内蒙古华电卓资发电有限公司档案管理制度.doc

内蒙古华电卓资发电有限公司 档案管理制度目录工程档案管理制度2档案部门职责8档案资料归档管理制度9工程资料管理办法.14工程文件收发及管理规定.17工程档案分类编号办法及规定.19声像档案管理办法.23科技图书、参考资料管理办法28档案、资料借阅制度32档案库房管理规定.33设计修改同志单、工程联系单管理办法34工程竣工图编制管理规定.35档案保密制度.36工程档案管理制度1总则1.1为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使工程档案管理顺利达到火电机组达标投产考核标准（2001年版）及其相关规定的要求，依据工程档案管理标准及规定，特制定本制度。1.2基本建设工程档案资料是指在整个建设项目，从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的科技文件资料，包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移次生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。1.3基本建设工程档案资料是国家、企业的宝贵财富，是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。根据中华人民共和国档案法，各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。1.4工程档案管理依据的标准1.4.1基本建设项目档案资料管理暂行规定 国档发19884号；1.4.2科学技术档案案卷构成的一般要求 GBT118222001；1.4.3电力工业企业档案分类规则，火电企业档案分类表（试行）及补充规定；1.4.4火力发电厂竣工图文件编制规定 电建1996666号；1.4.5火电机组达标投产考核标准（2001年版）及其条文解释 国电电源2001218号。2档案资料的管理和要求2.1档案资料管理2.1.1工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理工程全过程的技术档案资料。对工程科技文件资料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。2.1.2为了便于各个管理环节的衔接，档案资料配备专职档案员，为更好地管理好档案资料，应配备必要的库房、档案保护设施和办公设备。2.1.3工程建设中，各种技术资料交由档案室统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。2.1.4设备到货后，由工程部汇同有关部门开箱验收后，设备资料统资档案资料室统一管理，造册登记并建立收发明细帐后分发给施工单位并且存档。各项工程总体验收由工程部专工和监理公司会同资料室人员对其各种技术文件和竣工资料进行查验，各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。2.1.5所需购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请，经批准后按计划办理，或委托有关部门自行办理。对所购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。2.2归档文件的质量规定2.2.1凡合同、协议、试运后的签证、机组启动验收交接书、机组移交试生产交接书、机组移交生产的交接书等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档）。2.2.2文件的编写一律采用A4纸，用激光打印机或喷墨打印机的打印。正文文字采用4号宋体，1.5倍行距，标题为小2号宋体。施工技术记录、质量评定表必须首先使用原电力部或建设部的现行表式，不足部分经监理单位、业主认可后确定，所有典型表式必须是印制， 不能复印。表内“工程名称”填写整个工程的名称，即“华电内蒙古卓资发电有限公司4200MW机组”，“工程项目名称”填写分项工程名称。2.2.3施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单（含工程联系单）等表格和数据均需用A4纸张书写并原件（如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代签名）归档。2.2.4质量评定表上的复（核）查意见及核定等级，必须使用碳素墨水书写。2.2.5调试措施、方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。2.2.6主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。2.2.7主设备及主要辅助设备订货合同其附件，招投标书等重要依据性文件材料应字迹耐久、清楚、不能用复印件归档。