第8章 书面沟通技能.ppt

第8章 书面沟通技能 第1节书面沟通概述 1 书面沟通的概念1 1书面沟通是以文字为媒体的信息传递 是一种比较经济的沟通方式 沟通的时间一般不长 沟通成本也比较低 1 2书面沟通的优点一目了然 书面跟进 充当意见不和 起争端时的证明1 3书面沟通的缺点耗时长 易产生沟通障碍 反馈速度慢 无法运用情境和非语言要素 第1节书面沟通概述 1 4适用性哪些情形下适合书面沟通 哪些情形不适合书面沟通2 分类 按主客体 书写 阅读按文体 文件 报告 信件 书面合同等 书面沟通 第1节书面沟通概述 3 书面沟通的障碍3 1语言障碍3 2知识障碍3 3人为障碍 发文者的语气 强调重点 表达特色 以及发文的目的经常被忽略而使理解有误 信息及含意会随着信息内容所描述的情况 以及发文和收文时的部门而有所变更 第2节书写技巧 有效的写作方法学习写作的最佳途径之一是仔细想一想你收到的那些信件 备忘录 传真和电子邮件 是什么原因让它们发挥了应有的作用 其中哪些最难理解 哪些让你气愤 哪些让你士气不振 你害怕谁的信件和备忘录 为什么 结构和文风 写作结构 SCRAP 事件 Situation 复杂性 Complication 解决方案 Resolution 行动 Action 礼貌用语 Politeness SCRAP格式能够使你的文字简洁明了 但又不会漏掉任何基本信息 举例 应用SCRAP格式的例子1 回绝要求参加会议的个人信件亲爱的杰克 事件 几天以前 你问我你是否能够参加下月底在爱丁堡举行的会议 包装业的最新进展 包装的外观对你的工作非常重要 因此我非常认真地考虑了你的申请 复杂性 然而 问题是 这次会议与BW194最后一轮测试的时间发生了冲突 你知道这件事 解决方案 我认为 不能在这样一个关键时刻给你3天时间让你去参加会议 因此 我不得不拒绝你的要求 行动 如果将来还会召开类似会议 请告诉我 如果时间不是那么紧迫 或者不与其他重大事件发生冲突 那么我会很愿意让你去参加会议 礼貌用语 感谢你有兴趣参加这次会议 但我很抱歉这次不能给你更肯定的答复 致以最诚挚的祝愿山姆 举例 要求每个人加强安全防范的备忘录收件人 全体员工发件人 人力部门主管保罗 罗宾斯 事件 过去 我们总是把通往前台的门开着 以便每个人都能够自由地出入每个部门 复杂性 不幸的是 上个月 有人从前台附近的办公室偷走了两个手袋 一只手表 你们知道 前台有时候会特别忙 我们的接待员不可能做到时时刻刻都保持警惕 虽然他们愿意这样做 解决方案 唯一有效的解决办法就是把这些门锁上 每次开门时输入密码 此外 我们还准备在几天内更换密码 行动 因此 希望你们以后记住关门 礼貌用语 谢谢你们的体谅 保罗 练习 你给同事发了一封电子邮件 询问他们什么时候有时间 以便你安排一次会议 事件复杂性解决方案行动礼貌用语 文风 应该致力于自然的文风 官僚主义作风本文件的签署人已经注意到 尽管三令五申 有些雇员还是在占用那些本来留给外来车辆使用的停车位 现在 谨要求所有那些接到这份通知的人立即停止这种行为 他们的意思是 而且他们本来也应该这样写 有人一直将车停在留给外来车辆的车位 请不要这样做 文风 废话连篇我们的停车场有53个汽车车位 4个摩托车车位 这应该足够全体员工使用了 然而 似乎有些人一直在占用留给客户的停车位 这样的车位只有3个 是在经过了长时间辩论之后 由客户服务部确定下来的 因为客户服务部说同时到公司来访的客户几乎从来没有超过3位 这些车位离前面的出口最近 因为我们强烈认为 不应该让客户走那么远的距离才能到我们公司 尤其是在天气恶劣的情况下 这会给客户造成不便 等等 容易惹是生非的言辞我们在开车的时候特别容易向公路上的其他司机发火 这是因为我们安全地躲藏在汽车里面 没有人知道我们是谁 同样 人们在写文章时也特别容易写下一些污辱性的词句 或者是含沙射影 指桑骂槐 因为他们认为写文章时这样做比面对面交谈时这样做安全得多 有太多的管理人员在写文章时说一些极具攻击性的话 而在与人面对面交谈时 他们无论如何也不会使用这么强烈的词句来表达自己的想法 那些粗鲁的言辞用白纸黑字表述出来更加令人触目惊心 而且 如果这类信息是针对下级员工的 那就会对他们的士气造成致命的打击 让他们心情极不愉快 如果这类信息的对象是自己的同事 那就会在管理人员之间和部门之间挑起对立情绪 这种现象与机构的利益永远都是对立的 例如 有些人似乎给我们留下了这样的印象 普通车位对他们而言不够好 并且擅自将自己提升到了来访者的地位 这些人或许想要戴上一块标志身份的牌子 好让我们每次在走廊里遇到他们的时候都向他们脱帽致敬 你愿意为用这种方式跟你讲话的人工作吗 只要你避免了这些不必要的写作风格 你只需遵循几项简单的原则 就可以保证你所写的每篇文章都条理清楚 可读性强 而且用词礼貌 实际上 这正是你要达到的目标 文风 容易惹是生非的言辞有些人似乎给我们留下了这样的印象 普通车位对他们而言不够好 并且擅自将自己提升到了来访者的地位 这些人或许想要戴上一块标志身份的牌子 好让我们每次在走廊里遇到他们的时候都向他们脱帽致敬 你愿意为用这种方式跟你讲话的人工作吗 只要你避免了这些不必要的写作风格 你只需遵循几项简单的原则 就可以保证你所写的每篇文章都条理清楚 可读性强 而且用词礼貌 实际上 这正是你要达到的目标 文风 使文章尽量短小你所传达的信息越短 收到信息的人就越高兴 当你收到一封长达8页的工作信件时 你会做何感想 使文章尽量简单短小 简单的词汇 短小 简单的句子 短小的段落 太长的词汇不会给人留下什么印象 它们只会使文章更难读懂 文风 遣词造句不要显得粗鲁读一下这句话 从今以后 要保证做到至少提前1周将日程散发下去 变得更礼貌 从今以后 请你们能够做到至少提前1周将日程散发下去 注意不要使用模棱两可的词句 我对你没能参加这次会议感到失望 根据读者对这句话的不同理解 可以将其解释为 你没能及时参加会议实在有些可惜 或者 你没能参加会议这件事太不给我面子 第3节报告的书写 1 报告的概念及分类报告属于陈述性公文按性质划分 有工作报告和情况报告 按内容划分 有综合报告和专题报告 按行文目的划分 有呈报性报告和呈转性报告 专题报告的撰写要领 专题报告是下级机关将本机关或地区的某项工作 某个问题 某一事件或某一方面的情况向上级机关所作的报告 写作原则 速度要快 内容要专 情况要实 篇幅要短 报告的撰写模式及要求 标题 报告标题的要素构成及拟制要求与请示文种相同 报告引据 这部分是报告正文的开头 它要用简明扼要的语句交待出全文的主要内容或基本情况 也可陈述有关的背景或缘由 报告事项 这部分是报告正文的主体和核心 它要准确扼要 条例清晰地将有关工作或事件的情况表述清楚 并加以扼要分析 以便给人以全面 深刻的了解 报告的撰写模式及要求 四 结尾 与请示文种相同 报告正