采购过程控制程序.doc

采购控制程序1. 目的对采购过程进行控制，以保证所采购的物料和服务符合规定的要求。2. 范围本程序适用于生产经营所需物资（设备、备品备件、材料等）及服务的采购。3. 职责3.1 采购申请3.1.1 需求部门申请人负责将项目物资需求计划表交送该部门经理、部门管理负责人及总经理审批同意。3.1.2 经过该项目物资需求计划表所列物资询价比价后，采购主管负责将物资采购订单报送商务部经理、财务总监、副总经理和总经理审批同意，并根据相关领导提出的采购意见进行采购。3.1.3 当项目物资需求计划表与物资采购订单在数量上出现不一致时，相关负责人应在订单中作出书面备注说明，并签名。3.2 商务部职责3.2.1负责公司生产经营所需物资的采购管理工作。3.2.2负责组织物资采购管理制度的制定、检查、监督及考核。3.2.3负责物资需求计划的接收、平衡库存。 3.2.4负责组织物资采购的询比价、合同谈判、拟订合同及跟踪合同执行。 3.2.5负责采购物资的付款、结算及合同归档。3.2.6负责供应商的管理工作。3.3需求部门：指物资或服务的直接使用部门（生产管理部、项目部、安全技术部、财务综合部等部门）。3.3.1负责填制生产需求物资计划，确定需求物资品种、规格要求、估价和数量，物资到货时，负责物资的质量检验，若是首次采购的有一定技术含量的物资，并有卖方提供技术人员上门服务时，需求部门必须有一人在场。3.3.2负责落实需求物资的技术条件并向商务部提供采购技术支持，根据需要签订技术协议。3.3.3参与询价供应商名单推荐及供应商考察、评价。3.3.4必要时参与合同谈判。3.4财务综合部负责物资采购款项的承付，必要时参与合同谈判。4. 程序要求4.1采购过程4.1.1 供方的选择4.1.1.1 商务部对现有供方的质量保证能力、交货质量、信誉进行调查，表现良好 的供方参加供方评价。4.1.1.2 对因生产经营需要新增加的供方，由需求部门建议，报商务部经理、财务总监、副总经理、总经理同意后进行试用，经试用合格且需继续使用的供方，可参加供方评价。4.1.2 供方的评价4.1.2.1 评价原则a) 必须是在工商行政管理部门注册并已取得正式营业执照，具有法人和一般纳税人或小规模纳税人资格,具有独立承担民事责任的能力。b) 具有履行合同所需的相关资质。c) 具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。d) 具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。e) 有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。f) 在经营活动中没有违法记录。g) 符合相关法律、法规规定的其它条件。 h) 对与公司有经常性业务往来，信誉较好，可根据其以往为公司提供产品的质量、价格、交货、服务、信誉等历史绩效来评价。i) 对一次性购买或购买量很少的一般产品，可采用使用前对产品检验或验证办法，对供方做出评定。4.1.2.2 评价内容评价内容分为供应商整体实力考核评分和合同执行考核评分两部分：a) 供应商整体实力考核评分包括：财务资信状况、质量管理、市场竞争程度。b) 合同执行考核评分包括：质量、价格、交货期、服务。4.1.2.3 供方评价 商务部每年组织需求部门等相关部门对供方进行一次复评。4.1.3 物资采购计划表的提交及审批权限 需求部门应根据实际需求及在明确公司实际库存物资数量之后填写物资采购计划表，经该部门经理、部门管理负责人审批同意后，再报商务部进行采购。 评价等级分为甲、乙级。甲级：价格合理、服务周到交货及时，能满足质量要求，按时交货的供方；乙级：不能满足质量要求的供方。甲级供方为优先采购方，乙级沟通后改进合格为补充供方，否则为撤点采购方。4.1.4 记录保存对供方评价的各种记录、物资采购计划表由商务部保存。4.2 采购4.2.1采购原则4.2.1.1按计划采购原则。4.2.1.2竞争择优原则。4.2.1.3最佳性能价格比原则。4.2.1.4公开公正、监督制约原则4.2.2采购方式4.2.2.1询比价采购：采购金额1万元的物资采购，向供应商询价，通过比质比价确定中标供应商的基本采购方式。询比价采购视同招标采购。4.2.2.2框架协议采购：通过询价、谈判等方式确定价格清单（即价格表），与一家或多家供应商签订框架协议，根据需求向供应商下达订单并结算的采购方式。4.2.2.3续签合同：与前期合同相同或相似规格的物资，在市场价格变动不大的情况下，可按原价格与该供应商签订合同。