报表对象的设计.ppt

第8章报表对象的设计 教学目标 通过本章学习 使读者能够完成 迷你超市业务信息管理系统 的报表对象的设计 主要能力目标 能够熟练掌握Access2003中报表的各种创建方法 能够熟练掌握报表及其各项控件属性的修改方法 能够掌握子报表的创建方法 工作任务 对于超市的管理 不仅仅用数据库系统进行数据操作 必要时还得把营业结果打印成表 以供更多的人传阅讨论经营情况 以商讨经营策略 这就是为数据库系统创建报表目的 本章的任务就是为 迷你超市业务信息管理系统 创建了 按日期查询商品销售利润 报表 按售货人查询商品销售利润 报表 商品库存情况 报表 售货人销售情况 报表 销售数据记录 报表等等若干个报表 理论知识 一 报表的概念报表是另一个重要的Access数据库的对象 它可以对大量的原始数据进行综合整理 并将所需结果按规定格式打印输出 它是以打印格式展示数据的一种有效方式 因为能够控制报表上所有内容的大小和外观 所以可以按照所需的方式显示或打印要查看的信息 报表和窗体在某种程序上有相似性 两者可以相互转换 报表不仅可以执行简单的数据浏览和打印功能 还可以对大量原始数据进行比较 汇总和小计 还可以生成清单 订单和其他所需的输出内容 方便有效的处理事务 二 报表的类型报表可以满足不同的应用需求 可以分为纵栏式报表 表格式报表和图表报表等 纵栏式报表纵栏式报表通以垂直方式排列报表上的控件 在每页显示一条或多条记录 纵栏式报表显示数据的方式类似于纵栏式窗体 但是报表只用于查看或打印数据 不能用来输入或更改数据 表格式报表表格式报表类似于按行和列显示数据的表格 在表格式报表上的控件是按表格的形式排列的 一般一行为一个记录 一页可以显示多条记录 图表报表图表报表是将数据表中的数据以直观的图形形式显示出来 图表报表在创建和显示式上与图表 窗体都非常类似 三 报表的结构报表由报表页眉 页面页眉 主体 页面页脚和报表页脚5个节构成 1 报表页眉报表页眉位于报表的开始部分 用来显示标题 图形或说明性文字 每份报表只有一个报表页眉 并且只在报表的每一页的头部打印一次 2 页面页眉页面页眉位于报表页眉之后 用来显示报表中的字段名称或记录的分组名称 页面页眉在报表的第一页上并且出现在报表页眉之后 在其余页则出现在每页的顶部 3 报表主体用来放置各种控件以显示数据源 表或查询 的字段数据或其他信息 4 页面页脚位于每页的底部 用来显示本页的页号 日期以及汇总说明等信息 报表的每一页只有一个页面页脚 5 报表页脚在打印的报表的结束部分 用来显示整份报表的说明等 四 报表与窗体的区别报表和窗体在显示数据的形式上有类似的地方 只是输出的目的不同 窗体显示主要用于对用户数据的操作 操作方式是交互式的 而报表通常是将数据结果打印在纸上 而且不具有交互性 窗体中可以包含较多的具有操作功能的控件 如单选按钮 复选框及命令按钮等 而报表一般不包含这样的控件 报表中常常包含较多具有复杂计算功能的文本框控件 这些控件数据来源主要为复杂的计算表达式 以实现对数据的分组 汇总等功能 8 1利用向导创建报表 8 1 1使用自动报表创建报表8 1 2使用向导工具创建报表8 1 3使用图表向导创建图表报表 8 1 1使用自动报表创建报表 使用 自动报表 生成的报表以数据表格的形式打印 只需两个步骤 就可以生成一个报表 以创建 商品库存情况 报表为例 操作方法 1 打开数据库 进入表对象窗口 2 选定要用来创建报表的源表格 选择 库存数据记录 表 3 单击工具栏上 新对象 按钮旁边的箭头 打开下拉的列表 如图所示 4 单击 自动报表 选项 