分析检验原始记录台帐管理流程.doc

分析检验原始记录、台帐管理流程为了进一步规范化工产品质检一室分析检验原始记录及台帐的使用和管理，按照公司质量记录和文件管理的有关规定特制定以下管理流程。一、 管理职责1、岗位分析人员职责：（1）按照部、室规定的格式认真填写分析检验原始记录、台帐。（2）没有接到一室技术组的正式书面通知，不得擅自改写记录本的名称和编号。（3）认真检查原始记录本的名称、编号、内容和格式，若发现不妥之处，积极与专区技术员或技术组联系，并提出修改建议。（4）积极配合本专区技术员，做好新增原始记录本的设计工作。（5）对用完的记录本、台帐要按规定归档保存。2、专区技术员职责：（1）检查各岗位原始记录本、台帐的使用情况，保证需求量。（2）检查各岗位原始记录、台帐是否按规定填写，对不按规定填写的要进行考核。（3）检查已归档保存的原始记录本、台帐，保证其按规定保存，确保其保存完整。（4）积极关注本专区分析计划的变化，接到技术组的通知后，做好新增原始记录本的设计，并报技术组确认审批。（5）传达，下发技术组关于分析检验原始记录方面的通知，并对其执行情况进行监督检查。3、技术管理岗位职责：（1）监督检查各专区各岗位原始记录的使用情况，对存在的问题进行信息反馈，并提出整改建议。（2）配合各专区做好原始记录本的设计工作。（3）对各专区原始记录目录进行汇总，确认记录本和受控号一一对应。（4）对记录和台帐的书写情况进行监督检查。（5）做好各专区岗位原始记录本的领用记录。（6）认真听取分析人员和专区技术员的建议，对原始记录管理中存在的问题进行改进。（7）下发传达部、室关于原始记录管理和使用中的各项通知和指令。二、 管理要求1、 原始记录本的领用要求（1）台帐和各专区通用原始记录本，各专区岗位按需领取，保证一个月的需求量。（2）专区专用的原始记录一次性发到专区，技术组只留样本。当记录本不足两月的使用量时，专区技术员必须及时向技术组提出印刷申请。2、原始记录的填写要求：（1）原始记录要书写工整、清楚、真实、准确、完整。（2）原始记录要统一用蓝黑墨水的钢笔书写，使用仿宋字，保持清洁、无污点、不得损坏。（3）不得随意涂改、刮改、乱写、乱画和折叠。当发生笔误时，用“”将错误数据覆盖，在“”上方由本人更正，并在更改处加盖当班班长印章。（4）对未发生的少量空白项，可采取从空格的左下角至右上角画一斜线。（5）当记录整横行或整竖行无数据可记时，可采取在横行或竖行栏目表头名称上，从左下角至右上角画一斜线，即可整行不填写。也可加盖“以下空白”、“以上空白”、“此栏空白”印章。（6）记录本的“备注”一栏空格可不作处理。（7）对于不合格项，要在不合格数据的右上角盖上红色的不合格三角印章。(8）中控分析原始记录要有分析者和复核者两级检查，原料、成品分析检验原始记录要有分析者、复核者和审核者三级检查，且复核者和审核者姓名不能由别人代签，分析者、复核者和审核者不能为同一人。3、仪器设备记录的使用要求（1）仪器设备校核记录（R3507-33/A）记录内容：分光光度法制作的标准工作曲线原始数据及回归方程；色谱法的标准曲线、校正因子等相关信息；用具有标准物质检定证书的标准物质对仪器的校核或用自配标准溶液对仪器的校核；水分仪的水当量标定等。对所有具备采用标准样进行测试的分析仪器设备，按照“盲标样抽查校核管理流程”中的要求“每两个月对分析仪器校核一次”，填写仪器的校核内容。（2）仪器设备维修记录（R3507-118/A）记录内容:所有发生故障的仪器设备必须及时填写记录（包括自修仪器）；仪器故障当班排除的，当班完整填写仪器设备维修记录；由于配件或技术等问题不能及时排除的故障，应先填写故障现象，及时联系维修，仪器修复以后，按照要求完整填写仪器设备维修记录。（3）仪器设备维护保养记录（R3507-46/A）记录内容：每月20日前对岗位的仪器设备进行维护保养并按照要求做好记录。（4）计量器具破损记录（R3507-31/A）记录内容：计量器具损坏人及时对破损的器具进行登记，破损情况在交接班记录上予以说明。各专区可以根据仪器的实际情况按照岗位或种类对上述记录进行分类管理、记录。4、班长交接班记录的使用要求交接班记录统一使用中国石油兰州石化分公司岗位交接班记录本（R3507-89/A），各专区使用一本，保持唯一，其他版本的交接班记录一律禁用；交接班记录由班长管理并记录，专区技术员审核，书写要求字迹清晰、工整（交班者、接班者、审核签字应能体现风格），统一记录笔颜色；填写记录内容：（1）“接班情况，主要包括各岗位交接班情况”栏：填写接班时的情况，按设置的岗位填写，利用已设置的序列；（2）“本班分析计划完成情况”栏：包括分析计划、临时分析计划以及动火分析、氧含量分析。填写方式：按设置的岗位填写完成情况，对未完成的要说明；（3）“本班质量及不合格产品情况”栏：主要应对 “不合格”进行说明；（4）“所配合装置生产方案变化情况”栏：填写装置生产方案变化以及转牌号、生产不同等级产品等情况，如果没有，填写“无”；（5）“分析仪器设备运行情况”栏：填写仪器、设备运行情况，对有问题、故障的仪器、设备要特别说明；（6）“安全、消防设施及现场安全状况”栏：填写安全、消防设备的使用情况、运行情况以及现场安全状况，对存在问题的要特别说明；（7）“环保及现场卫生”栏：填写环保及现场卫生情况，对存在问题的要说明；（8）“劳纪及出勤情况”栏：填写班组人员出勤情况以及劳动纪律情况；（9）“工作指令单”栏：按发生指令的时间顺序填写，没有时填写“无”；（10）“生产异常汇报栏”：填写本班生产情况，对工艺异常应予以说明；（11）“交班记事栏”：按序号、起始时间填写交班内容；（12）“建议栏”：填写生产、安全、环保等方面的合理化建议。5、原始记录、台帐的存档要求：（1）存档以前，原始记录本封面要写清使用开始日期和结束日期，开始日期由开始分析者填写，结束日期由最后一个分析者填写。（2）原始记录、台帐要按专区或岗位分类，按时间顺序排列放置，做好标识，归档保存。（3）使用完的原始记录本和台帐在各专区统一保存，室原始记录管理人员以每一年为一周期，负责对过期的原始记录进行收集并组织销毁。（4）中控分析原始记录一般保存一年；原料和产品分析原始记录、分析检验报告单一般保存三年。仪器设备维修记录长期保存。（5）分析检验原始记录、台帐在保存过程中，应防止潮湿、霉变、虫蛀、丢失和盗用，注意防火与通风。三、 考核办法1、没有接到技术组的书面通知，擅自改写原始记录本名称或受控号者，扣责任人10元/次。2、随意涂改原始数据者，扣责任人2元/次；对已经发布的记录本中的错误数据，扣责任人5元/项次；漏盖不合格印章，扣责任人1元/项次；不用规定颜色的笔填写记录者，扣责任人1元/次。本条考核对分析者、复核者和审核者同时生效。3、分析