采购控制程序.doc

采购控制程序1 目的范围 1.1规范采购程序，对采购过程和供方进行控制，确保采购物资质量，并降低采购成本与费用，以提高经营效益。1.2本文件适用于酒店各项物资的采购过程及供方选择、评价和控制。3 管理职责3.1总经理总体负责供方评价的审批。3.2财务部经理全面负责采购的运行和控制。3.3采购部经理具体负责采购过程的运行和管理。3.4各职能部门参与相关供方选择与评价。4 程序要求4.1工作特性:按质、按量、按时4.2管理要点4.2.1采购员和供应商的评估和控制4.2.2物资的质量和价格4.3流程图详见附页采购控制流程图4.4 评估合格供应商4.4.1 合格供应商的选择1)采购主管通过市场调研、报纸刊物、媒体广告、信函及电话询问所得到的信息来收集质量可靠、报价合理、信誉良好的供应商，汇编成“供应商名录”；2)由采购主管负责对收集的供应商进行评估选择，评审的结果记录在“供应商评审记录表”内，初选出的合格供应商必须提供三证：营业执照、法人代表和税务登记证，以及证明供应商具有各种荣誉，特许资格以及通过各种标准认证的证明材料，食品供应商还需提供卫生许可证。并制出“合格供应商名录”交财务部经理审核；3)财务部经理负责将审核后的“合格供应商名录”报总经理审批。4.4.2 合格供应商的分类根据对供应商评估的情况，分出A、B、C三个不同资质的等级。1)A级供应商：必须是通过国际质量体系资格认证，著名品牌代理商，有很好的信誉度，供货及时，价格合理，用户满意率高，售后服务能及时到位，方便快捷，服务态度热情周到，且无退货记录；2)B 级供应商：获得国家、省级优质产品称号（近三年内），持有省级质检部门的产品合格证，质优、价廉，有较好的商业信誉，配送能力应满足及时方便，产品质量能满足经营要求；3)C级供应商：具有合法经营许可，有固定经营场所，订货方便，配送及时，产品质量能满足经营要求；4)详见合格供应商评定标准。4.4.3 合格供应商的评审1)经总经理审批通过的供应商，由财务部采购组填写“合格供应商名录”，财务部采购组建立“合格供应商卡片”，以记录供应商每次供货的情况；2)由财务部组织对合格供应商每半年进行一次综合审核，特殊的商品还要在更短时间复评或发生质量问题后就要重新审核，并填写在“合格供应商审核记录表”的意见栏中，根据评价记录更新“合格供应商名录”；3)供应商提供的物品出现质量问题，影响服务质量，采购部应立即通知供应商采取纠正措施，连续3次出现质量问题，没有改善状况的供应商，财务部将上报总经理取消其合格供应商资格，由总经理批准后，通知供应商。供应商的评价原则见合格供应商评定标准；4)新供应商的产生按照以上第“4.4.1”条款执行。4.5 采购物品的分类及采购原则4.5.2 鲜活原料必须向合格供应商采用比价采购（由供应商每半个月报一次价）。4.5.3 干货及一般物品由C级以上的合格供应商提供。4.5.4 零星、临时或急需购买的物品，到信誉高的超市、百货日杂商店及时采购。4.5.5 贵重餐饮材料（鲍鱼、鱼翅等）、布草类、客房客用品必须到A级供应商处采购；鲜活材料、酒水、调料、副食品、维修材料必须到B级供应商处采购。并且供应商的选择必须从ABC 的优先选择原则。4.6 采购申请4.6.1总仓库物品的请购1)仓库根据仓库的实际容量及各种物品平均每月的消耗量确定各种物品的定额库存量；各二级仓库根据各自仓库的实际容量及部门平均每周的消耗量，确定各种物品的定额库存量；2)仓库每月根据定额库存量与实际库存量的差额填制总仓库采购申请单，详细列明品名、规格、型号、产地、数量，申请采购补仓；3)财务仓库补仓由仓库管理员提出“月度补仓计划”，并填写“请购单”。4.6.2工程维修用品的申购1)工程维修用品仓库由工程部直接管理，工程部仓管员根据仓库容量及平均每月消耗量确定定额存量；2)每月末工程部仓管员根据定额库存量与实际库存量的差额以及下月维修计划填报采购申请单，详细列明品名、规格型号、产地、数量，申报采购。4.6.2餐饮鲜活类原材料的申购1)每天20：00前由厨师长根据次日经营用量计划，填写采购预订清单，详细标明品名、规格、计量单位和数量，报采购部；2)吧台用水果由各店店长下采购单，列明品名、规格、产地、数量，报采购部通知送货。