2.2.8施工质量检验表式应符合火电施工质量检验及评定标准所列表式。表式尺寸规格A4。2.2.9书写规定A）书写字迹工整，图样清晰。B）书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。C）文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按有关文件编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。2.2.10书写材料的大小尺寸请参照工程资料管理办法装订线空白间隙内不能进行书写和留信息。3科技文件材料的形成和归档3.1科技文件材料是在设计、施工、调试等过程中自然形成的。科技文件立卷必须保持其内在联系，应以平时立卷为主，集中整理为辅，认真做好立卷工作。各单位应按立卷归档范围的规定完成立卷归档工作。3.2科技文件材料的组卷，应按其自身的有机联系组成保管单位，并要便于档案的利用和保管。立卷人应保证卷内科技文件的齐全、完整、准确；卷内科技文件材料排列要求文字在前，图样在后，联络单在前，附图在后；管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。文件材料组卷时，应将每份文件的正件与附件、印发与定稿、请示与批复、转发文件与原件一起立卷，不得分开。文件材料的排列：批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在 后；转发文件在前，被转发文件在后；立卷人应填写卷内目录，立卷人和有关负责人应在卷内备考表的签署栏签署。卷内目录和卷内备考表由资料室统一提供。立卷人应拟写案卷题名。案卷题名应简明、准确揭示卷内科技文件的内容。3.3归档时，归档人应填写工种文件材料归案登记表并向档案管理售货员移交所归案卷。档案管理员应按归档的档案案卷和卷内目录逐项清点核查，如发现归案卷中文件不全，案卷质量不符合有关规定时，归案人应及时将文件补齐和更换不符合案卷质量要求的文件。3.4围绕工程所产生的录像带、录音带、软盘、照片、底片等声像材料是不同载体的文件材料，其反映同一问题的性质、内容，作用都是与纸质载体相同的，必须按规定立卷归档。4工程建设各单位档案管理的职责分工4.1结合本工程的实际情况，建设单位与生产档案管理的职责与分工详见华电内蒙古卓资发电有限公司关于各部门工程基建文件材料立卷归案范围、归档时间的规定。4.2施工单位4.2.1开工报告，工程技术交底、图纸会审纪要。4.2.2施工组织设计、作业指导书、施工方案。4.2.3原材料出厂证件、合格证、材料试验报告及使用记录。4.2.4施工测量及沉降观测文件。4.2.5负责提交施工，安装全部技术记录（含隐蔽工程及测量记录）。4.2.6负责提交分部试运记录及验收签字证书。4.2.7负责提交分部试运阶段的方案、措施。4.2.8负责提交移交试生产前的消缺记录。4.2.9负责提交全部机组建设期间的工程联系单及设计变更单。4.2.10负责提交质检有关资料。4.2.11负责提交反映工程施工、安装过程的声像材料。4.2.12负责提交工程建设总结。4.2.13所有由施工单位负责提交的文件必须在机组移交试生产后一个半月内，按照本细则及国家有关档案管理的要求整理、装订、装盒、并编制移交清册后，同时提交一套相应的软盘移交建设单位档案部门。4.3调试单位4.3.1负责提交所承担的调试项目的调试方案、措施与调试报告等。4.3.2负责提交调试过程中设备缺陷记录。4.3.3负责提交调整试运质量验评表。4.3.4负责提交调试过程中的变更设计资料和调试工作总结。4.3.5编制移交清册，同时提供一套相应的软件在机组移交试生产后一个半月内移交建设单位档案部门。4.3.6负责提交工程调试总结。4.4设计单位4.4.1负责提交项目(工程)各设计阶段的设计文件，编制施工图清册。4.4.2负责提交全部设计修改文件。4.4.3负责按时提交全套完整的竣工图（一式三套）。并切实势行峻工图编制的有关规定。4.4.4负责提交设计总结。4.5监理部门4.5.1负责提交工程各阶段形成的工程质量监督检查记录、纪要、报告和结论意见。4.5.2负责提交工程监理项目的监理文件及结论意见。4.5.3负责提交工程监理通知单及整改措施记录。4.5.4按本细则第六章的整理要求进行整理、装盒、编制移交清册，同时提交一套相应的软盘在机组移交试生产后一个半月内移交建设单位档案部门。4.5.5监理部门各专业负责人对施工单位、调试单位的归档卷实施审查，对归档文件的完整性、准确性负责，并在卷内备考表审核人栏签署。4.5.6负责提交工程监理总结。4.6对各单位提供的不符合规定的案卷和案卷内的文件，档案资料室有权 退回立卷归档单位，立卷归档单位应按档案管理的有关规定进行整改，直到提交符合规定要求的案卷及案卷文件材料。凡因工程文件材料归档不完整，不符合有关归案定者，不能进行工程决算，各项工程峻工决算的最后付款必须由档案资料室对峻工签收合格后支付。