档案的管理.doc

本制度适用于医院各类档案的管理。职责部门1 院办（人事行政部）负责院级文件档案的管理工作。2 部门（科室）指派专人兼任档案管理员，负责部门（科室）档案的日常管理工作。档案管理人员变动须及时办理交接并通知院办（人事行政部）负责人。3 院办（人事行政部）负责指导与监督各部门档案管理的实施情况。4 部门（科室）负责人负责审批本部门（科室）普通文档的借阅申请，其它文档的借阅申请由总经理（院长）或指定负责人审批。5 机密文件借阅、所有文件的复制及销毁申请由总经理（院长）或指定负责人审批。档案收集、归档1 凡医院缮印发出的公文（含定稿和打印的原件与附件、批复请示、转发文件等），原件一律由院办（人事行政部）统一归档管理，发文复印件按规定由收文部门各自归档。2 各部门处理完毕或批存的文件材料，由部门文秘集中统一整理、归档。3 一项工作分别由几个部门（科室）参与办理形成的文件、决议，由主办部门（科室）负责收集整理，交院办（人事行政部）归档。4 部门（科室）组织召开的工作会议纪要与有关材料由本部门（科室）收集、归档。5 医院召开的工作会议文件由院办（人事行政部）收集、归档，并由会议组织部门（科室）指定专人将会议材料、声像档案等向院办（人事行政部）办理归档手续。6 医院员工外出学习、考察、调研、参加上级单位召开的会议等公务活动需将文件归档的，应及时交院办（人事行政部）归档。档案立卷1 档案管理员应使用档案盒（或文件夹）根据文件类型将档案分别立卷，统一存放至档案柜中。2 档案立卷应使用归卷用的“案卷类目”，“案卷类目”条文必须简明确切。3 案卷类目编制原则：含医院全称和经办部门全称，按上（医院全称）、下（经办部门全称）排版；根据文字量，也可以按左（医院全称）、右（经办部门全称）排版。4 案卷类目名称需根据 5.3 款标准，采用标黑一号字体打印，粘贴于档案盒（或文件夹）左侧距顶部3厘米处。5 归档的文件资料须按年度分别立卷，立卷必须核对归档文件的完整性、准确度，对存在缺陷的文件资料要责成有关人员收集齐全后再行立卷归档。6 归档文件应符合国家有关档案管理的要求，目录清楚、字迹工整、图样清晰，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔和复写纸复写。7 部门（科室）经办的文件原则上应于收、发文后一个月内完成归档；医院每年6月份以前必须完成上年度全部文件资料的立卷归档工作。档案目录编制1 档案文件编号原则：A1A2A3A4B1B2C1C2D1D2,其中 A1A2 为医院代字（遵照行文管理制度附件医院简称对照表），A3A4 为两位数年份号，B1B2 为部门（科室）代字（大类）号，C1C2 为文件类型（小类）号，D1D2 为两位数档案序号。以上代字为汉字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西现代女子医院的行政部为经办部门，归档文件类型为 2006 年的通知，是此卷中的第 7份文件，则档号为：JX06XZTZ07。2 档案管理员应在档案盒（或文件夹）首页位置设立档案目录（附件 10.1）。3 所有归档文件必须在首页面右侧用口取纸标记文件编号，并按顺序将档案信息登记在档案目录中，以便查阅。4档案目录内容应包括目录序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、经办人、归档编号、备注等项目。档案保管权限、期限与类型1档案保管权限1.1 财务部档案由财务部保存；1.2 人事部档案由人事部保存；1.3 医院证、章、信由总经理（院长）指定负责人保存；1.4 其它各类档案由院办（人事行政部）保存。2档案保管期限2.1 财务档案应严格遵照国家有关规定的保管期限执行。2.2 医院证、章、信及相关文件资料属永久保存档案。2.3 政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存档案。2.4 本医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、录像等属永久保存档案。2.5 普通文档保管期限为 3 年至 5 年。2.6 保密文档须于失效当日即刻销毁。3文档的保存形式：3.1 文字性普通文档分为文字与电子两种方式保存。3.2 计算机存储的涉密文件应采取加密保护措施，文件密码由指定的文件保管人设定，并须将该文件路径及密码报院办（人事行政部）备存，并保证其真实性。3.3 机密文档以书面或实物形式保存。4档案类型4.1 行政档案，包括：营业执照正、副本，复印件；法定代表人身份证（护照）（复印件）；对内、对外收、发的通知、决定、函、总结、报告等各类正式公文；各项重要活动的组织流程、领导讲话稿、声像图片等相关资料；各部门（含财务、医务科室）现行的各项规章制度、规定、流程等；院级会议的会议纪要、决议；医院年度（季、月、周）工作计划汇总表；办公房屋租赁合同、或自置房屋产权证等固定资产档案；购置车辆所有权证、购置税证、保险、行驶证（复印件）等车辆管理档案；对外签订的各类购买（租赁、服务）性质的合同文件；其它应归档保管的文件、资料。