财务报销制度.doc

东莞冈谷电子有限公司财务报销制度编号: 版本号: 第 8 页 共 8 页1 制定本制度的目的为规范费用报销程序，合理利用资金，提高资金使用率，根据国家有关法律、法规及财务制度，结合本公司实际情况，特制定本制度。2 本制度的责任部门2. 1. 制定：财务部负责本制度的制定，修改; 2. 核准：总经理负责本制度制定，修改、废止之核准; 3. 执行：本制度由总经理及财务部监督在全公司范围内执行。3 报销程序3.1. 费用报销及审核程序 经办人填单部门主管审核财务主管审核副总经理审核总准经理核出纳付款（见附件1：OKAYA11-1）3.2. 经办人填写费用报销单（见附件2：OKAYA11-2）时应真实完整，并附上合法有效的附件。其部门主管应对费用发生的真实性和合理性进行审核，无误后签字确认。财务部门收到报销单据后，不仅要对费用的真实性和合理性进行审核，还应仔细核对所附的原始单据，若属非法单据应退回经办人。财务人员核对费用报销程序完备无误的，方可递交公司管理层核准付款。4、费用申请及费用报销的分级审批规定4.1费用的开销应实行预算管理，凡单笔金额超过500元的，由需要支付费用的部门或个人预先填写用用款申请单（见附件3：OKAYA11-3），列明：费用的性质、用途、预计金额、预计付款时间等要素。预计单笔金额在500元以上1000元以下的由部门主管核准，单笔在1000元以上，10,000元以下的经部门主管审核后，须报公司负责人签署核准，单笔金额超过10,000元的应报董事会知会，并提前3天报财务部准备。4.2 按上述3.2规定，财务审核后的报销单证，凡单笔报销在1000元以下的，由相关副总核准，单笔金额在1000元以上，10000元以下的由总经理核准付款，单笔金额超过10000元的应报董事会审核批准。4.3 凡因违规违法行为造成的罚款、滞纳金等，因由相关责任人说明原因后，报总经理审核批准方可报销。4.4 凡副总经理报销的费用，需呈报总经理审核批准。总经理报销的费用，单笔金额在10000元以下的，按上述3.1报销程序执行，单笔金额在10000元以上，累计一次报销在50000元以上的需由董事会审核批准。5、原始凭证的合法性规定5.1 应向收款方收取真实、合规、合法的收付款凭证；5.2 所取得发票，必须符合发票管理规定：各项填写齐全如单位名称、业务项目名称、日期、收款人等，内容真实完整，字迹清晰并加盖发票专用章；5.3 取得的增值税专用发票应仔细核对发票内容，注意收款人、付款人的相关售息是否填写完整，财务人员应及时将进项发票进行网上认证，如认证不符，应及时通知报销人联系供应商更换正确合法的发票。5.4 手写非定额发票内容漏写的需到原开票单位补填内容，注意发票用双面复写纸填写，如票面字迹、颜色不一样需加盖开票单位公章，金额错误的则需更换发票；5.5 定额发票内容一般应由开票单位填写，如有漏写项目的，也可由职员本人如实填写；5.6 报销不符合规定的发票造成的损失将追究直接责任人责任，情节严重者则上报公司高层处理；5.7 因业务需要的确无法取得证明经济业务发生的支出合法凭据（即白单报帐），需经办人事先申请并说明原因后方可报总经理审核批准。因个人人为错误造成以白条单入帐（如遗失发票等）的，按总金额95%经总经理审核批准后给予报销。6关于原始凭证（发票）粘贴的规定6.1发票由报销人整理归类并粘贴在专用的“发票粘贴页”上，并附在报销单后面；6.2 发票必须按照公司费用制度规定的项目进行分类后再粘贴，如：餐饮费不能与交通费的发票夹杂粘贴在一起，报关的打单费不能与盖章费混在一起，必须分开；6.3 发票需鳞形地粘贴在“发票粘贴页”上，在发票的左边缘上胶水粘贴，如附图所示。 发票粘贴页 所附单据共 页 金额共 元 发 票 1 发 票 2 发 票 3 发 票 N SUO 6.4 发票要从“发票粘贴页”的左上角沿左边线和上边线开始粘贴，超过右边线和下边线部分要折叠起来，使发票粘贴的面积不超过“发票粘贴页”的整体面积；6.5发票、发票粘贴页和报销单的正面应当保持一致。7、车辆费、报关报检费和其他经常性费用支出的报销7.1 司机、报关员等应合理预计一个星期所需的经费，由公司管理层会同财务人员核定其一周内所需的备用金定额，填制现金借款单，经部门主管核准，超过核定的备用金限额标准的须经总经理核准，审核完备后方可从财务部支取备用金。7.2 经办人应在业务发生后两天填制好费用报销单，按3.1费用报销程序进行报销，出纳支付现金后应补足其备用金。7.3 当经办人请假、调离岗位、离职5天以上时，应及时向出纳结清其所借支的备用金。