5工程档案的鉴定和销毁5.1对归档和发放后多余的工程文件和各部门使用后回收的图纸资料，如需销毁意见，报公司总工及经理批准后方可销毁。5.2在鉴定销毁档案时，处于两种保管期限之间的档案，一律从长处理。6其它6.1工程档案的分类、编目、按本工程档案分类编号办法及规定执行。6.2图书、资料、标准、规程、规范的整理编目按本工程图书、资料分在编号办法执行。6.3工程文件的管理，按工程文件管理制度执行。6.4档案、资料、图书的提供利用，按本工程档案、资料、图书借阅规定执行。6.5工程声像档案的整理编目按本工程声像档案管理办法执行。6.6档案库房管理按本工程档案库房管理规定执行。6.7公司各职能部门工程文件材料立卷归档按公司各职能部门基建文件材料立卷归档范围、归档时间的规定执行。档 案 部 门 职 责1负责工程基建档案、资料管理，贯彻执行上级档案管理的有关法规、制度。2负责工程前期文件资料的整编、保管。3负责工程设计图纸、文件的领取及施工、调试、监理等单位所用施工图的发放。4负责工程设备图纸资料的接收、整理及各施工单位设备图纸的发放。5参加工程验收，对应归档的文件材料进行检查、鉴定。6负责对各单位、部门的工程文件材料的形成、积累、整理工作进行监督、指导，对归档的工程文件进行审查。7负责工程基建档案的接收，按照电力工业企业档案分类规则及分类表；基本建设项目档案资料管理暂行规定；科学技术档案案卷构成的一般要求等规定，对接收的工程文件材料进行分类、整理、编目工作。8积极协助工程部督促和协助各设计、施工、调试等单位对竣工图的编制工作进行检验。使工程竣工图真实反映工程实际和符合火力发电厂工程竣工图文件编制规定。9负责组织实施工程档案的保护，对工程档案安全负责。10负责办理图书、资料、材料、规程、规范、定额的订购、收集、整编及提供利用。11图纸复印。档案资料归档管理制度一档案资料的管理总则1为使我公司的档案管理工作规范化、制度化、科学化，提高文件材料的归档率，全面杜绝应归档文件材料的流失及将企业档案据为己有现象的发生，特制订本制度。2档案是有保存价值的历史文件，是由完成了文件处理程序，具有查考价值、集中保存起来的文件转化来的。文件收集的齐全、完整与否，直接影响到归档案卷的质量。收集是前提，公司员工、各部门平时要注意做好本部门在工作过程中所产生文件材料的积累工作，为今后文件归档打好基础。3档案室是公司在前期、基建、生产管理中形成的具有保存价值的各类文件材料的归口管理部门。4各专项工程总体验收须由档案室参加，并对其工程中的各种技术文件和竣工资料进行查验，各项工程竣工决算的最后付款必须由档案室对竣工资料签收合格后进行。二组织机构及职责分工1为保证基层产生的文件材料收集的齐全、完整，公司档案实行分级管理、形成网络、层层分解、落实到人的管理办法。2公司由主要领导分管档案工作，各部门由领导负责本部门文件材料的收集工作，各部门必须有指定的兼职资料员，具体收集本部门内部产生或经办的文件材料。3公司员工对个人所经办的文件材料的齐全、完整负责；部门领导对本部门所产生或主持经办项目的文件材料齐全、完整负责，做到能说清来源，能讲明去处；档案室对各部门产生或经文件是否齐全、完整具有监督、指导职能，并对全公司所有文件材料是否收集齐全、完整负责。（各部门文件的归档范围见附件。）三档案资料的收集1公司基建施工及生产活动中形成的科技文件材料（含缩微胶片、照片、录音、录像和计算机磁片等），各项管理工作中形成的文件材料，公司工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料等，都要按照归档范围的规定，及时向档案室归档。2建立“文件包”制。“文件包”制是保证文件材料收集齐全、完整内的最简单、最有效的方法之一。每个员工应设立“个人文件包”，平时将手边产生的文字材料统统放进文件包内，定期对“文件包“中的文字材料进行清理、鉴定，并将有保存价值的文字材料交本部门兼职资料员；每个部门应设立“部门文件包”，存放本部门内部业务工作中产生或涉及本部门以及部门人员上交的文字材料，并定期资档案室加以鉴定、整理。3平时积累与主动收集相结合。部门与个人，在文件材料的收集上都应注意平时工作的积累。每一项业务活动，经办人都应从发生到结束，对全过程进行跟踪，主动收集所产生的文字材料，以便今后进行归类整理。4采取“四结合”的方法进行收集。这“四结合”是指：收集工作同计划管理相结合；集中收集和现场收集相结合；定期收集和随时收集相结合；内部收集和外部收集相结合。5在工程建设的每个阶段上，技术资料的形成、积累，鉴定、工程竣工资料的审查以及材料归档后的补充、修改等工作由工程部及监理公司配合共同完成，并负责检查其完整性、系统性。档案室负责其格式、文字的规范性，并及时整理、收存。四档案的归档1归档要求（1）根据工程进展情况和归档要求，将原始材料分类整理成册，并编好清单送档案室归档。（2）现场设备在安装、调试、运行、维修、改造过程中的技术性、凭证性记录和文本，由各专业收集、整理后送档案室归档。