KSOA软件操作手册.doc

*医药有限公司KSOA软件操作培训手册 建立日期: 2014-08-01 修改日期: 2014-08-01 文控编号: JL-HBMSYXGS-SK-KSOA-04KSOA软件操作手册 版本编号: V 1.0 作 者: 吴帆审核人：*医药有限公司项目经理武汉科情新技术开发责任有限公司一、前言本文档中将采用如下简称方式：*医药有限公司简称*武汉科情新技术开发责任有限公司简称武汉科情11 GSP首营资料操作流程111 GSP首营企业审核操作流程1、首营企业登记1）路径：质量管理中心首营企业管理首营企业登记打开登记页面，完整填写企业证照信息，带 * 号为必填项，点击保存存盘（为避免输入格式错误，建议输入前先双击下，看有没有弹出的选项，没有则手输）（注意，一定要维护委托书范围！）2、首营企业资料审核（业务）1）路径：质量管理中心首营企业管理首营企业审批（业务）由于单店人员配置不够全，所以一般为采购员自己审核点击查询在需要的单位右键选择审批。2.1在弹出的审核界面，填写业务部门主管意见，点击保存（因为单店人员配置不够全，所以第一步可以设为采购员自己审核）3、首营企业资料审核（质管）1）路径：质量管理中心首营企业管理首营企业审批（质管）点击查询在需要的单位右键选择审批。在弹出的审核界面，填写质管部门主管意见，点击保存4、首营企业资料审核（质量负责人）1）路径：质量管理中心首营企业管理首营企业审批（质量负责人）点击查询在需要的单位右键选择审批。在弹出的审核界面，填写质量负责人意见并选择审核通过或者不通过，点击保存存盘1.22 GSP首营商品审核操作流程1、首营商品登记1）路径：质量管理中心首营商品管理首营药品登记表完整填写商品登记信息。带 * 号选择为必填项（为避免输入格式错误，建议输入前先双击下，看有没有弹出的选项，没有则手输）（记得填写处方分类，是否麻黄碱，前台销售需要拦截）2、首营品种审批表（业务）1）路径：质量管理中心首营商品管理首营品种审批表（业务）点击查询在需要的单位右键选择审批。在弹出的审核界面，填写采购部门主管意见，点击保存（因为单店人员配置不够全，所以第一步可以设为采购员自己审核）3、首营品种审批表（质管）1）路径：质量管理中心首营商品管理首营品种审批表（质管） 点击查询在需要的单位右键选择审批。在弹出的审核界面，填写质量部门主管意见，点击保存。4、首营品种审批表（质量负责人）1）路径：质量管理中心首营商品管理首营品种审批表（质量负责人） 点击查询在需要的单位右键选择审批。在弹出的审核界面，填写质量负责人意见，点击保存。2.1采购业务操作流程211 采购入库业务操作流程KSOA采购管理流程概述：采购部人员根据供应商送货情况填制采购订单进行采购开票。采购订单经过质管部审核后，采购员填写运输登记单，收货员开具收货单，通过质量部门（验收员）GSP验收后，仓储部（保管员）进行采购入库业务。采购入库流程：采购订单（质管部审核）运输登记单采购收货单购进入库质量验收购进入库单(打印) 操作步骤：1、采购订单（采购员）1）路径：业务管理中心采购管理采购订单采购订单填制详见下图：2）操作界面：在单位编号处，可通过单位名称、单位编号、助记码等模糊查找出单位信息。在委托销售员处，双击选择销售员。在商品编号处，可通过商品名称、商品编号、助记码等模糊查找出商品信息。填写数量、价格等信息，选择对应部门及业务员。最后点击“存盘”，退出单据即可。采购订单审核1）路径:业务管理中心采购管理采购订单采购订单审核（质量负责人）2）双击选中要审核的记录，填写审核意见或引用意见。点审核确定或审核不通过采购计划查询1） 路径：数据中心采购业务数据采购计划查询采购计划修改: 流程：取消订单审核采购订单修改业务单据修改审核采购订单审核过程图：（取消订单审核）点击取消审核双击选中单据，点击取消审核（采购订单修改）修改内容后，点击存盘（业务单据修改审核）（采购订单审核）然后继续往后面走流程采购订单-运输登记（做了运输登记单要修改采购订单则先删除运输登记单，然后按照上面的走流程）1） 路径：业务管理中心采购管理采购订单采购订单_运输登记2） 操作界面：辅助功能提取采购订单因提取的是采购订单，这一步只需要提取后确认信息点击“存盘”即可（冷链药品一定要填写起运时间，到货时间，运输方式，温控方式，其他药品直接填写承运方式和单位就可以存盘） 2、采购收货单(收货员)1）路径：业务管理中心采购管理采购收货采购收货单填制2）操作界面：1、 提取采购订单-运输登记（辅助功能提取采购订单-运输登记）填写运输过程温度、温度状况、到货时温度等信息。核对无误后，点击“存盘”即可。 3、购进入库质量验收1）路径：质量管理中心购进质量验收详见下图：2）操作界面：通过双击“相关单据编号”选择需验收的单据。单据选择填写单据明细时要注意GSP检验的选择，双击选中的一项，会有一个下拉框，选择相应的选项。 