工程档案管理办法.doc

关于印发黄河龙口水利枢纽工程档案管理办法的通知龙筹组各部门、各设计、施工、监理单位：为了做好龙口水利枢纽工程档案管理工作，根据中华人民共和国档案法及水利部水利工程建设项目档案管理规定，结合龙口工程实际，特制定黄河龙口水利枢纽工程档案管理办法（暂行），现印发给你们，请遵照执行。二OO六年七月六日黄河龙口水利枢纽工程档案管理办法（暂行）第一章 总则第一条为了搞好黄河龙口水利枢纽工程（以下简称“龙口工程”）档案管理工作，充分发挥档案在龙口工程建设、管理、运行中的作用，根据中华人民共和国档案法，及水利部水利工程建设项目档案管理规定，结合龙口工程档案管理工作实际，特制定本办法。第二条龙口工程档案是指龙口工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条龙口工程档案工作是龙口工程建设与管理的重要组成部分。参加龙口工程建设的筹备组各部门及各设计、监理、施工单位应加强领导，重视档案工作在龙口工程建设与管理工作中的地位和作用，加强档案管理，明确部门、人员的岗位职责，健全本单位工程档案管理制度，做好龙口工程档案管理工作，保证龙口工程档案管理工作的积极有效开展。 第二章 龙口工程档案管理机构、职责和程序第四条技术监督部是龙口工程档案管理的管理部门，负责龙口工程档案负责接收、收集、整理、归档、保管和提供利用等协调工作。第五条建立由龙口工程筹备组、设计、监理、施工等单位组成的龙口工程档案业务管理网，在龙口工程档案中发挥监督、检查和指导的职能。 第六条 龙口工程筹备组各部门职责综合部：主要负责龙口工程建设前期工作报批文件、审批文件；工程建设管理有关制度、办法；有关领导重要批示及会议纪要的等文件材料收集、整理、立卷。环境移民部：主要负责龙口工程移民规划、调查、安置、搬迁、环境保护、水土保持文件资料分工程项目，分类别的收集、整理、由业务主管或部门负责人审查后立卷。合同部：主要负责龙口工程对招投标、投资计划、统计、合同管理文件材料等分工程项目、分类别收集、整理、由业务主管或部门负责人审查后立卷。机电物资部：负责龙口工程对物资的采购，机电、设备、金属结构制作安装、试运行的资料等分工程项目、分类别收集、整理，由业务主管或部门负责人审查后立卷。总调度室：负责龙口工程对实施工程建设的安全管理、重要协调会议与有关的专业会议文件材料等分工程项目，分类别收集、整理、由业务主管或部门负责人审查后立卷。计划计量部：负责有关工程计划、实施计划和调整计划，工程计量等控制性文件材料分工程项目，分类收集、整理由业务主管或部门负责人审查后立卷。第八条 龙口工程勘测、设计单位负责龙口工程规划、勘测、设计文件、图纸及有关附件和所有设计变更的原始资料收集、整理、立卷。第九条 龙口工程施工监理单位负责督促检查施工单位的档案工作，对施工档案资料的验收及时签署审核、鉴定意见；并负责对本单位监理档案进行收集、整理、立卷。第十条参加龙口工程建设的施工单位，负责收集所承担龙口工程的施工文件资料（文字报告、竣工图纸），由相应施工监理单位审核、鉴定后，分部、分项收集、整理、立卷。第三章 龙口工程档案的管理第十一条龙口工程筹备组各部门，设计、监理、施工各单位应严格按照水利工程建设项目档案管理规定（水办2005480号），切实做到档案管理与项目建设同步进行，在检查龙口工程进度与施工质量时，要同时检查龙口工程档案的收集、整理情况。 第十二条档案管理是龙口工程的重要组成部分，龙口工程筹备组各部门在签订有关合同、协议时，应明确要求勘察设计、监理、施工单位，及时提交合格的档案资料，如在竣工结算前不能按规定提交合格龙口工程档案，龙筹备组将不得给以最后工程款的支付。 第十三条勘察设计、监理、施工等单位，应明确本单位相关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内龙口工程档案的收集、整理、立卷工作。第十四条 龙口工程的专业技术人员和管理人员是归档的直接责任人，须按要求将工作中形成的应归档文件材料，进行收集、整理、归档，如遇工作变动，须交清原岗位应归档的文件材料。第十五条 龙口工程档案的质量是衡量龙口工程质量的重要依据，应将其纳入工程质量管理程序；凡参建单位未按规定要求提交龙口工程档案的，不得通过工程验收和进行龙口工程质量等级评定；不得返还其工程质量保证金。第十六条 龙口工程筹备组应按照国家信息化建设的有关要求，充分利用新技术，开展龙口工程档案数字化工作，建立工程档案数据库，大力开展档案信息资源，提高档案管理水平，为龙口工程建设与管理服务。第三章 龙口工程档案归档和移交要求第十七条龙口工程档案归档工作，是由产生文件材料的单位或部门按照归档范围和保存期限负责立卷（见附件一）。总包单位对各分包单位提交的归档材料负有汇总责任。各参建单位技术负责人应对其单位提供档案的内容及质量负责；监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行审核签字手续，监理单位应向龙口工程筹备组提交对龙口工程内容与整编质量情况的专题审核报告。第十八条 龙口工程文件材料的收集、整理应符合科学技术档案构成的一般要求（GB/T1182-2000）。归档材料的内容与形式均应满足档案整理规范要求。即内容应完整、准确、系统；形式应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、竣工图及声像材料须标注的内容清楚、签字（章）手续完备；归档图纸应按技术制图复制图的折叠方法（GB/T10609.3-1989）要求统一折叠。第十九条 竣工图是龙口工程档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。技术监督部负责编制龙口工程总平面图和综合管线竣工图。施工单位应以单位工程或专业为单位，编制竣工图。竣工图须由编制单位在图标上方空白处逐张加盖竣工图章（附件四），施工单位和责任人应严格履行签字手续（附件五）。每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。施工单位应按以下要求编制竣工图：（一）按施工图施工没有变动的，须在施工图上加盖并签署竣工图章；（二）一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上更改，在说明栏内注明变更依据，加盖并签署竣工图章；（三）凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变，或图面变更超过1/3的，应重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）。