档案管理办法2011.doc

档案管理办法（修订版）一、 目的：档案是公司开发、经营、管理、发展过程中直接形成对公司、社会有保留价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是完整反映我公司各个历史时期各项工作和业务活动的真实记载，起着原始凭证的作用，是查考我公司工作和业务，记载和研究本公司历史的重要依据。只有实现档案管理的标准化、规范化、提高档案的管理和操作水平，才能维护公司经济利益、合法权益，有效的为公司提供支持和服务。为了加强我公司档案的科学管理，更好地为各项业务工作服务，根据中华人民共和国档案法和国家档案局有关档案工作的规定制定本办法。二、 适用范围：适用于顺驰中国天津公司（所属各项目）各部门。三、 职责：档案管理工作的基本原则是：集中管理与分别保存相结合的体制，即公司综合管理部档案室对公司的档案工作实施统筹管理。各部门在工作和业务活动中形成的具有查考利用价值的各种门类和载体的档案须依据档案出处进行分别整理、保管等日常工作，以维护公司档案的完整与安全。（一）公司档案室天津公司档案工作对外联系的统一出口。统筹天津公司档案管理工作，确定工作开展方向，指导、检查和监督各部门的档案管理工作，以及组织制定、完善档案管理制度。指导、检查和监督公司各部门日常档案管理工作。（二）项目行政工作人员指导、检查和监督项目内各部门日常档案管理工作，做为项目档案工作的统一出口，做好公司档案室与项目之间的档案对接工作。（三）各部门经理推动部门档案工作的顺利开展，督促部门档案的收集、整理、录入和移交；保证部门存档明细的正确、完整性。（四）各部门档案工作人员严格按照档案存档明细及档案制度要求，按时收集、整理、录入和移交档案。 各岗位工作的工作职责详见档案工作岗位职责（见附件一）。四、 实施办法：（一）存档资料的归档明细 经各部门经理签字确认的各部门归档明细（范围、分类、保管期限、密级、移交时间、档案存放地）请参见附件二。综合管理部将其作为日后档案管理工作的检查依据。公司档案室负责人应定期组织各部门档案管理人员根据公司发展变化核对档案分类明细的变化情况。（二）档案的收集、整理、录入及移交 每月日前各部门档案工作人员须完成以下三项工作：（）登陆OA系统将文件材料归档总结和文件材料归档计划（见附件三）分别填写完整后进行提交；（）按照档案存档明细中的存档范围和分类将本部门上月工作产生的档案进行收集和整理，并登陆OA系统将新增档案目录进行录入；（）将档案存档明细中要求每月移交的新增档案移交档案室（移交时间另行规定的按照档案存档明细要求执行）。 各部门档案工作人员到档案室移交档案时，档案室工作人员须与移交人按照各部门录入的新增档案目录与移交的档案实体当面进行核对，审查无误后方可在系统中予以确认。 移交的档案必须清晰、完整，移交的相关证件中所涉及的文字内容必须准确无误。（三）档案整理的规范化要求文件应分类管理，分别保存，建立卷内目录。文件应保存在统一A4规格的档案盒内，每一档案盒内首页应设目录表，末页设备考表，文件保存时依序编号、登录，档案盒的背脊应标明所含文件的分类名称。 同一年度的同一类文件以存放于一个档案盒内为原则，如文件较多，一个档案盒不够使用时，可分两个或以上的档案盒保存。拆除金属物，案卷文件统一按A4纸的规格进行装订，对大幅面的图表应按手风琴式进行折叠，装订线外有领导重要指示的应加宽边，破损的文件应裱糊。盒内文件要逐张编号，使用黑色（或蓝黑色）号码机油的号码机在文件正面的右下角，背面左下角（指有内容的，空白纸除外）边缘一公分按顺序打号。文件整理要注意区分年份，一般不要把不同年度的文件立在一个保管单位，以下情况除外：（）年度计划、总结、报表、预决算等放在针对的一年；（）长远计划放在针对年度的第一年，如一九九一年制定的，一九九二年至一九九六年规划，放在一九九二年归档；（）跨年度的总结放在文件内容针对的最后一个年度；（）法规性文件放在公布后批准的一年；（）跨年度的案件放在结案的一年；（）回顾性、纪念性的文件放在写成的一年；（）当年未办理完的文件，如要在第二年第一季度以后才能办完则连同当年的文件放在翌年归档；（）跨年度的请示与批复，来文与复文放在复文年度盒内文件存在不符合实际或不齐全、不完整等情况，必须在案卷最后“备考表”中加以说明。