Secretary涉外文秘三级 复习重点.doc

会议管理2007/11会议筹备方案的内容：定会议主题与议题（要素：切实的依据，符合本单位实际，明确的目的）确定会议名称确定会议议程（主持人、发言人、讨论方式）确定会议时间和地点确定所取设备和工具确定会议文件范围做好复印工作确定会议与会代表的组成确定会议经费预算确定会议住宿和餐饮安排确定会议筹备机构，人员分工。筹备方案的作用确保会议的周密组织确保会议服务质量和沟通协调到位确保领导的意图得以贯彻执行。2009/5远程会议的特点：远程会议具有节省时间和金钱，与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录，交流更加直接和简短的优点。远程会议应事先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约。会议程序，议程及其他材料必须尽量寄给与会人员。远程会议要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。会务机构分工的要求：要根据会议规模和类型组织人员队伍会务机构要分工明确，责任到人加强协调，定期沟通会议筹备方案制定程序为：组建会议筹备委员会分成筹备小组形成筹备方案领导审核方案 会务筹备情况检查内容：会议准备是否充分会议期间是否能够排除各种干扰环境条件与用品准备文件材料的准备情况会场布置情况的检查会议保卫工作的检查检查的其他内容。会务筹备情况检查结果形式：书面口头协调会2009/5会务筹备情况检查方法：（1）听取会议筹备人员的汇报听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。选择的汇报时间咱正当其时。对会议筹备情况的汇报关键是发现筹备过程中的薄弱环节，及时调整加强。（2）会前现场检查确保所有事项都条理清晰。注意气味。设立入场登记台佩戴徽章，名牌。准备接待休息室。安排接待、服务人员。会议审核内容：审核文件的准确性和完整性审核会议文件的内容（文件与议题的关系审核文件是否存在与国家组织方针相冲突的内容审核文件是否经过调研，是否符合实际提交会议讨论文件是否与有关部门会商，并争取一致意见审核是否做到中心突出，观点明确事实准确。）会议审核方法：对校法折校法读校法会议文件审核步骤：起草文件的秘书对文件自审主管秘书进行文件初审如涉及部门较多要进行会审审核修改之后，由主管领导进行终审。与领导沟通会议事项原则：时间性，及时性，全面性与领导沟通会议事项的效果检查注意：双方讨论结果尽快部署落实要保持定期沟通在会前，会中，会后不同时期沟通中突出各自重点。分配会议组织工作考虑因素：成员工作经验承担的工作总量统筹分配任务考虑会议成员特长爱好组织会议共同讨论成员分配，公开化讨论分配工作有灵活性的实施，通过监督和检查，发现问题及时调整。2007/11会议应急方案的内容：（1）会议举行过程中可能出现的问人员问题场地问题设备问题资料问题健康与安全问题行为问题（2）出现问题时负责解决的工作人员。处理会议突发事件的方法：处理人员问题处理场地问题处理设备问题处理资料问题处理健康和安全问题处理行为问题。会议应急方案的制定程序：预测情况准备应对备选方案讨论会议紧急情况确定会议应急方案。推进会议进程原则：认真倾听，尽量避免打断谈话树立自信消除交流障碍强调问题使用人际交流技巧，接受他人积极有益的批评。提示会议按计划进行的程序为：了解议题和议程准时宣布开会有效引导议题会议经费使用的主要方面：文件资料费邮电通讯费会议设备和用品费会议场所租用费会议办公费会议宣传交际费会议住宿补贴费会议伙食补贴会议交通费其他开支。会议经费使用程序为：申请经费主管领导审批财务部审批财务人员提取现金或填写支票经费支出审核会议经费支出。会中突发事件类型：人员问题健康与安全问题行为问题。处理会中突发事件程序为：向领导报告启动会议应急方案实施应急方案必要时向公共应急机构请求支援善后工作。突发事件与规章制度：应急方案定期检查制度突发事件的第一时间报告制度各种应急设施的检查维护制度值班人员责任到人制度会议总结方法：会议记录,会议简报，会议文件 会议总结要求：（完整性，协调性，比例性）根据岗位责任制和工作任务书内容逐条对照检查认真总结教训，不断探索办会规律有理有据，实事求是，突出早点，有所侧重一分为二，以激励为主总结出程序和制度，使科学化程序化，制度化。会议总结工作程序为：征询意见，拟就工作总结稿向领导报告会议结论总结定稿印发归档组织全体工作人员进行总结。