检查各项内容是否正确，如单据内容与商品不符，请重新输入正确内容检查数量、批号、效期，生产日期等数据填写是否正确，如有问题，可进行修改及拆分。如是特殊药品，必须进行第二验收人验收。如全部商品检验合格，可通过右键选择“全部检验合格”使明细颜色变绿即可。如有不合格品，需单独选择为“当前记录检验不合格” 使明细颜色变红。最后，点击“存盘”即可。若检验为不合格则生成拒收操作方式：右键点击记录复制复制出相同的记录选择合格的验收数量以及不合格的验收数量，生成两条记录点击“存盘”。随后进入操作合格入库流程，合格入库后质量管理中心药品拒收药品拒收报告单辅助功能提取验收单据双击选择部门点击拒收卡片填写相关内容以及验收人（验收人可双击选择）确定存盘拒收完成若检验为不确定则生成待验，需进行药品复查。操作方式：右键点击记录复制复制出相同的记录选择合格的验收数量以及不合格的验收数量以及不确定的验收数量（当有不合格和不确定时才有此操作），生成三条记录点击“存盘”。合格药品入库记账后，复查流程：填写复查通知单（注意复查结论）：填写复查通知单后点击存盘进入复查审批：操作步骤：点击查询选择需要审批的单据点击审批进入原复查通知单填写审批意见保存（注意选择复查结论，在复查流程最后可选择合格还是不合格，合格则在入库单单据提取中可提取出来入库）购进入库质量验收查询1） 路径：质量管理中心质量管理报表入库验收记录6、购进入库单1）路径：仓储管理中心采购入库单详见下图：2）操作界面：通过双击“票单编号”选择需入库的单据。填写货位(双击) 点击“记账”，并选择打印单据。212 购进退出业务操作流程购进退出流程：购进退出票单填制购进退出质量复核购进退出出库单1、退出开票单填制1）路径：业务管理中心采购管理采购退出采购退出票单填制详见下图：2）操作界面：1、 填写单位名称，然后提取进货入库单（辅助功能提取进货入库单） 退出开票单查询1) 路径：数据中心采购业务数据退出票单查询2、购进退出质量复核1）路径：质量管理中心购进退出质量复核详见下图：2）操作界面：通过双击“相关单据编号”选择需验收的单据。填写单据明细时要注意GSP检验的选择，双击选中的一项，会有一个下拉框，选择相应的选项。以及填写质量意见、退货原因等。 单据选择如全部商品检验合格，可通过右键选择“全部检验合格”使明细颜色变绿即可。如有不合格品，需单独选择为“当前记录检验不合格” 使明细颜色变红。最后，点击“存盘”即可。药品购进退出复核查询1）路径：质量管理中心GSP台账药品购进退出复核3、购进退出出库单1）路径：仓储管理中心采购退出出库单详见下图：2）操作界面：通过双击“票单编号”选择需入库的单据。点击“记账”，打印。购进退出出库单查询1) 1）路径：数据中心采购业务数据退出出库查询4.1仓储业务操作流程1.1.盘点操作流程1.盘点票单填制 1）路径：仓储管理中心存货盘点盘点票单填制1） 操作界面：双击盘点货位、部门等，选择填写需要盘点的库区，商品、架位号等。最后，点击“存盘”即可。2.实盘数据录入 1）路径：仓储管理中心存货盘点实盘数据录入2）操作界面：（录入实盘数据）3.实盘数据审核 1）路径：仓储管理中心存货盘点实盘数据审核2）操作界面：4.实盘数据入账 1）路径：仓储管理中心存货盘点实盘数据入账2）操作界面： 1.3.临时盘点记账操作流程 1）路径：仓储管理中心存货盘点临时盘点开票2）操作界面： 选择部门、盘点货位、实盘金额、实盘数量等详细信息。填写完成后记账,然后按照盘点的流程走。412 养护流程1、重点养护药品申请1）路径：质量管理中心库房养护重点养护药品品种确定表2.重点养护品种审核1）路径：质量管理中心库房养护重点养护药品品种审核3、药品在库养护记录1）路径：质量管理中心库房养护养护计划 填写生成计划条件，然后点击自动生成养护计划 （是否重点养护的勾勾上则是养护重点品种，不勾则是养护在库90天的药品）4、药品在库养护记录1）路径：质量管理中心库房养护养护记录选择时间段，点击运行可以查看往日的养护记录。5 供应商资料维护1） 路径：基础档案中心供应商管理点击查找上面有修改，卡片，新增（没有首营记录）修改维护后需审核：基础档案中心档案修改审核供应商选择单位右键点击审批保存即可客户资料维护与商品资料维护方法同上，审核方式一样。6 零售各项数据查询7 不合格处理（以养护结论为不合格为例）1、 不合格药品登记 （此处是指在养护中结论已经为不合格，在此就不做演示）路径：仓储管理中心不合格管理不合格品种登记 辅助功能，提取不合格品，填写不合格原因等，完成后存盘。 然后审核，前面有描述，就不强调。 2、货位间商铺移库单1）路径：仓储管理中心不合格管理货位间商品移库单辅助功能提取不合格登记单然后存盘，记账。 3、商品损溢申请单1）路径：仓储管理中心不合格管理 商品损益单辅助功能，提取移库单，填写页面内容。存盘。 4、商品损溢申请单审核（采购部长）路径：仓储管理中心不合格管理损溢单审核采购部长选择对应的单据双击后，点击审核确定。5、商品损溢申请单执行