（3）工程建设期间，无论通过何种渠道得到的引进技术或引进设备的档案资料，均须交档统一管理。（4）归档的文件材料要字迹清楚，统一采用A4纸，图面整洁，文件材料及签署意见要用碳素墨水书写。对修改的图纸或自行绘制的图纸，必须符合国家制图的规范，内容准确，图标清晰，签名齐全。（5）归档的文件材料的种类、份数以及文件页数均应齐全完整。（6）重要的文件材料的归档两份。一般的文件材料归档一份。五档案的整理与组卷1档案的分类以“电业工业企业档案分类规则及分类表”为依据。2文件材料组卷时，应当将每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复、转发文件与原件及多种文字形成的同一文件等一起立卷，不利分开。3卷内文件应保持有机联系；同属一类的文件材料应依顺序排列。应做到：批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后。4卷内文件要去掉金属物，对破损的文件材料要重新托裱。5卷内文件材料分装订和不装订两种，凡装订的文件材料编页号。卷内目录、卷内备考表不编写页号。6按最新规定，采用325225元酸纸盒和320220元酸纸卷皮。 六对档案及文件材料的统计1建立健全档案及档案工作台帐。主要包括：档案总目录、分类目录、档案借阅登记、技术资料接收与分发登记等。2档案室对所有文件材料的接收、发放、归档情况定时进行统计。3坚持做好平时记录，保证统计数据的准确、可靠。4对上级有关部门要求上报的定期和不定期的各类档案统计报表要及时、准确的上报。5每年一月初，要对上一年的档案及档案工作情况进行一资综合统计，然后进行汇总，上报有关部门及自存备查。七归档时间1公司内部各部门归档资料在第二年三月底前交档案室；2竣工资料：施工单位在机组投产后三个月内经验收合格后移交档案室；3竣工图：机组投产后，凡有条件编制分部或分项工程竣工图时，应在每台机组投产后24个月内完成相就的竣工图。设计单位在本期工程最后一台机组启动试运结束后，要校核已投产机组先期完成的部分竣工图，并在收到最后一台机组设计变更资料3个月，结束本期工程全部竣工图的编制工作。各部门归档文件一览表责任部门责任项责 任 内 容计 划 部综 合征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议、五通一平等、与设计、施工、制造单位的承发包及委托合同、协议、招标、投资、租赁文件、施工执照、（包括水、电、气等协议、文件）、与设计、施工制造等单位的来往文件、工程统计报表、开工报告以及有关设备的文字材料和设备选型、定货原材料证书、说明书、技术文件及合格证等计划统计年度生产、基建计划、总结及计划调整、管理规定、通知等、技术经济指标完成情况分析、月度计划任务书或月度作业计划、统计报表及统计资料汇编 人事部人事管理干部管理、待遇、培训、调配和人者交流、奖惩、任免等工资管理工资管理、工资改革等制度管理各项人事制度总经理工作部后勤福利后勤福利工作的通知、规定、会议纪要、房地产管理、车辆、道路管理等行政事务行政工作计划、总结、统计、规定、办公等、法律事务、厂签报单、文秘、机要、保密工作、信访工作、大事记、简报财 务 部财务管理财务管理制度、基建财务、成本会计帐务报表、帐册、工资单、凭证、会计档案移交等生产准备部生产管理生产准备计划、试生产管理、技术责任制、技术培训材料、运行台帐、系统图、设备移交记录、设备维护记录、运行操作规程、系统图、事故报告、运行日志、运行日报、经济指标分析。工程部工程试运文件启动验收文件（机构、方案、措施、来往文件）、试运行记录、验收交接书、工作总结、验评记录、交接记录、试生产记录、机组建设总结等工程管理文件与设计、施工、制造等单位的来往文件（包括传真）、工程会议材料（设计联络会、调度会等会议材料、纪要等）、测量文件、图纸会审、竣工资料的审查安全文明安全文明管理文件（日、月、年定期检查总结）、奖惩记录、安全措施检查、大型机械、起吊设备使用证、合格证等信息工作关于信息工作的通知、规定等、计算机应用和管理、本企业编制的计算机软件、盘片材料、档案工作等物资管理年度物资采购、计划、物资管理办法、重要物资供应文件（招标、投标、合同、协议、来往函件）、定额管理、价格管理、仓库管理、统计报表涉外文件报价、投标文件、合同、合同附件、谈判、协议、议顶定书、谈判记录、运输、开箱检验记录、商检及索赔、国外设备、材料的防腐、保护措施质量监督工程各阶段各级质监站形成的质量监检记录、质量事故通报、奖惩记录、会议纪要、报告和结论意见等工程资料管理办法概述：为了规范工程档案资料管理，建立完整的工程资料清册并运用于工程实际中，使工程资料达到系统、齐全、及时和完整，便于施工管理和质量控制，保证创优工程资料目标的实现，特制定本制度。说明：资料按照现行电力建设施工质量检验及评定标准的工程项目划分编制，项目最小划分到分项工程和分段工程。资料包括五部分：一质保资料：质保资料是工程施工前，能够证明施工中使用的产品是合格的资料。