资料室归档办法(正文).doc

资料室归档办法目录一、归档流程1二、归档期限1三、具体操作1（一）归档判断1（二）档案分类11、分类原则12、类别设置23、分类方法24、分类编号办法3（三）保管期限4（四）编制页码41、编制页码的适用对象42、“件”的范围：4（五）排序5（六）装订51、装订位置及对齐文件52、装订方式5（七）编制档号章6（八）装盒排架61、装盒72、排架8（九）编写档案目录91、目录夹92、拟写“归档说明”93、打印归档文件目录104、装订“档案目录”10（十）录入电脑111、未办结案件归档目录（参考出入库登记表）112、强制执行案件归档目录113、声像案件归档目录12为加强资料室档案综合管理工作，统一档案分类、编目排架，促进档案管理的规范化和标准化，提高档案业务和管理水平。根据广东省机关档案工作条例的要求，结合资料室的实际情况，制定本办法。一、归档流程归档判断档案分类保管期限编制页码排序装订编制档号章装盒排架编档案目录录入电脑二、归档期限一年四次，每季度至少一次三、具体操作（一）归档判断归档前，需逐件判断文件是否值得归档，其归档范围应以本部门工作活动为主，突出反应本部门基本职能活动和各项业务工作。本部门的收文，不论是来自上级、下级，还是非隶属关系部门，应以是否与部门工作有直接关系、本部门是否需要办理、本部门日后是否查考利用为文件归档的出发点。机关文件归档范围包括：1、反映本部门主要职能活动和基本历史面貌的，对本部门工作、部门建设和查考具有利用价值的文件材料；2、本部门工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；3、本部门需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；4、其他对本部门工作具有查考价值的文件材料。（二）档案分类1、分类原则（1）档案分类原则是以一个立档部门所形成的全部档案材料为对象，依据本部门的职能，结合档案内容和档案的载体形态特点，便于科学管理和开发利用为原则。（2）分类后的档案，分别用英文字母顺序编出大类代字。（3）本方案适用于对一个全宗的全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。有类设类、无类空类，如因业务性质，形成某些专业档案、未设有大类的，可单独立大类，排列在实物档案后面，代字用英文字母接上。2、类别设置资料室的档案按其性质、载体分为六大类：（1）案件材料类档案（代字：A），（2）四中队内部档案（代字：B），（3）区级文件档案（代字：C），（4）镇级文件档案（代字：D），（5）分局档案（代字：E），（6）声像档案（代字：F）。大类用英文字母作代字，大类以下的属类用阿拉伯数字作代字。从左至右依次叫一级属类、二级属类。3、分类方法A 案件材料类档案A1 案件材料 A1.1 未办结案件 A1.2 强执执行案件 A1.3 已办结案件 A1.4 两违案件 A2 备查案件资料 A3 其他案件资料 A4 仓库管理资料A4.1 仓库出入库登记表A4.2 仓库物品清理批文B 四中队内部档案B1 制度、办法B2 计划B3 总结B4 会议记录C 区级文件档案C1 南海区环境运输和城市管理局文件C2 南海区城市管理委员会办公室文件C3 南海区人民政府文件C4 区局简报D 镇级文件档案D1 西樵镇人民政府文件D2 西樵镇应急管理办公室文件D3 镇级相关部门文件E 西樵分局内部文件E1 分局内部文件E2 分局简报F 声像档案F1 中队案件照片和录像F1.1 一中队案件照片和录像F1.2 二中队案件照片和录像F1.3 三中队案件照片和录像F2 土地巡查监察组案件照片和录像F2.1 监察一组案件照片和录像F2.2 监察二组案件照片和录像F2.3 监察三组案件照片和录像F3 大案、要按照片和录像4、分类编号办法（1）案件材料类档案（代字：A）按案发时间先后编案卷顺序号。其结构分两部分：横线左边为类，右边为案卷顺序号。例：A 1.11 案卷顺序号 二级属类（未办结案件） 一级属类 (案件材料) 大类代字(案件材料类档案)（2）声像档案（代字：F）按拍摄时间先后、所属工作组编案卷顺序号。其结构分两部分：横线左边为类，右边为案卷顺序号。例：F 1.11 案卷顺序号 二级属类（一中队案件照片和录像） 一级属类 (中队案件照片和录像) 大类代字(声像档案)（3）代字B-E类档案按文件落款时间先后编流水顺序号。 例：D 11 案卷顺序号 一级属类 大类代字（4）统一归档内容需两个（及以上）文件盒（或光盘）下载，则在案卷顺序号后用表示，按流水顺序号编号。例：F 1.11 同一案卷顺序号下的第一号 案卷顺序号 二级属类（一中队案件照片和录像） 一级属类 (中队案件照片和录像)大类代字(声像档案)（三）保管期限保管期限分永久、长期和定期，根据资料室的实际情况，其档案保管期限分为永久、10年和1年。A类、F类采用永久保管，B类采用10年保管，C-E类采用1年保管。（四）编制页码1、编制页码的适用对象编制页码的目的是为了固定“件”中的每一页的位置。编制页码时，只编没有页码的部分。页码打在文件正面的右下角、背面（有内容）的左下角。如果构成“件”的几部分都已有页码（文件材料形成阶段已有页码），就无需重打连续页码，只需合并计算页数，即计算每一“件”的总页数。凡没有页码（单页除外）的，需要补充编制页码，再合并计算页数。2、“件”的范围：（1）单份文件，每份文件为一件。（2）正本与定稿为一件。定稿过厚不易装订的，可单独作为一件；重要文件需保留不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等）的，正本与历次稿各为一件。（3）正件与附件为一件。如附件数量较多，或者太厚不易装订的，可各为一件。（4）来文与复文、去文与复文（具体包括请示与批复等）可作为组合件，或各为一件。（5）原件与复制件为一件。（6）转发件与被转发件为一件。（五）排序按年度-保管期限分类法，首先将同一年度的文件放在一起，然后把同意保管期限的文件放在一起，按案件案发时间或文件落款时间先后进行排列。