4.6.4 员工食堂原材料的申购每周由员工食堂主管根据下周菜谱计划、用餐人数计划及人均用餐标准制订一周的采购计划，列明品名、规格、计量单位和数量，申请采购。4.6.5 布草房布草制服申购布草房由客房部直接管理，由布草房主管根据客房及餐厅各类布草制服的正常周转量确定标准存量，并根据标准存量与实际存量的差额，制订采购计划，列明品名、规格、型号、产地、计量单位和数量，申报采购。4.6.6其他物品的申购除以上物品外，其他物品的采购由使用部门可根据实际经营需要，临时提出申购报告，报审批采购。4.6.7部门日常使用物品采购由需求部门提出申请，填写“请购单”并写明品名、质量、数量、规格、型号、时间等要求，并经过需求部门经理签字后，方可报财务部审核。4.7审核审批4.7.1由采购主管和成本主管对“请购单”进行审核（管理公司采购的不需要采购主管审核）。4.7.2由财务部经理对“请购单”进行审核。4.7.3由总经理对“请购单”进行审批。4.7.4 财务总仓物品采购的审核审批1)属酒店管理公司采购范围的物品，由仓库主管制订采购申请单，经成本主管、财务部经理审核，酒店总经理审批后报酒店管理公司审批采购；2)属酒店采购范围的物品，由仓库主管制订采购申请单，经采购部根据合同价格定价，成本主管、财务部经理审核后，报酒店总经理批准。4.7.5 工程维修品的审核审批1)单位价值在800元以下，以及一次性采购总额在1万元以下的工程维修品“请购单”，由工程部经理审核规格、型号、产地、数量，由采购主管确定采购价格和金额（根据采购定价合同），经成本主管、财务部经理审核后，报分管副总经理和总经理审批；2)单位价值在800（含）以上，以及一次采购总额在1万元以上的工程维修材料“请购单”，由工程部经理审核品名、规格、型号、产地和数量，经成本主管、财务部经理审核，酒店分管副总经理、总经理审批后报酒店管理公司审批采购。4.7.6 餐饮鲜活类原材料采购的审核审批由厨师长、餐饮部经理签批的采购清单不需审批。货物验收后，由验收员根据原定的合同价格填列单价和金额。4.7.7 员工食堂原材料采购的审核审批1)员工食堂原材料、副食品采购申请单由成本会计按合同定价填制单价，并计算出金额后报人事行政部主任和财务部经理审批；2)员工食堂其他物品申购单除了人事行政部主任和财务部经理审核外，还须报总经理审批。4.7.8 布草制服采购审核审批布草采购申请单由主管部门经理提出申请，并由成本主管、财务部经理审核，经酒店分管副总经理和总经理审批后报酒店管理公司审批。4.7.9 其他物品采购的审核审批其他临时采购物品的审核审批一般经过使用部门经理、成本主管和财务经理审核，最后报酒店分管副总经理或总经理审批。4.8 采购4.8.1市场调查报价1)酒店实行联合调查制度，每隔一定时间从采购员、成本会计、使用部门管理人员、各厨房中抽调人员组成专门市场调查小组，进行市场调查；将调查结果经综合分析后汇总在“食品报价审批表”上；2)财务部采购组每半月向财务部经理和餐饮部经理提供餐饮海鲜类产品的采购报价；3)采购组每月向财务部、餐饮部经理和人事行政部主任提供餐饮鲜活类材料的采购报价；4)采购组每季度向财务部、餐饮部经理和人事行政部主任提供干货、调料、酒水的采购报价；5)采购部每季度还应向财务部及相关使用部门经理提供非酒店管理公司采购的日常物料用品的采购报价；6)其余临时采购的用品采取临时报价的办法。4.8.2 大宗物品采购招标1)一次性采购价值10000元以上的大宗物品由酒店管理公司实行招标采购；2)财务部采购组负责征集三家以上投标商报酒店管理公司。详见招标采购规程。4.8.3签订采购合同属酒店采购范围的由总经理及财务部经理负责与供应商签订采购合同，酒店管理公司负责采购的，由酒店管理公司与供应商签订合同。具体操作详见采购合同签订规程。 4.8.4批准后的“请购单”由采购部实施采购。4.9采购物品验收4.9.1厨房所购物品由厨师长、采购员、仓库保管员三方同时验收。4.9.2 其它物品由