货物运输指引.doc

XX市XXXX有限公司生效日期2013年6月1日货物运输指引文件编号TJ-CT-023版 本A/00页 码第5页共5页1.0目的：确保公司的产品在进行运输过程中，拖车公司，船运公司人员遵守美国海关的C-TPAT （海关贸易伙伴反恐）安全指导，以保证产品安全运输至美国境内。2.0范围：适用于所有合作的拖车运输公司，船务公司及公司内部船务人员3.0职责：3.1操作人员：负责预约货物拖车及运输过程货物状态的跟踪；4.0 定义：无5.0 内容：5.1 公司内部船务人员工作职责：5.1.1根据出货计划，提前5-14天与货运代理或船公司预定仓位，以确保在出货前2-3天拿到货运公司的Shipping Order，确保货物能够按照计划时间离开工厂5.1.2根据出货计划及Shipping order 安排拖车。提前1-2天与拖车公司联系，预约车辆。以确保运输车辆/工具能够及时到达我司和安全装货。5.1.3船务部需提前通知柜车到厂时间、柜车司机姓名、联系方式、柜号、封条号码等相关信息。5.1.3运输公司到厂时，检查所有出货文件及出货记录，确保装货单是清晰的，精确的，完整的，不会被窜改或遗失。5.1.4当货物离开工厂，跟踪货物的运输状态，收集整理相关文件（货物转运交接文件，如Cargo receipt, 设备交接单等），直至货物所有权的转移。 5.2 货物装柜及出货安全要求： 5.2.1货柜车到达公司大门时，门卫经与相关部门确认无误，按门禁管理要求，给货柜车办理入厂手续。货车入厂前，保安人员需要对货车进行安全检查，包括检查货车底盘有无隐藏装置及是否有改装，包括是否有携带危险物品等，检查无误并需要保留检查记录。然后，将车辆指引停泊在“装货区”。如果“装货区” 已停有货柜,则需将车辆指引停泊在“空柜停泊区”，司机需开柜给保安人员检查是否有危险品或其它物品。保安员负责监督指引司机在指定的休息室休息，以防其在厂区内随意走动，直到装货完毕,接通知后方可回到相应的车位，办完相应手续后，持成品仓开据的物品放行条，交门卫检查出厂。 5.2.2 装柜前，成品仓负责对货柜进行安全检查，检查按“7点检查法”进行 柜头l 检查柜角及出气孔l 使用工具敲击柜墙是否有空洞的声音（确认是否有夹层）l 测量柜头长度与货柜尺寸是否相符 左/右面l 检查是否有结构上的梁柱或特别修补痕迹l 柜里面的修理痕迹应可见l 使用工具敲击柜墙是否有空洞的声音（确认是否有夹层） 地板l 测量地板到柜顶的距离与货柜尺寸是否相符l 检查地板是否平整l 如地板高度不一，检查是否有特别修补痕迹 开花板及柜顶l 检查柜顶到地板距高，柜角铁块及气孔l 使用工具敲击柜墙是否有空洞的声音（确认是否有夹层） 门内外l 闭锁装置是否安全l 有无不同的焊接材质/颜色l 是否平整及特别修补痕迹 柜外部底盘l 无变曲变形l 可见横梁5.2.3货柜装柜过程的监控5.2.3.1搬运工人按仓管员指定要求装车，不得踩在成品机上装货，以免造成不良，如发现包装不良，外箱、彩盒破损，要及时换包装。5.2.3.2 装柜过程中,仓管员和QA检查员要核对每一卡板成品与出货通知是否相符,记录好每一卡板成品数量、总卡板数以及出货总数,并于装柜后拍照存档.如有任何数量不对或其它异常,需立即报告主管或厂务经理处理。5.2.3.3装柜过程中非指定人员不得进入装货区，由保安人员及CCTV全程监控,以防危险品混入货柜。如因特殊原因中途停止装货，保安员应监督司机或成品仓上锁、并留下警戒。5.2.3.4 装货完成后,仓管、QA检查员及保安员共同核对装货无误后，由成品仓负责人以上级别员锁住封条，并拍照记录。再由QA检查员及保安员共同核对封条是否锁好。5.2.3.5出货后, 成品仓需对每一车辆做一份货柜出柜检查记录,记录货柜车相关信息（货运公司名称、司机姓名、驾驶证号码，车辆行驶证号码，车牌号码、封条号码、货柜号码、车辆出厂时间、目的港，总出货数及卡板数等），以备日后查询, 相关电子记录保持2年以上。5.2.3.6成品仓负责将出柜检查记录等复印给船务部一份,同时告之货车离开时间及预计到达时间,以便双方跟进货车运行状况。