合同档案管理办法.doc_第1页
合同档案管理办法.doc_第2页
合同档案管理办法.doc_第3页
全文预览已结束

下载本文档

版权说明：本文档由用户提供并上传，收益归属内容提供方，若内容存在侵权，请进行举报或认领

文档简介

XXXXXX有限公司合同档案管理办法合同档案管理是合同管理工作的组成部分，为加强公司的合同档案管理工作，提高合同管理水平，依法维护公司权益，制定本办法。一、本办法所指的档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本及相关资料。二、合同档案管理原则1.审计与风险管理部是公司的合同主管部门，集中统一管理合同档案，并确保档案的完整性和有效利用性。2.审计与风险管理部负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各承办部门的合同管理工作。3.各承办部门应明确本部门合同管理员负责合同文档管理，负责建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系。三、合同档案的移交（一）各承办部门在正式签署合同后须在一个月内将合同（原件）及相关资料交审计与风险管理部。（二）合同档案主要包括以下资料：1.合同立项审批单；2.市场调研报告；3.资信调查表；4.合同相对方的营业执照复印件、法定代表人证书复印件、法人授权委托书；5.合同谈判纪要、技术协议、合同相对方报价单；6.合同会签单；7.盖章生效的合同文本及附件；8.合同验收单或验收报告；9.合同分批履行情况记录；10.合同履行结算报告单；11.合同变更、中（终）止和解除的有关资料；12.其它应当存档的相关资料。四、合同档案的编制方法1.审计与风险管理部应及时收集与合同管理有关的资料，按照“一合同、一档案、一编号”的原则进行整理归档。2.公司合同档案统一采用11位制编号。从左到右：第1-4位数字代表年度；第5位大写英文字母代表合同大类（如C代表采购类、X代表销售类、Y代表运输类）；第6位数字或英文字母代表合同小类（如钢材采购类、电器销售类）；第7、8位数字代表承办部门（如01代表营销公司 、02代表供应中心、04代表时代公司、05代表励志公司等）；第9-11位数字代表该合同大类本年度的累计编号。3.审计与风险管理部要加强对公司合同档案的统计工作，要以原始数据为依据，建立合同台账，每月编制合同统计报表，并负责将有关信息录入全面合同管理信息系统。履行完毕的合同按年度依据档案管理程序，移交档案管理部门存档。4.各承办部门也应分别建立健全合同档案的形成、积累、整理、归档工作体系，合同主管部门将定期对各承办部门合同档案的管理工作进行检查和考核，具体考核标准依据xxx公司全面合同管理办法相关规定执行。五、合同档案的借阅1.各部门员工因工作需要查阅合同档案的，应由查阅部门提出申请，经合同主管部门领导批准同意后，可在合同主管部门办公室查阅合同档案。确须借出查阅档案的，应由查阅部门提出申请，报经合同主管部门领导、公司分管领导批准同意后办理借阅手续，以影印件借出，合同原件无特殊情况不得外借。2.合同档案的保存要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同档案的安全完整性。3.借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违
人人文库> 全部分类> 教育资料 > 课件下载

温馨提示

  • 1. 本站所有资源如无特殊说明，都需要本地电脑安装OFFICE2007和PDF阅读器。图纸软件为CAD,CAXA,PROE,UG,SolidWorks等.压缩文件请下载最新的WinRAR软件解压。
  • 2. 本站的文档不包含任何第三方提供的附件图纸等，如果需要附件，请联系上传者。文件的所有权益归上传用户所有。
  • 3. 本站RAR压缩包中若带图纸，网页内容里面会有图纸预览，若没有图纸预览就没有图纸。
  • 4. 未经权益所有人同意不得将文件中的内容挪作商业或盈利用途。
  • 5. 人人文库网仅提供信息存储空间，仅对用户上传内容的表现方式做保护处理，对用户上传分享的文档内容本身不做任何修改或编辑，并不能对任何下载内容负责。
  • 6. 下载文件中如有侵权或不适当内容，请与我们联系，我们立即纠正。
  • 7. 本站不保证下载资源的准确性、安全性和完整性, 同时也不承担用户因使用这些下载资源对自己和他人造成任何形式的伤害或损失。

最新文档

评论

0/150

提交评论