盒内文件的排列，应按照来源联系、内容联系、时间联系，保持文件之间的密切关系、文件形成时间的先后次序、文件编号次序、专门年度和便于利用的要求，进行系统的排列：（）一个问题，一个案件按作者、重要程度组织盒内文件；（）几个性质相同或相近的问题、案件先分问题、案件，再按时间顺序组织盒内文件；（）会议文件按重要程度组织盒内文件；（）来往文件一般是按请示和批复，批复在前，请示在后；来文和复文，复文在前，来文在后；正文和底稿，正文在前，底稿在后；主体和附件，主体在前，附件在后；综合性、结论性文件在前，分析性、专题性材料在后；转发件在前，被转件在后；正件、存本在前，附件、底稿在后；计划和总结，总结在前，计划在后的原则组织盒内文件。凡报送档案馆的档案资料均按照以下要求组卷：（）组具：封皮、封底、卷内目录、备考表、档案盒。（）封面填写：案卷题名、编制单位。（）页号打印：一般在右下角，反面标在左下角，图纸应折叠成A4大小，照片档案背面编号。（）卷内目录的填写：一般应按时间顺序排列、编号应按文件实际编号填写、责任者为具体负责人、日期为文件发生日期、页次为文件页次顺序、备注注明原件或复印件。（）备考表的填写：注意使用碳素笔填写。（四）档案保管的规范化要求应归档的文件材料要齐全完整，能正确地反映各项工作活动的真实面貌，并便于查找、利用和保管。凡以项目名义获取的政府下发的各种证件及获奖证明等一律由档案室保管。如项目发生转移，则该项目所有档案均须转移至接收公司保存，交接双方须做好记录并进行签字确认。各部门档案应及时分类、归档，不得随意随处摆放，应选择安全、防腐、防潮的位置，禁止散落存放，避免丢失。每年要对库藏档案进行一次全面的检查，认真核对，做到帐物相符，对破损或载体变质档案，要及时迸行修补和复制，发现档案发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。凡列进公司档案室的档案须按以下原则确定保管期限，即永久、长期（保存五十年）、短期（保存十五年）。档案的保管期限是从档案的所属年份的下一年一月一日起计算，长期计划、协议、协定、合同（正本）等有关文件的保管期限按有效期满后的一年一月一日起计算。各部门资料库的内容可根据实际工作情况自行确定相应的保管期限。（）永久保管：是指反映公司主要业务活动和历史面貌，对公司发展建设具有长远利用价值的文件材料。主要包括：本公司工作中形成的重要文件，如：条例、细则、规定、指示、决议、决定、年度工作计划、总结、重要的请示及其批复、报告、机构演变、人员编制、人员任免及嘉奖的文书材料以及重要的声像档案（照片、录音、录像）和图片材料。（）长期保管：是指反映公司的基本业务，并在较长的时间内具有需要查考利用价值的文件材料。主要包括：工作中形成的、在相当长时间内需要查考利用的文书材料以及声像图片材料，如：各种规定、办法、比较重要的请示、报告、照片、录音磁带、录像带等；上级颁发、转发的属于我公司主要业务并需要贯彻执行的重要文书材料，如：对工作的指示、规定、办法、批复等。（）短期保管：是指在较短的时间内，对公司工作有查考利用价值的文件材料，包括：一般业务来往文书、通知、规定和批复文件。（五）档案库房的管理档案库房内严禁烟火和存放易燃物品及各类杂物。必须设置数量足够符合标准要求的消防器材，对消防器材要掌握性能，能熟练使用。做好“八防”工作。（防盗、防强光、防火、防鼠、防虫、防潮、防尘、防高温等）工作人员外出时锁门，不得交给非工作人员代管。非档案工作人员未经许可不得擅自进入档案库房。安装电器、设备等要有足够安全系数，并经领导批准。定时开展安全检查，保持各种安全设备良好。（六）档案保密的管理档案工作要严格遵守顺驰中国天津公司保密制度，既要便于开展档案利用工作，又要确保档案中秘密的安全。借阅案卷严格执行借阅管理规定，退回的案卷及时放入箱柜内，严防丢失和泄密，工作人员离开岗位要随时加锁。未经批准，不得借阅带密级的文件，阅读密级文件应在档案阅览室内。一般不得抄录密级文件内容，确因工作需要抄录要经有关领导批准，并将抄录件按同级密件管理。二级以上密件不得抄录。档案管理人员不得随便谈论或泄露档案中内容，如有违规，一经查出，公司将追究其法律责任。