的合同原件指： 各类合同原件，合同不包括员工劳动合同。二、合同原件管理原则1、由法务部指定专人负责合同原件的存档工作，以确保合同档案的完整、完全和使用的严格性。2、存档的合同原件需装盒存放在文件柜里，文件柜钥匙由合同管理人员保管。3、合同管理人员接收合同原件进行存档前，应进行相应的核实工作。核实合同是否有缺页、漏页，漏盖章等。4、合同管理人员每年至少对存档的合同原件进行一次的核查，核查实际存档的合同原件与台账是否一致。5、合同原件存档条件必须防火、防潮以确保合同文档的安全。三、合同存档范围1、合同原件（包括附件）。2、合同经办人、部门负责人签字的合同审批表。3、合同订立与履行过程中所有的书面材料。四、合同原件管理办法1、合同分类 合同文档以签署日期年月份进行分类。2、合同编号2.1合同由法务部合同管理人统一编号。2.2合同编号原则 合同编号总长度为12位，第1-3位代码统一为HSL；第4-9位表示合同签订的年份、月份，比如：2016年3月签订的合同用“201603”表示；第10-12位为合同流水号，例：2017年02月份签订的合同，合同编号：HSL201702-013.3、合同台账3.1合同管理人员应建立合同原件存档管理台帐，在每次接收到合同原件后应及时在台账中录入，便于后期合同文档的查询。（存档合同台账请见附件一）3.2合同管理人员要对未及时上交存档的合同，及时催缴。4、合同原件移交4.1对方公司已盖章的合同移交经办人在合同用印结束后，直接交给法务部合同管理人存档。4.2我司先行盖章的合同移交 我司用印后，对方公司需在一个月内盖章后，由经办人将合同原件移交法务部合同管理人存档。4.3移交合同原件时，双方当面点清并在存档合同移交登记表上登记。（存档合同移交登记表请见附件二）五、合同原件、合同复印件、合同扫描件的借阅1、借阅存档合同因工作需要借阅存档合同，应由借阅人本人填写档案公章申请单发起借阅申请，部门负责人审批通过后，方可借阅。2、借阅的合同原件原则上不许带出公司，如有必要带出公司的，必须法务部负责人签字同意后方可带出，使用完毕后必须完整归还。3、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。4、因私自带出或其他不当使用行为造成合同信息泄露的，借阅人将承担所有责任。六、其他 本管理规定自2017年4月1日开始实施。 法务部附件一：存档合同台账附件二：存档合同移交登记表附件三：档案借阅单附件一：合同管理台账序号合同名称合同编号合同签订时间合同有效期对方单位名称合同总金额（人民币元）结算方式付款金额（人民币元）及时间备注第一次付款/履行期第二次付款/履行期附件二：存档合同移交登记表序号移交时间移交人姓名移交人部门合同名称份数原件 复印件备注附件三：档案借阅单借阅人姓名联
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