京沪科技集团公司资料与记录的保存管理制度.docx

京沪科技集团资料与记录的保存管理制度10 目的本程序规定了企业各类资料与记录的保存要求，旨在规范企业具体处理和保存各类资料与记录工作；充分利用各种信息资源，防范竞争对手获取企业重要情报资料，规避资料管理中存在的潜在风险。20 要求21 编制资料保存管理程序2.1.1企业信息中心应当根据本程序的规定和国家有关企业档案管理法规的要求，结合企业实际情况制定企业资料与记录的保存管理程序。资料与记录的保存管理程序应当对企业各种资料与记录的保管、贴标签、授权查阅、销毁和检查等各项工作予以明确。资料与记录保存管理程序经过企业总经理批准后执行。2.1.2企业信息中心负责统一管理企业的各种文件资料和电子信息资料。企业信息中心应当根据实际条件建立独立的档案管理室，负责统一保管企业的所有文件资料和重要的电子媒介资料。各部门负责人和全体员工包括企业高级管理人员应当协助信息中心档案室管理企业文件资料。2.1.3企业质量管理部的资料管理人员负责协调质量体系文件管理与企业资料与记录保存管理程序。在条件成熟的企业，建议设立统一的资料与记录保存管理程序。2.1.4企业内控经理对企业档案室和各部门资料保管工作应当定期或不定期地进行检查；安全保卫部和信息中心负责人应当协助进行此等检查。各部门负责人应当积极配合。2.1.5企业档案管理人员必须得到政府档案管理机构的任职资格培训并获得上岗资格证书后方可参加档案管理工作。2.1.6企业人力资源部和内控经理应当组织企业高层负责人、部门负责人、部门资料管理人员和销售部内勤人员参加资料与记录保存管理程序的学习培训。22资料与记录的保管221企业应为所有的资料和记录确定合适的保存期限，并按确定的保存期限进行保存。222每一个部门应将本程序所列的各种资料和记录的保存责任用正式的、书面 的形式分派给相应的人员。223对电子媒介形式的资料和记录应与纸质形式的资料和记录同样对待：确定保存期限并在保存期限内妥善保存。224 一些资料和记录对本部门有用但未列入本程序保存范围内的，请直接与内控经理联系，并为此类资料和记录确定合理的保存期限。225档案室管理人员和信息中心业务人员应当严格执行档案资料查阅、调阅和复印拷贝管理程序。226企业应当明确规定需要交档案室长期保存的资料和记录清单。下述资料和记录必须定期送企业档案室保存： 董事会纪要和集团总部的各种重要工作批件 与政府和行业主管部门的公务往来文件 企业工作会议纪要和管理层的重要批件 超过一年以上的会计资料 企业成立的各种文件资料包括：新项目开发计划、市场调查分析、注册会计师评估资料、立项审批、政府批件和营业执照等 各种重要合同协议包括：合资合作协议、资产重组协议、贷款担保协议、重大采购销售合同、新产品开发合同等 重要生产技术资料包括：工艺设计、新产品设计、车间平面布置图、专利技术资料等 市场调查情报资料包括：市场调查分析、主要竞争对手调查资料、企业主要供应商资料、设备供应商和中介代理商名册等 各种企业产权证书包括：房地产产权证、土地使用权证书、特许权使用证等 各类设备技术资料包括：零部件编号手册、设备维护保养和使用说明等 重大事故调查处理文件等 职工人事档案包括：招聘合同、雇员保证书、利益冲突调查、雇员保密协议和保密承诺书及有关书面申明等 各类管理程序文件、质量体系文件等文件 各部门送交的其他重要资料和记录 各种新闻资料和图片227 需长期保存的资料和记录应妥善放置在公司的档案室内，以防止在保存期内受潮、受损及非授权接触。公司应对档案室管理定出详细的要求，以保证其中的档案资料的安全保存和按期销毁。每个部门在将资料送交档案室进行归档时，应在资料封面上贴好标签并在标签上注明归档13期、保存期限及销毁13期。228在部门内保存的资料和记录，各部门应将其保存在适当安全的地方，以防止在保存期内受潮、受损及非授权接触。资料和记录档案的封面上应贴好标签并在标签上注明卷内内容，保存期及销毁El期。229 档案室对来自财务部门的会计档案，应当设置独立的存储区域并严格保管。