项目实训三 邮件合并.doc

项目实训三 邮件合并实训目的1. 掌握利用Word中的邮件合并功能批量制作邀请函。2. 掌握利用Word中的中文向导批量制作信封。3. 掌握利用Word中的邮件合并功能进行批量制作胸卡。4. 进一步掌握在Word表格中插入文件、图片的制作，掌握表格边框与底纹的设置。实训学时：4学时实训内容任务一 批量制作邀请函（一） 文件准备1. 使用PS制作一图片文件yqh.jig；2. 建立两个word文档：会议主题.doc及邀请函内容.doc；3. 建议“通讯录”数据源利用Excel建立“通讯录”数据源，包括:姓名、性别、通讯地址、邮政编码、电子邮件地址等信息。（二） 创建主文档1. 新建一个Word文档，在其中插入一个两行两列的表格，利用工具栏的合并单元格功能，将表格第一行合并；2. 在表格第一行插入指定图片：使用菜单插入图片来自文件；3. 在表格第一行第一列插入已编辑好的文件:会议主题.doc；4. 在表格第二行第二列插入已编辑好的文件：邀请函内容.doc。主文档的效果如图3-1所示：（三） 设置邮件合并和预览合并结果1. 在主文档中，显示邮件合并工具栏；2. 选择数据源；3. 设置邮件合并：插入姓名域；插入Word域，如图3-4与3-5所示；4. 预览邮件合并结果；5. 完成邮件合并。任务二 批量制作信封利用Word中的中文信封向导批量制作信封，信封效果如图3-2所示：操作提示：打开邮件合并工具栏1. 单击设置文档类型按钮，在弹出的主文档类型对话框中，选择信封，如图3-3所示；单击菜单文件页面设置，设置该文档的上、下、左、右页边距分别为1.5厘米。2. 单击打开数据源按钮，在弹出的选取数据源对话框中，选择已准备好的“通讯录.xls”；3. 将光标定位到文档的相应的位置，单击插入域按钮，插入收件人的邮编、通讯地址及姓名域。4. 将光标定位到姓名域位置，单击插入Word域按钮，选择IF.Then.Else如图3-4所示。5. 从弹出的插入Word域：IF对话框中，假如下设置，如图3-5所示，最后单击确定。6. 单击查看合并数据按钮，预览信封设计效果。7. 单击合并到新文档按钮，完成了批量信封的制作。任务三 批量制作胸卡利用Word中的邮件合并功能进行批量胸卡制作。（一）文件准备1.准备使用的电子相片jpg格式文件，文件名可以任意选取，这里建议按“姓名”命名，同时电子相片jpg格式文件的尺寸像素大小调整120*160，可以简单利用ACDsee软件进行相片的批量调整：先选中需要批量调整的照片，选择工具调整图像大小，在相应的对话框中输入宽度和高度，如图3-6所示。2.建立“通讯录”数据源文件：“批量制作胸卡通讯录.xls”；利用Excel建立“通讯录”数据源：“批量制作胸卡通讯录.xls”，包括：学号、姓名、性别、班级、格式、相片等字段信息。在“格式”列的内容中输入“.jpg”，双击“填充柄”向下填充所有内容，在“相片”列的内容中输入“=A2&D2”，是指把“姓名”和“格式”列内容连接起来，得到“相片的文件名”，双击“填充柄”向下填充批量得到“相片的文件名”。(二)创建主文档新建一个Word文档，保存文件名为：批量制作胸卡模板.doc。在其中插入一个四行两列的表格，设置类型为16K,左右上下边距分别为2厘米；利用菜单表格合并单元格功能，将表格第二列合并，并在第一列处分别输入学号、姓名、性别、班级。（保存文件名:批量制作胸卡模板.doc，必须与相片文件保存在同一文件夹中），效果如图3-7所示；（三）设置邮件合并和预览合并结果1在主文档中，显示邮件合并工具栏：使用菜单视图工具栏邮件合并；2选择文档类型:点击工具栏上设置文档类型目录（作用是可以让一张纸打印多个胸卡），如图3-8所示。3. 选择数据源：点击邮件合并工具栏上打开数据源按钮在弹出的选取数据源对话框中，选择已准备好的“批量制作胸卡-通讯录.xls”文件点击打开点击确定。5. 设置邮件合并（1） 插入学号、姓名、性别、班级、域:分别将光标定位到相应域的位置上，点击工具栏上插入域分别选择相应内容点击插入，单击关闭。（2） 插入相片域：将光标定位到相片域的位置上，选择菜单插入域（F）.,如图3-8所示，在请选择域中的域名中选择IcludePicture选项，在域属性下的文件名或URL:中输入任意1个或多个字符（如：123），最后单击确定。说明：域是占位符，它的内容动态改变。通常，它是不可见的，它根据当前文档或其他文档或外部资源内的信息在屏幕上或输出中显示正确的数据。（3） 单击主文档的相片位置，按Alt+F9组合键，选中“123”，单击工具栏上的插入域按钮，在插入合并域中选择“相片”，单击插入，单击关闭；（4） 按Alt+F9组合键，单击工具栏上合并到新文档，单击菜单文件保存，输入合适的文件名后，单击保存，注意：保存在默认的原文件中；（5） 按Ctrl+A组合键后，再按F9键，可以预览胸卡内容设计效果；（6） 单击保存按钮，完成批