物业管理小区档案细目录.doc

物业管理小区管理档案细目录第一个盒子：基础管理一、按规划要求建设1、 小区简介2、 小区总平面图及实景照片3、 土地使用权出让合同4、 土地使用权5、 建设工程规划许可证6、 小区规划红线图7、 规划设计要求、控制文本8、 立项批复 59、 规划会审纪要10、 项目初步设计会审纪要 511、 项目初步设计批复12、 规划许可证（如分期开发的，按分期项目收集）13、 建设工程施工许可证14、 竣工平面图15、 地名号图16、 地下室车位平面图二、接管验收资料1、 项目验收资料1.1、竣工综合验收申请表（如分期开发的，按分期项目收集） +1.2、房屋建筑工程竣工验收收备案表（按幢为单位收集） + 1.3、房屋建筑工程竣工验收报告（按幢为单位收集） 1.4、项目竣工综合验收会议纪要（如分期开发的，按各期项目收集）1.5、项目消防验收资料（如分期开发的，按各期项目收集） +1.6、技防工程验收合格证（如分期开发的，按各期项目收集）1.7、项目准用证（如分期开发的，按各期项目收集） 2、 项目接管资料2.1、物业公司参与房屋及附属设施检查、验收原始记录（其中房屋验收资料，以幢为单位整理归档）2.2、主要设备、设施（如电梯、泵房、小区专变、技防、消防等）交接资料三、由一家物业管理企业实施同意专业化管理1 、 小区管理单位概况 1.1、企业简介 1.2、企业法人营业执照 1.3、企业资质证书 1.4、公司章程 1.5、企业管理人员花名册及学历、技术职称复印件 1.6、保安、保结、绿化、维修等人员花名册及身份证复印件、求职登记表 1.7、公司获奖证书及颂奖部门下达的文件、照片 1.8、税务登记证、组织机构代码证 1.9、物业用房清单及产权证复印件2、 小区物业管理招标资料 2.1、项目招标文件 2.2、项目主投标书 2.3、法人授权委托及参与现场答辩人履历表 2.4、项目投标陈述报告 2.5、公证书 2.6、中标通知书 2.7、中标承诺书四、物业管理合同 本合同根据市建委建房管2003367号文件规定编制，由物业公司与开发公司共同签署和归标五、前期物业管理服务协议 本协议按市建委颁发的示范文本要求，结合小区实际情况编制而成，经属地物业主管部门备案后，在建设单位销售物业时，由物业公司与物业买受人共同签署，拟按房屋幢为单位整理归档六、维修基金管理使用 维修基金使用规定及使用情况（目前我市尚未建立）七、房屋使用手册及相关制度1、 房屋使用手册 1.1、商品房使用说明书 1.2、宁波市住宅质量保证书 1.3、消防设施使用说明书2、 相关制度2.1、小区房屋装修管理制度，电梯使用，车辆管理等协议书2.2、业主临时公约（需经属地物业主管部门备案）2.3、上述制度同小区其他公众管理制度编成一本在住房入住时，由物业公司分发给每个业主，样本存档八、业主委员会成立资料1、属地物业主管部门关于同意成立小区业主委员会批复2、业委会筹备小组会议纪要3、业委会筹备小区公告4、选举业主代表公告5、业主代表选票（按幢整理归档）6、业主代表选票开票会议纪要7、当选的业主代表公告8、业主代表推选业委会委员候选人会议纪要9、召开业主代表大会公告10、首届首次业主代表大会会议纪要（含业委会筹备小组工作报告、物业公司初期物业管理工作报告）11、当选的业委会主任、副主任、委员公告12、小区业主公约、业主大会议事规则、物业管理委托合同公示公告13、业主代表、业委员成立名单14、业委员成立过程中有关公告、会议现场照片九、物业管理委托合同及业委会运作资料1、 该合同根据市场房地局、市工商局、市房2000110号文件颁发的物业管理委托合同示范文本要求，结合小区实际情况编制而成，小区业委会成立后与被聘的物业公司签署后归档2、 