(参见会计档案管理)2210每一个部门应根据226规定，将本部门需要长期保存的资料和记录送到公司档案室进行归档，一年至少一次。2211档案室收到各部门的归档资料后，应根据资料的类别及保存期限将其保存在适当的档案柜中，并在其外面注明归档日期、保存期限、销毁日期及资料所属部门的联系人。2212 电子资料和记录 保存期少于两年且公司未要求保存原件的资料和记录，允许以电子媒介形式保存，但档案室有关人员和信息中心业务人员要定期检查其有效性。23资料和记录的处理23。1 公司企业信息中心和档案室管理人员应将公司档案室及部门内保存的资料在其规定保存期满后的六个月内进行恰当的处理。处理前，应列出已到期的资料和记录的处理清单并报请其主管和归档部门经理联合批准，经批准后方可进行处理。232 对重要的资料和记录(由归档部门经理确定)，应采用安全保密的方式进行处理，如：用碎纸机等设备进行切碎处理。关于资料和记录处理，有任何不清楚的地方，应及时与内控经理联系。233 专利技术 对专利技术的图纸、工艺及其相关资料的销毁必须经过总经理办公会研究并形成书面通知后方可进行。重大专利技术资料的销毁，事先还应报董事会批准。234 索赔及诉讼资料 所有索赔资料和支持性资料应至少保存至索赔结束后五年；所有的诉讼记录应保存至诉讼结束后五年。24 资料查阅、调阅、复印、下载241 各部门业务人员和各级管理人员，因业务需要查阅、调阅或复印、下载档案室的重要文件资料，事先应当获得其主管上级的批准并办理有关登记手续后方可进入档案室。242 外部人员包括：公共审计师、律师、政府官员、司法机关公务员、记者等，如须进入档案室查阅企业重要文件资料，应当获得企业董事会和总经理的批准或按照国家法律法规出示有关搜查证件后方可进入。25质量记录的保存期限质量记录的保存期限按IS09000、QS9000或VDA61等质量体系文件的规定执行，若其保存期限与本程序不一致，按保存期限较长者执行。26政策与规定261所有部门资料管理人员必须参照本程序保管临时存放在本部门的重要文件资料。禁止员工包括高级管理人员将企业文件资料带出企业。特殊情况需要将重要文件资料带出企业的，事先应当书面向其主管上级申请批准。262未经授权管理人员签字批准，任何人不得到档案室查阅企业保密文件。档案室管理人员应当严格按照企业信息安全政策的有关要求，作好档案资料的查阅登记工作。263企业董事会秘书、集团内控审计人员、企业内控经理有权随时进入档案室检查企业档案管理状况。264禁止档案室管理人员利用职务之便，违反企业信息安全政策，随意翻阅企业重要保密资料或将企业重要文件资料私自带出或复印后带出档案室。265禁止档案室管理人员将企业重要文件资料交给未获得授权查阅的内部人员翻阅或复印。266 禁止档案室管理人员私自接待未经授权的外部人员进入档案室并查阅重要档案资料。267 禁止档案室管理人员阻挠企业内控管理人员和集团内控管理人员检查档案管理情况。268 内控人员和企业安全保卫人员在发现档案管理人员利用职务之便，违反企业档案管理程序和信息保密政策的规定，对外泄露企业机密情报或协助他人盗窃企业机密情报资料，将严格按照企业有关奖惩规定予以严厉的处罚，触犯刑律者，交司法机关处理。30职责图活动职责权限支持通知咨询资料和记录的整理公司部门程序文件管理员各部门经理公司档案管理员有关部门内控经理确定保存期限公司部门程序文件管理员部门经理档案室主管内控经理档案室主管有关部门公司档案管理员文件资料粘贴标签公司部门程序文件管理员部门经理档案室主管部门经理档案室主管有关部门资料和记录送档案室部门程序文件管理员部门经理公司文件管理员有关部门准备销毁清单公司程序文件管理员部门经理档案室主管相关部门部门程序文件管理员内控经理批准销毁清单公司部门程序文件管理员董事会总经理部门经理相关部门部门程序文件管理员内控经理查阅档案资料相关业务人员批准的外部人员董事会总经理部门负责人总经理董事会相关部门内控经理检查档案管理内控经理信息中心主管总经理档案室部门程序文件管理员集团内控部安全保卫部文件销毁档案管理员信息中心总经理部门经理相关部门部门程序文件管理员内控经理40文件与记录附录1到期文件销毁流程图附录2资料与记录的保存期限表附录3资料与记录的归档目录附录4资料和记录的销毁申请50 