费用核销制度.doc

主题：2012年销售费用核销规定 关键词：销售费用核销 发文等级：重要 发文时间：2012年1月15日 发送： 抄送： 为规范小包装费用核销流程，加快费用核销速度，经研究，在2011年制度的基础上加以完善，特对2012年度销售费用核销事宜做如下规定。一、2012年销售费用概念2011销售年度销售费用涵盖如下项目：市场开拓费用-终端生动化费用、区域性推广活动费用、促销物料费用；KA专项费用-产品进店费、陈列费、赠品费、价格策略、促销员费用；流通市场费用-进店、陈列费、促销员；办事处/工作站费用-房租 、办公用品、仓储费等；销售人员费用-差旅返利-根据合同要求，由业务部核准销量后，直接下发返利通知，无须经销提报年度发货目录。二、销售费用使用约定营销中心所辖各省区、各职能部门所发生的一切销售费用均执行费用申请批复制度，任何未经营销中心批准而发生的费用均不予核销。费用使用要求办事处/工作站要对经销商备案批复费用与核销费用建立台账，按月对经销商市场费用进行投入产出分析。对于市场费用投入高于省区平均水平的经销商要重点关注，同时要对其费用进行重点分析。三、费用核销时间约定兑付：1、月度经销商执行费用必须在次月20日前经办事处费用对接人汇总后报费用稽核部进行核销；2、其它费用执行结束后30个工作日内经办事处费用对接人汇总后报费用稽核部进行核销；3、对于无法按照约定时间核销的费用，必须提报书面延期核销说明，逐级至营销总监签字确认后，在费用稽核部进行备案。4、对于已经核销的费用，将以货补、货款等形式兑付给经销商。四、核销资料要求：费用单据相关要求1、支出凭证：公司统一要求的支出凭证；2、费用审批单：由公司统一的申请，导出EXCEL表格。3、发 票：1）开票单位某某有限公司 2）费用名称陈列费、条码费、进店费、检验费、服务费、管理费、代理费等费用类发票，食品、油等销售类发票（此类票据尽量不开）； 3）其它如卖场只给经销商开具发票，那么经销商需给我司开具正规发票，同时在核销单据后面附卖场开具同一费用的发票复印件，否则视为不合格。4、照片（1）照片必须是档期产品陈列照片，照片所展示产品必须与备案产品相符合，并且有照片真实的拍摄时间； （2）照片必须充分体现产品陈列位置和陈列面积，展示陈列形象，照片画面完整； （3）照片所体现的生动化物料（围挡、KT版、POP等）与公司要求一致。5、协议（1）协议必须签署双方签字、盖章确认，并且协议不得涂改；（2）协议中必须清楚、明确各项要约，如陈列协议必须明确陈列时间、地点、面积、陈列产品、陈列费用等。6、销量 必须由超市出具的销量，需超市盖章；有促销员需促销部签字，无促销员需区域经理签字。7、条码验收单 （1）由超市出具的条码验收单，需超市盖章 （2）如超市不出具验收单，超市需在经销商送货单中签字、盖章确认。8、在2011年运作过程中，出现不符合审核标准的将灵活给予处理:发票章与协议章不符时，两种处理方案。（1）发票章单位与协议章单位出具的关系证明，证明需加盖双方合同章或公章。（2）无法出具关系证明时，应填写发票章与协议章不符情况说明汇总表（见附表）。此表于2012年12月31日前由各区大区内勤负责汇总、签批完毕，统一提报至费用检查部。如今后再新增此类费用，每月20号前由大区内勤汇总，签批完毕，次月1日前汇总报至费用稽核部。发票章与协议章不符既无证明又无情况说明且无备案的，公司将不予核销该费用。直营市场仓储配送费、物流费、仓库租赁费、装卸费等，核销时所附费用明细表需由提供服务的物流公司盖章、直营财务、区域经理、省区经理签字确认无误后给予核销。单据粘贴顺序进店费、条码费：支出凭证、申请、发票、协议、对方产品验收单、系统进店明细；堆头、陈列、端架等费用：支出凭证、申请、发票、协议、照片（须带有效日期）、销量；广告位置及广告制作等费用：支出凭证、申请、发票、超市位置协议（或制作协议）、照片、其他资料DM费：支出凭证、申请、发票、协议、当期海报（原件）。