公司办公管理标准.doc

XXXXXXXXXXXX公司办公管理标准（试行）1 范围本标准涵盖了办公区域管理、办公纪律管理（包括工作时间、员工着装管理、员工用餐管理）、印信管理、通讯管理、保密管理等的基本要求。2 职责2.1 公司运营中心为日常办公的归口管理部门。2.2 各部门负责人为本部门日常办公管理的第一责任人。3 办公区域管理3.1 安全管理3.1.1 安全管理内容：3.1.1.1防火a）公司运营中心应按照消防法规和消防部门的要求，督促物业定期检消防设施设备的配置、性能情况查，确保消防监控系统、消防栓、灭火器具等完好、有效，消防通道畅通，消防标识清晰、准确。b）严禁在办公区域存放易燃易爆物品，严禁在禁烟区抽烟。c）最后离开办公区域的员工应对所在区域进行消防检查，杜绝安全隐患。3.1.1.2防电a）公司员工使用各类设施设备时，应遵守相关的操作程序和要求，禁止违规操作以保障用电安全。b）公司员工不得在办公区域私拉电线，不得擅自使用电热器具；下班时应切断办公设施设备的电源。c）维修人员须持证上岗，在维修各类电力设施设备时，应严格按照安全规程操作。3.1.1.3防盗a）访客进入办公区域，接待人员应做好登记和指引工作。b）员工应妥善保管个人物品，不得在办公室存放私人贵重物品或大笔现金，离开办公室（室内无人）时应随即锁门。3.1.2 安全事务处理a）公司运营中心须定期检查各类安全设备设施的完好情况和安全防范措施的落实情况，发现问题及时整改。b）各类安全问题由公司运营中心根据原因、性质、后果、责任等因素及时处理，并在第一时间向公司领导报告。3.2 卫生管理3.2.1 卫生管理内容3.2.1.1办公场所保洁员工应协同做好环境管理工作，自觉保持办公场地整洁。3.2.1.2绿化养护a）公司绿化应本着节约原则，采用自管型或租摆型的方式。b）自管型绿化管理，由行政中心自行采购绿化植物及相关用品，并安排专人对绿化植物做好日常养护工作；c）租摆型绿化管理，应聘请专业绿化公司进行绿化布置、养护和更换。行政中心对绿化租摆合同的履行进行监督，确保租摆植物的品种、数量、质量、养护、更换周期遵照合同执行。3.2.2 卫生事务处理运营中心应每日检查办公场所的清洁工作，每月对绿化布置进行调整，发现问题及时整改。3.3 值班管理3.3.1公司实行值班制度，节假日（双休日、法定节假日）安排人员值班。3.3.2因值班人员未能认真履行职责或未能在确保无各类隐患后离开，在值班日中给公司造成经济损失并无法追回的，值班人员应按实际损失额予以赔偿，并予以通报批评。4 办公纪律管理4.1 工作纪律4.1.1 工作时间a）公司实行每周五天工作制，周六、周日及法定节假日休息。作息时间如表1。表1公司作息时间表日期工作时间1月1日至12月31日上午：8:30-12:00下午：13:30-17:30b）因销售接待、培训学习等工作需要，公司可临时调整员工工作时间。4.1.2 工作纪律a）员工须严格遵守工作时间，不得迟到早退。迟到一次罚款20元，以现金的形式上交到运营中心。B）工作时间应坚守工作岗位，不得吃餐点零食、串岗、扎堆聊天，不得大声喧哗；不得处理私事，不得长时间接打私人电话；未经同意不得动用他人电脑和办公物品，不得翻阅他人桌面摆放的文件资料；有事外出，应事先征得同意；c）不得在办公时间或使用办公电脑链接无关网站或玩游戏；d）自觉保持整洁、良好的办公环境，办公物品、资料须摆放整齐、有序，办公场所禁止堆放杂物；下班前应整理桌面物品及资料，保持环境的清洁。e）厉行节约，不浪费水、电、文具、纸张等，办公室空调温度设置夏天一般不低于25，冬天一般不高于25。f）公司办公设备不得私自随意调换、改装或修理；员工与公司正式解除合同前，须归还其使用的办公设备、办公用品及其记载的书面资料、电子资料；g）接待来访及业务洽谈应在洽谈室进行，私人会客时间应不超过10分钟。4.2 着装管理4.2.1 工作分工运营中心负责工作服款式设计单位跟踪、面料和颜色选定、组织评审、联系考察制作单位、落实调型、售后服务等相关事宜。4.2.2 工作服装的配置4.2.2.1配置方式公司正式员工均配置工作服。临时用工人员工作服由所在单位根据工作需要酌情配置。4.2.2.2配置标准工作服装配置按款式分营销、行政两大类，按季节分为春夏装、秋冬装两款，原则每两年制作一次。4.2.3 工作着装要求4.2.3.1着装时间每周工作服穿着时间为周一至周五，周六、周日值班人员穿着工作服。未配置工作服的员工，应着与工作服颜色相近的正装（孕妇除外），要求庄重、整洁。