4.2.2.4零星采购：采购金额1万元的物资采购，不须签订采购合同，凭零星采购确认表、供货发票、入库单付款结算。4.2.2.5紧急采购：对生产有重要影响的紧急需求物资，当按正常采购程序无法满足交货期要求时，采用此种采购方式，直接向能满足紧急需求的供应商采购。4.2.3采购程序及审批权限。除零星采购、紧急采购及续签合同外的采购方式执行下述程序4.2.3.1询价方案a)采购人员填写询价方案审批表。b)原则上询价名单不少于三家供应商；预估金额超过5万元人民币时，供应商不足三家的须附需求职能管理部门提供的原因说明。c)原则上询价名单必须从公司供应商库中选取，如因特殊情况须选取库外供应商时，应履行临时供应商审批手续后才能选用，如遇紧急情况可先询价，并于五天内补办临时供应商审批手续。4.2.3.2发出询价函a)询价函由采购人员编写及发出。b)询价函应包含供应商正确报价所需的所有信息,包括物资名称、详细描述、技术条件、需求数量、运输方式、支付条款、发票税率、报价期限、报价方式等。格式另附。c)按标准制造、技术含量低的通用物资，不需签订技术协议；确需签订技术协议的，由需求职能管理部门组织询价审批表中确定的供应商签订，并作为询价函的附件。4.2.3.3接收报价及开标。 供应商在报价截止期限内通过信函邮寄、电子邮件发到公司内部邮箱,并进行开标。4.2.3.4价格确定a)报价供应商不少于两家时,原则上不再进行商务谈判,合理低价中标，中标价即为合同价。b)报价供应商只有一家时，须进行谈判后确定价格。c)虽然报价供应商有两家以上，但采购人员认为存在谈判的必要，可进行商务谈判，原则上与报价最低的供应商谈判，否则须附书面原因说明。d)合同谈判及人员组成。根据情况灵活采用面谈、电话谈判等方式，谈判结果由双方形成合同谈判记录。必要时需求部门相关人员参加商务与技术谈判或签订技术协议。根据谈判结果，采购人员填写合同谈判记录，由参与谈判的各方人员签字确认。4.2.3.5确定中标供应商 采购人员根据报价或商务谈判结果，编写物资采购报告并报批。4.2.3.5审批权限：采购主管审核，并分别报送需求部门经理、商务部、财务总监、总经理审批。4.2.3.6合同审批：采购人员填写合同审批表并报批。4.2.4 零星采购程序及审批权限4.2.4.1采购人员编写询价函并发出。4.2.4.2供应商在报价截止期限内通过信函邮寄、电子邮件发到公司指定邮箱或传真报价至我司，并进行开标。4.2.4.3采购人员填写零星采购确认表并报批。4.2.4.4采购人员根据零星采购确认表情况通知供应商送货，不须签订合同。4.2.4.5审批权限：零星采购确认表由采购主管审核并分别报送商务部经理、财务总监、总经理审批。4.2.5 紧急采购程序及审批权限4.2.5.1采购人员根据紧急需求落实能满足现场需求的货源及价格，填写紧急采购申请表，经审批后通知供应商发货,并于5个工作日内完成后续工作：a)采购人员组织合同谈判，形成合同谈判纪录。b)采购人员作出物资采购报告并报批。c)采购人员补签合同及后续工作。4.2.5.2如果情况特别紧急，采购人员落实货源后先向有关领导口头汇报，征得领导同意后通知供应商发货与填报紧急采购申请表同时进行。4.2.5.3审批权限。紧急采购申请表由采购人员签名，部门经理、商务部经理、财务总监审核，最后由总经理审批。4.3.56采购文件和资料由商务部负责保管和贮存。4.3 验收和入库4.3.1 由仓库管理人员和需求部门根据采购合同中质量要求对入库物料进行验收，合格后入库、登记，填写入库单。4.3.2 仓库管理人员负责物资的验收、入库、标识、发放等工作，商务部进行监督协调。附1：询比价采购流程图询比价采购流程图 确定询价供应商：采购人员填报询价方案审批表商务部经理审批采购主管审核财务总监审批 总经理审批 NO YES 询价：分别向供应商发出询价信函，限定报价日期、指定报价邮箱供应商报价 保密邮箱开标：主责采购人员参与开标并做 开标记录采购主管审核；需求部门、商务部经理、财务总监、总经理审批确定中标供应商及价格，采购人员编写物资采购报告 与中标供应商进行相关合同内容的谈判，并填写合同谈判记录 YES NO 总经理审批采购主管、需求部门、商务部、财务总监会审 合同审批表 YES NO 签订合同/协议附2：零星采购流程图零星采购流程图采购人员通过实地或网上寻找两家以上供应商进行询价作出采购对比报告，比质比价确定供应商及价格 预估金额1万元的采购采购主管根据零星物资采购申请表填写项目采购订单商务部、财务总监、副总经理签批审核意见最后由总经理审批采购人员填写零星物资采购申请表部门经理、商务部经理