2010/5会议评估工作的方法和要求：请与会人员填写会议评估表。以书面形式在会议结束前两分钟填写调查问卷。要求：力求科学、高效。最好在确定会议目的早期策划阶段设计问卷，避免与会人员反感。会议效果评估的基本程序为：分析影响会议效果的主要因素设计会议效果评估表汇总评估结果。高效会议的条件：会议开得短安排较多的活动注意选择地点对与会人员名单精益求精如有公关公司，要多看多问考虑长期合作讨价还价。 接待礼宾次序确定步骤：确定礼宾次序方案提前通知有关各方按礼宾次序排列座次、名次，出场次序。2007/11礼宾次序方案：按照身份，职务的高低排列身份相同再按国家，地区名称的拉丁字母顺序排列。名称的第一个字母相同者，再按某种时间顺序排列。会见会谈的工作程序：约定通知对方有关事项准备工作迎接客人会见、会谈送别客人。 办公室环境管理导致办公室模式变化的原因：办公场地费用过高城市交通拥挤和上班高峰期时段的困难高科技的发展，通讯技术的改变企业自身发展的需要灵活的聘用人力资源企业间竞争的加剧企业组织结构进行变化人们希望最大限度发挥自己的才干。设计不同形式办公室的工作程序：分析不同部门业务特点对于办公室条件的要求：面积、空间大小人员流动频率声音对办公效率的影响需要设备及家具量的多少设计平面图选择办公室家具、设施和装饰：家具和设施装饰采光、温度和通风。设计办公结构和布局需考虑的因素：职工的人数购买和租用的面积机构的建制和办公空间的分类组织经营的性质和内容部门间的工作联系办公室的间隔方式应符合工作的需要和保密的需要走廊楼梯通道的宽窄符合安全要求办公室要根据组织的发展变化，讲究灵活性。改进办公室日常事务基本步骤：定义评价分析改进实施。处理突发事件的原则：快速反应，控制事态发展以人为本，保护公众利益公开透明，真诚面对公众重塑形象置之死地而后生突发事件的预防措施：以书面形式确定的紧急情况处理程序用上述紧急情况处理程序培训所有人员张贴显示有关的紧急程序，显示相应的布告，了解如何疏散人员和急救员的姓名实行紧急情况模拟演练明确各级管理人员在紧急情况下的任务和职责保证配备相应的设备和资源用于随时处理紧急情况保证定期检查和更新设备。处理突发事件的工作流程：及早发现，马上报告，并保护好现场查找问题的原因成立临时的指挥中心控制源头，斧底抽薪召开新闻发布会。 完成督促检查工作秘书督查工作的特点：复杂性原则性权威性督查工作的原则：实事求是，主动性，分层次落实，时效性，督查与帮办相结合。督查的方法：书面，电话，专项，会议，调研督查。上司交办事项督差的程序：交办立项登记转办承办催办检查办结办结回告审核立卷归档。 制定工作计划制定工作计划的方法：根据确定的工作目标一项项列出要完成的所有任务区别重要的任务和紧急的任务（ABCD法则）按照工作的轻重缓急和逻辑顺序用数字编号标记出任务完成顺序列出完成每一项任务所需资源和相关信息明确完成每一任务的各个阶段指标和估算的时间要求指明每一项任务负责部门及负责人从最终完成的时间期限向前推算各阶段工作应如何完成，确定后逐项填入计划表中明确工作进展的情况和出现问题向谁报告，如何报告明确工作计划进展的情况和质量如何监督和管理。制定工作计划的程序：估量机会确定目标确定计划工作的前提条件拟定可行方案评价备选方案选择方案拟定分计划编制预算。办公室工作目标管理过程：建立一套完整的目标体系制定目标组织实施检查和评估办公室量化管理：优化劳动结合定员定编工作定额定量考核。 办公用品与设备的采购程序政府采购原则：公平，公正，公开，效益和维护公共利益的原则。政府采购的方式：公开招标，邀请招标，竞争性谈判，询价，单一来源。办公室采购的工作程序：提出购买申请审批，落实经费招标，选择供应商签订供货合同货物入库支付货款 采购预算方案的制定2010/11编制办公室用品和设备采购预算方案程序：确定预算的核算基数进行市场调研确定采购产品的种类及型号价格编写预算方案征求意见，完善方案。2010/5办公资源调配程序：了解本单位所有办公资源的基本情况，包括名称，放置地点，功能情况对本单位所有办公资源进行分类，对不同资源进行分类管理。对办公资源建档，记录应用情况（办公设备建档内容）2010/5：设备的购买信息设备的保修信息设备的维护合同设备的操作指南设备的基本信息所有设备情况列表设备的日志记录和故障登记。定期进行数据分析。 信息管理信息开发的工作程序：确定主题分析信息材料选择信息开发方法：汇集法、归纳法、纵深法、连横法、浓缩法、转换法、图表法选择开发信息的形式形成信息产品。