关于差旅费报销管理办法.doc

河北兴超食品贸易有限公司关于差旅费报销管理办法（试行）一、目的：为进一步规范公司规章制度，加强外出人员管理工作，提高外出管理效率，建立有效的差旅费控制机制，彻底降低差旅费用，按照“勤俭节约、务实高效”的原则并结合我公司实际情况特制定本管理办法二、范围：因公外出（仅限邯郸市范围）所有人员。三、定义： 1、差旅费开支范围包括：交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费和差旅杂费。 四、管理办法：1、差旅费报销标准（1）、交通费规定A、出差时，应根据出差地的远近及业务的紧急程度选择安全、省时、舒适、经济 的交通工具（凭车票报销）。 B、一般情况，所有人员应首选火车硬座；但乘车时间超过8小时，可乘火车硬卧或汽车卧铺，超过8小时坐慢车硬座或快车硬座者，按其硬座票面价的50%奖励给个人。C、遇特殊情况或紧急情况需乘火车软硬卧、火车D字头车次或飞机时，须先申报，经上级领导批准后方可乘座，未经批准按同程火车硬卧报销。（2）、出差住宿规定A、两位以上同性员工前往同一地点出差，原则上须两人同住一间双人房，住宿标准按a、直辖市150元人/天。 b、省会城市120元人/天。 c、本省省会及全国地级市100元人/天，同住人员不报销住宿费。 B、公司人员到公司有住处的城市出差，原则上住公司住处，不再报销住宿费。（3）、出差就餐补助规定A、业务员/加工技师：a、直辖市50元人/天。 b、省会城市40元人/天。 c、本省省会及全国地级市30元人/天； B、部门经理/区域经理：a、直辖市60元人/天。 b、省会城市50元人/天。 c、本省省会及全国地级市40元人/天； C、部门经理（不含部门经理）以上级：a、直辖市70元人/天。 b、省会城市60元人/天。 c、本省省会及全国地级市50元人/天；D、公司人员到公司有住处的城市出差，原则上在住处就餐，不再报销餐补费。2、差旅费填写规定（1）、填写要求：报销单上必须完整地填写姓名、部门及职务；“报销时间”为填写报销单的时间；“附件张数”为所附原始发票及有关说明的张数。附件应按类别分类，并按时间顺序粘贴。“出差事由”应简明、扼要，必须填写；出发、到达的“时间”、“地点”，基本以票面为准；时间填写到X月X日即可；“交通工具”，填写城际间交通工具。“交通费”填写城际间交通费的金额；“住宿费”，填写根据规定可报销的住宿费；“其他”，填写订票费、机场建设费、人身保险费等其他费用；“预借现金”指报销人从公司预借的差旅用现金； （2）、执行据实报销的人员，依据相关发票等凭据报销，人员在出差期间联系业务时，应索取相应的各项支出发票，以此作为出差的证明单据，并据此报销。对于丢失发票的，一般不予报销，如若必须，可由第三者写证明，并交予高层批准且用其他发票补充（或内部报销凭证）。3、差旅费的报销规定及审批程序（1）、报销时间应为员工出差返回后的7个工作日之内，并应于报销时退回预借的多余的款项；未按规定结清差旅费用的，不得借领新的差旅预支款项；（2）、外出参加会议，会议费用中包括食宿时不再享受食住费用，持会议或培训通知，根据实际情况，不再另行单报住宿和伙食补贴费。会议费用中不含食宿时，按前述标准予以补助。（3）、凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予 报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的，需经上级领导签署意见后方可报销。（4）、出差回公司应在七个工作日内报账，对各部门违反规定给予借款而造成账务混乱的，追究经办人及负责人的责任。（5）、出差的行程路线须与出差申请单上标明路线相符。不得乘坐旅游轮船和旅 游专线的汽车，不得绕行。违反规定的，其超出标准的金额，自行承担， 并扣减多行走天数已计列的伙食补助和发生的其它费用，且多行走的天数 按旷工处理（6）、审批流程：经办人部门经理审批财务审核总经理审批财务结算。五、补充事宜：1、基本要求（1）、因公外出办事，按规定逐级办理相关手续，认真填写好外出工作登记表上相关内容，尤其是时间，无特殊原因不得电话、口头捎话说明。（2）、因公外出时须向同事或者上司交代工作事宜，保证工作衔接；电话要保持畅通，以便时刻与公司取得联系。（3）、因公外出时间超过当天的经主管领导批准后需向总经理说明实情，在预计时间内不能按时返回公司，需电话向主管领导说明原因，返回公司后应及时到主管领导确定返司时间，以便主管领导登记相关事项。（4）、如不按相关程序办理因公外出手续的，按私自离岗处理，所产生的费用自行承担，并按旷工进行处罚。（5）、员工可从公司预借差旅款项，预借款应合理计算，基层人员最高限为每日不超过人民币300元，并应在出差申请单上“暂支数额”栏内注明，如有特殊出差任务，增加的借款另行提出申请；中层和高层依据出差任务的不同据实提出申请（6）、出差人员借款需持批准后的“出差申请单”，填写“借款申请单”，列明用款计划，经财务部审核，总经理审批后方可借款。2、注意事项：（1）、因公外出人员因维护公司形象，做有修养的职业化营销人。（2）、因公外出人员因举止文明，礼貌谦让，做公司文化与营销理念的传播者。 （3）、因公外出人员因做好客情关系，不提倡与代理商相互吃请，严禁酗酒赌博。 （4）、因公外出人员因立场坚定，讲信誉，严禁欺蒙等短期行为。 （5）、因公外出人员因不接受客户任何礼物，如无法拒绝应如数上交。 （6）、因公外出人员因严禁泄露公司有关营销政策、销售数据及其他属保密范围内的信息。 附表一出 差 申 请 表申报日期：申报部门出差人出差日期年 月 日 至 年 月 日：共 天出差省市与地区出差行程计划事由 月 日 至 月 日 ：共 天月 日 至 月 日 ：共 天交通工具