档案管理办法.doc

档案管理办法1、总则为了规范公司档案的管理工作，保护企业知识产权，使档案管理工作有章可循，特制定档案管理办法。2、适用范围与职责2.1本办法适用于公司生产经营、技术科研及企业管理活动需存查的有关综合档案的管理。2.2公司档案管理分为档案的集中管理及分支单位资料管理两级管理制。并实行负责人制，公司各级主要负责人及涉及人员对档案资料的归档、存储、管理、安全、保密负责。2.3总工程师办公室档案室管理范围与职责：2.3.1负责技术、科研，设备，基建，综合（文书、财务）档案及国外引进的科技情报文件存档与管理，对各单位技术资料管理有监督指导职能。2.3.2负责公司产品技术资料的描晒、发放及随机出厂资料的制作。2.3.3负责公司科技图书的管理。2.3.4对所管辖的存档文件、资料的完整、系统、安全、保密负责。2.4各单位资料管理范围与职责：2.4.1负责对生产施工用产品技术文件的保管、借阅及申请复制。负责对企业生产经营管理活动的可追溯性文件的收集整理及上缴归档。2.4.2监督、检查、改进加强本部门受控文件、资料的管理工作。2.4.3制定本单位日常工作中产品技术施工文件及资料的保管办法，对其合理提供、利用、维护其完整、安全、保密负责。2.5综合管理部负责公司计算机网络信息档案的管理，对其完整、安全、保密负责。 3、技术资料管理3.1各级档案、资料室一律不准未按规定办理查、借阅手续的人员借阅所保管储存的各类文件、资料。任何人员查阅档案资料时,不允许带照相、录相功能的器材进入档案、资料室。3.2档案室在办理技术资料、文件入出库或发放时要严格履行交接双方清点验收与登记签字手续，并注明年、月、日、交接人等。3.3凡生产用图纸、技术文件以及产品出厂资料，统一由总工程师办公室档案室按公司生产工作计划、工艺路线及图纸、技术文件分配表配发给有关单位。3.4档案室配发产品用图前，必须加盖发图日期及发至单位字样的专用章,对作废的图纸资料要加盖作废章。对有时效性的技术文件、资料，要依据制订部门给定的文件有效清单加盖注明启用年号的审核章。3.5机构调整时，涉及单位撤销或合并时，产品图纸资料要由原单位列出明细，总工程师办公室根据图纸资料发放明细予以确认后，档案室统一收回档案室保管或按资料销毁程序审批后实施销毁。3.6设计部门为满足用户需求，对产品改动部分（包括一次性）的底图要按正常工作程序入档案室存档保管。3.7因工作需求查阅引进产品图纸资料及孤本技术资料时，必须经部门领导签属意见，主管技术的副总经理批准后，在档案室指定的地点进行查阅，如需借出必须由主管技术的副总经理批准，方可借出，并严格按批准借阅期限返回。3.8各单位生产施工用的产品技术资料，因长期使用出现磨、破损需更换新图时，一律以旧换新。办理时需由单位主管领导签字总工程师办公室审批。如发生丢失的，原则上一律不准补发并追究其责任者。确因工作需要的，必须由申请单位行政领导写出书面报告，并经主管技术的副总经理批准后方可补发。3.9因特殊需要，向公司外部提供产品技术资料时，如：产品设计、技术交流或转让、申办（报）产品科技立项或科技成果、申办（报）有关企业或产品的执照许可等、以及销售活动需要特殊增带的技术图纸、资料(包括随机资料)等，需由经办单位提出申请行政负责人签字，经主管技术的副总经理、总经理批准后，方可提供（生产计划明确规定的除外）。如用户需要单独购买产品出厂资料(产品说明书、备件图册、产品维修手册),除按增带资料的申请审批程序进行审批外,还须到财务部门按所购资料的价格付款后,凭审批单和付款凭证到公司资料室提取。3.10设计部门在选定产品外配套件时，与供货方签定的技术协议应一式三份。设计部门、商务部各存一份并由部门资料员保管；另一份由设计部门送总工程师办公室办理备案、存档。3.11生产单位承担的公司产品自制部分的设计、工艺资料，一律按产品设计程序规定，入公司档案底图库保管。3.12商务部外购、生产部外协订货需要为供货方提供产品图纸时，必须在订货合同或协议书中明确图纸资料回收事项。图纸资料出厂前本单位资料员要对图纸资料的借出或回收进行登记存查，并按有关规定办理手续。3.13外协、外购订货所需图纸资料的补发，原则上以旧换新。图纸资料损坏丢失的，须在查清原因和责任的基础上，由公司高层领导审批同意后执行补发。 3.14质量检验部对产品出厂检验记录及重要部件检查记录要按月归档，如工作需要查阅，须经技术经理批准后方可查阅。3.15技术资料、文件发放的领取、申请复制必须由各部门及单位的专兼职资料员负责办理，其他人一律不予受理。3.16生产单位技术资料的管理3.16.1各生产单位要建立方便生产作业需求，符合产品技术资料安全保密要求的产品技术资料保管借阅室。根据生产施工的需求，设立足够数量的专兼职资料管理人员（专职技术人员不得兼任），结合本单位的特点建立管理制度和借阅使用管理办法，明确各级人员职责。3.16.2生产单位的产品技术资料（包括车间管理的产品图纸、材料定额、产品工艺、产品工装图等）实行统一集中管理，使用一律采取借阅制，并做到当日借当日还。同时，要严格履行借阅手续，做到查有记录，保证产品技术资料在使用过程中的安全保密。