例如2011年的归档文件按永久、10年、1年分成三大份，接着按文件发生时间先后顺序进行排列。（六）装订1、装订位置及对齐文件（1）装订位置有两种：左侧装订和左上角装订（见图1、图2）。图1左侧接位置 图2左上角粘接位置其中左上角装订仅用于粘接方式。（2）对齐文件方式：采用左上角装订的，应将左侧、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左侧、下侧对齐。2、装订方式（1）不锈钢钉式。（2）粘接式。通常用白乳胶粘接。（3）细线缝合式。包括缝纫机缝合、三孔一线式装订。（4）塑料钉式。两孔或三孔均可。（七）编制档号章归档文件应逐件在首页上方空白处（建议在左上方），用红色印泥或黑色墨水端正、清晰地盖上档号章，并填写有关栏目的内容。档号章的式样及填写示例见图3、图4： 图3档号章式样全宗号类别号期限年度机构件号图4已填好的“档号章”示例全宗号类别号A期限1年 度2011机 构四中队件号132 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号（暂不填）。类别号：一个立档部门不同大类档案的代号。如案件材料类档案的类别号为“A”。期限：即保管期限，标注归档文件保管期限代号或简称，永久为“1”或“永”，长期为“2”或“长”，短期为“3”或“短”。年度：填写文件内容针对的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。机构：填写文件形成或主办部门的简称或代号，如不按机构进行分类，此栏可空。件号：以年度为界线，同一保管期限内的档案按案发时间或文件落款时间顺序编案卷顺序号。（八）装盒排架装盒排架就是将归档文件整理成果，通过装盒、排架的方法，固定并展现出来。包括：装盒、填写档案盒背脊项目、填写备考表、上架。1、装盒将整理好的归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒背脊、备考表项目。（1） 填写档案盒背脊档案盒背脊上的项目内容：全总名称、全宗号、类别号、年度、期限、机构、起止件号。“起止件号”填写：本盒内第一份文件的件号至最后一份文件的件号，两者间用一短杠连接。例如：5590。档案盒背脊项目及填写示例见图5、图6。 图5 档案盒背脊项目 图6 档案盒背脊项目填写示例（2）填写备考表备考表说明本盒档案文件情况：本盒内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人：填写负责整理归档文件的人员姓名；检查人：填写如则检查归档文件整理质量的人员姓名；日期：归档文件整理完毕的时间。备考表样式见图7备考表（本盒内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况）整理人：检查人：整理时间：图7 备考表样式2、排架将装盒后的档案实体按件号顺序放入档案柜内。档案盒按年度-保管期限顺序排列。排架现场模拟图见图8抽屉保管期限档案类型第一层2011年永久保管档案A、F第二层2011年10年和1年保管期档案B-E第三层2010年永久保管档案A、F第四层2010年10年和1年保管期档案B-E 图8 排架现场模拟图（九）编写档案目录档案目录由“目录夹”、“归档说明”、“归档文件目录”三部分构成。1、目录夹目录夹封面项目包括：全宗名称、全宗号、类别、年度、保管期限五个基本项目，需要时还可增加其它项目。目录夹标签填写示例见图9全宗名称资料室全宗号类别A年度2011期限永久图9 档案目录夹封面标签填写示例目录夹背脊项目包括：全宗号、类别号、期限、年度。目录夹背脊标签填写示例见图10 图10 目录夹背脊标签填写示例2、拟写“归档说明”“归档说明”内容包括：本年度立档单位主要工作概况，本年度内设机构及单位党、政主要领导人变化情况；本年度文书归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷和问题等）。“归档说明”放在“归档文件目录”之前。3、打印归档文件目录归档文件目录包括以下基本项目：年度、期限、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。需要时还可增加其它项目。其中“期限”即保管期限，标注归档文件保管期限代号或简称，永久为“1”或“永”，长期为“2”或“长”，短期为“3”或“短”；“年度”标注归档年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。责任者是制发文件的组织或个人（最多3个）。文号是文件上的发文号码，没有的可以忽略。归档文件目录见图11年度期限机构20111件号责任者文号题名日期页数备注1佛山市档案局佛档20031号关于印发2003年全市档案工作意见的通知200301046图11 归档文件目录样式4、装订“档案目录”“档案目录”通常装订一式两份，一份用于立档部门自存供查找利用，一份用于备档。档案盒内不放置归档文件目录。如一个单位文件数量不多，每年的归档文件目录页数较少，可将若干年度的同一保管期限的归档文件目录装入一本目录夹中（每年的归档文件须另起一个流水号）。具体装订时，先按时间顺序将若干年度的“归档说明”排在前面，再按顺序接排相应年度的归档文件目录。（十）录入电脑建立新的EXCEL表，分三个书签，分别是永久、10年和1年，录入顺序按同一保管期限代号字母的先后。档案目录表格如下图12、13、14、15保管期限，永久为“1”或“永”，长期为“2”或“长”，短期为“3”或“短”。1、未办结案件归档目录（参考出入库登记表）图12 未办结案件归档目录序号中队当事人案发时间案发地点案由备注13XXX2011.2.25西樵江浦路无照摆卖经营2、强制执行案件归档目录图13 强制执行案件归档目录序号中队当事人文号案发时间案发地点案由行政处罚决定书落款时间实施强制执行时间页数备注11XXX201100060012011.2.25西樵江