促销活动：支出凭证、发票、活动方案申请备案表（已审批）、活动总结评估表、当期有效照片、其他相关资料；房屋租赁费:支出凭证 发票 租赁协议(电话、地址、面积、租金、租赁日期) 房东房产证复印件、身份证复印件 房租收条 租房申请批复件 ；办公费用：支出凭证、申请、发票、费用明细等。客情费：指出凭证、申请、发票、客情评估报告。其他：支出凭证、发票、其他相关资料；五、费用的核销处理不合格项核销管理规定处罚规定未建立审批及核销费用台账的没有审批的不予核销。有审批单未附表格的扣单据费用的5%。支出凭证办事处/工作站经理未签字邮寄到公司退回单据。支出凭证书写错误的按数额较小的金额核销。单据未用固体胶棒或胶水粘贴若单据散乱，则不予核销。发票 开票单位非山东西王食品有限公司的不予核销，公司扣留。发票未盖章不予核销，公司扣留。条码验收单条码不足按实际条码数核销。进店数量小于备案进店数量的按实际进店比例核销。签定协议内容的字迹不统一，非一次性填写扣该笔应核销费用的5%/次。协议（合同）书无双方的联系方式或联系方式不真实的给予部分核销，每个不符合项扣除该笔费用的5%。无双方的签订日期及无双方的签字盖章证明给予部分核销，按申请额度的50%给予核销。发票章与协议章不符既无证明又无说明且未按规定备案的。不予核销，公司扣留核销单据。照片无日期或日期PS处理不予核销，公司扣留核销单据照片日期未在陈列日期内不予核销，公司扣留核销单据照片形象堆头帷幔不符合公司要求的扣当月费用的20不合格项核销管理规定处罚规定堆头照片显示不全，无法看到实际面积的不予核销，公司扣留核销单据照片在同一单据或不同单据中重复使用的同一单据中重复2张以上的，只核销金额小的费用不同单据中重复使用的照片只核销一个门店费用（核销堆头金额小的），另一个门店费用不予核销。不同批次提报的单据中重复的照片，一旦发现，公司扣留单据，不予核销。备案陈列面积与实际不符（实际面积小于备案面积）核销金额=实际面积备案面积备案费用。销量达不到公司领导要求的按批复比例进行核销。核实支付客户陈列报酬形式不符按抽查结果核销。与市场检查组的检查结果有差异根据市场的检查情况，按比例进行核销。备注：1、原则上，问题单据将不退回办事处/工作站，由费用稽核部留存备案。2、直营费用将单独制定核销文件，不适用此核销管理规定。3、以上对销售人员的相关处罚，由费用稽核部负责按月汇总、于每月5日前将结果报营销总监和总经理审批通过后，通报执行，罚款从相关责任人工资中扣除，计入营销中心“快乐基金”。4、以上处罚结果将作为销售人员年终考核的依据。六、费用核销流程 1、经过系统的运行，出现了线上、线下不同步现象。在系统提报后，15天内需将单据寄至费用稽核部。为不影响系统内存的占用，在规定时间内未收到单据的，公司将在网上予以拒绝此批单据。 2、对于审批流程过程中稽核部外的营销总监、总经理及财务部审核等三个环节责任人，若在审核过程中发现问题，由稽核部负责解释并查证、核实，并在自发现问题之日起三个工作日内做出处理意见。此查证问题的三个工作日，不计入正常费用核销用时。七、核销职责办事处职责1、要求各区域经理必须告知经销商公司的制度，并在办事处张贴，组织经销商、员工学习。2、此制度下发后，在三日内由区域经理负责将此制度传达给经销商，由经销商签字、盖章确认后，办事处将此件留存。3、办事处对于费用在系统提报的，需每月3号前导出办事处费用清单，汇总核销情况，不明之处可与费用稽核部核对，区域经理签字确认后，告知我们的经销商，经销商签字、盖章确认需在每月的7号前，见附件2（核销费用告知单），办事处将每月费用汇总留存，并于10号前将此费用在费用稽核部备案，备案方法:扫面件传至邮箱 163.com.流程图如下： 4、以上情况是否落实，由督察部负责例行检查，对于制度无在办事处张贴的，各办事处负责人罚款000元；制度经销无确认的，各办事处负责人罚款000元。在督察部巡检中一并汇总，由营销中心通报执行。经销商不了解公司制度造成不能全额核销的，区域负责人罚款000元，省区经理给予000元的罚款；每月费用核销情况经销商无确认的，对于区域负