这时系统将生成一个报表 而且立即进入了预览视图 5 报表将所有字段竖直排列 与平常工作中所用的报表差别很大 不是我们需要的报表 关闭预览视图 不保存这张报表 自动报表 并没有给用户机会去挑选字段 一切都是自动创建的 如果用户需要利用 自动报表 来创建报表 并且需要挑选字段的话 可以先建立一个查询来包含自己所需的字段 然后再使用 自动报表 8 1 2使用向导工具创建报表 通常情况下 我们是使用 报表向导 来创建报表的 下面就来利用 报表向导 生成一个 商品库存情况 报表 操作方法 1 在 数据库 窗口中 单击 报表 对象 然后单击 新建 按钮 我们将建立一个全新的报表 2 在 新建报表 的对话框中 选择 报表向导 选择 库存数据记录 表作为数据来源表 然后单击 确定 按钮 3 在 字段列表 中我们可以看到 商品销售报表 中的所有字段 选中报表所需要的字段 这里选取全部的字段 然后单击 下一步 按钮 4 这时将出现 报表向导 对话框之二 在此对话框中可以设定分组 分组是将符合某一准则的相关记录放在同一组内 选定用于分组的字段 然后单击添加按钮 分组的样式出现在右边的预览方框中 系统默认为第一个字段 这里选择默认的 货号 字段作为分组字段 5 设定分组的字段后 接下来在 报表向导 对话框之三中我们可以设定排列顺序 如果不排序的话可以跳过这一步 这里也不选择排序字段 然后单击 下一步 按钮 6 在 报表向导 对话框之四中 报表向导 将选择 布局 和 方向 有六种布局可以选择 我们选择 块 方式作为布局方式 方向 则采用 纵向 在左边的预览窗口可以看到设定的布局 确认已经选择了 调整字段宽度使所有字段都能显示在一页中 选项 设置完成后单击 下一步 按钮 7 选择了布局之后 在 报表向导 对话框之五中选择报表的样式 每种报表都有不同的背景阴影 字体 尺寸 字样和其它格式 当选择其中一个时 在左边的 样式 中将出现一个预览 这里选择默认的 紧凑 样式 最后单击 下一步 按钮 8 在最终的 报表向导 对话框中 给报表加标题 用默认的 商品库存情况 作为报表名称 并选定 预览报表 选项 最后单击 完成 按钮 9 这时Access开始创建并保存 商品库存情况 报表 并预览所创建的报表 在任何时候运行报表都会重新建立动态集 如图8 10所示 为生成的 商品库存情况 报表预览视图 8 1 3使用图表向导创建图表报表 图表能够非常直观地显示数据的变化及数据与数据之间的关系 现在利用 图表向导 来创建一个图表报表 按售货人查询商品销售利润子报表 数据来源不是表 而是名为 按人员查询商品销售利润 的一个查询 操作方法如下 1 在 报表 对象窗口中 单击工具栏中的 新建 按钮 打开 新建报表 对话框 2 单击对话框右边列表中的 图表向导 选项 然后单击 请选择该对象数据的来源表或查询 框下拉列表框 选择 按人员查询商品销售利润 查询 单击 确定 按钮 3 进入 图表向导 对话框之一 选择报表中需要的字段 在左边的 可用字段 框中列出了所有可以选择的字段 这里选择 销售人员 和 销售利润 字段 单击 下一步 按钮 4 图表向导 对话框之二提供了各种图表的类型 用户可以根据自己的需要选择合适的图表类型 如果对这些图表不太明白 可以单击左边的图表按钮 则对应于该图表的说明会在对话框的右边显示出来 这里选择 柱形图 5 单击 下一步 按钮 进入 图表向导 对话框之三 该对话框用来指定数据在图表中的布局方式 用户可以将右边字段拖动到图表中相应的部位 其实这里向导已经将 销售日期 和 销售利润 两个字段放到正确的位置了 6 汇总方式见图 共有五种 7 