如设备开箱记录、产品出厂合格证、产品质量证明书、产品出厂检验或试验报告、产品生产许可证明等（此部分内容因生产厂家差别很大，其合格证等很难统一，只能在归档时整理成统一的格式）及基础资料等。二过程控制记录：过程控制记录是工程施工作业过程中，为了证实施工工艺过程符合规定要求的记录。如设备或材料施工前检查记录、土建施工记录、材料的跟踪管理记录等等（此部分资料不移交甲方）。三试验与检验资料：试验与检验资料是按照规程和合同规定对工程（产品）或过程的结果进行检验或试验，以验证工程（产品）或过程是否合格的记录。如单位、分部、分项、分段工程验收记录、试验记录、隐蔽工程验收签证记录、竣工验收报告及试运签证等等（此部分表格原电力部有统一的表式）。四工程管理与技术管理资料：工程与技术管理资料是按法规、规程和合同要求进行的工程管理和技术管理的文件、资料记录。如：监理文件、监理报审、开工报告、图纸会审等（此部分在监理程序中有专门表格）；施工组织设计、专业施工组织设计、作业指导书、技术交底、工程大事记、工程总结等。五条件发生的文件记录：条件发生的资料是不能确定在哪个具体分项工程中发生，但在单位工程中有可能要发生的资料。如：设计变更、工程联络单、材料代用记录、专业专题会议纪要、达标投产文件、设备缺陷处理记录、破坏劳动成果审批记录、备品备件借用申请表。文件资料编制规定：1凡合同、协议、试运后的签证、机组启动验收交接书、机组移交试生产交接书、机组移交生产的交接书等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档）。2文件的编写一律采用A4纸，用激光打印机的打印件（黑色碳素墨水或蓝黑墨水书定亦可，书写字迹工整，图样清晰）。正文文字采用4号宋体，1.5倍行距，标题为小2号宋体。施工技术记录、质量评定表必须使用原电力部的现行表式，不足部分经监理单位、业主认可后确定，所有典型表式必须是印制，不能复印。表内“工程名称”填写整个工程的名称，即“华电内蒙古卓资发电有限公司4200MW工程”。“项目名称”填写分项工程名称，机组名称为1号机、2号机等。内容要求字迹工整，图样清晰。签字应为碳素墨水严禁用圆珠笔或铅笔书写。文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按有关文件编写要求，汉字简化应符合国家颁发的有关规定。3施工技术记录、工程签发证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单（含工程联系单）等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料并原件（如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名）归档。4文件装订尺寸要求如下：左侧留装订线2.5cm，上连距2.5cm，右边距1.5cm、下边距2cm。5凡是正文应有页眉和页脚，其字形均采用小五号宋体，页脚居中设置，注明第X页共Y页，其尺寸页眉为1.5cm，页脚为2cm，页眉下横线重度为1.5磅。6文件附图中的幅画、构件代号均应符合我国国家或行业标准，图纸的尺寸一律以毫米为单位。7作业指导书的结构由封面、目录页、正文及附录四部分组成。作业指导书的用纸规格为A4纸，正文字体采用小4号宋体、1.5倍行间距，封面、目录页、附录仍采用4号字；标题采用小二号宋体；采用标准字间距，页边距同上；作业指导书的每一页要有页脚，注明第X页共Y页，页眉和页脚均采用小5号，施工组织专业设计的编写规定作业指导书格式。8质量评定表上的复（核）查意见及核定等级，必须使用碳素墨水书写。9调试措施，方案和报告等均应为激光打印机打印件，不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。10主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。11主设备及主要辅助设备订货合同及其附件，招投标书等重要依据性文件材料应字迹耐久、清楚、不能用复印件归档。12施工质量检验表工应符合火电施工质量检验评定标准所列表式。验评表填写规定：1表格字体为宋体，表头标题为18号字；2左边距为2.5cm，右边距为1.5cm，上边距为2.5cm，下边距为1.5cm，页眉为1.3cm，页脚为1.3cm；3一般情况下表格线为黑色实线，粗细为12磅；4页脚为宋体9号字；5检验（实测）结果不得填写“符合满足于项”；6空白栏均用“”代替；7签字均使用黑色签字笔，且必须签日期，包括年、月、日；8检验评定表不得出现半页纸内容，不足处用空表格补足填完。工程文件收发及管理规定为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。1 工程文件接收1.1各单位提供给华电卓资发电有限公司的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由档案室统一接收；上级党政主管机关所发的行政及党政务方面的文件由办公室统一接收。