采购与供应商管理程序.doc

东莞市百科模具塑料制品有限公司文件名称采购与供应商管理程序文件类别二阶文件文件编号QP-0009文件版次A/2文件页码1 OF 8制订单位资材部制订日期2014年11月24日生效日期2014年12月01日文件修（制）订履历一览表NO.版本生效日期总页修（制）订内容内页版本1A/02008.08.055新规制定1-5A/02A/12011.09.016增加委外加工的管理1-6A/13A/22014.12.018所有章节重新排版，修改采购流程1-8A/245678910批准审核制订分发单位及份数分发单位分发份数分发单位分发份数分发单位分发份数管理者代表1份塑胶部1份资材部3份工程部1份装配部1份喷印部1份行政部1份品质部1份工模部1份市场部1份东莞市百科模具塑料制品有限公司文件编号QP-0009文件版本A/2文件名称采购与供应商管理程序生效日期2014年12月01日文件页码2 OF 81、目的选择和评价有潜质且合格的供应商作为合作伙伴，确保供应商为公司提供合格的产品与服务。2、范围2.1适用于新供应商的产品开发，和现有供应商的新产品开发。2.2适用于长期购买的生产直接物料/辅助材料/工程材料和非直接物料的供应商开发管理。3、定义 3.1 供应商: 提供产品或加工的组织或个人(包括制造商代理商经销商)。 3.2 生产物料: 直接用于生产的物料。 3.3 生产辅助物料: 间接用于生产,对生产起辅助作用的物料等。4、职责 4.1 资材部/工模部/计划部/注塑部/喷油部/装配部：负责供应商的选择生产能力和交货期评估，建立和更新合格供应商名册。协助品质部对供应商进行品质改善管理。 4.2 品质部: 负责对供应商的质量评估、收集供应商持续表现之数据并整理分析、并以具体化数据报告供应商每月的质量状况，必要时提出合理化建议。4.3 工程部：负责样品确认、对供应商的技术力量评估。4.4 品质部/ISO办：负责供应商的质量体系评估。4.5 财务部：负责供应商款项的核准。5、流程图（附页）6、作业程序6.1采购需求申请：6.1.1一般需求：各部门有物料需求时,首先填写物料申购单,由使用单位主管审核,经过批准后,交采购部由采购转化采购订单，再将采购订单交给申请本门，由部门下单到供应商并跟进物料进度作业。6.1.2 标准模材，铜料, 工具，量具需求对模具开发过程中的备料需求，由工模部提供模具材料订购单交采购进行请购作业，采购接收模具材料订购单后进行议价工作，由工模部采购员开出采购单经工模部经理批准后进行采购作业。6.2供应商的选择由资材部/采购视公司实际需求寻找适合的供应商，收集供应商基本资料，如营业执照、税务登记证、一般纳税人资格证、体系认证证书等，以质量服务交货期价格作为筛选的依据，要求有合作意向的供应商填写供应商基本资料调查表，由采购初审以上资料的真实性。6.3 供应商的评估东莞市百科模具塑料制品有限公司文件编号QP-0009文件版本A/2文件名称采购与供应商管理程序生效日期2014年12月01日文件页码3 OF 86.3.1 由资材部/采购对供应商基本资料调查表进行初步评估，选出值得进一步评审的供应商，对供应商进行现场评审，现场评审使用供应商现场评鉴表。6.3.2 资材部/采购在对供应商进行初步评价时，需确定采购的物料符合法律法规的要求和客户的要求，必要时要求供应商提供相关的证明文件。6.3.3 公司根据所采购物料对成品质量的影响程度，将采购的物料分为生产性物料和生产辅助性物料，不同级别实行不同的控制等级。6.3.4 对提供生产物料的供应商必须经过现场审核，由资材部/采购组织工程部、品质部、品质部/ISO办对供应商进行现场评审，并将评审结果记录于供应商现场评鉴表内。仪器校准服务单位无需进行现场评审，由校验单位提供国家认可委员会认可的证书即可备案，列入合格供应商名册。6.3.5 评估不合格的供应商，可列为候补供应商，是否考虑以后的合作意向由品质经理最终裁决。6.4合格供应商名单6.4.1 在供应商基本资料调查表、供应商现场评鉴表及供应商相关证件及试样OK后，由资材部/采购提交新供应商审批表，经品质经理审批后，资材部/采购将供应商列入合格供应商名册，建立档案并分发至相关部门. 