5.2.3.7门卫检查货柜封条及闭锁OK，并与物品放行条相核对无误后才能放行。 5.2.4 封条管理5.2.4.1封条由成品仓指定人员保管,收到封条时需记录封条号码,及对封条的有效性及完整性进行检查(如检查封条的唯一性、核对封条号码与船务部提供的号码是否相符,是否有修改痕迹等),检查参考PAS 1SO17712。5.2.4.3 工厂必须指定专门人员负责封条的请购，采购及保管。工厂内部如果使用高保封条，必须存放在可以上锁的铁柜里由指定人员保管。5.2.4.4如发现封条受损,成品仓要及时将受损情况上报部门经理或厂务经理,同时与上报船务部,由船务部向货运公司及主管部门核实后才能装/卸货。5.2.4.5装货完成后,由成品仓组长以上及别人员锁住封条，再由QA检查员及保安员共同核对封条是否锁好.并记录封条号码于“走货记录”等单据，以确保封条可以完整追溯。同时，工厂需要保留单独的封条使用记录，该记录至少需要保存2年以上。5.2.4.4 货柜出厂后，如果司机在运输过程中及到港后发现封条破损，需要第一时间报告给工厂船务人员，船务人员需要马上现场核实货物的完整性及是否有安全隐患。同时，将调查结果形成文件报告给工厂反恐负责人。必要时，还需要将调查结果上报给海关等政府相关部门。 5.2.5出货数量管理：出货负责人，需要使用包装箱计算方法去检查出货时是否多装或短装；5.2.6出货单据管理5.2.6.1仓库工作人员要收到相关的指令性文件数据方能进行收发货工作，如采购部部发 出的P/O、船务部发出的“出货通知”等，仓库工作人员务必核实货物的名称、规格、数量等，在此过程中，一定要警惕非货单物料的进入，在确认无误后才可签批。船务及货货负责人，必须亲自审核所有出货相关文件/记录（尤其是订仓订柜单，托运单，出货单，货柜全套检查记录，出货放行条等）必须是清晰的，精确的，完整的，不会被窜改或遗失。一旦发现出货文件或单据有异常，所有的装货必须马上停止，安装保安人员现场监管未完成的装货，同时调查异常原因，上报工厂反恐负责人，必要时上报政府相关部门。5.2.6.2对于公司的运输数据和数据系统要严格保密，特别是客户数据和系统要确保控制以防无许可的接触。所有出货单据必须保存在作为限制区域受控的专门的办公室。5.2.6.3 船务部及仓库要定期（半年一次）组织相关人员，对出货信息及出货相关文件进行评审，以确保其安全及数量准确。5.3对运输商的要求5.2.1 选择运输商时，应确保运输商去参与并获得C-TPAT,AEO,PIP等反恐认证；5.2.2与运输商签署运输合同（运输合同需要注明司机运输优先行驶路线图及备用路线图，包括运输线路里程，正常耗时，每段路程的预计行车时间，中途指定的停车休息或吃饭地点等。另外在运输过程中，工厂要对运输进程进行确认，如确保指定的时间内是否有到达指定的地点，运输过程中是否有导致停车的异常等。另外到达目的地后，应要求司机报告运送情况及封条的完整性等。），并确保运输车辆/工具根据我司要求运输路线行走，如特殊情况须修改行走路线必须提前知会我司已确认。5.2.3运输公司在拖车到工厂前提供司机资料给我司,以方便装车前确认司机资料（司机姓名,身份证号码，运输工具相关信息）。5.2.4 运输过程中如发现任何异常事件应及时与我厂相关人员联系,如：非正常原因的任何延误、非正常原因的变更行车路线、有任何不明身份且未经授权的人员欲接近所运货品的企图等。5.2.5 工厂需要定期的（每年一次）对运输商进行现场反恐审核，保留审核报告。5.4货物运输追踪5.4.1 LCL(Less than Carload) 货物运输，货物直接交仓库，当货物送到目的仓库，司机必须提供Cargo Receipt 以证明货物安全到达仓库。5.4.2 FCL (Full Container load) 货物运输，货物直接交码头，当货物送到港口码头，拖车公司必须提供设备交接单。（如送香港港口，拖车公司提供类是文件证明货物安区送到港口码头）5.4.3 每次货柜出厂后，船务人员应主动的，按时段与运输司机电话确认运输路线及运