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浅谈秘书的素质与能力摘要 现代社会的秘书，作为一种专业人才，是随着知识经济的到来而日益突现的，而信息服务则日显重要，并为社会所大量需要。在文化与发展不近相同西方国家，对秘书的要求颇高，并被大多数人视为是一门很“亮丽”的职业。在今天的单位、企业中，秘书是办公室中一个重要的角色，既服务于领导，也服务于基层。随着社会经济和科学技术的发展，专业对秘书人员的能力提出了更高的要求。与传统的“秘书”相比，现代社会要求秘书更为全面，不仅要有广博的知识、良好的思想修养和职业道德、心理素质、人际关系，还要善学能创，跟得上时代的步伐。 关键词 秘书；素质；能力 目录摘要1关键词1前言31 秘书的素质41.1 当代秘书应该具备的素质41.1.1 心理素质41.1.2 政治素养41.1.4 身体素质42 秘书的能力构成62.1 具备实用技术操作能力62.2 具有较强的沟通表达能力62.3 公关协调能力62.4 具有主动性和一定的先行能力62.5 全面扎实的文字功夫72.6 具备出色的学习、创新能力73 加强秘书人员的职业素质提高工作效率83.1 培养秘书人员的基本素养,提高业务能力83.2 增强秘书人员“六种意识”,适应时代发展新局势8结论10参考文献11致谢12前言随着社会的不断发展、行业的扩充、信息服务市场的扩大，对秘书的需求量也日益增大。我们不难想象，不久的将来，那时的社会状态下，秘书工作将更受到社会的重视。它已不仅仅是一种较高级的职业，而且会成为吸引千万劳动群体的一门职业。在单位、企业中起到非常关键的作用。秘书是秘书学理论的逻辑起点，是秘书工作的主体。在我国古代，“秘书”一词最早出现在汉代，而我国现代意义的秘书、秘书工作，始于1912年南京国民临时政府时期。在西方，“秘书”一词源于拉丁文，其意是“可靠的职员”。过去提到“秘书”一词绝大多数人都不太喜欢，似乎秘书在当时被归为一门不正当的职业。随着社会的发展秘书也有了新的解释。何谓秘书，秘书是一种职务名称，还是一种社会职业，秘书的主要职能作用是助手、参谋。秘书工作在80年代以前是一种规范性的工作，各自为各自的直接上级领导服务，墨守成规，局限性比较大。进入80年代后，中国秘书工作有了飞跃性的发展。对秘书职业有了一个全新的定位，即领导的左、右手。本论文就当代秘书应具备的素质与能力展开论述，给秘书做了个全新的定位并提出更高一层的要求，从素质与能力诠释秘书这一行业。1 秘书的素质秘书究竟需要什么素质才跟得上时代的日新月异呢？依然是端茶递水、送报纸、花瓶装饰吗？不，有人说，素质是人在某些方面的本来特点；也有人说，素质是实践中增长的修养，知识水平高、工作能力强的，常常被人们说成是有素质的。正确的说，素质是成事之基，是立身之本。在新的历史条件下，对秘书人员的政治素养、心理素质、人际关系、思想观念、专业知识等综合能力方面，都提出了新的更高的要求，秘书人员只有不断提高自身的综合素质与工作能力，才能当好领导的助手与参谋，否则，就会事倍功半，事与愿违。1.1 当代秘书应该具备的素质1.1.1 心理素质秘书人员由于工作岗位的特殊性、复杂性，不仅人际关系较复杂，在紧张的工作中所遇到的矛盾和困难也较多，如果没有较强的心理承受能力，就难以应对工作中所出现的种种情况，从而出现失误和纰漏。秘书人员在工作中，要时刻保持良好的心态，不被个人情绪所左右，做到客观、公正，懂得积极进取，保持一颗较强的事业心，为自己所工作的单位、企业获得更大的利益。作为秘书人员不仅要在变化的环境中，依然保持良好的心态，尽快适应环境，展现出自己专业的一面，还要改善自己的心理素质，善于自省，正视自己的缺点和不足。1.1.2 政治素养秘书工作是一项政治性、政策性很强的工作，因此秘书人员首先要有良好的政治素养，即：坚定正确的政治方向，实事求是的思想作风；强烈的事业心；思想端正；踏实细致；一丝不苟；乐于奉献。 1.1.3 文化素质现代秘书要具有广博的知识，不仅要有较强的专业知识，也要善于变通，这是时代所要求的。秘书既要会办文也要会办事，要对秘书学、文书学、写作学、档案学、逻辑学、速记、礼仪等一些基础知识要熟知并能灵活运用与实操。