参考资料程序文件的编制与发布信息安全政策会计档案管理国家档案管理法附录1到期文件销毁流程图信息中心主管档案室主管部门经理、总经理、董事会档案室管理员信息中心主管附录2资料与记录的保存期限表(1)行政管理资料和记录 保存期限公司章程永久营业执照及批准证永久税务登记证永久外汇登记证永久进出口许可证永久公司成立及工商登记 永久合资及合作合同 永久许可证及特许权协议 永久各届董事会纪要 永久房产契约 永久土地使用权证 永久公司企业管理程序 15年管理层会议纪要 参见.4.4的要求索赔资料 参见.4.4的要求诉讼文件 参见会计档案管理会计档案 附录2资料与记录的保存期限表(2) 表格编码工程资料和记录 保存期限竞争对手的技术分析报告及相关资料 10年产品技术可行性认证报告(已投产) 投产之日起20年产品技术可行性认证报告(未投产及不可行的)月 认证结束起20年现用的操作指导书 永久直到被修改如：管理工艺 设计工艺 试验工艺工程设计资料 如： 不确定* 零件清单 产品图纸 产品技术标准 产品试验记录 设备设计规范 制造工艺过程技术规范参数 操作指导书修改前的版本 从修改之日起2年工艺试验记录 不确定* 工装模具图 不确定* 不确定*：这些资料和记录的保存期限需要公司管理层根据具体情况来确定，销毁的批准权限归总经理或董事会。附录2资料与记录的保存期限表(3) 表格编码工程资料和记录产品发展、鉴定及试验记录 保存期限 如： 10年 项目记录及案卷 产品失效模式及预防纠正措施 工艺失效模式及预防纠正措施 工程设计通知记录 工程及开发修改记录 测试订单 测试报告和记录附录2-资料与记录的保存期限表 表格编码 财务资料和记录 保存期限 总账,明细账及备查账 永久 日记账 永久 预算及成本资料 2年 各种凭证及附件 永久 报废申请 15年 退税资料 15年 年度财务报表 永久 月度,季度财务报表 永久 财产清单 永久 内部审计底稿 2年 预测分析 6年 各类保单 30年 保险索赔 15年 库存材料记录 15年 工资记录 职工离开公司后5年 定价资料 6年 拨款申请 6年 客户索赔记录 6年 银行账户资料及签字人员样本 永久 银行对账单 15年 现金与银行账务调节表 15年 现金盘点记录 5年 应收账款对账记录 15年 应付账款对账记录 15年 外埠存货对账记录 15年 存货年度盘点记录 15年附录2资料与记录的保存期限表(5) 表格编码 财务资料和记录(承上页) 保存期限 纳税申报记录 永久 验资报告 永久 审计报告 永久 采购合同 合同结束后6年 销售及商务合同 合同结束后6年 固定资产 资产处置后至少6年 固定资产盘点记录 15年 未列入的按国家有关规定执行，与新的制度有冲突时，上述保存期限将作相应的修改，原则上按保存期限较长的进行。 附录2-资料与记录的保存期限表(6) 表格编码 人事管理资料和记录 保存期限 利益冲突问题 6年 死亡证书 永久 教育及培训 5年 员工工作调换 7年 雇佣协议 6年 团体保险记录 8年 健康安全记录 10年 医疗记录 永久 工人工资记录 6年 养老金记录 永久 公司与员工的技术保密协议 员工离职后5年 员工业绩评估表 永久附录2资料与记录的保存期限表(7)采购供应资料和记录 保存期限采购申请单 10年招、投标文件 10年采购订单 10年合格供应商名单 10年采购合同 10年进货验收报告 5年三家比价资料 3年供应商评审资料 10年附录2-资料与记录的保存期限表(8) 表格编码 生产管理资料和记录 保存期限 工厂平面布置图 永久保存 产品信息 10年 产品出库资料 10年 危险品/放射性废物的资料 永久 存货明细账 15年 收发料单 5年 存货盘点装 永久 车间工时记录 5年附录2-资料与记录的保存期限表(9) 表格编码 市场营销资料和记录 保存期限 市场营销策略 永久 销售计