1.2公司其它部门或个人从外单位带回或通过其他途径收到的工程文件，一律交档案室登记。1.3设备文件，工程部汇同有关部门对设备开箱验收后，及时将设备资料立卷归档；设备文件资料由档案室统一归口发放给有关单位。1.4档案室对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。1.5档案室对接工程文件应及时建立工程文件接收总登记帐和分类帐（簿工台帐和电子台帐），并能利用计算机进行各类工程文件的查询检索。1.6登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按公司领导审定的工程文件分发表及时发给有关单位和部门。1.7对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。1.8档案室仅对归档的工种文件资料实施整编作业，并建立档案登录总登记帐和分类登记帐；对分发各单位和部门的工程文件资料不进行整编作业。2工程文件资料发放2.1分发外单位和部门的工程文件资料由档案室统一归口办理。2.2呈送上级单位的工程文件由公司领导确定发放单位和数量。2.3档案室按公司领导审定的部门分发施工图、设备资料及工程文件资料，当工程施工图、设备资料份数有限时，不足部分档案室可根据实际情况向设计院提出增加施工图供应数量；设备资料文件不足部分，可根据实际情况向厂家索要或者复印，以满足施工要求。2.4分发的图纸资料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。2.5为避免工程文件资料分发过程中出可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定领取人名单，并书面通知档案室；档案室按指定名单发放工程文件资料。工程档案分类编号办法及规定1总则1.本办法依据的标准：1.1.1电力工业企业档案分类规则，火电企业档案分类表，能源办1991231号及火电企业档案分类表补充规定；参照电业工业企业档案分类规则（火电分类表）部分问题答疑。1.1.2科学技术档案案卷构成的一般要求GBT1182289。1.1.3基本建设项目档案管理暂行规定国档发19984号。1.2基本建设与8、9类设备的划分原则是：在工程中安装的纯设备档案（指由制造厂提供的有关设备、图纸和专指某项设备的安装调试记录）和设备投入运行后增加或改进的设备档案入设备类，但其中涉及系统布置，设备安装的图纸和综合安装调试记录归入相关工程的基本建设类中；从基本建设工程任务下达开始到工程竣工交接为止的非设备类档案均归入基本建设类中。引进设备的档案，原则上不拆卷，可在相应类目中采用参见形式。1.3 8、9类编号办法说明1.3.1 8、9大类档案的案卷编号由目录代号、分类号和案卷号组成，均采用阿拉伯数字标识，各号之间用“”号连接。 0000 0 0 0 00 0案卷号四级类号三级类号二级类号一级类号目录代号目录代号：8、9类的目录代号一般是：四位的前两位数用以表示工期，后两位数表示机组：但其中“888”辅助建筑类的目录代号可用8001标识，或四位数的道位为8，后三位数为建筑物顺序号，用001或999标识。凡不能明确归属某一机组的公用系统的代号，其四位数的前两位数为工期，后两位数用“00“标识。“98”其它设备类的代号用9001标识。分类号：一般由四级类号构成：仅对安装施工文件采用三级类号：例：804 土建、水工施工文件分类号；805 燃、机、炉、化设备及管线安装施工文件分类号；806 电气、热工控制安装文件。案卷号：一般由二位数组成：采用流水号；但对安装施工文件采用四位数组成，用单位工程号，后二位用流水号。1.4卷内页号案卷内散装文件的页号采用三位数流水号，页号位置按GBT1182289科学技术档案案卷构成的一般要求的规定，页号编于文件材料的右下角（偏中以位）；双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角编号页号。若案卷由几件文件和散件组成时，页号一律按卷内文件的排列顺序统一编制流水号。卷内目录、卷内备考表不编卷内页号。设计院提供的设计图卷册、竣工图卷册、卷内按图纸目录排列中另编页号。28类、9类分类简表按即将出版的新火电企业档案分类表主表执行。3分类主表3.1分类主表按火电企业档案分类表主表，火电企业档案分类表补充规定及电业工业企业档案分类规则（火电分类表）部分问题答疑执行。3.2烟气脱硫工程档案分类现无企业标准，应根据本工程实际，拟定分类表报主管生产的副总经理和工程部批准后实施。4组卷规定4.1组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的系统联系，并要便于档案利用和保管。4.2对土建、水工施工文件；燃、机、炉、化设备及管线安装实施文件；电气、热工仪表安装施工文件，按单位工程、分部、分项、分段组卷；竣工文件、生产准备及试运行文件按系统组卷。