业主代表大会审议小区业主公约、业主大会议事规则、物业管理委托合同的会议纪要3、业主代表大会、业委会每次会议纪录、纪要（含会议签到册、有关照片等）十、创优规划及实施方案1、 制作小区创优规划及实施方案，经业委会同意并加盖印章后归档2、 小区每年度工作计划、总结十一、管理制度1、 上级物业主管部门相关法规、规定1.1、全国物业管理条例1.2、平湖住宅小区物业管理条例1.3、XXX甬政发2005131号文关于印发前期物业管理服务合同示范文的通知1.4、XXX建委建房管2003367号文关于印发前期物业管理服务合同示范文本的通知1.5、XXX建委房管2003368号文关于印发业主临时公约示范文本的通知1.6、XXX建委房管2003482号文关于印发业主大会，业主委员会运作规程（试行）的通知2、 企业规章制度 物业管理的各项规章制度（包括公众管理制度、内部管理制度），各岗位工作标准、职责及考核办法，拟编撰成一本企业管理制度归档十二、员工仪表仪容、持证上岗 员工岗位证书、员工花名册、员工道德行为规范，文明礼貌用语；此条考核标准，重在实际考察十三、现代化管理1、 撰写小区应用计算机等现代化管理手段概况2、 相关管理制度专辑2.1、计算机使用管理规定2.2、计算机操作人员岗位职责2.3、消、监控设施管理规定2.4、消、监控值班人员岗位职责2.5、对讲机使用管理规定2.6、其他相关制度3、 技防设施相关图纸十四、财务管理1、 相关规定、制度 1.1、所有物价局文件1.2、会计岗位职责、出纳岗位职责2、 相关资料2.1、物业公司向物价主管部门提出的小区物业管理综合服务收费备案报告2.2、小区住户物业收费台帐（拟以各幢单位设定）十五、房屋及共用设施设备档案管理1、 房屋档案资料1.1、小区房屋总平面图1.2、小区地下管网竣工图1.3、小区房屋数量、种类、用途统计表1.4、房屋建筑、结构、电气、管道、给排水、消防等竣工图（以幢为单位分别卷盒归档）2、 共用设施设备档案资料2.1、小区专变、泵房、消防、电梯等主要设施、设备均统一设立台帐2.2、小区专变设计、土建、设备安装、调试相关资料，变配室主要设备产品合格证，使用说明等2.3、泵房设计、土建、设备安装、调试相关资料，各类水泵、水泵控制柜等设备的产品合格证、使用说明书等2.4、消防设施设备：风机、总线联动控制器、烟感探测器、喷淋、火灾控制器、灭火按钮、联动模块等设施的产品合格证、质保单、使用说明书等，并收集相关设施的操作方法，编码对应表及消防联动逻辑关系等资料2.5、电梯：有生产厂家的用房手册、安装合格证、产品合格证、验收检验报告、安全检验合格证等十六、住户档案及配套设施权属清册1、 住户档案1.1、开发公司签发的交房通知单、住户入住情况登记表、房屋接交单。按户归档，以幢为单位装订成册（如遇二手以后业主，则凭房产证复印件等有效证明，重新填写“住户入住情况登记表”，重新归档）1.2、小区住户产权清册（包括业主姓名、性别、出生年月、工作单位、职务、联系电话、房屋建筑面积、自行车、汽车位号等）2、 配套设施权属清册2.1、物业办公、经营用房、社区局委会用房清册（包括这些房源产权证复印件，于属地房管部门签署的用房租凭合同等）2.2、水、电合同十七、十八、信息管理及住房意见征询1、 物管企业各项管理台帐（投诉回访制度、值班制度等）、报表资料一览表2、 小区服务中心接待记录（含报修、投诉等），拟按年度整理归档3、 住户投诉（反馈）情况登记表，拟按年度整理归档4、 按规定周期向住户发放“住户意见征询表”（发放前先予公告），收集后进行归类，提出书面整改意见，关予实施，全程资料整理后归档第二个盒子 房屋管理于维修 这一部分考核标准提出了小区房屋外观及房屋装修方面总体要求，参评小区应严格按标准逐条对照、整改 考评资料拟作如下收集、整理1、 