GTD行为管理体系.docx

GTD行为管理体系-自我升华之路 Marsokit（欢迎转载但请注明出处）-= 前言摘要 =- 我一直坚持认为，PC+Cellphone+Web（个人电脑+移动电话+网络）三位一体的组合，是互联网未来发展的大势所趋。PC/MAC个人电脑便于打字编排，移动电话便于随时随地Check and click（检查和点击完成），网络化更是Web2.0时代注重互动的体现，不仅可以及时备份用户的数据，还可以让团队成员不受地域时间的限制而同步协作管理项目。而GTD，更是PC+Cellphone+Web组合的应用典范。 -= 理论基础 =- GTD，英文全称Getting Thing Done，由David Allen提出的行为管理理论。GTD的主要原则，是一个人需要通过记录的方式把头脑中的各种任务移出来。通过这样的方式，头脑不用塞满各种需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情。 GTD分为五个步骤： Collect 收集 将我们需要做的和想做的事情，都记录在Inbox 收件箱。 Process 分析 分析任务属于哪种情况： （1）2分钟可以完成的立即去做；（2）是否需要联系某人去做；（3）需要指定时间，详细计划去完成。 Organize 组织 给任务添加context上下文、tag标签、due date到期时间、note笔记； 任务需要分多个阶段去完成的，就创建project项目来管理多个task任务。 Review 回顾 回顾所有新建的的任务、项目和等待完成的事情，确保每一件新建的任务都有很好的安排。 回顾所有已完成的任务、项目，总结经验，以斟因果得失。 Do 行动 按照自己的计划去完成任务、项目。 除此还需弄懂的概念： Context 上下文（有的翻译为“场景”）：处理项目/子任务的方式、地点，便于在相同时间段处理context相同的事情，节省往返时间以提高效率。 Tag 标签：项目/子任务的类别、摘要，便于“Review 回顾”阶段的总结经验，以斟得失。 -= 实践应用 =- 需要的软件：Things/Todo/OnmiFocus，任选其一。 准备工作： 打开Things/Todo/OnmiFocus， 在“Context 上下文”添加：PC：在线、PC：电子邮件、Errands出门办事、At Office在公司、At School在学校、At Home在家里、Phone电话、SMS短信、Waiting等待、Anyway随时随地。 在“Tag 标签” 添加：Bill账单、Cooking下厨、Daily杂务、Shopping购物、Social社交、Design设计、Writing写作、 Reading阅读、Exam应试、Job-hunting求职、Meeting会议。 Tips贴士： *上述项目可根据实际需要进行增删，譬如工作的，可以增加人员：老板、人员：秘书、人员：某部门等；上学的，可以增加人员：辅导员、人员：班委等。 *Todo同时兼备Context、Tag，同步功能选择多样； Things仅有Tag，这里有个窍门：我们在Tag除了创建Tag，还可以利用“”来创建Context，使用时分别勾上带的Context和不带的Tag即可。如图 *Note: 以下我用Todo示范。 第一步，添加任务： 譬如我这里： 序号task任务Context上下文Tag 标签Due Date到期时间1去明廊眼镜洗眼镜，换眼镜盒出门办事Daily 杂务某天2去电脑城买DVDR刻录Win7出门办事Shopping 购物明天3买超小号的螺丝刀工具出门办事Shopping 购物明天4申请中行金卡出门办事Bill 账单某天5整理GTD构思与实践过程,并写文章在家里Writing 写作明天6待会接收妈妈的电话,去关掉煲粥电饭煲Waiting等待Daily 日常今天7买散热硅脂OCZ Freeze出门办事Shopping 购物明天8完成开题报告在家里Writing 写作限于3月1日前完成“第二步，首先解释一下： Todo的任务分为三种：普通、项目（可建子任务，并可设置上下文、时间等，适用于需要在多个时间段完成多个任务的事情）、核对单 （可建子任务，但仅可打勾，不可设置上下文、时间等，适用于购物提醒单等）。 分析任务，根据实际需要给“任务”加星号，或创建“核对单”，或创建“项目”，并把相关“任务”移动过去进行整合。 第三步，check and click 通过“context上下文”过滤出同一上下文的任务，并率先完成之。如果任务排得很后，可以用添加星号或移动到今日的方式显示在醒目的位置。 譬如这里，我打算去电脑城买OCZ Freeze硅脂，属于“出门办事”，于是我选择底部“”，看看有哪些任务也是“出门办事”。这时候，我查到1237都属于“出门办事”，而“到中行开金卡”属于“无到期时间”，我便给它添加星号，这样明天出门的时候，我就应该一次性完成这几项任务。 GTD的一些原则： （1）适时查看“关注”和“带星号的(已有旗帜)”，并努力完成任务。 （2）中途遇到波折，要及时修改任务，不要拖沓。谨记：今天事今天毕，莫待明天空嗟叹。 譬如，我在电脑城找不到OCZ Freeze，就打算上淘宝买，于是就修改任务7-把上下文“出门办事”改为“PC：在线”。 第四步，使用Momento进行回顾。 每天临睡前，抽10分钟回顾当天完成任务时所遇到的困难与解决方法，总结因果得失。 