完善中小企业内部控制思考.doc

完善中小企业内部控制思考摘 要企业是现代社会中最主要的经济组织，没有一个完善、科学的内控制度，其经济活动就不能取得预期效果。大量的管理实践证明：得控则强、失控则弱、无控则乱，因而内部控制成为衡量现代企业管理的重要标志。企业应从实际出发，按照企业管理系统要求，实事求是地建立自我调整、检查和制约的内控体系，并形成一个健全完整、运行灵活的控制网络系统。这既是企业组织管理的客观要求，也是企业生产经营顺利运行的根本保障以及成为市场竞争主体的重要保证。关键词：中小企业，内部控制，风险，对策当今,中小企业已成为国民经济的重要组成部分,对经济的发展与社会的稳定起着举足轻重的作用。然而在发展过程中,一些中小企业存在着内部管理薄弱、经济效益较差的现象,其主要原因是没有建立和完善内部控制制度,致使其经济发展受到严重的制约。因此,加强中小企业内部控制制度的建设是促进企业健康发展、良性循环的重要途径。 1 内部控制的含义内部控制是单位为了保证实现经营管理目标，在分工负责的前提下，组织内部经营活动而建立的各职能部门之间对业务活动进行组织、制约、考核和调节的方法、程序和措施，用以明确单位内部各职能部门的职责和权限，形成一个完整、严密的相互联系、相互协调、相互制约的控制系统的总称。按其控制目的的不同，内部控制可以分为会计控制和管理控制。会计控制是与保护财产物资的安全性、会计信息的真实性和完整性以及财务活动的合法性有关的控制；管理控制是指与保证经营方针、决策的贯彻执行，促进经营活动的经济性、效率性、效果性以及经营目标的实现有关的控制。内部控制的目标是确保单位经营活动的效率性和效果性、资产的安全性、经济信息和财务报告的可靠性。因此，内部控制的作用主要表现在：一是保证单位经济活动的合法性；二是有助于管理层实现经营方针和目标；三是保护单位各项资产的安全和完整，防止资产流失；四是保证业务经营信息和财务会计资料的真实性和完整性。2 中小企业内部控制存在的问题杭州宝驰钢铁有限公司,地处杭州市余杭区临平街道陈家木桥工业园区。该公司主要经营胜宝等国内各大型制管生产厂家的各类方管、矩形管、圆管、椭圆管、异形管等优质产品。货源充足，规格齐全，特殊规格管材可按照你的要求定做。该公司开业以来坚持以人为本，诚信经营，经可靠的产品质量保证及多年的销售经营管理，现以已成为浙江销售方管，圆管，矩形管的龙头企业之一。公司正朝着产业结构多元化，跨地域或大型集团企业的方向发展。2.1 企业负责人内部控制观念淡薄很多中小企业负责人轻视内部控制,习惯于行政指挥, 家长式管理、内部人控制现象严重。现阶段由于企业外部监督比较薄弱,一些中小企业负责人对内部控制的重要性认识不足或者说不愿意建立和执行内部控制,他们认为自己足可以保证财产的安全,制定内部控制就是对管理经营权的干 预。就像公司里是老板娘管钱，有时我已分不清那些是公司出，那些是老板自己出的。因此,往往不愿去关心,更不愿带头执行。中小企业家长式的管理特点,使得负责人任人唯亲,为自己谋取利益带 来更大的方便。可见,有些企业是不愿对自己进行控制的,其对内部控制的理解是对下不对上。管理者对自我控制的排斥使得内部控制无法有建立和完善内部控制的环境,从而也影响了企业全体员工对内部控制的理解和执行。 2.2 企业内部会计控制基础薄弱,会计信息失真严重 （1）会计机构与会计人员设置不符合会计规范, 多数企业的内部控制制度不够全面，没有覆盖所有的部门和人员，没有渗透到企业各个业务领域和各个操作环节，会计人员综合素质偏低，由于中小企业经营规模较小、员工较少,有的企业干脆不设会计机构,有的即使设置但也是层次不清,分工不明确,有的企业会计兼任出纳或保管员。在会计人员的任用上,有的会计人员无证上岗,有的会计人员知识结构老化、专业水平较低,使得许多理论上完善的会计方法与会计技术无法实施。公司里有一个会计，一个出纳还的一个助理会计，只有我是拿了会计上岗证的。中小企业常见的做法是任用自己的亲属, 完全依领导的意愿做帐;使中小企业会计工作秩序混乱、核算不实而造成会计信息失真现象极为严重。如不少企业常规票据分管制度、重要空白凭证保管使用制度、会计人员分工中的“内部牵制”原则均没有建立，甚至一些小企业没有正规的财会部门，会计、出纳、审核等事项由一个人包办。