工作服管理制度 (2).doc

文件编号文件名称工服管理操作指南页 码第 7 页共 7 页生效日期2011-08-30版 本 修 订 记 录版本修订摘要修改日期修改人编号A/0新建2011.07.261. 定义 为方便工服管理，明确工服订购、验收、保管、领用、发放、回收等一系列的操作指南。2. 目的 明确工作职责，改善工作方法，提高工作效率。3. 政策 加强公司对外形象与增强内部文化建设，展示企业风貌。4. 业务Flow1. 工服款式选择2. 工服样板制做与确定3. 着装通报发布4. 员工领用申请5. 汇总统计需求6. 编写采购申请7. 定购工服8. 验收入库9. 工服发放10. 工服回收11. 工服库存管理5. 处理步骤 Step 1 :工服款式选择Who商品部、市场部When每年2月、7月的1日How1. 市场部专人从店铺、网络寻找适合我们公司的工服款 式，亦可以根据VI手册要求通过公司社区网站征寻工服款式建议。商品部从公司品牌中寻找适合公司的工服款式。1.1换款时间：原则上每款工服应使用2年，因经营需要、总经理批准，可不受使用时间限制。1.2店铺工服款式更换由市场部提出书面意见，总部工服款式更换由行政部收集各部门长意见后提出书面建议。1.3将收集的款式图片用彩色打印出来，并提出修改意见。2. 行政部会同商品部、市场部一起，将初步的款式意见和图片报陈总审核，最终确定款式。Check point工服款式、色泽及面料要求 Step 2 :工服样板制做与确定Who行政部采购专员When款式确定之日How1. 选择三家以上技术、信誉好的供应商，按公司要求款式制做工服样板。2. 把制做好的样板陈列出来，请商品部、市场部及总部部分代表就质量、版型、面料等提出意见与建议。3. 根据收集的意见建议制作比价议价表、审批文件，报公司领导批准。Check point确定工服款式及搭配要求 Step 3 :着装通报发布Who行政专员When每年4月、9月的1日How1. 确定工服换季时间发送着装要求通知（款式有变更的按照公司领导批准的款式要求）。1.1换季时间：准备日期、起始日期、终止日期等项目。1.2制作并发布着装要求通知，包括着装颜色、款式、搭配通知书。上述内容要发给员工本人及员工所属部门部的部门长，并在社区上予以公告。Check point确定工服款式及搭配要求 Step 4 :员工领用申请Who总部各部门及各店铺事务人员When发通知后的一周内How1. 确定员工领用信息。1.1 领用申请单基本信息：姓名、性别、工号、部门、入职日期等项目。1.2 领用申请单重要信息：工服名称、款式、数量、尺码型号、领用人姓名等项目。Check point确认工服领用数量及尺码情况。 Step 5 : 统计需求管理 Who行政专员When收到员工申请的一周内How1. 采购开始前确认工服需求数量、尺码型号情况。2. 统计所需工服款式、型号、尺码准确数据。3. 根据各区气候情况不同，适时安排换装按公司着装要求完成换装工作。Check point工服款式、型号、尺码准确数据 Step 6 : 编写采购申请Who行政部专员When统计完尺寸的二天内How1.按统计的数量、尺码及款式填写采购申请单。2.按审批流程完成审批（含比价议价）。Check point工服单价、总金额、尺码与数量的准确性。 Step 7 : 定购工服管理Who行政部采购专员When采购申请批准后的15天内How1. 让供应商制做成品样版给我们确认。2. 按照确认后成品样板进行订制、采购。2. 将入库单、发票、合同、比价清单一起上交财务申请付款。Check point工服的单价、尺码、数量、总金额 Step 8 : 验收入库管理Who物流部仓库管理员When工服验收后当天How1.核对工服数量、尺码。2.检查工服的质量。3.检查工服有无备用配件。4.登记账册入库。Check point工服数量、尺码、款式与送货单、采购申请是否一致 Step 9 : 工服发放管理Who物流部专员When每年5月1日、10月1日前How1.向主管领导请示、按公司着装要求的时间发放。2.根据前期统计需求表信息安排发放，在领用表上签收。3.跟进各区、部门工服到货情况，回收已签名的领用表。Check point工服领用申请表上签名、尺码、数量与发货单是否相符 Step 10 : 工服回收管理Who物流部专员When员工离职后一周内How1.查验上交工服是否清洗干净并整齐叠放。2.查验上交工服是否有破损或大面积污渍。3.在离职人员工服回收单中、离职手续办理表上签字。4.在系统中录入回收工服相关资料。5.无需回收的工服，按照转正时间确定是否要扣除费用，并在离职手续办理表上明确金额、并签字。Check point确认工服回收要求、扣款规定、转正时间 Step 11 : 系统库存管理Who物流部专员When全年How1.保持仓库工服数量、尺码清晰有据。2.对现有工服库存登记注册。3.保证手工库存与电脑库存一致。4.保证库存合理并按时发放。Check point库存工服款式、尺码、数量准确清晰6. 点检事项 确定各区换装标确时间 确认各区着装要求。不能按时换装把握原因。 员工着装情况记录 着装搭配方法及内容7. 作用及责任行政部作