8、 零星费用开支的报销8.1 经办人需预先借用现金的，应填写现金借款单，超过500元按上述4.1审核,并附上用款申请单，按货币资金管理制度执行;8.2 经办人应在业务执行完毕(按单据标示时间)两天内填制好费用报销单，按3.1费用报销及审核准程序执行，逾期未核销的，财务有权按按票面金额处0.05%/天的滞纳金。8.3. 当经办人借用现金后因故未按时执行业务时，应于当天将借支的现金退还出纳，并注销现金借款单。9、 办公用品、日常用品、杂物采购的报销9.1 各部门应按月估计办公用品、日常用品及杂物的需用量，由总务部门根据库存情况统一填制好用款申请单，如所购物品种类较多，可附上“购物清单”，按上述3.1审核标准签署核准后，方可统一采购。9.2 总务部门应在上述物料采购前搜集有关物料的报价情况，编制“物料报价清单”，并交一份于财务部备查。9.3 上述物料采购回来后，应由专人负责验收及保管，并填写收货单，连同送货单于月底汇总报销。9.4 上述物品采购的款项应按月结方式支付，总务人员应在每月终了时编制付款申请书，与供应商核对无误后，按3.1费用报销及审核程序执行，金额超过现金支付标准的（详见货币资金管理制度），应以银行存款转帐支付。9.5 如为单项物品或办公用品采购，经办人应于费用发生后两于内填写费用报销单，附用款申请单，按3.1费用报销及审核程序执行。10、 费用开支标准10.1 差旅费用开支标准10.1.1 公司员工出差乘坐车、船、飞机和住宿、餐费、出差地市内交通费，按附件4：OKAYA11-4规定的标准执行。各部门主管应严格控制外出人员并考虑完成任务的期限，确定出差日期。超标准支出，超支部分一律自理；10.1.2 公司职员因业务需要参加在外地召开的各类会议及培训，除主办单位出具食宿费自理的证明,可回公司按出差标准领取餐费补贴,住宿费凭发票按公司规定标准执行外,其余情况一概不予领发伙食费。10.2 市内交通费及误餐费规定10.2.1 凡因公出差者，需提前一天申请用公司车辆，由总务部门协调安排，若无法安排公司车辆而自行乘坐交通工具的，凭相关车票，列明去向及外出业务内容，填制相关单证按3.1报销程序报销;10.2.2 因公在市内出差者,按每15元/餐的标准报销误餐费。10.3 业务招待费10.3.1 外地客户因业务工作来本公司的，应本着从简节约的原则，由公司安排一次宴请，其他时间按工作餐接待。10.3.2 宴请标准（含酒水）：总经理出面晏请的，每次在2000元以内；副总出面宴请的，每次在1000元以内；部门主管出面宴请的，每次600元以内；其他人员出面宴请的，每次300元以内。10.3.3 工作餐接待标准：客人属经理级人员每人每天为300元，客人属主管人级人员每人每天为150元，客人属其他人员每人每天为100元。10.3.4 对重要客人赠送礼品、红包，应事先提交书面申请报告，总经理批准后方可执行。未经批准，任何人不得擅自赠送礼品、红包。10.3.5 接待客人视重要程度,合理合宜安排娱乐活动，原则上安排一次，同时不准同夜连场娱乐。10.4 员工培训费10.4.1 员工参加专业技术职称及业务等级考试所缴纳的报名费，资料费，培训费等一律自理。10.4.2 员工因公司工作需要，参加由上级主管部门，如财税、海关、外汇、公司主管部门、劳动人事局、社保局等单位硬性规定的短期业务培训，参加培训人员应书面申请并附相关部门通知，报部门主管批准后方可报销。10.4.2 员工因业务需要去外地参加相关培训，经申请批准后，其发生的相关费用按上述10.1规定报销。10.5 通讯费用10.5.1 享受通讯费用补助的员工如下 公司高层管理人员如总经理、副总经理、部门主管 报关、营业、财务等业务外联人员10.5.2 通讯费报销标准见附件5：OKAYA11-511 附件11.1.附件1：OKAYA-1费用报销及审核程序东莞冈谷电子有限公司费用报销及审核程序财务主管部门主管报销人填制报销单初审 复审 业务副总出纳付款 1000元以内 1000 =10000 总经理 10000元以上的审核 董事会11.2. 附件2：OKAYA-2费用报销单 东莞冈谷电子有限公司费用报销单 年 月 日 单位：元 币别： 序号日期摘要金额附件申请书备注合计金额（大写）（小写合计： ）董事长： 总经理： 业务副总： 财务主管： 部门主管： 制单：11.3. 附件3：OKAYA-3用款申请单东莞冈谷电子有限公司用款申请单 币别：申请人部门申请日期用款项目预定用款日期用款理由：物品具体名称和价格：名称规格单价数量总金额备注合计金额（大写）： （合计小写： ） 核准： 审核： 部门主管： 制单： 11.4. 附件4：OKAYA-4-国内差旅费用开支标准一览表 东莞冈谷电子有限限公司国内差旅费用开支标准一览表 币别：RMB项目搭乘交通工具范围住宿标准每人每天职位（凭票据报销）伙食费市内交通费 备注一：总经理 飞机董事长飞机、火车软卧二：部门长 其他交通工具 （含同职位高级工程