4.3设计院提供的设计图纸原则上保持设计院设计图纸的卷册划分，并与分类主表对应给予分类号。5 案卷的编目、著录与检索5.1案卷题名应简明，准确揭示卷内科技文件材料的内容。5.2案卷脊背项目有案卷题名、档号。5.3卷内目录的编制5.3.1顺序号用阿拉伯数字1起依次标注。5.3.2文件材料题名，亦称文件标题，填写科技文件材料标题的全称。5.3.3文件编号填写文件的文号或图纸的图号。5.3.4责任者填写科技文件资料的直接编制部门或主要责任者。5.3.5日期填写科技文件材料的年、月、日。5.3.6 页次填写每份科技文件材料首页上的页号。5.3.7卷内目录排列在案卷科技文件材料的首页之前。5.3.8设计院提供的设计图纸可不设卷内目录与卷内备考表。5.4卷内备考表的编制5.4.1卷内备考表要标明案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。5.4.2卷内备考表排列在案卷内科技文件材料的尾页之后。5.5著录与检索5.5.1工程档案案卷级（以卷、册、袋、盒为著录对象）的著录格式可按GB/T3792.585档案著录规则执行。5.5.2为方便档案的统计和利用，应建立工程档案总目录和分类目录。档案管理应实现计算机化。6案卷的装订要求6.1案卷可采用装订和不装订两种形式。6.2案卷内不同尺寸的科技文件材料要折叠为统一幅面。6.3长期保存的案卷时必须取掉金属物。6.4案卷不装订时其科技文件材料要按照卷内目录的编排次序排列有序。7工程档案保管期限的划分7.1本工程档案保管期限划分应按基本建设项目档案资料管理暂行规定中的附表：基本建设项目文件归档范围和保管期限表执行。7.2本工程档案的保管期分为：永久、长期、短期三种。声像档案管理办法1编制依据1.1电力工业企业档案分类规则 能源办（1991）231号；1.2照片档案管理规范 GB/T1182189；1.3革命历史资料著录细则DA/T17.295附表4载体类型（非纸质）代码表。 2为强声像档案管理、及时掌握归档情况，声像材料必须由档案资料室归口发放，并建立领用及归档登记台帐。3声像档案的分类3.1工程现场声像档案代号为“8072”；3.2 8、9两大类中声像档案分类号按三级号执行；3.3火电企业档案分类表07大类中声像档案分类号按二级类号执行。4声像档案代码表序号载体类型名称标识码1录音制品LY2录像制品LX3照 片ZP4底 片DP5缩微制品SW6机读磁性制品JD7光 盘GP8其 它QT5声像档号编号模式5.1工程现场声像档案编号模式以电力工业企业档案分类规则8类、9类照片档案为例；028072 ZP 800案卷流水号工程前期文件三级分类号照片标识代号工程现场声像档案代号工程期数代号5.2 07声像档案编号模式以照片档案为例：（07类声像档案分类号按分类简表二级类号执行） ZP 06案卷流水号案卷流水号工会工作照片标识码（载体标识码）工程期数代码02ZP16001 后勤福利照片02ZP35001 安全环保照片02ZP44001 审计工作照片02ZP56001 教育培训照片02ZP62001 锅炉运行、检修照片02ZP63001 汽车运行、检修照片02ZP64001 电气装置运行、检修照片02ZP65001 热工装置运行、检修照片02ZP66001 化水装置运行、检修照片02ZP72001 锅炉专业科研照片02ZP73001 汽机专业科研照片5.3声像档案编号模式中载体标识码，按本办法“4声像档案代码表”标识。6声像档案案卷盒6.1照片档案采用210297mm（A4）照片芯页和与其配套的档案夹保管；6.2底片档案采用16766mm四张装底片夹和与其配套的芯页、外夹保管；6.3录像带采用原录像带盒，也可按录像带规格采用档案卷卷盒的制作材料制作其保管盒。7声像档案整理7.1底片7.1.1底片号7.1.1.1底片号的编号办法，在底片案卷流水号前加载体码DP之“D”字符，底片号用三位阿拉伯流水号，在底片案卷号与底片号之间用“”隔开。7.1.1.2底片号就与照片号对应。 D001001 Z0010017.2照片7.2.1.1照片号编号办法：在照片案卷流水号前加载体码ZP之“Z”字符，照片号用三位阿拉伯流水号，在照片与照片案卷号之间用“”隔开。7.2.1.2照片号应与底片号对应： Z001001 D0010017.3照片、底片归档时，归档人应编写说明7.3.1文字说明的成分和编写要求7.3.1.1文字说明的成份包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素（六要素）。A事由：照片影像所反映事件、事物的情由；B时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；C地点：被摄物所在的具体地点；D人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；E背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；F摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。