小微企业会计核算软件简易说明.doc

小微企业会计核算软件简易说明（二）五、凭证输入需要注意的是，必须输入一条以上会计分录，并且符合“借贷必相等”的会计原则。如果需要做单向调正凭证，必须在系统设置中，将“有借必有贷”设置成否。财政备案时不可以只有借方或只有贷方的单向凭证；同时凭证的合计数不可以为零。记帐凭证不能输入现金和银行科目的分录，汇兑损益调正分录除外。如果要打印对应科目日记帐，则记帐凭证不能做含有现金或银行存款的多借多贷凭证。如果需要在记帐凭证中输入含有现金或银行科目的多借多贷的凭证，必须在系统设置，将“多借多贷”设置成是，如果有这些多借多贷的凭证，就不可以打印取对应科目现金日记帐、银行存款日记帐格式，只能打印日记帐（无对应科目）格式。注意l 记帐凭证必须输入一条以上会计分录并且符合“借贷必相等”的会计原则。l 输入或修改会计分录的每一栏,必须按“Enter”键确认，否则不保存分录的修改或新输入的分录。l 记帐凭证不允许输入现金科目或银行科目的分录。l 记帐凭证中不允许同方向有一条以上的现金科目或银行科目。l 工具菜单下“输入支票显示”栏有“”标记，在输入凭证时显示支票框，相反则不显示。l 系统把输入的结算方式和票据号码显示在本行的摘要后面。若同一张凭证中多笔分录的票据号码相同，则在银行对帐单的企业日记帐中则显示为一笔，保证银行对帐的准确。l 对于应收应付核销的凭证，在往来核销中自动核销以后，不能修改与核销有关的凭证，必须取消核销后，才能修改凭证。l 制单日期有二种选择，一是默认系统日期，二是按上张制单日期。会计分录帮助用户如果有相关业务不知道对应的凭证如何制作，可以点击摘要或者科目栏位中的帮助按钮，通过查询摘要关键字，查询到相关凭证，即可导入凭证模板具体操作流程如下：进入凭证界面，点击摘要或者科目栏位中的帮助按钮会跳出会计分录帮助窗口，在查询窗口中，业务栏输入摘要关键字，并点击回车键确认，即可查询到相关的凭证模板双击选中相关凭证后，点击左上角的凭证导出即可导出到凭证输入界面，输入相应的金额即可。凭证仍有许多相关的功能，如有用户需要请进入程序的帮助文件进行参阅。六、账册浏览1.日记帐： l 设定统计的开始日期和结束日期。l 在左边的框中选中科目。l 在右边选定帐页格式。l 点击确定，即显示出有对应科目的日记帐。图7-2 日记帐显示格式2.科目余额表单击明细帐再点击科目余额表菜单项，将弹出如下窗口，这个窗口中，有三种选项卡：右边第一个选项卡是“请选择”字样，先选择要查看的报表格式（例科目余额表），单击窗口右下方的清空条件按钮（意为：选择所有科目），也可点击某一科目，单击确认进行余额表的查看。l 科目余额表：当在左边列表中不选择任何科目时，余额表则显示所有科目。按确认键后显示所有科目的期初余额，借方发生，贷方发生，期末余额，以及该科目发生了几笔凭证。3.三栏式明细账本功能用于显示和打印三栏式明细帐。单击“明细帐”菜单下的“三栏式明细帐”菜单，显示画面如图：操作步骤：l 在左边选择所需科目。l 在右边选择帐页格式，有三栏式明细帐，数量明细帐，外币明细帐。l 可以调整开始日期，结束日期：默认是当月的明细帐，可调节为连续的几个月或一年的明细帐。例，开始日期2012-01-01，结束日期2012-12-31。即显示2012年度全年的明细帐页。l 单击确认，即显示明细帐4.总分类账单击总分类帐的子菜单总分类帐，出现选择菜单，如图1-1。图5-1选择总分类帐格式七、月末处理1.自动转账自动转帐功能主要帮助用户自动产生一些规律性的凭证，减少用户的凭证输入量。如：月末处理或年终处理时的收入，费用科目的结转。1) 单击会计凭证工具程序接口自动转帐。2) 单击取数按钮，系统自动根据相应的公式取出相应的数据。3) 单击生成凭证按钮，系统根据取出的数据自动生成相应的会计凭证。自动转帐凭证公式的设置：如图4-11。内容说明：l 分录摘要：输入要生成的凭证摘要。l 借方科目：生成凭证的借方科目可选用明细科目也可选非明细科目。用户直接输入科目编码或回车键选择科目。l 取数科目：数据来源科目，生成的凭证是一借一贷的情况下取数科目也可以是第三方科目。用户直接输入科目编码。l 取数比例：默认值是100%。可根据需要修改比例值。l 取数性质：科目的取数性质有年初余额，月初余额，借方发生，贷方发生等，用户根据实际情况选择相应的数据性质如00，01，02等。l 结转金额：系统根据取数性质自动显示数据。l 是否使用：双击可设置该选项，单元格有对勾表示可使用，单元格无对勾表示不使用。注意：l 使用自动转帐前必须先登帐，自动转帐凭证生成后也要登帐。l 自动转帐凭证不产生多借多贷的凭证。l 项目核算科目自动结转时，自动转帐凭证不带核销号和项目核算内容。l 删除分录行：单击需要删除的行，按F12键删除该行内容。l 借方科目与贷方科目不能同时是非明细科目，若有一个是非明细科目，则取数科目必须是该非明细科目。2.月末登帐l 单击月末结帐菜单下的月末登帐，进入月末登帐界面。l 确认登帐年月：当前工作年月l 确认本月凭证信息：F 凭证类型是收付转凭证，显示为现金凭证，银行凭证，转帐凭证的凭证分录数和当月凭证合计数。F 凭证类型是记帐凭证显示记帐凭证的凭证分录数和当月凭证合计数。l 确认本月科目信息：显示人民币科目，外币科目，数量科目的科目条数，当月明细科目合计数。l 确认是否复核登帐：若选复核登帐，当月全部凭证必须复核后才能进行登帐，否则系统将提示出没有复核的凭证，并且停止登帐工作。 l 鼠标单击开始。系统自动登帐，显示登帐时间，结束时间和耗时。l 鼠标单击完成，登帐工作结束。注意：l 由于登帐工作是将所有的凭证入帐，因此在登帐工作前，网络版用户工作站应退出凭证输入窗口，否则影响登帐的正确性。l 登帐后又进行新增凭证，修改凭证工作的，必须再次登帐。3.月末结转月末结转主要是将本月总帐科目，明细科目的期末余额结转到下个月初。只有月末结转后，才能进行下个月的凭证。操作步骤：l 单击月末结帐菜单下的月末结转。l 进入月末结转菜单。l 鼠标单击开始按钮。进行月末结转，桌面显示请重新登录进入下月。l 鼠标单击确定按钮，再单击完成，月末结转完成，进入下月。注意：l 月末处理过程中有时当月尚未结帐而次月的凭证又需要输入，这时可先进行月末结转，输入下月凭证，待上月结帐后必须重新结转，否则影响下月的期初余额。l 网络版用户月末结转时其他工作站必须退出财务，否则影响次月期初余额的正确性。八、财务报表操作步骤：l 月末凭证输入完毕后，直接进入月末登帐l 鼠标单击财务报表，选择报表打印。l 选择报表文件，单击打印报表按钮。l 如若要打印报表，首先选中所需要的报表，如：资产负债表。再单击打印工具按扭。检查报表校验关系。校验财务报表的正确性。撤消工作表保护：进入打印报表模块后，生成的报表每个工作表会自动保护，若要取消保