并且，平日在零碎的时间多翻阅Momento，累积经验，升华自我。 关于Things/Todo/OnmiFocus/2Do/LifeBalance的选择 Things 侧重时间轴的管理，首页以“Today”、“Next”、“Scheduled”、“Someday”来分类，而“Next”一栏，以project为类别来检阅子任务。 缺点是Things除了程序图标数字就别无提醒功能，但我认为具体到时间点上的任务，应该使用iPhone自带“日历”来处理，因为“日历”可以铃声提醒，而无需动用到Push这一耗电之王出手。 Todo 则重在事务性质的分类管理，首页可以根据自己需要来建立不同类别，譬如这里我建立“Personal 个人成长”、“Family&Friends 家庭&朋友”、“Business&Career 工作&事业”三大类别。而“全部”或“关注”一栏，以“已过期”、“今天”、“将来”、“无到期日期”为类别来检阅子任务，刚好跟Things相反。 OnmiFocus 很有GTD味道，尤其Context的设计很人性化，可以快捷地找出相同context的任务，只可惜缺少Tag，对PC的支持有所欠奉。 2Do GTD软件的后起新秀，作者更新之勤，大有超越一干前辈之锐气。近乎BT的防破解能力，结合6.99美金的相对低售价与漂亮的标签式界面，曾经让我一度心动要买下，只不过，context的不完善-不能筛选相同context的任务，让我无奈弃之。 【更多关于2Do的免费玩法，请移步到第3页的23楼】 LifeBalance 在国内有点沉寂，但我想，它可能是iPhone上最智能的GTD软件，它可以根据不同context而系统生成让你需要率先去做的任务列表，特别适合经常在相同几个地点往返处理任务的人，但软件作者也声明此系统有时候也会“智者千虑必有一失”，所以，不建议拿来记录重要事情。另外，它具有强大而完善的饼状图分析，这一点我一直都期望其它GTD软件能够效仿。如果缺乏任务分析，那么Tag形同虚设，GTD软件也仅仅停留在“任务记录”的层面，而欠缺getting things done的精粹-通过软件管理和累计经验来提升行为管理能力和办事效率。 于我而言，我喜欢Things的界面，首页按时间轴编排，在任务超过几十个，甚至于几百个的时候更易于管理，但作者比较“懒”，很久也没推出让人眼前一亮的新功能了；相较之下，我很欣赏Todo的作者勤于更新改进，提供足够多的自定义设置以及同步选择，至于界面嘛，花点心思，自己替换图标来美化一下也不难；OnmiFocus的context太让人印象深刻了，只可惜我没有Mac用，惟有忍痛弃之。 *Note: Todo的界面，我取了部分OnmiFocus的资源替换，而首页分类图标等就用PS美化过，所以跟原版不同。 Todo从3.4开始增加了“带星号的”，这里我自行修改为“已有旗帜”而已。 Quickie 灰黑边框搭配米黄网纹底色，优雅而极致；别无多余的装饰，简约而从容。亮白细线外兼阴影渐变，颇富层次感之余亦不碍于内容的阅读。它从不志在打造全能的GTD软件，只愿独辟蹊径-适合简单的check and click（查看列表并点击完成）。 有点写广告语的味道了 “优雅”的确是个让人心动的词，而Quickie给我最大的感觉，就在于此。 Todew 与Quickie功能相近，同样致力于简单列表的GTD软件。 Evernote 用于收集浏览网站时感兴趣的文章。安装后，每当看到感兴趣的内容，只需要用鼠标选中需要的文字和图片，点击浏览器工具栏的evernote图标即可。使用Maxthon、世界之窗的话，也可以通过右键选择“添加到evernote”来捕获网文。 【包含图文】 NoteMaster/AwesomeNote 用于分门别类管理文章，打造个人知识库； 【纯文字，便于iPhone在无wifi环境下通过窄带GPRS同步数据】 iFiles 用于从PC/MAC传送文件到iPhone，以供随时查看。【图片、音乐、影片、PDF杂志等】 【主打娱乐】 DocsToGo 用于专门放Word/Excel/PowerPoint格式的文档，便于随时修改、发送邮件，实现移动办公。【主打工作】 新版本对中文的支持不错，相比较QuickOffice，它提供跟PC/MAC等的同步工具。 = -=GTD体系软件应用的总纲图 =- *本导图在PC上用MindManager创建。 = -= 关于GTD使用的恳切寄语=- 初步接触GTD的人都容易有个通病，在选择哪些GTD软件和如何设置软件等问题上左思右虑，耗费了不少时间，有点“出师未捷心先累”。其实，不用考虑那么多的，按照帖子里增加常用的context和tag，然后将GTD落实到生活当中，以后在实践中不断增删调整就行了。 如果非要在开始GTD前就计划好一切，这里有个逆向思维的建议：不要先考虑我们会在哪些地点，采用哪种方式来做哪种类别的任务，而先考虑我们会做哪些事情，譬如经常逛超市、到电脑城买东西、联系某某部门的人员等，然后根据这些事情来决定GTD软件里的“context上下文”和“tag标签”、“分类“（Todo/2Do才有）。 = -= 本帖提及的软件下载=- 网盘方式下载： /marsokit/ *3月11日网盘更新自购自破的Quickie 1.2、Todew 1.3，以及在下载的2Do 1.23、DocsToGo 3.1。 *3月12日更新Todo的两款美化资源包。 *3月28日更新Informant 1.