接待管理制度.doc

无锡市万里实业发展有限公司接待管理制度文 件 号WL/XZ-2014-02/27受控状态发 放 号编 制：审 核：批 准：2014年02月27日编制 V0版本一、总则1、为规范公司接待活动，在保证接待效果的前提下，加强接待费用控制，特制订本制度。2、接待工作是公司重要的对外窗口之一，参加接待的工作人员要遵守纪律，有礼有节、热情大方，树立公司的良好形象。3、本办法规定了公司接待的管理职能、管理内容与要求、检查与考核，适用于公司的全部接待活动的管理。二、管理职能行政管理部是公司接待工作的管理部门，负责公司接待活动的统一安排。三、接待工作原则1、对等接待、各负其责、相互配合的原则。接待工作涉及面广，必须坚持重点、兼顾一般，按照对等接待、各负其责、相互配合的原则，上下一致，齐心协力，共同做好接待工作。2、规范高效、安全节俭、服务一流的原则。接待工作应规范服务，提高办事效率、热情周到，视客情适度接待，提倡节俭，反对浪费，注重思想情感交流，不推诿扯皮，不应付拖拉。3、统一标准、预算管理、严格控制的原则。按照公司接待标准，对各项接待费用实行预算管理，由行政管理部负责人根据核定的预算严格控制使用，接待费用原则上不得超过限额，如需追加预算，由董事长另行审批。四、接待职责分工1、接待工作是公司窗口式工作，对于塑造公司良好形象、实现公司经营目标，具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重视且规范行为。2、接待内容包括：迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。分工如下：行政管理部：提供良好的接待环境保障及备品准备，负责来客引入及会议室的环境保持，提供信息沟通保障及调度控制和来客记录，安排来宾行程、食宿等。接口部门：负责接待洽谈并陪同始终。3、运行经理对接待工作负有全面责任。五、接待标准接待部门须严格遵守公司的接待标准，根据来访者的人员级别及访问目的不同选择合适的标准，如需超标则须征得董事长同意。餐饮：依公司规定的标准。交通：原则上使用公司的小车、商务车，如需使用公司高级车辆须得到董事长的批准。住宿：依公司规定的标准。礼品：馈赠礼品原则上以带有地方或公司特色的纪念品为主，如有特殊需要须得到董事长的批准。娱乐：原则上公司不安排娱乐活动（地方特色景点游玩除外），如需要安排娱乐活动须得到董事长的批准。接待标准详见附件。六、接待流程 1、接待的申请与审批 各部门实施接待前，应填写接待申请表，经主管领导审批后，报行政管理部申请安排接待；申请部门在接待申请表内应明确来宾人数、接待时间、接待事由、接待负责人、接待标准等信息及相关接待要求建议；公司高层领导的接待活动，由行政管理部填写接待申请表，并作为接待负责人；行政管理部接到接待申请表后，应根据公司接待标准核定接待预算后报公司财务部，作为预支、报销接待费用的预算凭证；2、接待的实施行政管理部依据获批的接待申请表，落实各项接待安排的责任人及物品置办；行政管理部依据接待行程安排，协调接待负责人和公司车辆或租用车辆的时间安排； 接待责任人应根据接待行程安排，前往车站、机场接送来宾，并陪同来宾办理入住、结算手续。七、费用结算 1、接待结束后，接待责任人应在5天内将相关票据交至财务管理部办理报销手续； 2、实际发生费用在已获批预算额度内的，由财务管理部予以核销；实际发生费用超出获批预算额度的，由责任人填写接待费用超额审批表进行审批，获批后方可报销；八、接待要求1、接待环境标准物品摆放整齐，且表面无灰尘；地面干净无脏物，空气流通清新；室温适度，灯光合适；备品齐全。2、公司参观规定安排来宾参观公司，须报主管领导批准；参观介绍以接待部门为主，行政管理部配合；参观过程中，原则上介绍者在来宾前，接待负责人在来宾后；参观所到之处，作业人员须集中精力做事，不得东张西望，更不许与参观人员交谈，如有必要可礼貌示意。 3、接待礼仪要求 参与接待人员应着正装，举止礼貌；接待人员到车站、机场迎接来宾，应提前1020分钟到达，对不熟悉的来宾应事先准备迎接牌，注明单位名称和来宾称谓；接来宾到达住宿地点后，接待人员应协助办理入住手续，并提行李送至房间；接待人员到车站、机场送行，应根据航班、列车时刻合理提前到达，主动帮助来宾拿取、托运行李，办理相关手续。九、附则 1、本制度为公司接待的规范性文件，各部门应严格参照执行； 2、本制度由行政管理部依据实际情况变化，不定期进行修订； 3、本制度由行政管理部负责最终解释，于公告之日起执行。附件：公司接待标准类别标准备注餐饮用 餐标准A标准B含酒水，A标准人均不超过200元，B标准人均不超过300元。住宿经济型酒店200元/间左右如有特殊情形须得到董事长的批准星级酒店500元/间左右交通公司车辆别克车商务车公司高级车辆宝马奔驰使用公司高级车辆须得到董事长的批准礼品公司纪念品ABA（100元以下）、B（300元以下）地方特产AB特殊礼品ABA（500元以下）、B（500元以上）娱乐娱乐/游览按实际发生的金额娱乐活动需得到董事长的批准接待申请表申请部门： 负责人： 1、客人信息：姓 名单 位职 务人数2、接待时间： 年 月 日 至 年 月 日共 日3、接待人员： 4、接待项目：交通：别克 商务车 宝马 奔驰住宿：经济型酒店 星级酒店 餐饮：中餐 晚餐 礼品：纪念品A（份数： ） 纪念品B（份数： ） 地方特产A（份数： ） 地方特产B（份数： ） 特殊礼品A（份数： ） 特殊礼品B（份数： ）娱乐/游览： 5、其它要求： 6、费用预算：（由行政管理部填写）住宿： 餐饮： 礼品： 娱乐/游览： 合计： 接待部门签字： 日期： 主管副总签字： 日期： 总 经 理签字： 日期： 董事长助理/董 事 长签字： 日期： 接待费用超额审批表申请部门： 负责人： 1、招待对象：来宾单位事 由人 数2、接待时间： 年 月 日至 年 月 日