例如写作学，秘书的首要工作就是办文，秘书经常承担记录和起草公文的工作，有一定的写作水平是对秘书的基本要求。在记录工作时，对电话记录、会议记录、来访记录等要求快速、准确。在起草文稿时，秘书要做到从不同渠道收集最新材料并对其进行整理、编排，才能帮助领导做出一份最准确的文稿，而且有时候秘书也可为领导提供合理化建议，完善文稿。1.1.4 身体素质都市化的今天，工作的节奏越来越快。作为一名秘书，要承担比普通员工更为繁重、更为琐碎的事务，往往要不分昼夜地去完成工作，加班、熬夜是在所难免的。因此，现代秘书经常处于高度紧张、精神紧绷状态，对于身体健康是不利的。所以秘书工作者必须加强身体锻炼，还要有积极乐观的精神状态，才能承担起这份重任，更好的服务于领导、服务于基层。2 秘书的能力构成面对知识经济和科技、人才竞争的压力时代对秘书工作提出了更高的标准 ,除了具有科学的预见和广博的知识 ,集多能于一身 ,还要构建自身的能力结构，具备一个专业秘书应该有的办事、待人能力 ,同时 ,还必须具有较为广博的人脉关系、出色的职业技能和一套独特的工作方法。2.1 具备实用技术操作能力随着现代化办公的普及，计算机的使用已广泛地进入各单位、企业，为日常办公提供了便利，节省了大量时间。因此熟练掌握和使用计算机成为现代秘书的基本技能。许多日常的工作事务，例如打印文件、接发邮件、查询网上信息等都要靠计算机完成。因此，这就要求现代秘书能灵活应用各种现代办公设备，以便提高办文效率和处理信息的能力。2.2 具有较强的沟通表达能力秘书是为领导和基层工作服务的，在整个工作环境中相当于是一个沟通的桥梁。日常人际交往中，时时刻刻需要与人打交道，要善于与人沟通；在工作中，秘书要有效的表达自己的想法，无论是提出参谋意见、汇报工作，还是协调沟通，都必须注重有效地表达，这是求得理解和支持的前提，因此提高自己的表达能力也就成了关键。怎样提高呢？一方面，在口头表达中，要靠驾驭语言的能力，敏捷的思维，语言组织技巧，以及语气、手势；说话时要礼貌吐字清楚，表意准确。在休闲时，可以适当运用一些说话技巧，使语出不那么枯燥乏味，使自己的话既有说服力又有亲和力。另一方面，在书面表达中，使用词汇需准确、严谨、得当，使文字表达清新流畅，但正规的书面表达则注重准确、规范、简捷。2.3 公关协调能力秘书协调工作必须从实际出发，立足于自身的职能地位和职能特征，灵活选用适当的协调方法。通过文秘的公关协调工作使企业与企业之间,企业与公众之间建立良好的合作关系,为本企业提供其他企业的信息,提高企业应变能力。一方面，协调就是协调本单位、本企业内部上下级、各职能部门之间的和谐关系,并通过我们的协调工作构建“和谐”，达到人与人之间的和谐,人与自然和社会的和谐,营造一个祥和、互助、奋发向上的工作氛围。另一方面，协调是调处矛盾，在各项突出事件中起到“消防员”的作用，协调各部门实施应急预案，顺利化解危机、帮助单位或企业渡过难关。由此可见,文秘人员的公关协调能力包括沟通能力、协调能力、组织能力、辅助决策能力和应变能力。 2.4 具有主动性和一定的先行能力 领导交办了什么,便干什么;一味机械、呆板的被动应付工作是不行的，一个称职的秘书要学会积极主动。古语言“预则立,不预则废”,秘书时刻想到领导的需要,工作走在前面,要有前瞻性,及时为领导提供需求,主动协助领导做好工作,既能减轻领导的压力,促进领导提高工作成效,也有助于秘书提高自身能力。另外，秘书在领导或企业中起到参谋的作用。秘书应当发挥搜集信息的能力,把平时搜集整理的信息,特别是市场竞争信息、超前预测的方案、调查研究的情况及时、准确地提供给领导或企业,并把超前思考的优良方案提供出来,以便领导或企业及时掌握情况,做出相应的决策和反应。这就要求秘书在完成日常性服务工作的同时,要围绕领导的主管或分管工作,积极深入基层,开展调查研究,掌握充分的资料,敏锐地发现问题,广泛阅读报刊,收集信息资料,听取多方意见，学会储存信息和调动信息。2.5 全面扎实的文字功夫文字是秘书工作的精髓，是作为秘书人员必须具备的技能，因而需要具备驾驭各种文体的文字表达能力。除国家行政机关公文规范中规定的13种公文文种，以及短讯、专题报道等新闻文体外，还应熟知一些机关内外工作协调的专用文书、通用性非正式文体以至礼仪性文体，要有针对性地加强学习和积累，对于自己不熟悉、不了解的新文体，要主动了解、熟练掌握。