单击 下一步 按钮 进入 图表向导 最后一个对话框 在 请指定图表的标题 文本框中输入图表的标题 按售货人查询商品销售利润子报表 8 单击 完成 按钮后 完成图表的设置 新建立的图表将显示出来 从图表中可以很清楚地看到每位售货员的商品销售利润情况 五种汇总计算方式 8 2报表设计视图 8 2 1使用设计视图创建报表8 2 2使用设计视图修改报表 8 2 1使用设计视图创建报表 使用 设计视图 从空白报表开始创建一个 商品库存情况 报表 操作方法如下 1 打开 新建报表 对话框 选择 设计视图 并打开右下角的下拉式列表框 选择 商品库存情况 表 2 单击 确定 按钮 进入 报表设计视图 可以看到设计视图中已经有了名为 商品库存情况 的字段列表框 3 选中字段列表中所有的字段 用鼠标将它们拖动到报表设计视图中 按Ctrl键和Shift键配合鼠标可以选择多个字段 4 修改控件 将所有字段的 标签控件 移动到报表的页面页眉中 并排列好 相应地 把所有字段的数据显示部分的文本框控件在 主体 节中对齐各自的标签控件排列好 右键单击 供货商 列表框控件 弹出快捷菜单 将 更改为 命令的下一级菜单选择 文本框 然后调整 文本框 的大小 这里修改 供货商 控件是为了报表运行时只显示本条记录的值而不会把所有的供货商都显示出来 5 修改完成后的 商品库存情况 报表设计视图 8 2 2使用设计视图修改报表 下面进一步在报表 设计视图 中对 商品库存情况 报表进行修改 操作方法如下 1 打开 商品库存情况 报表的 设计视图 2 调整报表设计视图中的各个控件的宽度 使其能完整地显示其中的内容 3 打开 视图 菜单 单击 报表页眉 页脚 项 使设计视图中能够显示报表页眉和报表页脚 4 在报表页眉中添加一个标题标签 单击工具箱中的标签按钮 然后单击 报表页眉 中需要插入标题标签的地方 设置标签名称为 商品库存情况 选中标签 然后单击工具栏中的 属性 按钮 打开标签的属性对话框 在 格式 选项卡中将 字体名称 设置为 隶书 字体大小 设置成20号 文本对齐 方式为居中 其它诸如边框样式 边框宽度 前景色等等属性请自行修改 5 在页面页脚中添加日期 在报表页脚中任意部分单击 打开 插入 菜单 单击 日期与时间 项 打开 日期与时间 对话框 选择 包含日期 不选择 包含时间 然后单击 确定 按钮 6 在页面页脚中添加页码 打开 插入 菜单 单击 页码 项 打开 页码 对话框 设置页码的格式 在这里我们选择 格式 为 第N页 共N页 选择 位置 为 页面底端 页脚 选择 对齐 为 右 选中 首页显示页码 项 选择完成后单击 确定 按钮 7 将页面页眉适当拉大 在标签的下方利用工具箱中的 直线 工具添加一条直线 设置直线的宽度 颜色 效果等属性 到此报表的设置已基本完成 8 3创建子报表 8 3 1在已有报表中创建子报表8 3 2在报表中添加子报表 在有的情况下 一个报表的数据也可能来自于多个数据源 这时就需要在主报表对象中创建子报表 子报表的创建与子窗体的创建基本相同 可以分为两种形式 在已有的报表中创建子报表和在报表中添加已创建好的子报表 在训练之前 先做好准备工作 创建好主报表 请大家自行创建一个名为 按售货人查询商品销售利润 的报表 其数据源为 销售数据记录 表和 库存数据记录 表 报表中显示三个字段 销售人员 销售金额 销售利润 其中 销售利润 是需要使用公式利用 库存数据记录 表中的 进货单价 销售数据记录 表中的 销售数量 和 销售单价 来计算的 8 3 1在已有报表中创建子报表 第一种情况 在 按售货人查询商品销售利润 