书面沟通的基本模式.ppt

书面沟通的基本形式 备忘录电子邮件信函建议书报告摘要 商务谈判备忘录 催款函 求职信 XX经理 您好 我写此信应聘贵公司招聘的经理助理职位 我很高兴地在招聘网站得知你们的招聘广告 并一直期望能有机会加盟贵公司 两年前我毕业于首都经济贸易大学国际贸易专业 在校期间学到了许多专业知识 如国际贸易 国际贸易实务 国际商务谈判 国际贸易法 外经贸英语等课程 毕业后 就职于一家外贸公司 从事市场助理工作 主要是协助经理制定工作计划 一些外联工作 以及文件 档案的管理工作 本人具备一定的管理和策划能力 熟悉各种办公软件的操作 英语熟练 略懂日语 我深信可以胜任贵公司经理助理之职 个人简历及相关材料一并附上 希望您能感到我是该职位的有力竞争者 并希望能尽快收到面试通知 我的联系电话 139 感谢您阅读此信并考虑我的应聘要求 此致敬礼 您真诚的朋友 XXXX年X月X月 辞职信 公司人事部 我因为要去美国留学 故需辞去现在的工作 请上级领导批准 公司的企业文化感化了我 我对公司是深有感情的 我留学归来之后 仍愿意回公司就职 感谢公司领导和同事在工作中对我的关心和支持 并祝公司兴隆 市场部张三丰X年X月X日 回复投诉函 邀请函 报告的基本结构 标题概要目录主体部分 正文 结论和建议 报告的特点如下 报告是较正式的沟通方式 报告能够传递复杂的信息 报告对文件作永久的记录 报告有助于商务决策的选择 报告中可以使用图表等视觉辅助方法 使信息更清楚 更生动 更有趣 但是 报告需要事前的周密计划和准备 需花费时间和精力 有效书面沟通的标准 清晰 Clear 完整 Complete 准确 Correct 简洁 Concise 树立良好信誉建立友善关系 商业信函中的使用 WrittenCommunication书面沟通 PresentationofBusinessDocuments商业通讯文件的样式 商业通讯文件的范围 BusinessLetters商业书信Memorandum备忘录FaxMessages传真E mail电子邮件 商业书信组成部分 1 Letterhead信头2 Reference参考3 Date日期4 Insidename address收件人姓名及地址5 Salutation称谓6 Heading标题 商业书信组成部分 7 Bodyofletter信文8 Complimentaryclose结尾问候9 Nameofsender寄件人姓名10 Sender sdesignation寄件人头衔11 Enclosures附件12 Copy副本 Letterhead信头 信纸质量象征着公司的质量信头通常包含 1 商标2 公司名称3 地址4 联络号码5 办公室登记处和号码 Reference参考 过去以 Ourref 或 Yourref 表示以姓名的首字排列 写信人 打字者 档案编号或部门代号范例 GBD STGBD st Per1GBD ST 134 Date日期 英式写法为日 月 年范例 12July2005美式写法为月 日 年范例 July12 2005中式写法为年 月 日范例 X年七月十二日 InsideName Address收件人姓名和地址 将以下数据分行并按顺序写出 收件人全名及称谓头衔公司名称地址范例 MrJamesLeightonGeneralManagerLeightonEngineeringCoLtd12BrackenHillManchesterM608ASUnitedKingdom Salutation称谓 已知收件人姓名时 DearMrLeightonDearDouglas收件地址为一个机构时 DearSirs不知收件人的姓名时 DearSirorMadam Heading标题 说明信件的主旨通常全为大写字母范例 DearMrsJacksonINTERNATIONALCONFERENCE 24OCTOBER2005 BodyofLetter信文 段落之间须空一行 doublespace 行与行之间则不空行 singlespace ComplimentaryClose结尾问候 在信的结尾予以问候以结束信件内容两种表达方式 Sender sName Designation寄件人姓名及头衔 在结尾问候下方空4 5行作为签名之用以全部大写打出寄件人姓名头衔置于寄件人姓名下一行范例 YourssincerelySOPHIEBOLAN Mrs Chairman Sender sName Designation寄件人姓名及头衔 若签名者是以寄件人之名义发信时 YoursfaithfullyShirleyJohnsonforGEORGEFREEMANGeneralManager 或以perpro或pp perprocurationem i e onbehalfof 表示 委任 授权行为 Enclosures附件 表达随信附上文件的方式有三种 在信件左下角贴上 enclosure 的标签在信件内容提到附件的那一行文字左边标注三个点在信的脚注 即寄件人头衔下方间隔一行处 打上 Enc 或 Encs Copy副本 如果信件副本须交付第三者时 加注 cc 或 Copy 以及其它收件人的姓名 头衔如果同一信件收信人超过三人以上 则以姓氏的字母顺序排列范例 ccSusanJones AccountantDavidRoberts CompanySecretaryNormanTaylor GeneralManager若为 bcc blindcopycirculated密件副本 表示写信人不希望收信者知道第三者 ContinuationPages续页 续页须在信纸上方打上页码 日期 收件人姓名前页无须注记内容尚未结束的字眼续页的信文必须包含至少3 4行文字尽量保持一个段落在一个页面中 Memorandum备忘录 提供信息询问讯息行动或决定通知询问行动或决定 备忘录与商业书信之不同 不需要称谓主文必须以条列方式分为数个段落不需要结尾问候在签名处不需要打上寄件人姓名及头衔 传真与商业书信之不同 须注明传真出去的总页数称谓可加可不加不需要结尾问候在签名处不需要打上寄件人姓名及头衔 电子邮件的缺点 时间系统错误标题不明确礼仪被忽略不讲究格式副本发送浮滥语法 拼字 标点使用草率 网络礼仪