7.3.1.2文字说明的编写要求A综合运用六要素，概括地揭示照片影像反映的全部信息；B文字简洁、语言通顺。一般不超过200字；C用阿拉伯数字表示时间，例1999年4月23日写作1999.4.23。7.3.1.3一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组（若干张）联系密切的照片应加总说明；凡已加以说明的照片分别编写简要的分说明，并注号。7.3.1.4说明的格式说明采用横写格式：宽度50mm说明分段书写、格式如下：照片号底片号 拍摄时间文字文明参见号 摄影者注参见号：与本张（组）照片有联系的其它档案的编号。7.3.1.5照片说明分张编写的装于芯页右侧位（照片装于芯页左侧位），以一组联系紧密的照片编写的总说明可放入芯页照片位。7.4照片档案案卷芯页以三十页左右为宜。7.5.1以若干张照片为单元填写卷内目录。7.5.2照片题名：在尽量保证六基本要素内容完整的前提下将文字说明改成照片名称。照片名称不就超过50字。7.6卷内备考表：卷内备考表采用GB9705中的卷内备考表，卷内备考表应放在案卷的最后一页。7.7录像档案：录像带归档时，归档人应参照照片说明的六要素和文字说明编写要求，编写录像带说明。录像说明装入录像带盒内。录像档案仅设卷内备考表。卷内备考表应说明录像带采用的材料、规格、型号和播放时间。7.8录音带档案：录音带档案案卷编号按4.1执行，录音带归档时，归档人按5.7的有关要求执行。7.9声像档案案卷题名7.9.1照片档案案卷题名应概括案卷内全部照片的主题；7.9.2底片档案案卷题名应概括案卷内全部底片的主题；7.9.3录像档案案卷题名概括全部录像内容的主题；7.9.4录音档案案卷题名应概括录音带录音的主题。8声像档案的编目8.1案卷目录；8.2目录封面。9保管9.1保管底片的适宜温湿度为：温度1315，相对湿度3545；9.2保管照片的适宜温湿度为：温度1424，相对湿度4060；9.3保管录像带的温湿度相同于底片保管的温湿度，但就防磁化，并要定期翻转。9.4照片档案、底片档案入库前要进行检查，防止受污染的照片、底片入库。对受污染的照片、底片要进行必要的技术处理。9.5接触底片和照片的人员应带洁净的细纱手套，防止汗渍污染底片和照片。9.6照片、底片、录像、录音档案，每3年左右应进行检查。9.7磁性载体档案装入声像档案柜，应距柜内壁至少26mm，并应垂直放置。9.8库房中应备有CO2灭火器。科技图书、参考资料管理办法为加强我公司科技图书资料管理工作，使其实现规范化、标准化，更好地为公司基建和生产服务，依据档案升级有关规定，制订本办法。一图书资料的购置1购置技术资料、科技图书，必须由各专业工程师提供信息，档案室统一提出申请，经分管领导批准后，由档案到接计划办理。一般书籍及专业性书籍、资料取限购3套，手册、词典等只限购2套，特殊情况多购者，应报总工批准。凡购置技术资料和图书的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。任何人不得将订购的图书、资料据为己有。2凡是公司人员外出学习、开会带回的技术资料等应及时全部资档案归档。须留用时，必须办理借阅手续，没有档案室签字，财务部门不予办理报销手续。3本公司的各种规程、规章制度、管理办法、图册、宣传册等，均须移交到档案室二套作为存档。4图书的管理应按专业、按购进时间分类登记、上架，使帐、卡、物相符。二图书资料的借阅1本公司职工借阅图书，每资借阅不利超过二册，借阅时间不得超过一个月。逾期继续使用者，到档案室办理继续借阅手续，到期不还者停止借阅资格。如确有需要长期使用的，须档案室负责人批准，根据库存情况办理借阅手续。如专项工作急需，而有必要收回已借出的图书，则无论借阅者的借阅期限是否到期，档案室可通知其提前归还。2仅存一份的书籍、资料一般不外借，只允许在阅览室查阅。3借阅图书、资料者，不利拆散和在图书、资料上勾画、涂抹；不准弄脏、缺角、遗失。保证完整无损交回；否则，按原价的五倍赔偿。4凡调出、退休的职工，在办手续前必须将所借的技术图书、等资料归还档案室，没有档案室的签字，总经部不予办理手续。三图书资料的保管1本公司科技图书、资料归档案室统一管理，由专人负责。图书管理人员应对现有的和随时购进的书籍进行整理、注册、编目、上架、保管。2加强库房管理是实现档案管理现代化的重要方面，作好温、湿度的控制和调节，达到温、湿度适宜（湿度在4560RH，温度1424）。清洁卫生，无虫霉滋生。图书库房应设有防治有害生物、防尘、防火、防盗照明管理等设施。3图书管理人员离开库房时，必须检查，切断电源，关好门窗，确保安全。节假日档案库要贴封条。4图书管理人员对所负责的图书、资料，因管理不严或其他原因，造成霉变或损坏的，除扣岗位工资外，还要视情节轻重