2.6 具备出色的学习、创新能力在新的时代背景下，创新是企业生存和发展的关键，而不断学习新东西则是为企业注入新的气息，是创新的动力。对秘书而言，只有不间断的学习，才能跟上时代发展的步调，才能满足领导工作服务和辅助的需要。由此，无论秘书人员原有的知识能力多高、工作经验如何丰富，都要在工作中不断学习新知识，不断增长新的才干。时刻保持创新的精神状态，在传统办公模式中别出新意，找出一套独特工作方法，使繁琐的办公程序简便化，提高办事效率。秘书只有全力以赴地去创造性地完成任务才能在促进事业发展中实现自我超越、自身发展。3 加强秘书人员的职业素质提高工作效率3.1 培养秘书人员的基本素养,提高业务能力由于秘书人员工作的全面性和角色的多变性，因此从事秘书工作的人员必须具备与秘书本职工作的性质、任务相应的更高、更严的要求, 其中尤以“道德”、“谋略”、“办文”为最基本素养和业务能力。道德：古语言“德才兼备,以德为重”。一个秘书人员,若不能把“德”放在首位,即使 “满腹经纶”也不能算是一个合格的秘书，更难做到服众。同时由于秘书人员的道德素质也是领导形象的反映和自身修养的体现，因而秘书不仅代表了自己也代表了公司、单位的形象，不可无德。秘书人员必须为人正直、心明步正,谦虚谨慎、尽职尽责、恪守机密。谋略：由于秘书人员直接服务于领导,为领导提高资讯、汇报工作或见言献策，因此应有一定的谋略水平。怎样培养呢?首先,找好定位、找准角色，明确职责范围，以办公室岗位责任制度为依据，明白我只是一名秘书。哪些是自己应处理的日常事务；哪些必须请示有关领导后才能进行处理；哪些属于自己不该知晓的问题而应回避；哪些问题尽管自己知晓但应保密等。其次，要善于通过直接或者间接方式,把领导的所思所想、所筹所划弄清楚,做到既能按领导意图办事 ,又不自作聪明,做越权的事。第三,注重进言技巧。要根据领导的心理、情绪,选择适当场合和时间, 从要害问题切入,用委婉、含蓄的语言,巧妙地说出自己的见解或提出参谋意见。办文：秘书学概论书云:“常管文书并协助领导处理日常工作的人员。”称其为秘书。可见秘书以“书”为主,寄情于“书”。包括撰写文稿、提出拟办意见、会写、缮写也是秘书人员最起码的素质要求。3.2 增强秘书人员“六种意识”,适应时代发展新局势自我意识。虽然秘书工作具有很强的服从性、服务性特点,但秘书人员又都是具有独立人格和独立思维能力的个体,。作为一个秘书人员,应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力 ,以便在领导决策前为之提供有效的依据,在领导决策后按其意图执行、部署。责任意识。秘书人员工作态度和工作质量的好坏,在一定程度上直接影响着一个单位、企业的作风建设。秘书在任何人面前、在处理任何事上,都应表现出良好的思想文化和职业道德素质,才能真正提高秘书工作的质量和水平。信息意识。信息是开展领导工作，进行科学决策不可缺少的重要依据，收集、处理、传递信息是秘书的重要职责。秘书人员要充当领导的耳目，广泛地收集各方面的放映和意见，帮助领导者了解实际，了解各方面的情况。创新意识。过去的秘书较为死板，就单纯的写公文、上传下达、每件事都按部就班。新时代发展下秘书的工作则较为灵活多变。在新形势下,时代的发展要求秘书要具有一定的创新意识，而要发挥秘书人员的创造性,就要发挥他们的主观能动性,大胆地让她们出点子、想办法,分担领导的一些具体工作,做领导名副其实的参谋和助手。结论综上所论,一个合格、称职的秘书必须发挥自身优势,发挥自身能力,以周密的思维、严谨的工作作风、勤奋的状态、渊博的学识、出色的才华,履行岗位职责,切实发挥自身协调内外、沟通上下的枢纽作用,为领导和企业辅助好,服务好。时代要求人们进步，行业要求人们专业。现代秘书担负的任务越来越重，社会发展对其的要求越来越高，这无疑是对现代的秘书的一大考验。惟有不断提高自己的素质和能力，秘书才能适应这竞争激烈、步伐快速的社会中，才能胜任秘书这一重要的岗位。参考文献1 饶士奇，曾诚.秘书学概论M.湖北科学技术出版社，1997年7月版.2 方国雄.秘书学M.中国商业出版社，1993年12月版.3 杨士恒，李宏博.秘书与公共关系J.黄河水利职业技术学院学报.4 方国雄，方晓蓉.秘书学M.高