信息系统管理流程.docx

文件编号MY-QP02-005版本号1.0文件名称文件信息系统管理流程生效日期2017/08/15 页 次 第14 页 共11页 文件修订记录修订日期版本修订章节修订内容摘要修订者文件评审审批栏营销部/技术中心/品保部/企管中心/项目部/重庆基地/采购部/开发部/注塑部/经营管理部/工艺工程部/三角牌部/人力行政部/质保中心/总装部/计划物流部/品管部/财务部/拟定/编制审核批准李在胜1、 概述 本流程对文件信息系统管理的全过程进行了描述，涉及从内部文件编制及表单设计更新、外来文件接收及顾客要求的记录、审批、编号、发放、执行及日常管理、归档管理、过期销毁及过期保留、更改借阅、设计与优化、培训与推行、评估与生命管理周期的内容。2、 目的 通过规范文件信息系统管理的全过程的内容，以期为全公司文件信息系统管理活动提供参考标准，促进文件信息系统管理活动在公司的有序推行。3、术语 名称定义无4、流程范围流程起点内部文件编制及表单设计更新、外来文件接收及顾客要求的记录流程终点数据库输 入文件编制及表单设计更新、外来文件接收及顾客要求输 出文件、表单记录5、流程绩效指标 活动编码活动名称绩效指标备注-文件信息系统管理文件受控率文件记录清单更新顾客文件及时评审率顾客文件传送时间管控-记录填写抽查符合率所有部门执行情况6、角色与职责角色名称职责总经理、董事长1） 负责手册、程序文件的批准，文件记录的销毁或保留批准。所有部门1）负责除手册、程序文件以外的其它文件、表单审批；2）负责经手的外来文件审批及是否转化内部文件；3）负责日常运行的执行及管理；4）负责不适合实际情况的文件修改申请提出；5）负责本部门保管的过期文件、记录的销毁或保留提出。经营管理部1） 负责手册、程序文件的主导编制及审批；2） 负责经手的外来文件审批及是否转化内部文件；3）负责日常运行的执行及管理监督检查；4）负责不适合实际情况的文件修改申请审批；5）负责本部门保管的过期文件、记录的销毁或保留提出及各部门的提出审批；6）文件记录的归档。7、流程图8、流程说明活动编码活动名称活动内容角色输入输出01内部文件编制及表单设计更新体系办组织人员编写质量手册、程序文件及相关记录表单；各部门组织人员编制第三层次文件及相关记录表单。所有部门标准、客户要求、法律法规、自身要求质量手册程序文件及表单三层次文件及表单02外来文件接收及顾客要求的记录外来文件由文件对口管理部门接收并填写外来文件登记表。所有部门标准、客户要求、法律法规、自身要求外来文件一览表03编号各部门负责第三层次文件及相关记录表单的编号，手册、程序文件及相关记录表单由经营管理部编号。经营管理部主导、所有部门参与文件、表单编号的文件、表单04是否转化外来文件由分管领导决定是否转化为本公司文件。各部门负责人、总经理、董事长外来文件外来文件或转化的内部文件05审批手册、程序文件由经营管理部审核，总经理或董事长批准；其它文件、表单由分管负责人审批；外来文件由分管负责人审批及是否转化内部文件。各部门负责人、总经理、董事长各类文件、表单文件、表单记录06发放文件的发放由文控按文件发放范围发放，发放范围应确保每个使用场所都能得到适用文件的有关版本。经营管理部、技术中心各类文件、表单文件发放回收记录表07执行日常管理文件表单的培训、运行、监督。经营管理部主导、所有相关部门参与文件、表单相关记录08记录表单保存记录由各主管部门的管理人员进行收集，按记录的分类进行编目，按产生的顺序整理成册并加封面，封面上注明记录内容，如名称代号、日期、保存期限等。所有部门表单记录记录一览表09归档管理发放接收后，发放接收部门应将受控文件列入记录；需归档的文件交文件管理员填写受控文件清单，并分类编目加以标识归档保存。光盘或软盘贮存的文件也应进行标识。所有相关部门文件名录受控文件清单10文件借阅 记录表单查阅、借用由查阅人向记录管理人员说明理由，查阅人在记录存放点进行查阅。在合同有要求时，记录可提供给顾客及其代理人查阅。经文件管理员同意后，方可借用。所有相关部门文件借阅登记表文件借阅登记表11更改申请文件需要更改时，由申请人填写文件更改申请/通知单。所有相关部门文件更改申请/通知单及需要更改的文件文件更改申请/通知单12审批由原文件批准人/部门审批，若原文件批准人/部门职能转移或撤消，由现在主管该项职能的领导/部门批准。各部门负责人、总经理、董事长文件、表单更改申请/通知单审批同意的更改申请/通知单及修改后的文件13实施文件更改需划改的文件，由文件管理员在原文件上直接进行划改，并注明更改标记。经营管理部主导、所有相关部门参与需要修改的文件、表单文件更改台账及更改后的文件14文件作废与销毁作废文件由文控按文件发放回收记录表的发放范围，从现场收回作废文件，并加盖“作废”章以防误用。所有部门过期的文件记录清单文件制订更改/废除申请通知单15审批每隔三年对文件记录进行一次清理核销，由文件管理员提出过期文件名单，由原文件审批部门或分管领导审批。各部门负责人、总经理、董事长过期的文件记录清单文件/记录销毁（批复）申请单16作废销毁需销毁的作废文件，统一销毁。文档管控人员需销毁的作废文件销毁记录17作废保留需保留的作废文件，应在文件（记录）作废销毁申请单注明，由文件管理员加盖“保留”章方可留用。