xx置业有限公司公文管理制度.doc

xx有限公司公文管理制度第一节 总 则一、为做好公司及公司各部门的公文处理工作，加强管理，使之规范化、制度化，依据本公司实际情况，特制定本制度。二、公司公文是传达贯彻上级指示精神，向上级请示和答复问题，指导公司工作开展的重要工具。三、本制度归口管理部门为公司综合办公室（以下简称综合办），由其负责制度的实施、维护和完善工作。第二节 公文种类一、公文主要种类有：命令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。二、公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要通过专门渠道。绝密文件只能打印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅；机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档；秘密文件由阅文人妥善保管。三、文件密级由发文部门的主管领导根据文件内容确定。第三节 公文格式一、公文一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、印章、发文时间、主送(报)机关、抄送(报)机关、附件等部分组成。如有附件应在正文之后注明附件名称和顺序。注：请示一般只写一个主报机关，如需同时送其他机关，应用抄报形式。二、公司的红头文件等正式公文格式规范如下：1、公文使用纸张(1)使用的标准纸张一般为A4型，幅面尺寸为： 210mm297mm(2)公文用纸天头（上白边）为：371mm(3)公文用纸订口（左白边）为：281mm(4)版心尺寸为：156mm225mm2、排板规格与印制装订要求(1)排版规格：正文为四号宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。(2)印刷要求：双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。(3)装订要求：公文应左侧装订，不掉页。两页页码之间的误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处。3、公文中的各要素标识规则公文分为眉首、主体和版记三个部分。对公司及公司各部门的公文使用规定如下：(1)眉首发文机关标识：以机关简称+字+年号+文号构成，字体为楷体三号字。“签发人”用三号仿宋体字，“签发人”后面标全角冒号，冒号后用三号楷体字标识签发人的姓名。(2)主体公文标题：用小二号黑体字，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题中除引用书名号或专业术语要加引号外，一般不用标注标点符号。主送机关：主送机关名称要标全称或规范化简称，标识在标题下空一行位置，左侧顶格用四号宋体字标识，后标全角冒号。公文正文：主送机关名称下一行，每自然段左空二个字，回行顶格；正文中数字要用阿拉伯数字标识，计量单位采用公制计量单位；数字、年份不能回行。附件：公文如有附件，在正文下空一行左空二个字用四号宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。成文时间：用汉字将年、月、日标全；零写为“O”。单一发文印章：单一机关制发的公文在落款时不署发文机关名称，只标识成文时间；成文时间右空四个字；加盖印章应上距正文2-4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当联合行文需加盖两个印章时，要将成文时间拉开，左右各空七个字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。附注：公文如有附注，用四号宋体字，加圆括号；标于正文成文时间下一行左侧距版线空二个字的位置。(3)版记主题词：用四号黑体字，居左侧顶格标识，后标全角冒号，冒号后标主题词词组。主题词词目用四号宋体字，词目之间空一个字。主送机关：在主题词下一行，标识时左、右各空一个字，标“主送”，“主送”后加冒号。主送机关名称要标全称或规范化简称。主送机关之间分隔要用逗号分割。抄送机关： 标“抄送” 标在主送机关下一行位置，其标识方法与“主送”相同。印发机关和印发时间：位于抄送机关之下占一行位置；用四号宋体字。印发机关左空一个字。印发时间右空一个字，印发时间以公文付印的日期为准。用阿拉伯数码标识。三、函、会议纪要等非正式公文格式规范如下：1、函、会议纪要等公文使用纸张：使用的标准纸张为A4型，幅面尺寸为： 210mm297mm；发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字。发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20 mm处一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm；每行居中排28个字；发文机关名称及双线均印红色；主体参见红头文件规范执行。2、函、会议纪要等公文中的各要素标识规则：参见红头文件规范执行。3、有关函、会议纪要发文机关标识的规定：以机关简称+函（纪要）+年号+文号构成，字体为楷体三号字。为了便于检索，建议文号由年、月号组成，用阿拉伯数字表示，月、日号不足两位的添零补齐，同一天下发两个以上的函、会议纪要再加流水号。第四节 公文的收发、上报、批转一、各部门都要建立收发文登记制度，所有文件收发，要有登记、签收手续。二、对公司外部收文，如无明确目标单位，则统一由综合办负责处理。综合办收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，根据文件性质由综合办收回归档。有明确目标单位的可由收发室直接送达目标部门。三、对公司内部公文，原则上对口受理，其他类文件由综合办受理。四、所有上报公文必须采用A4纸，正规打印形成，文档中严禁勾画、涂改；上报公文前必须由综合办附加河南德升置业有限公司公文处理单，此单应当订于文档之上，作为文档的一部分，长久保留。五、公文处理单的填写应注意以下几个方面：1、所有提交文件必须填写全来文款项，填写字迹要工整，使用钢笔、碳素笔等进行填写，任何一项不填写，接受文件单位均可以提出拒收。2、所有公文分转前都须进行电子文档登录。3、公文分转时，经办人要对分转的过程进行跟踪，需要多个受文人进行反馈的，根据领导批示，每个受文人签暑意见后，由经办人负责收回并呈报领导，进行最终意见的签署。4、公文最终的处理，是由综合办负责人对最终的处理情况（一般归档）进行最终的批注，完成公文处理的闭环。六、未按照上述条款进行公文上报的，受文部门可以合理拒收。七、由总经理批出，己送公司其他领导阅批或交有关部门承办的公文，由综合办负责催办。八、各级领导对送来的公文要及时阅批，急件的，当天批复；一般文件的，三天内批复。各部门收到承办公文后，要抓紧办理。对不属于自己业务范围，又不适宜由本单位主办的，应迅速退回综合办并申明理由。九、各级领导阅完公文后要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。十、公司所有发文印鉴统一由综合办审核、盖章。公司所有发文，各发文单位应有存档，并在发文后将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本一份送档案室存档。有领导指示的，还应附批复件。十一、红头文件，只