参加公司重大会议或对外接待、商务活动的，应按事前通知要求统一着装。4.2.3.2换装时间原则上每年五一劳动节、十一国庆节后第一个工作日为春夏装与秋冬装的换装时间。4.2.3.4着装规范工作服必须根据配置按规定穿着，不得随意搭配，并保持整洁、挺括，常洗常熨；发型、饰物、鞋袜应与服装协调搭配。4.2.4 着装事务处理a）运营中心应对员工着装纪律进行不定期检查，并通报检查结果。b）新款工作服原则上穿着两年。自新装发放之日起一年内离开公司的员工，需自行承担服装费用的30%；一年后离开公司的员工不需承担工作服装制作费用。如试用期配备工装的员工自发放工装之日起一年内离开公司，需自行承担服装费用的100%。4.3 员工用餐管理运营中心负责餐费报销管理工作。4.3.1 午餐餐标公司在工作日有偿提供员工午餐，每人每天10元，公司承担5元，员工个人承担5元，由运营中心统一报销。4.3.2加班餐标员工加班就餐补贴标准为每人每天18元；加班须经运营中心以及公司领导确认，限定为工作日期间加班至晚上20:00以后的人员。5 印信管理5.1 印信的类型印信，是指公司各类印章和公司用于对外联系而统一使用的介绍信。公司印信主要有以下类型：a）公司印章，主要用于以公司名义签发的各类文件、通知、信函，以及经公司领导批准的各种报表和其他文书；b）合同专用章，主要用于以公司名义与其他单位签订的各类协议和合同；c）法定代表人印章，主要用于需法定代表人签章的各类报表、票据和其他文书；d）销售合同专用章，主要用于商品房买卖合同；e）财务专用章，主要用于各类财务票据、凭证和报表；f）其它因工作需要刻制的印章，根据具体工作需要确定使用范围。5.2 印章的管理5.2.1 印信的制作、购买5.2.1.1 印章的制作：因工作需要须刻制印章的，由运营中心报公司董事长后，至指定地点刻制。5.2.1.2 介绍信的制作或购买：因工作需要须印制或购买统一格式介绍信的，由行政中心报公司董事长批准后，到指定地点印制或到购买。5.2.2 印章的登记5.2.2.2 所有印章均须由行政中心在印章登记本上逐一登记，并在印模一览表上留存印模，同时注明启用时间；5.2.2.2 各部门领用属于本中心保管的印章时，须在印章登记本上登记；5.2.2.2 每次用印时须在印章使用登记本上登记，并报领导批准后用印，留存用印文件复印件。5.2.3 印信的保管5.2.3.1 印信由运营中心专人负责保管。5.2.3.2 印信保管人员应遵守纪律，注意保密，严格按规定使用印章和介绍信。5.2.3.3印章和介绍信必须存放在保险柜内或其他安全的地方，每次用印或开具介绍信完毕，应立即放回原处；财务专用章和法定代表人印章应由会计和行政中心分别保管。5.3 印信的使用5.3.1印章的使用5.3.1.1凡涉及公司对外投资、合作协议、土地协议、银行担保等重大事项的用印，须经董事长签字同意方可用印，具体经办人须在印章使用登记本上签字，用印的文件资料须留有正本存档。5.3.1.2凡公司事务性的文件资料用印，须经公司总经理、董事长用印审批上签字，用印的文件资料须留有正本存档。5.3.1.3认购书用印，由营销总监同意后，加盖销售合同专用章。商品房买卖合同加盖代理人章，经办人签字，经公司总经理、董事长审核签字后，加盖代理人章，经办人须在印章使用登记本上签字。需在合同上加盖法定代表人印章的，须经法定代表人同意。5.3.1.4财务票据、凭证、报表及款项支付用印，须经财务分管领导审核，由会计盖上财务专用章，然后经法定代表人同意后，向行政中心申请使用法定代表人印章并做好用印登记。5.4 印章的借离公司印章原则上不允许携带外出。因工作需要必须携带外出的，须经公司董事长书面批准，并在印章借离审批单上登记，注明借离印章名称、借离人员、借离事由等，并由专人保管。借离期间用印，由借离人员或借离公司全权负责；用毕，须当面及时归还，不得通过邮寄等其他方式归还。5.5 印章的失少发现印章失少，保管人应立即向总经理和董事长报告；行政中心应及时采取相应措施，并登报声明作废，必要时应向公安部门报案。5.6 印信的废止、封存和销毁5.6.1 因机构变动、名称更改、印章磨损等原因停止使用的印章和介绍信，应及时报请公司董事长批准后由行政中心统一封存，并由行政中心发文通告。5.6.2 一般情况下，印信在封存5年后报公司董事长批准，由行政中心统一销毁。6 通讯管理6.1 通讯设施管理通讯设施种类分为单位固定电话和单位传真机。