6.4.2 原则上一种物料，需选择三家以上的供应商，以供采购时有选择性。6.4.3 对于唯一供应商或独占市场的供应商，可直接列入合格供应商名册。6.4.4如果是客户提供的供应商，则无需列入合格供应商名册，资材部/采购必须按客户提供的供应商名单进行采购。6.4.5当有合格供应商增加与取消不合格供应商时，应修订合格供应商名册，修订后的合格供应商名册由品质经理批准。6.4.6 合格供应商分类6.4.6.1提供生产物料及产品委外加工厂商（如电镀厂商、加工厂商等）归类为A类供应商。6.4.6.2提供生产辅助物料厂商、模具零件委外加工厂商、机器设备厂商、测量仪器厂商、仪器校准服务单位归为B类供应商。6.5 委外加工的管理6.5.1产品在必要时需与加工商签订外协加工协议书、协议内容应包括产品质量标准与双方责任、模具治具的责任归属、包装运输要求、交货期要求、交付后的有关活动（如维修、回收、最终处置等）、有关保密的要求及违约责任等，一式二份，双方各执一份，作为供应商提供合格物料的一种契约。6.5.2素材外发加工：采购根据生管对应工单下达的物料申购单，下达外协加工单（一式三联，财务仓库各一联），仓库依据采购下达的外协加工单进行外发和收料控制管理，并将外协加工单所对应的送货单、入库单整理后交给财务进行月底对账操作。东莞市百科模具塑料制品有限公司文件编号QP-0009文件版本A/2文件名称采购与供应商管理程序生效日期2014年12月01日文件页码4 OF 8采购必须坚持先有报价单及工程样板、承认书（经工程同意时可在首单送货时签样），再有外协加工单，方才可以让供应商生产。6.5.3模具外发加工：需外发制造的模具或工件由模具部依据模具加工排期进程，依据实际工艺需求，填写模具外发加工清单图和物品/车辆/人员放行条经模具部经理审批后将所要外发的物品入模具仓，工模部文员依据采购提供的供应商联系方式通知供应商取货，送指定工模部采购员复核，模具部办理需要外发加工物品的入库，模具仓根据实物与模具外发加工清单图和人员/物品车辆放行条核对后，再进行外发并做好模具出入帐记录，具体依据模具外发加工作业规范。6.6 样品需求与供应商送样6.6.1 如公司有部门样品需求时，由需求部门或采购部通知供应商送交样品，需对样品提出详细的技术要求，如品名规格、包装方式等，必要时需附图纸及相关的测试报告、环保资料等。6.6.2 样品应为供应商正常生产情况下的代表性产品，数量应依我司工程的要求。6.6.3 样品送到公司后，由工程部/品质部完成样品的检测，并做最终确认。6.6.4 样品确认NG，则需由需求部门或采购通知供应商改善，并要求重新送样，直到合格为止。6.7 供应商送样合格后，由需求部门相应地下达采购单实施采购。6.8 供应商的考核6.8.1 考核对象：列入合格供应商名册的所有供应商。6.8.2 考核方法：对供应商实行评等级制度，满分为100分。(1) 95-100分-为AA级供应商。(2) 90-94分-为A级供应商。(3) 85-89分-为BB级供应商。(4) 80-84分-为B级供应商。(5) 70-79分-为C级供应商。(6) 70以下-为D级供应商。6.8.3 计分方案和评分：6.8.3.1 质量评分（60分），分5个部分，由品质部评定：A、交货品质（30分）：得分=30分（合格总件批次/检验总批次)B、品质异常回复（10分）：得分=10分（1-未回复次数/发出总次数）C、纠正措施有效性（10分）：得分=10分（1-改善无效次数/发出总次数）D. 投诉处理率（5分）：得分=5分（及时处理次数/投诉总次数）E. 特采件数（5）：得分=5分-特采件数（特采一件扣一分）6.8.3.2 交期评分（20分），由资材部/采购对供应商进行评审，得分=20 （1-交期延误次数/ 总交次数）。