4.2 人事档案，包括： 全院员工个人信息资料（花名册）；劳动合同及保密协议；勤打卡数据；工资、社保等薪酬相关资料；招聘表格、人才库等相关资料；员工绩效考核相关资料；其它应归档保管的文件、资料。4.3 财务会计档案，包括：各类审计帐册及报表；各类会计帐册及报表；固定资产资料；其它须保存文档。4.4 药械设备档案，包括：设备台帐；设备出厂合格证、使用说明书；设备安装、调试、验收报告；设备保修卡、保修协议及维修联系方式；设备运行维修、保养记录；设备更新改造记录；设备管理制度；其它应保存的设备资料。4.5 医疗档案，包括：档案内容由医疗管理部门提供。档案查阅与复制1总经理有权查阅医院所有档案。2部门（科室）负责人有权查阅本部门（科室）所有档案。3其他员工因工作需要应经过审批方可借阅有关档案。4文档查（借）阅应在档案保管部门（科室）进行登记，机密文档及权限外查借（阅）须办理审批手续。5查（借）阅或复制除财务类、人事类以外的档案须由院办（人事行政部）负责人审批， 并进行相关登记。6查（借）阅或复制财务档案、人事档案须由总经理审批。档案的销毁1超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案保管期限每年 3 月前编制销毁计划及清单，由院办（人事行政部）负责人审核无误后报总经理审批。2总经理审批同意销毁计划后，必须指派两名（含）以上监销人员监督档案销毁过程，并进行签字确认。3销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在有关目录中注销。患者能否成功预约需要满足的条件： 仅限预约次日起一周内有已排班过的接诊医生本人的专家、专科门诊； 在排班系统中设置过预约数量、预约开始号码，注：不可以为0； 预约号尚有剩余一、 电话预约流程：1、【我院电话预 A、预约： 拨打预约电话，报姓名、性别、年龄、地址及要预约的专家，并确定预约就诊时间。也可告知就诊需求由我院预约服务专员推荐本院优秀专家。B、取号：预约挂号取号专窗：门诊大厅预约挂号服务处门诊一楼挂号收费3号窗 C、退号： 拨打预约电话，进行预约撤销登记，然后由服务台通知收费处； 直接到收费处预约专窗，由收费人员在预约管理界面取消相应预约。 2、省卫生厅预约诊疗服务平台电信114、移动12580和生活在线96365 待省卫生厅医政处验收后开放A、预约 拨打其中某个第三方平台热线后，根据语音提示选择人工服务，并由对方转接至预约挂号专席，首次使用需提供详细实名信息注册，报医院、科室、专家姓名、就诊时间或者告知就诊需求由客服推荐本院优秀专家后发送确认短信，经确认后发送包含预约信息和验证码的短信给患者。B、取号 按照预约挂号时所选择的就诊时间，患者到收费预约专窗出示预留的联系电话、验证码、就诊卡进行挂号取号操作。C、退号 拨打其中某个第三平台的热线，转预约服务专席后报相关信息进行退号操作。专家门诊结束后未取号的不可退号，并记一次违约。二、 诊间预约流程： A、预约： 门诊医生在诊毕后，点击诊毕界面左下角“复诊预约”按钮，在弹出的“门诊复诊预约登记”窗口填入必要信息后确定，即可预约此开诊医生。同时给予打印清晰的预约登记单（含患者姓名、电话和验证码）。 B、取号 按照预约挂号时所选择的就诊时间，患者到收费预约专窗出示预留的联系电话、验证码、就诊卡进行挂号取号操作。 C、退号 患者到收费处预约专窗，由收费人员在预约管理界面取消相应预约。三、 网站预约流程：1、本院网站【】2、【宁波市卫生局医疗服务平台】 A、预约 两个同台界面不同，但操作基本类似，进入相应预约界面后，首先使用实名信息注册平台账户，使用已注册账户登陆，根据在线提示选择相应科室、医生，通过移动手机短信验证并收取挂号费后预约挂号成功。要求患者妥善保存收到的包含挂号信息和验证码的短信。 B、取号 按照预约挂号时所选择的就诊时间，患者到收费预约专窗出示预留的联系电话、验证码、就诊卡进行挂号取号操作。 C、退号 未取号且专家门诊结束的1小时之前，患者可在网上根据提示进行退号操作。移动公司会在下一个月自动退还代收的挂号费。 已取号或专家门诊结束前1小时以后，患者到收费处预约专窗，由收费人员退号或者在预约管理界面取消相应预约。由我院全额退还移动公司代收的挂号费和专家门诊费。3、省预约挂号平台【浙江在线;生活在线】待省卫生厅医政处验收后开放 A、预约 进入该平台首页后，首先使用实名信息注册平台账户，使用已注册账户登陆，根据在线提示选择我院的相应科室、医生，通过手机短信回复确认后即可预约挂号成功。要求患者妥善保存收到的包含挂号信息和验证码的短信。 B、取号 按照预约挂号时所选择的就诊时间，患者到收费预约专窗出示预留的联系电话、验证码、就诊卡进行挂号取号操作。 C、退号 未取号且专家门诊结束之前，患者可在网上根据提示进行退号操作。专家门诊结束后未取号的不可退号，并记一次违约。四、停诊处理 专家门诊停诊后，除本院电话预约患者外系统会自动对相关患者进行短信通知，对本院电话预约涉及的预约患者根据预留信息进行电话通知，如未联系成功则对来院患者做好解释工作。挂号