3.17生产部、商务部、销售公司、质量检验部等单位查阅产品技术资料，一律在公司专设或指定的查阅图地点进行。4、科技图书的管理4.1各单位经公司审批同意购买的（包括在会期间购买的）各种科技图书(含技术标准)，回厂后须携带图书和收据到总工程师办公室办理存档交接及借阅手续。财务部根据总工程师办公室验收的证明，方可报销。4.2科技图书的查阅只限公司员工。需在档案室指定地点查阅的，要有部门领导签批的证明方可查阅。如工作需要借出，要办理借出手续，期限为510天返还。如需续借，要办理续借手续。单位因工作需要，须长期借用工具书类图书的最长时限为12个月，若继续借阅须办理续借手续。4.3对科技图书、引进科技情报的资料及孤本资料借阅中，造成缺页、损坏、丢失的责任者，按现在市场购书的价格给予35倍的经济罚款。对情节严重者公司将从重处理。5、设备、基建档案管理5.1因工作需要查阅设备档案时，要由本单位提出申请，经主管生产的副总经理批准后，可在档案室指定的阅览室查阅。如需借出，要注明返还日期，由董事长、总经理批准，即可借出。5.2因工作需要查阅基建档案时，要由本单位提出申请，经主管生产的副总经理批准后可在档案室指定的阅览室查阅。外部人员查借阅公司基建档案时，必须由总经理批准方可查借阅。6、文书、财务档案管理6.1由于工作特殊性，查借阅公司一般性的文书档案须由总经办主任批准即可查借阅，重要级别的文书档案查借阅须董事长或总经理批准。6.2财务档案的查阅（包括代管的原老厂财务的档案），必须由财务部门领导（包括原老厂）申请并写清楚查阅的内容，经主管经理批准后方可在档案室指定的阅览室查阅。如需借出原件或复印必须写清楚借出或复印的内容及返还日期，并由总经理批准，即可借出或复印。7、改造、维修工程档案的管理7.1 改造、维修工程档案的组织、整理和归档由销售公司归口负责,工程涉及的相关部门负责工程现场资料的录入和记录并对其正确性、完整性负责。7.2 工程档案的内容包括：开工手续、甲方资料、施工方案、施工过程记录、检验记录、自检记录、自检报告、特殊过程记录、技术监督部门验收报告等。7.3 改造、维修工程的技术文件按技术资料的档案管理办法执行，统一由技术中心归口存入公司档案室。7.4 改造、维修工程档案的借阅须经公司主管该项工作的总负责人批准（公司主管副总经理），借阅单位事先必须出据由借阅单位负责人签批的书面申请。7.5 改造、维修工程档案的销毁按技术资料的销毁程序和办法执行。8、资料的存档8.1凡在企业经营管理活动中产生的可追溯性的文献资料（包括音像资料），都属于存档范畴。其内容为：技术方面资料：产品研发考察报告及音像制品；新产品方案论证报告；产品的设计任务书、计算书；研究试验大纲；试验报告；产品图样零件表随机资料的底稿（印）；产品工艺文件（包括：工艺方案论证报告、工艺规程、材料定额、工艺试验报告等）；产品工装底图；技术协议合同；技术专利批件及证书；各类技术标准（国家、行业、企业）；产品技术投产鉴定综合材料；产品出厂检验记录；产品主要件检验记录；重大质量事故分析处理报告；技术监督机关对产品抽查检验的报告等；研制成功的首台新产品的音像资料，以及因宣传和服务需要摄制的产品介绍或产品使用方面的音像制品。工程档案的存档内容按7.2条内容执行。设备方面资料：公司新购置或自制设备仪器的图纸、说明书、备件图册、合格证书、验收证明等；精、大、稀设备仪器的维修保养记录；重大设备事故的分析处理记录；设备报废评估文件及有关过程文件记录等。财务方面资料：财务各类凭证、报表、账簿以及国家财务管理法规规定的有关部门存档资料。基建工程方面资料：新建改扩建工程审批文件、设计文件；工程概预决算书、合同文件；工程开工竣工及质量验收鉴定资料；有关工程的音像资料；水电暖的工程（含隐蔽工程）的设计施工资料等。生产经营安全方面资料：生产经营年度统计资料；重要的外协外购件协议；重大安全事故的调查分析处理材料；企业技术改造立项、论证、施工、验收等资料等；产品销售、服务活动具有追溯性价值的资料。其它：公司下达的文件、管理制度；公司级会议记录；企业经营活动取得的许可证和管理认证等原件；企业获得的各种奖励及成果证书；企业沿革文献资料、企业重大事件资料（含音像资料），市级以上领导来企业视察工作等音像、记事、题词等文献资料。8.2文件资料的存档按类别分别由各所属单位部门负责整理提交，可根据拟存资料的情况定期不定期的向总工程师办公室档案室提交，总工程师办公室档案室统一理卷建档。一般情况下，产品资料分别在设计完成和实物产品完成及成果鉴定后，立即分别归档。基建及工程资料在项目完工后的一个月内完成归档。新增设备和技术改造项目在验收完成后立即组织有关资料的归档。财务资料按国家有关法规要求办理。文书档案的存档可按年度整理存档。8.3所有存档资料入库前，必须附经部门领导签字的存档资料清单。拟入库资料内容数量与清单不符合的，不得办理入库。8.4各级领导对责任范围内具有保存价值的资料文献的收集、整理、保护和存档负有重要责任和义务。9、档案资料的销毁9.1档案资料的销毁必须符合国家档案管理规定的要求，任何人员不得违背。对超出存储时