东莞市百科模具塑料制品有限公司文件编号QP-0009文件版本A/2文件名称采购与供应商管理程序生效日期2014年12月01日文件页码5 OF 86.8.3.3 配合度评分（20分），由资材部/采购对供应商进行评审：送样及售后服务配合度：5分退货品处理及交换配合：5分提前或急交货之配合：5分单价满意度：5分6.8.3.4扣分方案：造成客户停产一次扣10分 造成客户退货一次扣58分 造成客户投诉一次扣35分超额运费扣15分 价格：偏高扣35分6.8.3.5 总得分 = 质量得分 + 交期得分 + 配合度得分 - 扣分总计（总分为100分）6.8.4 总分统计记录方式: 6.8.4.1 品质部根据来料检验异常情况填写来料不良知会/退货报告 6.8.4.2 交期:每月底由资材部/采购部/各需求部门根据供应商交货状况作供应商交货状 况月报表统计6.8.4.3 配合度:每月底根据供应商平时的送样准确率、售后服务等配合情况,由资材部/采购部/各需求部门填写供应商月考核表,送品质部填写相关内容,作为供应商考核评价的依据.6.8.4.4 价格的评价，超额运费:每月底根据供应商交付情况,由资材部/采购部/各需求部 门评定.6.8.4.5 评核总分:每考核前5日由采购部发出供应商月考核汇总表给相关部门统计考核总分。6.8.4.6 每月供应商月考核汇总表由资材部经理核准后交资材部/采购存档。6.8.5 考核结果的处理（考核标准和考核的等级由采购在一周内通知供应商）6.8.5.1 若周期考核等级为C级，由品质部向供应商发出纠正预防措施报告，要求供应商限期改善，并跟踪改善结果。对于D级供应商则每日通知供应商进行检讨改善，并追踪改善结果。6.8.5.2 A A级供应商：优先安排订单量及新品开发；A级供应商：可选择性安排订单量及新品开发。BB级供应商：可适量选择性安排订单量及新品开发。B级供应商：适量安排订单量，不安排新品开发。C级供应商：减少订单量，不安排新品开发，并要求C级供应商进行整改，对其提交的纠正措施和结果进行确认，连续三次不改善或改善仍不合格者则直接淘汰。D级供应商；减少订单量，适量安排订单，若连续三次被评为D级供应商则直接淘汰。6.8.6供应商的质量管理体系的开发：东莞市百科模具塑料制品有限公司文件编号QP-0009文件版本A/2文件名称采购与供应商管理程序生效日期2014年12月01日文件页码6 OF 86.8.6.1资材部/采购制定供应商评审计划 并主导品质部 、工程部、品质部/ISO办对供应商进行现场评审。6.8.6.2以供应商现场评鉴表为依据进行现场评鉴。6.8.6.3国外供应商及无法现场评审的供应商可将供应商现场评鉴表发给供应商自评，根据自评结果综合每月考核状况进行综合考评。6.8.6.4对于评审不合格项目应由资材部/采购发出E-MAIL要求供应商在定期内改善，改善完毕后通知我司进行效果确认，未合格的取消供应商资格。7、相关文件7.1 模具外发加工作业规范 WI-EM-Q-00028、相关记录8.1 合格供应商名册 QR-PM-00018.2 购物申请单8.3 采购单8.4 模具材料订购单 QR-EM-00018.5 供应商基本资料调查表 QR-PM-00028.6 供应商现场评鉴表 QR-PM-00038.7 外协加工协议书 8.8 物料申购单 QR-PM-00108.9 外协加工单8.10 物料入库单8.11 人员/物品/车辆放行单 QR-HR-00198.12 新供应商审批表 8.13 来料不良知会/退货报告8.14 供应商交货状况月报表8.15 供应商月考核表 8.16 供应商月考核汇总表 8.17 纠正/预防措施报告QR-QA-00238.18 供应商审核计划 东莞市百科模具塑料制品有限公司文件编号QP-0009文件版本A/2文件名称采购与供应商管理程序生效日期2014年12月01日文件页码7 OF 8附件一: 生产物料申购流程图流 程责任单位应用表单订单评审跟进过程中因质量或标准困惑时，必要时可请求品质、项目部支援。收料采购员见申购单后必须在4小时内转化采购订单移交给申购部门申购部门接到采购订单后按指定供应商下单并跟进物料进度1. 参照BOM表2. 需求部门按申购流程申购物料PMC及其他需求部门发出申购需求,需注明交期、数量(已包含损耗率)等相关要求.采购员见申购单根据合格供应商名册选取供应商询价、议价，再将申购单转化采购订单移交申购部门 市场部资材部/PMC项目部/生产需求部门资材部/采购/生产需求部门生产需求部门资材部/PMC项目部品质部资材部/仓库/品质/项目订单评审表BOM表物料