公司印章管理规定(含流程图).doc

XXXX有限公司文件编号A-III-AD-06管理体系文件版本号A2生效日期2011-10-1文件名称印章管理规定本章页数 15 / 151目的为保证公司印章使用的合法性、严肃性和安全性，加强公司印章的管理，特制定本办法。2适用范围公司及各部门公务使用之印章3定义印章是公司经营管理活动中行使职权，明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具，公司印章主要指：公章、合同章、财务章等各职能部门章。4职责4.1 行政人事部：4.1.1公章及合同专用章保管。4.1.2因业务需要新章刻制事务跟办。4.1.3改制、停用、废止的印章的封存或销毁。4.2各部门经理4.2.1部门因业务需要刻制部门级印章的审核。4.2.2部门级印章的保管、监督。4.3 厂长/总经理：4.3.1新章刻制及旧章废止的批准。4.3.2因特殊需要印章外带的批准。5内容5.1种类5.1.1正式印章：指公司章以及公司所属分支机构印章。5.1.2专用印章：指公司以及公司所属分支机构财务专用章、人事专用章、各部门章等用于指定用途的印章。5.1.3人名用章：指以个人名义刻制的用于公务的签名章或印鉴章。5.2刻制、改制5.2.1印章的刻制由提请人或部门申请，部门经理审核厂长批准后交行政人事部办理。5.2.2提请刻制印章的申请中应将印章种类、名称、形式、使用范围及管理权限加以说明。5.3保管5.3.1专人保管：公司章由行政人事部经理保管；部门级印章应由部门经理指定可靠心细、原则性强的人妥善保管；个人印章由个人自己保管。5.3.2印章保管人因故临时请假，须更换印章保管并做好交接记录。5.3.3固定存放：印章必须存放在牢固的抽屉或箱柜内并加锁，保管人不得委托他人代为盖章。5.4使用5.4.1对于常规需盖公章的文件，各部门统一提交经厂长审批的常规需盖公章文件清单至行政人事部备案，清单里所列的文件可直接到行政人事部登记后盖章。常规需盖公章文件清单于每年9月份更新一次。5.4.2常规需盖公章文件清单罗列以外的文件，需盖公章的请填写公章使用审批表经部门经理审核，厂长审批后，由行政人事部执行并做相应的备案工作。5.4.3行政人事、财务及商务等部门印章管理者必须做好印章使用、审批等台账，并永久保存。5.4.4办理用章事宜应在上班时间内。5.4.5已有厂长/总经理署名之文件及合同，视同已获批准，直接于行政人事部登记盖章。5.4.6印章保管人对用印有监督权，对不合格手续或不合法的用印，有权拒绝。5.4.7公司之公章原则上不准带出公司使用，如因业务必须，须填写公章使用审批表向厂长申请特批。5.5停用5.5.1因印章内容变更或因业务需要停止使用的印章，由保管人写出印章停用说明，经部门经理审核厂长审批签字后交行政人事部备案。5.5.2印章散失、损毁、被盗时，各保管人应迅速向公司递交说明原因的报告书，行政人事部经理则应根据情况依相关规定的手续处理。5.5.3停用的印章于行政人事部封存三年后予以销毁。6流程图有需求部门 行政人事部 厂长/总经理 输出记录申请报告提交印章刻制、改刻、废止申请报告 审批实施办理 废止刻制、改制封存三年后销毁行政人事部领取按要求刻制、改制 公章、合同专用章行政人事部保管部门级章由部门保管，个人印章由个人保管公章、合同专用章使用申请常规需盖公章文件清单公章使用审批表常规需盖公章文件审批部门经理批准登记、盖章并建立台帐7相关文件/记录序号文件名称文件编号保存部门保存期限1公章使用审批表A-IV-AD-31QA及其他领用部门原件永久保存，副本过期销毁2常规需盖公章文件清单/行政人事部永久保存8附件修订一览序号版次修订日期修订内容摘要修订人1A0/新作成2A12006-2-1/XXX3A2201