原始凭证的取得或填制本身就不合法，以此为依据编制的记账凭证、登记的账簿、出具的会计报表及一系列的会计分析等也就毫无意义。一些企业人为捏造会计数据，设置“小金库”，乱摊成本，隐瞒收入，虚报利润，恶意逃避税收等。所有这些，都与企业内部控制制度不健全密切相关。（2）财产清查没有形成制度,清查期限不明确,清查程序不规范,企业资产长期不对账,不盘点,既造成了会计信息失真,又为一些别有用心的人提供了可乘之机。公司一般只有银行账和银行对账单的余额对了上，就可以了，现金就更不用说了，每个月都是等会计把凭证做好了，我在根据凭证来登记现金账。（3）部分中小企业内部会计监督职能没有发挥出来。会计的日常控制依赖于会计的日常监督,内部会计监督要求会计人员对本企业内部的经济活动进行会计监督,但是一些企业的管理者经常干预会计工作,会计人员受到管理者干预或利益的驱使,往往按管理者的意图办事,使会计的监督职能无法履行。 2.3 企业内部控制制度缺失或不完善 目前中小企业经营权与所有权的分离远不如大企业那么明显,尤其中小企业中的民营企业,投资者就是经营者。 因此,对建立内部控制制度不够重视,内部控制制度残缺不健全或虽有几项制度,实际工作却从未实行内部控制,个别企业甚至没有书面的内控制度。他们认为,中小企业规模较 小、组织简单,一个人往往要做多项工作,不需要内部控制, 或也不宜有完善的内控制度。这些片面的观念使得他们不重视内部控制的建立和完善,即使建立了内部控制,有的也只是流于形式。远远达不到会计法及财政部颁发的示范性文件提出的系统化、规范化的要求,致使企业不能实现内部控制的目标,给企业带来了很多的负面影响。 2.4 重大事项的决策和执行没有很好地分离制约 现阶段相当一部分中小企业的运作仍沿用过去的传统 管理方式,一人说了算,存在“重大”无标准,“决策”无民主的领导独断专行的现象,由于权利高度集中,排斥了集体领导决策的优势,加大了企业经营决策的风险。当今社会大凡出现重大舞弊行为的企业,基本上均是授权不当、权力过大且 控制不力引起的,给企业长期发展埋下了隐患。 2.5 风险意识差,内部压力不足 由于社会经济环境的变化,企业间竞争越来越激烈,企业经营风险不断加大,然而从我国中小企业现状来看,其风险意识并没有提到应有的高度,企业管理人员的思想意识中没有经营风险的概念,更缺乏有效的风险防范管理机制,因此企业抗风险能力较差。 以上种种问题使得中小企业资信度较差、经营能力低下、企业核心竞争力缺乏。因此,中小企业为了迎接新经济形势下的机遇和挑战,为了自身的发展,必须建立健全内部控制制度。 3 中小企业内部控制的设计原则随着中小企业在我国经济发展中起到越来越重要的作用,各级政府对中小企业的发展给予了极大的关注和支持。中小企业内控制度的设计必须依据政府法令、会计法规和企业会计准则,根据单位所处的经济背景、单位管理的需要,以及内部控制的要求与处理方法等进行设计。内控制度的设 计前提和基础是企业的生产经营特点和管理要求内控制度设计的出发点和归宿是企业的根本利益和理财目标。基于以上要求,中小企内部控制应该遵循以下原则：3.1 遵循法律法规的有关规定和切合中小企业实际情况的原则企业内控制度设计要遵循国家统一的规定,以要充分考虑企业自身的生产经营特点和要求,使其具有较强的可操作性。凡是可由企业自主选择的财务事项,企业应根据国家统一规定并结合企业自身的生产规模、经营方式、组织形式等方面的实际情况做出具体规定。有的中小企业业务量较小, 会计核算只能采用集中核算方式,即会计机构统一办理。在职责划分上应注意不相容职务的分离,如出纳与稽核的分离,出纳与总帐、明细帐的分离。3.2 岗位责任原则 内部控制的设立是与企业管理模式紧密联系的,企业按 照其推行的管理模式设立岗位。因此,体现这一原则首先将经营管理活动划分为若干具体的工作岗位,并根据岗位相应赋予工作任务和职责权限,规定操作规程和处理程序,明确纪律、规则和检查标准,以使责、权、利相结合,做到事事有人 管,人人有专职,办事有标准,工作有检查,以此来增强每个人的事业心和责任感,从而提高工作质量和效率。3.3 原则性和灵活性协调配合 企业在制定内部控制时必须遵守国家的法律法规和政 策,但同时也必须注意到企业运转特点,即企业人、财、物、信 息各种因素,产、供、销各个过程,筹资、投资、收入与分配各个环节,都要综合发挥作用。