房屋装修相关法规、制度1.1、建设部2002110号令“住宅室内装饰装修管理办法”1.2、平湖市有关装修的相关规定1.3、小区房屋装修管理制度，相关岗位职责2、 房屋装修管理相关运行资料2.1、房屋装修管理概况2.2、小区房屋装修管理预案2.3、小区商铺装修管理预案2.4、向辖地工商部门提出改变房屋使用功能时要求协助的报告2.5、住户房屋装修申请登记单、与物业公司签署的装修协议、住户或装修单位提供的装修平面图，装修施工企业资质证书复印件等，以户为单位，按幢整理、归档2.6、小区房屋装修巡查表（以户为单位，按幢收集、归档）2.8、住户房屋装修纠纷调节协议第三个盒子 共用设施设备管理这一部分考核标准规定了小区道路、给排水、管线、供水、供电、电梯等共用设施设备管理一般要求，参评小组应严格按标准逐条对照、整改。考评资料拟作如下收集、整理：1、 相关制度规定1.1、 市有关住宅小区物业管理服务基本标准的相关文件”1.2、 小区公共设施设备管理制度专辑及专业技术人员证书各类应急预案2、 共用设施设备运行记录、台帐2.1、小区变配电运行记录（24小时记录，按月整理、归档）2.2、配电房、水泵房值班交接记录（每日记录，按月整理、归档）2.3、共用部位、水、电耗台帐（活页本，每月一记，一年一本）2.4、排水、排污设施维修记录（按年整理、归档）2.5、道路、阴井等维修记录（按年整理、归档）2.6、供水设施维修、养护记录（按年整理、归档）2.7、二次供水池清洗资料（含清洗协议、清洗人员健康证、水质报告等）2.8、公共照明设施维修记录（按年整理、归档）2.9、电梯验收检验报告，维修合同、定期检验报告、安全检验合格证、保养作业报告等（按年整治、归档）2.10、配电房、水泵房、电梯机房有关操作规定、管理制度上墙，主要设备上牌第四个盒子 保安、消防、车辆1、 相关制度、规定1.1、 市住宅小区物业管理服务基本标准的相关文件1.2、 小区保安、消防、车辆管理制度专辑2、 相关资料2.1、 小区封闭管理示意图2.2、 警示标识设置一览表（包括何种警示语，用何种材质制作、设置部位等）2.3、 消防疏散示意图2.4、 消防器材设置平面图、消防器材统计图2.5、 消防器材检查记录及器材更新记录2.6、 保安培训、集训资料、会议记录及相关照片2.7、 治安方面有关公告3、 相关记录、台帐3.1、 小区治安巡逻记录（按月整理、归档）下同3.2、 保安值班、交接记录3.3、 消、监中心值班记录3.4、 高层住宅大楼值班记录3.5、 物品出入登记3.6、 小区停车场巡查记录3.7、 室内停车场巡查记录3.8、 外来车辆出入登记3.9、 外来人员出入登记3.10、失物招领记录 3.11、消防“4个能力建设”资料第五个盒子 环境卫生管理1、 相关规定、制度1.1、 平湖市关于市容环境卫生管理的相关文件1.2、 市住宅小区物业管理服务基本标准的相关文件1.3、 小区环境卫生管理制度2、 运作资料 2.1、 小区环卫设施一览表 2.2、 小区化粪池设置一览表 2.3、 小区环境保洁区域划分表 2.4、 住宅楼道清扫轮流表 2.5、 住宅楼道保洁公示牌 2.6、 装潢垃圾清运协议 2.7、 高层住宅外墙清洗协议 2.8、 化粪池合格证 2.9、 房屋共用部分保洁标准 2.10、保洁检查表（按幢、按月整理、归档） 2.11、灭蚊、灭蟑、灭鼠工作记录 2.12、爱国卫生记录（街道提供）（创卫资料）第六个盒子 绿化管理1、 相关法规、规定 1.1、平湖市有关绿化管理的相关规定及文件 1.2、市住宅小区物业管理服务基本标准的相关文件 1.3、绿化管理制度 1.4、绿化竣工平面图2、 相关资料 2.1、 绿化工程承包合同（开发公司与绿化施工单位签定的小区） 2.2、 绿化工程预（决）算书 2.3、 绿化建设项目竣工验收单 2.4、 绿化工程交工报告单 2.5、 绿化标牌设置统计表 2.6、 绿化养护记录