（七）档案的借阅规定借阅档案必须严格遵守档案借阅规定，如有密级规定须经审批人批准后方能借阅。档案管理人员应随时了解和掌握档案借阅情况，做好提醒催还工作。单个借阅周期最长以天为限，如有特殊情况需延长调阅期限时，应与档案室管理人员联系确认续借，续借最长期限为两个借阅周期。其间如有其他人员调阅同一档案时，应变更调卷登记，不得私自授受，否则一切责任由转借人承担。借调档案的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，如有拆开必要时，须报明原因，请档案管理人员负责处理。档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告档案室上级领导。外单位借阅、摘抄档案(商品房合同除外)，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅摘抄，但不能将档案带离档案室，档案管理人员须对摘抄的材料进行审查、签章。如业主借用商品房合同，须持销管部开具的借合同凭单到档案室留存凭单后方可借出。8 借阅档案须遵守以下流程：（）查阅阶段员工如需借阅档案可登陆OA管理系统支持保障体系档案管理模块进行查询，系统将显示所需档案的借出情况、密级（如有密级会标明审批人）及档案保存地。（）审批阶段如借阅有密级的档案，借阅人选中该档案后系统将自动链接借阅档案审批表（见附件三），借阅人员需将“借阅人”、“是否归还”、“借阅用途”等内容填写完整并打印该表单后，由相应审批人进行签字，然后持该审批表到档案室办理借阅档案。如借阅无密级的档案，借阅人可从档案系统中查询档案的状态及所在档案室直接到档案室登记并借阅档案，如所借档案不予归还须由主管副总在借阅审批表上签字确认。 （）借阅阶段借阅人借阅有密级的档案需持经审批人签字的审批表到档案室调卷，档案室人员检查无误后方可借出档案，并在“调出经办人”处签字，在档案管理系统中更改此案卷的借阅状态。借阅无密级的档案由档案借阅人直接到档案室填写借阅档案审批表（见附件三），经档案室人员核对无误后借出档案并在档案管理系统中更改此案卷的借阅状态。各部门工作人员如因业务需要需从其他部门借阅档案时，应填写借阅档案审批表（见附件三），经档案保存部门经理批准签字后方可借出。（）归还阶段档案管理人员在档案期满一日之前督促借阅者归还。若借阅人在借阅期满后还需使用此档案，则须到档案室与档案管理人员进行确认后，更改借阅记录，方可续借，否则须按时归还。借阅人员须按时将借阅的档案完整归还档案室，档案管理人员检查无误后，在借阅档案审批表的“归还经办人”一栏中签字，并在系统中取消“已借出”标识。对于借阅期满未办理续借手续的，经档案工作人员催告调卷人仍不能及时将档案归还的，档案管理人员将在逾期3日后以书面形式向该员工发阅档催还单（见附件三），并责成其部门经理督促其归还，若仍无故不履行归还手续的按第六条规定处理。（八）档案的鉴定与销毁定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。由档案室和有关部门组成鉴定小组共同对待销毁档案进行鉴定，对鉴定后确无保存价值的档案，填写和打印档案销毁登记确认单（见附件三）并附销毁档案目录，由档案所属部门经理及其上级领导进行审批。2确定销毁的档案，应将各卷卷内目录、销毁清册及说明一并永久保存，以备查考。3销毁的档案，应指定二人负责监销，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签名，严防丢失。4销毁档案要严格执行保密制度，销毁时，要有档案室工作人员在场监督，并指定二人用纸张粉碎机处理或进行焚毁。五、违规处理办法：1对于不能履行岗位职责的档案工作人员，两次以下者由档案室管理人员通过电话或当面督促其改正；两次以上者则与其部门经理商洽调离档案管理工作岗位，情节严重者予以辞退。对于因工作失误造成档案腐蚀、缺损、丢失，为公司造成重大损失的档案工作人员予以元至元的经济处罚。对于由于部门经理重视不够引起的档案工作失误给公司造成重大损失的，直接报请公司总经理对其进行警告处分及元至元的经济处罚。如档案借出后因保管不慎将文件遗失则调卷人负全部责任。档案管理人员有义务协助其责成相