协调配合原则是指各项经营管理活动中,各部门或人员必须相互配合,各岗位和环节都应 协调同步,各项业务程序需要紧密衔接,从而避免相互扯皮和脱节现象,以保证经济管理活动的连续性和有效性。因此,中小企业内控制度的设计不仅要有原则性,而且还应根据其目标、任务、环境、人员素质的高低等因素的变动而具有灵活性。3.4 讲究成本效益原则 成本效益是体现企业成果和竞争力的主要目标,内部控制设计目的就是要规范企业经济行为,保证企业经营管理目标的实现。贯彻成本效益原则,即要求企业必须科学地进行经营管理,力争以最小的控制成本取得最大的经济效益。企业只有在其提供特定数量与质量的会计信息所带来的效益大于其提供会计信息的耗费的情况下,才是有必要的。因此,在设计内部控制时要考虑其设计和运行成本与效益的关系,才能实现成本与效益的最佳组合。对重要经济业务活动要进行重点控制,对一项经济业务活动的关键环节实行重点控制。选择关键控制点是实现少花费而高效率控制的重要途径。 4 建立和完善中小企业内部控制的对策 当企业解决了生存问题,开始走向规模化的时候,面临着从人治向法治的转变。人治导致了管理无序,法治则要求企业健全管理制度.随着企业规模的扩大,组织机构逐步庞大,分工越来越细,企业官僚化程度也在随着增加.这个时期的企业虽然有了书面的职责说明、制度流程,但是又会出现部门间合作不畅,跨部门流程工作效率低下,决策时间过长等现象.本文以以下案例未列，从财务方面莱分析中小企业内部控制的对策。某家企业的采购付款流程就是一个典型的案例,在过往的咨询项目中这样的现象具有普遍性,值得探讨。 该企业建立了采购付款流程和管理制度,制度管理范围涉及的各个阶段包括付款申请、单据审核、结算付款、帐务处理等环节.从表面看起来,感觉控制严谨,层层把关,疏而不漏.但在实际运作中,付款周期很长;采购部门、结算部门和会计部门之间经常发生推诿埋怨;管理数据的提供有重叠,不完整或缺失的现象.通过对采购付款各个环节的管控进行诊断分析,发现流程控制缺乏明确的流程层面的控制点,造成审批手续复杂而使管理制度流于形式。当前的采购付款流程是：控制点1：采购员负责审核取得付款发票采购付款业务发生时,采购部门的采购员将付款申请及供应商发票交给结算部门的结算会计控制点2：结算会计负责单据合法,金额正确结算会计审核票据和金额相符后签字,交会计部门的记帐会计控制点3：会计负责核对供应商台帐,确认付款方式和金额(冲帐还是现付)记帐会计审核付款方式后签字,交财务经理控制点4：财务经理负责批准付款方式财务经理审核后签字,交采购管理部门的管理人员控制点5：采购管理部门统计员负责登记供应商台帐(发票与付款的对应情况)统计员进行逐笔登记后,交本部门的经理控制点6：采购管理部门经理负责批准(目的不清)采购管理部门经理签字后,再由统计员交回结算会计控制点7：结算会计经理签字确认,结算会计办理付款(结算会计签字不清晰而增加的环节)通过上述对流程控制点的描述,发现的问题是：各相关部门之间的衔接与控制点关系不清晰,导致重复操作.如控制点5和6与控制点1。对不能严格履行过程职责的流程参与者不进行考核,而是采取补救方法导致流程复杂化。如控制点3,5,7。会计核算方法不规范,增加了付款流程的复杂程度。如控制点3和控制点4。(说明：转帐需确认几种方法中的一种：1)同一供应商又是客户,AP与AR对冲；2)不同供应商与客户,AP与AR对冲；3)一张发票对应几笔付款,同时还有跨月跨金额需要核对台帐；4)一笔付款对应几张发票金额需要核对台帐)企业在这个阶段的流程控制需要思考的问题是,流程的每个控制点是否创造价值?是直接修正上一环节的过错,还是打补丁式的增加环节弥补上一环节的失误?是否相关子环节的不规范使流程更加复杂,失误机率增加?如何识别关键控制点以确定需要改善的环节?避免迷失在追求流程控制的误区中?通过深入分析,针对上述采购付款流程的优化建议是：控制点1：采购员负责取得付款发票,填写付款申请(对付款的真实合理负责)采购付款业务发生时,采购部门的采购员将付款申请及供应商发票交给采购管理部门控制点2：采购管理部门统计员负责核对并登记供应商台帐(对发票与付款的对应情况和付款方式负责)统计员核对无误并进行登记后签字,交结算会计控制点3：结算会计负责审核付款单据(对单据的合法性,金额的正确负责)结算会计审核票据和金额相符后签字,提交被授权人审批后,办理付款手续简言之,企业的管理制度和流程控制是在工作流程图中明确规定每个人应该做什么、如何做、何时做以及正确进行工作的结果等。