1合同管理办法.doc

中铁大桥局集团一公司郑焦城际黄河桥四分部合同管理办法第一章 总则第一条 为了加强项目经理部内部管理，提高管理水平，规范合同管理行为，依据公司有关规定的精神，对项目部内所辖建设工程项目的劳务分包合同集中管理、存档。第二条 本办法适用于以中铁大桥局郑焦城际黄河桥四分部名义对外签订的各类合同。第三条 合同管理是指对合同立项、资信调查、商务谈判、合同条款拟定、审查会签、签字、盖章、履行、变更、中止、解除、纠纷处理和立卷归档的全过程管理。第四条 项目经理部对外发生经济往来，除即时结清者外，必须订立书面合同，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。第二章 管理机构及职责第五条 项目经理部的合同部配备合同管理人员，负责建立项目经理部合同登记台帐及合同文本资料的保管、立卷归档工作。第六条 项目经理部各部门合同管理的具体分工：合约部门为合同的主管部门，负责各类工程招、投标合同的管理，负责劳务分包、专业分包等合同的管理；物资部门负责固定资产的设备物资采购、租赁合同及材料采购合同的签订；机械部门负责机械设备租赁合同的签订。第七条 各部门及合同管理人员的具体职责：(一)合同部制定项目经理部的合同管理办法，各部门根据该办法制订与本部门职责相关的合同管理细则，并负责合同的管理和监督落实；(二)参加有关主要合同项目的研究和商务谈判；(三)收集签订合同所必需的法律、法规、规章、证照和其他文件资料，审查其是否真实、齐全、有效，并负责宣传指导工作；(四)依据本办法规定的职责起草或协助经办人起草、审查和修改各类合同；(五)按照公司质量管理体系的要求，牵头与项目部各部门负责人一起对主管的合同进行评审。(六) 收集、整理合同文本，建立合同台帐，并根据规定向档案部门归档；(七)监督合同的履行，对合同规定的主要内容如付款日期及时效、违约金等，应登记在台帐中，并及时通知合同管理人员；(八)协助处理合同纠纷，参与合同纠纷的调解、仲裁和诉讼活动；第八条 建立合同登记制度，合同管理人员应妥善保管合同文本，及时对本部门或本项目经理部签订的合同进行编号、记录在册，对合同的类别、金额、内容、履约时间、经办人等情况进行登记，记录履行情况，收集整理履行合同或合同纠纷解决过程中的资料。第九条 建立合同归档制度。合同及合同有关资料，包括会签表、授权委托书、电子邮件、图文传真、电报电传、函件、会议纪要、相关证照及批准文件、结算资料、合同变更、解除协议等，由合同管理人员及时收集归档，整理成册，由合合约部门登记保存。第十条 合同管理人员应具有较强的责任心，并应掌握相关的法律知识，熟悉合同法，不断提高业务能力。第三章 合同的订立第十一条 合同的签订程序：项目部订立合同前，必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，要求对方提供营业执照及其他资格证明文件、涉及资质要求的资质（等级）证书，必要时可包括对方的财务报表、资金证明和验资报告等，无经营资格或资信的单位不得与之订立经济合同。审查对方经办人的授权委托书及代理权限，审查对方提供资料的真实性与合法性，必要时去对方企业所在地进行实地考察。一般合同由合同部负责合同的起草，根据公司发布的合同范本及谈判（招标）结果草拟合同文件，合同内容一般包括标的（指物、劳务和专业项目承包范围内容等）、数量、质量、价款、酬金、履行期限、地点、方式、违约责任等主要条款，合同的拟定，要求做到条款完整、全面、用语准确、文字严谨。项目部合同部负责对合同的审查，对合同进行审查时，主要审查以下事项：(1)合同文本是否使用了中铁大桥局集团建设工程施工劳务分包合同示范文本(2)合同签订的时间、地点是否符合公司法务部的规定要求；(3)合同主要条款的内容是否齐全、严谨（特别指出的是专业分包、劳务分包的承包内容条款），签订程序是否符合法律规定；(4)合同内容是否符合法律、法规和规章的规定；(5)合同中的权利义务是否明确对等；(6)合同中约定的违约责任、选择的仲裁机构或诉讼管辖法院是否明确；(7)合同中是否含有对方的免责条款和加重我方责任的条款；(8)根据具体的实际情况需要审查的其他事项。对于劳务分包合同等需要填写中铁大桥局一公司合同评审记录表，并附合同草案、合同立项依据、对方当事人的资信状况证明，上报公司合同部，并经分管领导签署意见后，项目部根据公司合同部提出的审查意见进行修改、完善后，正式签订。第四章 合同交底第十二条 项目部对外签订合同时，由合同部组织各相关部室对项目部进行会议交底。合同部负责合同价格的组成、报价编制依据、材料价格、专业工程分包、工期要求、开工手续、竣工验收资料和备案等规定及工程适用的法律、法规和行业要求以及合同中的质量标准、质量管理及适用的验收规范、技术管理、工程变更、技术规范等规定内容进行交底。对工程项目合同文件的组成、双方的责任和权利、合同变更和合同争议解决方式等内容对项目部进行交底。第五章 合同的履行第十三条 合同签字盖章生效后，合同管理人员按照公司确定的规范对合同进行编号并登记，建立各类合同登记台帐及对合同文本进行保管、立卷归档，对合同的执行情况进行全过程动态管理。第十四条 合同依法订立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行合同。合同的执行部门对已经生效的合同，要认真反复阅读，掌握合同的主要内容和双方的权利义务；对于合同履行中遇到的工程设计变更、增减工作量、工期提前或顺延、部分工程的中间验收、竣工工程验收、结算价款确认，材料（物资）购入、机械设备买卖或租赁标的和价格变更等一切涉及合同变更事项，双方协商后必须补充相关内容，并取得对方的书面签认或确认文件，以便需要时有理有据的与对方交涉，或在发生纠纷时能够作为有效证据。第十五条 合同管理人员应与合同人员保持联系，及时掌握合同履行情况，在合同履行中遇到履约困难或可能违约时应及时提示执行部门采取有效措施，或以书面文件形式与对方协商处理，以免因违约而遭受对方索赔；必要时根据实际情况决定是否上报公司合同部申请帮助。如发现对方有违约行为时，应提示执行部门注意收集和保存有关资料，以便作为与对方协商和诉讼的证据。第十六条 在合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度，以保证合同的完整性。第六章 合同印章管理第十七条 项目部对外签订合同时，一律不得加盖带有中铁大桥股份有限公司的印章，只能加盖中铁大桥局集团第一工程有限公司阿博高速项目部的印章时，印章必须专人管理。第十八条 印章使用应严格遵守印章管理制度，不得在空白合同书上盖章后带出使用，严禁出借印章。第十九条 单份合同文本达两页以上的须加盖骑缝章。第七章 合同的争议处理第二十条 合同执行中，如遇法律争议，承办单位必须及时上报公司合同部，由合同部协同法务部处理。第二十一条 对履行过程中对方当事人的违约行为，项目部应立即查明情况，收集证据，向对方提出索赔报告。当我方接到对方当事人的索赔报告后，项目部应当立即上报公司合同部，并同法务部共同商定