（或原版留存一年后销毁）文档管控人员需保留的作废文件注明的文件（记录）作废销毁申请单及保留文件9、支持文件序号文件名称文件编号 1文件记录控制程序无10、相关流程及接口 上层流程无前端流程无后端流程无11、记录的保存记录名称移交责任人保存责任人保存场所归档时间保存期限到期处理方式文件受控申请表 体系办档案室3年更新受控文件清单 体系办档案室质量记录一览表 体系办档案室外来文件一览表 体系办档案室文件制订更改/废除申请通知单 体系办档案室文件发放回收记录表体系办档案室文件/记录销毁（批复）申请单体系办档案室文件增补申请单 体系办档案室文件借阅/复制记录 体系办档案室文件更改台账 体系办档案室联络函 体系办档案室质量记录表单样册体系办档案室12、补充与说明无13、附件13.1文件编码规则： 13.1.1公文分类： ZD：规章制度简称；CW：呈文简称；JY：会议纪要简称；BW：部门文件简称；RM：任命书。如：MY-RM-08001-2017任命书为：鸣洋任命书2017年8月份001号。 13.1.2 公司代码：MY：公司简称；CQMY：重庆鸣洋；DZMY：定州鸣洋；NJMC：南京鸣创；涿州鸣洋ZZMY。 13.1.3 公司部门代码：序号大部门子部门代码英文全称序号大部门子部门代码英文全称1董事长CHDChairman20重庆生产基础注塑车间IMW Injection molding workshop2审计监察部ASDAudit and supervision21三角牌车间TWD Triangle workshop3总经理GMDGeneral manager22总装车间AWDAssembly workshop4常务副总DMDDeputy managing director23南京生产基地NJMYNanjing MY5营销部MADMarketing Department24南京生产基地生产设备科NJMY-PEDProduction equipment department6企管中心EMCEnterprise management center25技术质量科NJMY-TQDTechnical quality division7企管中心计划物流部PLDPlanning logistics department26销售物流科NJMY-SLDSales logistics division8采购部PUDPurchasing department27综合科NJMY-GDDGeneral department9经营管理部OSDOperating system department28定州生产基地DZMYDingzhou MY10人力行政部HADHuman administrative department29定州生产基地生产设备科DZMY-PEDProduction equipment department11技术中心TCDTechnology center30技术质量科DZMY-TQDTechnical quality division12技术中心项目部PDD Project department31销售物流科DZMY-SLDSales logistics division13开发部R&DResearch and development32综合科DZMY-GDDGeneral department14工艺工程部PEDProcess engineering33涿州生产基地ZZMYZhuozhou MY15质保中心QACQuality assurance center34涿州生产基地生产设备科ZZMY-PEDProduction equipment department16质保中心品管部QCDQuality control department35技术质量科ZZMY-TQDTechnical quality division17品保部QADQuality assurance department36销售物流科ZZMY-SLDSales logistics division18财务部FIDFinance dept37综合科ZZMY-GDDGeneral department19重庆生产基础CQMYChongqing MY 13.1.4 体系文件的编码规则：体系文件的编码说明序号名称编号格式说明1管理手册MY-QM-01MY：表示鸣洋，QM：表示管理手册；本公司管理手册整合了，质量、环境等管理一体化手册2流程程序文件MY-QP-001流程程序文件编号：公司简称-QP-流水号3指导性文件MY-WI-001MY-ZD-001指导类文件分为：ZD：规章制度简称；WI：管理办法或规定；管理制度参照公文编号分类；技术类参考第5项要求4记录表格MY-QP-01-F1 A0记录表格的格式编号由生成文件应记录的原文件编号后加加“-”加“F序号”及版本号组成。如文件“MY-QP-01”产生的第1个记录表格编号为“MY-QP-01-F1 A0”技术/规范类文件的分类与编写规则序号文件编码方式1工程图纸产品图零件/模具号为编号BOM零件号为编号装配图零件号为编号2标准工程/技术标准MY-TS-XXX质量标准MY-QS-XXX3成型工艺参数XXX（项目）-模号-机台号-XXX4CP控制计划XXX（项目）-CP-XXX5过程流程图XXX（项目）-FC-XXX6D/FMEA（失效模式分析）XXX（项目）-DFMEA-XXXXXX（项目）-PFMEA-XXX7作业指导书生产操作XXX（项目）-WI-XXX检验操作XXX（项目）-QC-XXX包装方