同时,规范相关子环节的管控,如本案涉及的会计核算方法,简化冲账环节,也是至关重要的。建立和健全企业内部控制体系,有效实现企业经营管理目标,应从以下几个方面着手:有效的内部控制关键是对人的控制“权力制衡,以人为本”,要想把内部控制工作落到实处, 应从以下几个方面着手。4.1 有效的内部控制关键是对人的控制“权力制衡,以人为本”,要想把内部控制工作落到实处,企业就要着重加强对内部控制行为主体“人”的控制,因此健全中小企业的内部控制环境必须要从“人”这一要素入手。 （1）在新经济条件下,企业内部控制应当关注观念的变革与创新。对中小企业的管理者进行内部控制的法制宣传和学习,并进行职业道德教育,防止高度集权,僵化的经营运作,增强自我约束力,提高自觉执行内控制度的意识,并创造一个良好的控制环境,保证内部控度的有效执行。 （2）激发员工参与内部控制的热情。内部控制的建立是一项系统工程,从本质上讲,企业员工既是内部控制的主体也是内部控制的客体,他们的理解和参与对企业内部控制的完善和执行起着非常重要的作用,这是企业内部控制的基础。要让员工热爱企业,企业的成败与他们息息相关,这样他们才有参与企业管理的热情,才会潜移默化地影响企业员工的内部控制意识。 4.2 以财务管理为中心,建立企业内部控制体系 内部控制制度是企业各项管理制度的基础,其基本目标是查错防弊,保护财产的安全完整,保证会计信息的可靠性。会计控制构成了内部控制的关键和核心,会计控制在内部控制的发展和完善过程中具有独立的、不可替代的功能。（1）适合中小企业的岗位特点。由于中小企业业务量较少,会计核算宜采用集中核算的方式,即由会计机构统一办理,一般可由会计主管兼总帐会计,明细帐会计兼稽核。在职责划分上应注意不相容职务的相互分离,财会人员与经济业务事项的审批人员、经办人员、财物保管人员的职责权限应当明确,并相互分离、相互制约。 （2）抓原始凭证,从源头上防止会计信息失真。在经济活动中,如会计人员依据不真实的原始凭证进行核算,会导致一系列的会计信息失真,因此,企业的每一笔经济业务,必须填制或取得原始凭证并送交财务部门,会计人员按国家统一的财务制度进行审核,以保证每项经济业务入帐的正确性及合法性。 （3）加强日常的核对制度,包括帐证核对,帐帐核对,帐表核对,帐实核对等,日常核对制度对保证会计记录的真实。（4）提高会计人员的业务素质。会计人员的素质状况和积极性调动如何,直接影响会计工作水平的提高。要建立一个科学合理的培养、评价、选拔会计人才的机制,调动他们的积极性。同时制定会计职业道德规范并进行这方面的宣传、教育,全面提高会计人员的素质。 4.3 加强对关键点的控制 中小企业由于人员较少,机构设置简单,不像大企业职能划分明确,设置的职能部门较多,有利于采取授权控制、会计系统控制、内部审计监督等控制方法,内部控制相对较完善。而中小企业应加强对关键点的控制,在实施企业内部控制时,如何找到关键点,通过点的控制起到牵一发而动全身的作用,是需要认真考虑的问题。企业内部控制点应该设在三个方面上：（1）资金。对企业资金筹集、调度、使用、分配等实行严格的控制,进行全程监控,防止资金体外循环。 （2）成本费用。对企业的各项成本费用的支出,实施严格的监管,防止出现舞弊行为。 （3）权力使用。对企业各经营环节、经济活动操作者的权力实施有效监控,要注意是否经过授权,权责是否明确,是否进行了不相容职务的划分,相关的监督人员是否进行了检查和审核。以防止权力滥用,造成经济损失。只有抓住了控制关键点,才能达到内部控制的目标。 4.4 规范法人治理结构 企业法人治理结构是企业管理体制的核心,企业要从所有者立场出发,不但要把企业最高管理者行使权利的过程纳入内部控制的监控范围,而且要将其作为内部控制的重点监控对象,要明确股东会、董事会、监事会、经理层的职责,使决策系统、管理系统和监控系统各司其职协调运转,有效制衡。4.5 强化风险意识,增强企业竞争力随着市场经济的发展,经济全球化的形成,企业将面临更加激烈的市场竞争环境,面临着成功的挑战和失败的