报表中创建一个能展示各个售货人销售利润的图表子报表 操作步骤如下 1 打开 按售货人查询商品销售利润 报表 单击工具栏上的 子窗体 子报表 工具图标 此时鼠标将变成十字形状 在报表的页面页脚区域中拖动鼠标 划出一块区域 系统将弹出 子报表向导 对话框 2 选择有两个可选项 使用现有的表和查询 和 使用现有的报表和窗体 因为是要创建一个新的子报表 所以应选择 使用现有的表和查询 项 并且在下方的列表框中不必选择 单击 下一步 按钮 进入子报表向导二 3 先选择查询类中的 按人员查询商品销售利润 查询 然后在 可用字段 中选择 销售人员 和 销售利润 两个字段 单击 下一步 按钮 进入子报表向导三 4 系统要确认主报表与子报表之间的链接关系 这里选择 无 单击 下一步 按钮 进入子报表向导四 5 输入子报表的名称 按售货人查询商品销售利润子报表 单击 完成 按钮 进入 按售货人查询商品销售利润 报表的设计视图 6 按售货人查询商品销售利润子报表 是处于被选中状态 在子报表的区域外任一处单击 取消其被选中状态 然后进入报表的打印预览视图 看看我们创建的主 子报表的效果图 但是这种数据的对比还不够直观 最好是用图表来表示 而用在报表中创建子报表的方式是无法创建一个图表报表的 因此 先不保存这个 按售货人查询商品销售利润 报表 接下来做如何在一个报表中添加一个已创建好的图表子报表 8 3 2在报表中添加子报表 在8 1 3节中已经创建了一个名为 按售货人查询商品销售利润子报表 的图表报表 现在 将它作为一个子报表添加到 按售货人查询商品销售利润 报表中 与向窗体中添加已有窗体作为子窗体相同 向报表中添加已有报表作为子报表也有两种方法 一种是利用工具栏中 子窗体 子报表 按钮进行添加 另一种是直接利用鼠标拖动完成添加 第一种操作方法如下 1 打开 按售货人查询商品销售利润 报表的 设计视图 2 单击工具箱中的 子窗体 子报表 按钮 并在报表主体中拖动鼠标 随即弹出 子报表向导 对话框之一 3 此处我们选择 使用现有的报表和窗体 项 在窗口下方的列表框中选中 按售货人查询商品销售利润子报表 图表报表 4 单击 下一步 按钮 在弹出的对话框中给子报表命名 这里输入 售货人销售利润比例 5 单击 完成 按钮即完成了向报表中添加子报表的操作 6 完成后的 按售货人查询商品销售利润 报表设计视图如图所示 第二种向报表中添加已创建的子报表的方法更加简单 1 打开 按售货人查询商品销售利润 报表的 设计视图 2 在数据库窗口中的报表对象选项卡下 用鼠标选择 按售货人查询商品销售利润子报表 并将其拖到报表设计视图中的 页面页脚 节中 松开鼠标就可看到该子报表已经被添加到 按售货人查询商品销售利润 报表中了 接下来的工作就是调整一下子报表的大小及位置并对报表作些美化工作就可以了 8 4报表的预览和打印 8 4 1报表的页面设置8 4 2预览报表8 4 3报表的打印 8 4 1报表的页面设置 操作方法如下 1 单击 文件 菜单中的 页面设置 命令 弹出 页面设置 对话框 2 在 页面设置 对话框中 边距 选项卡中设置上 下 左 右的页边距并确认是否只打印数据 3 在 页 选项卡中设置打印方向 打印纸张的设置和选用的打印机 4 在 列 选项卡中设置报表列数 行间距 列的宽度和高度等 可以使用默认值 设定完成后 单击 确定 按钮 即完成了为报表设置页面的操作 8 4 2预览报表 预览报表可以快速查看报表打印结果的页面布局 以方便我们对报表进行外观的修饰 预览报表有两种类型的预览窗口 版面预览和打印预览 1 版面预览 版面预览 窗口只能在报表设计视图