信息利用的工作程序：熟悉信息内容确定利用需求确定信息利用服务的途径：信息检索服务、信息加工服务、定题查询服务、信息咨询服务、网络信息服务获取信息提供信息。信息反馈的工作程序：确定目标选择信息反馈方法（系列型、广角型、连续型）获取反馈信息加工分析反馈信息传递反馈信息利用反馈信息。信息反馈的特点：针对性及时性连续性。2010/5信息反馈的要求：信息反馈要准确真实。尽量缩短信息反馈时间。信息反馈要广泛全面，多信源，多通道反馈。 文书拟写通告类型：制约行通告告知性通告 通告结构：标题正文落款成文日期 标题：发文机关事由文种发文机关文种 事由文种文种 正文：发文缘由通告事项尾语通报类型：表彰通报；批评通报；传达通报 通报结构：标题主送机关正文（附件） 落款成文日期 标题：发文机关事由文种事由文种 正文：发文缘由通报事项分析（决定） 号召要求 决定类型：指挥性决定知照性决定 决定结构：标题主送机关正文（附件） 落款 成文日期 标题：发文机关事由文种事由文种 正文：发文缘由决定事项要求 标题：发文机关事由文种。事由文种 发文机关事由去（复）函机关文种。 正文：发文缘由函事项尾语计划类型：内容分：学习、工作、生产、财务、教学、科研、销售等范围分：国家计划、地区、单位、部门、班组、个人计划时间分：长期、短期、年度、季度、月计划、周计划性质和作用分：综合计划、专题性计划、指令性计划、指导性计划。 计划的结构：（1）文章式（2）表格式文章式计划结构：标题正文尾语 标题：单位名称时间事由文种 时间事由文种。 单位名称事由文种。 事由文种。 文种。 正文：前言主体结尾总结类型综合性总结专题性总结 总结结构：标题正文尾部 标题：公文式标题：单位名称时间事由文种 非公文式标题 正文：前言主体结尾（要用第一人称）述职报告结构：标题称谓正文落款成文日期 标题：述职人时限文种述职人文种 正副标题直接用文体做标题 正文：开头主体结尾讲话稿结构：开头主体结尾市场调查报告结构：标题前言正文尾部招标书结构：标题正文尾部 正文：前言主体结尾投标书结构：标题正文尾部 正文：送达单位引言主体结尾 收发文处理2008/5文书审核作程序：明确审核范围确定是否需要行文审核文书内容检查文字表达检查文件体式检查 文件在处理程序上是否妥善完备。文书拟办的工作程序：明确拟办范围阅读文书内容提出拟办意见 注意事项：拟办意见要明确应写明要对文书进行阅示的领导或文书承办部门写清承办的时 限和要求写明发送范围和阅读范围。文书承办工作程序：了解文书内容研究拟办意见进行具体办理文书承办包括:办理有关事宜和撰文答复。文书催办方法:电话，发函，登门，邀请承办部门来人汇报。文书催办工作程序：确定催办范围确定催办方法（电话、发函、登门、约请承办部门来人汇报）进行催 办。 文档管理档案利用要求：依法开展利用工作主动、及时开展利用工作不断完善档案服务方式和手段掌握本单位近期的重点工作，重大活动，据此开展档案利用。档案利用工作程序：熟悉库藏分析利用需要（决策人员的档案需求；基层管理者的档案需求；科研人员的档案需求；工程技术人员的档案需求）2010/11选择档案利用方式（阅览室提供利用档案外借直达方案复制本制发档案证明提供咨询服务引发目录档案展览）获取档案提供档案2010/11档案利用的要求：依法开展利用工作。主动及时开展利用工作。不断完善档案服务方式和手段。掌握本单位近期的重点工作，重大活动，据此开展档案 。档案参考资料编写程序：确定编写档案参考资料的种类大事记（大事时间&大事记述）组织沿革统计数字汇集会议简介科技成果简介企业年鉴企业史志收集档案材料进行编写 电子档案电子档案的特点：非人工识读性对电子技术和设备的依赖性信息的可变性信息与载体的可分离性信息的可共享性多种信息载体的集成性电子档案管理的工作程序：电子档案的收集积累电子档案的归档（归档方式、归档时间、归档要求、归档手续）电子档案的保管（存放方式控制库房温湿度控制预防有害因素的影响检查保存状况）电子档案的利用（电子阅览室阅览复制出借在线利用）电子信息安全预防技术：信息加密、电子签名、身份识别、防止计算机病毒、信息备份、信息迁移。应用文书结构： 标题：公文式标题一般文章式标题（单标题、双标题） 开头：概述式：报告、会议纪要、总结、述职报告、调查报告。目的式：通告、通知、计划、招标书、投标书。开门见山式：决定、意向书、招标书，投标书引述来文式：批答函、批复层次：总分式：论文、调查报告、报告、总结、会议纪要并列式：合同、意向书、招标书、投标书递进式因果式：请示时序式：市场调查报告、总结、会议纪要、报告三段式即缘由、事项与尾语