6.1.1 固定电话管理6.1.1.1 配置范围公司员工根据业务需要配置办公固定电话。6.1.1.2 配置程序a）固定电话初装：行政中心根据需要，开通员工办公电话；相关部门另行申请加装的，经行政中心核准后3个工作日内开通；b）固定电话拆、移机：需求部门提出申请，行政中心核准后3个工作日内完成；c）固定电话停机销号：行政中心提出申请，公司董事长核准后1个月后完成。6.1.1.3 使用管理6.1.1.3.1 使用行为管理使用公司固定电话时应长话短说，语言简明扼要；尽可能开通并使用固定电话虚拟网，以节约话费。6.1.1.3.2 使用功能管理所有固定电话均可开通国内直拨、来电显示等功能；禁止使用单位固定电话拨打声讯台，一经发现，处以通讯话费5倍的罚款。6.2 传真机管理6.2.1 配置范围:原则上公司每一办公地点配置一台传真机；其他部门如需单独配置传真机的，须经公司董事长批准同意，由行政中心统一购置或调配后开通，做好资产登记并落实使用部门责任人。6.2.2 使用管理公司传真机一般由运营中心安排专人负责管理。6.3 通讯费用管理6.3.1 公司固定电话和传真机费用公司固定电话、传真机费用每月由运营中心有关管理人员登记、结算。6.3.2 员工移动手机话费6.3.2.1 话费标准公司按照福利相关规定的标准为员工提供移动话费补贴。6.3.2.2虚拟网为节省员工移动话费，员工可申请加入海智虚拟网，并享受虚拟网套餐优惠。申请加入虚拟网的员工应于当月25日前将移动电话号码报至公司行政中心相关人员，虚拟网于次月生效。7 保密管理7.1 保密管理的概念公司秘密是指关系公司利益和权利，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。保密是指对公司秘密加以保护，使之在一定时间和范围内不外泄的行为。7.2 保密管理范围主要包括以下方面：a）公司中层管理人员以上会议、各类专题会议讨论内容和决定事项中不宜公开的内容及其会议记录、纪要；b）公司尚未付诸实施的经营战略、经营方针、经营规划及经营决策；c）不宜公开的公司行政文件、档案，内部掌握的合同、协议、各种内部程序文件、规章制度等；d）公司内部各类财务资料、统计资料、帐册、凭证等；e）项目产品策划书、可行性报告、成本核算书、规划设计方案、图纸、景观设计方案、图纸等；f）招标项目的标书、合作条件等；g）公司内部局域网数据库密码、网站管理程序密码、计算机程序文件、计算机终端、微机输入的秘密内容等；h）人事档案、劳动合同和员工薪酬资料等；i）其他尚未对外公开的各类信息和公司确定应当保密的事项。7.3 保密等级7.3.1 公司保密内容的密级应依据秘密事项一旦泄露对公司利益损害的程度进行划分，一般应划分为“绝密”、“机密”和“秘密”三级，其中：7.3.2 绝密级为：直接影响公司权益和利益的重要文件资料和信息，如：公司正在研究的经营计划、投资计划及其他决策方案，网站管理维护程序密码，招标项目的标书、合作条件，公布前的商品房定价、调价信息，销售归档档案等。7.3.3 机密级为：公司统计资料，重要会议记录、计算机程密码以及不宜公开的内部文件资料、信息等。7.3.4 秘密级为：公司人事档案、劳动合同、员工薪酬资料和其他不宜公开的资料信息。7.4 保密措施7.4.1 公司保密文件资料（包括电子文件、声像资料等），均应按规定标明密级，并根据实际情况酌情确定保密期限。7.4.2 保密范围内文件资料的密级，由主办部门拟定，分管领导确定。7.4.3 在秘密文件资料制作过程中应采取如下保密措施：a）禁止在起草文件、编制报表或设计技术图纸的场所会客；b）对于作废的草稿应及时作碎纸处理；c）文件起草或制作人员离开岗位时，应将正在起草或制作的保密文件妥善收存；d）打印文印资料要明密分开，严格按规定份数印制，废页应及时销毁。7.4.4 在查阅、复制、收发、传递和保管秘密文件资料时，应采取以下保密措施：a）凡查阅、复制绝密级文件、资料的，必须经公司董事长总批准；凡查阅、复制机密级和秘密级文件、资料的，必须经相关中心负责人及总经理批准。b）运营中心文书收发人员在对秘密文件的收发、传递中，应作登记，避免误发误传，未经批准不得扩大传阅范围；秘密文件不得通过普通邮政传递；绝密级文件不得通过计算机传输。c）密级文件资料形成后应及时整理，单独组卷，妥善保存。d）各部门保管的过期文件资料不得自行处理，应在每年3月份交行政中心统一处理。e）经批准查阅的文件档案，除特殊情况外，应在办公室内查阅，不得转借他人，不得携带外出，出入公共