重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明竣工阶段和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署竣工图确认章（见附件四）。第二十条龙口工程建设声像档案是纸制载体档案的必要补充。参建单位应指定专人，负责各自产生的照片、胶片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作，归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。工程建设重要阶段、重大事件、事故，必须要有完整的声像材料归档。第二十一条 电子文件的整理、归档，参照电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）执行。第二十二条根据龙口工程实际需要，每个工程项目移交龙口工程档案二套资料，一套为正本，一套为副本；副本内不必复制原始资料，但必须有与正本相同的其它资料的原件；提交正副本（二套）主要文件均不得使用复印件。第二十三条 龙口工程档案的归档与移交必须编制档案目录，档案目录应为案卷级(附件六)，并须填写工程档案交接单（见附件五）。交接双方应认真核对目录与实物，并由经手人签字、加盖单位公章确认。第二十四条 工程档案的归档时间，为分阶段在单位工程或单项工程完工后向技术监督资料室归档，归档工作应在工程竣工验收后及时完成。第四章 龙口工程档案案卷构成、立卷、装订要求第二十五条 龙口工程档案是记录和反映龙口工程建设管理、施工、监理、科研及其它活动的文字、图表、声像等不同形式文件资料的总称。由有联系的若干文件组合而成的档案保管单位统称案卷。案卷由卷盒、卷皮、卷内目录、卷内文件及备考表构成。第二十六条龙口工程档案应按照以下原则组卷。1、要遵循龙口工程档案形成的规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。2、档案组卷应基本符合龙口工程分类要求（工程项目分类另发）。3、案卷文件内容必须准确反映建设、设计、施工、监理实践过程的真实情况，必须是原件。4、案卷材料要齐全、完整，书写材料应符合耐久性要求。除卷内文件页码编制用铅笔外，不能有热敏纸、复写纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等书写字迹。第二十七条案卷和案卷内文件材料的排列要求。（一）、龙口工程按项目的依据性材料、基础性材料、设计材料（含设计的变更、修改）、施工材料、监理材料、竣工验收材料的顺序排列。（二）、设备案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料的顺序排列。（三）、科研类案卷应按照准备阶段、立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段或申报、奖励和推广应用等阶段排列。（四）、案卷内文件材料按问题、时间或重要程度排列；文字在前，图样在后；有译文的，译文在前，原文在后。第二十八条 声像材料应标明事由、时间、地点、人物、作者等内容，按照工程分类以单位工程立卷。龙口工程建设重要阶段、重要事件、安全事故、重要技术活动，必须有完整声像材料随项目立卷。电子文件的整理、立卷，参照电子文档归档与管理规范（GB/T18894-2002）执行。第二十九条龙口工程档案案卷的编目（一）编制卷内文件页号应符合下列的规定：1、卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从1开始。2、页号编写的位置：单面书写的文件在右下角;双面书写的文件，正面在左下角。折叠的图纸一律在右下角。3、成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写码，与其他文件材料组成一卷的，应排在其它卷内文件材料之后，作为一份文件续写卷内目录，可在备注中注明总页数。4、案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。（二）卷内目录的编制应符合下列的规定1、卷内目录式样宜符合（附件二）的要求。2、序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。3、责任者：应填写文件直接形成部门或个人。由多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。4、文件编号：填写文件资料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号。5、文件题名：填写文件资料标题的全称。6、日期：填写文件资料形成的日期。7、页次：填写目录文件材料在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。8、卷内目录排在卷内文件材料首页之前。（三）卷内备考表编制应符合下列规定：1、卷内备考表的式样宜符合（附件三）的要求。2、卷内备考表应填写案卷内文件材料的件数、各类文件材料页数（照片张数）以及立卷单位对案卷情况问题的说明、鉴定。3、立卷人：由负责立卷人签名。4、立卷日期：应填写完成立卷的日期。5、备考表排列在卷内文件材料之后。（四）案卷封面的编制应符合下列规定：1、案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。2、编制单位：应填卷内文件材料的形成单位或主要责任者。3、起止日期：应填写案卷文件材料形成的起止日期。4、保管期限：按口工程档案归档范围和保管期限卷内目录（附件一）填写。5、密级：应根据保密规定填写卷内文件材料的最高密级。6、档号：应填写龙口筹备组按项目划分，编制枢纽按工程档案排列顺序的档案号。第三十条 龙口工程档案案卷的装订（一）原始资料要求以单元工程为一个整编单位进行装订，同以单元工程的原始资料按厚度要求装订成一册或多册。每册资料的装订厚度为2cm。（二）一个单元工程的原始资料有多项内容时，以每一项内容的原始资料装订成一册，资料较多时应分册装订。（三）资料成册一律用线绳采用左侧装订，装订前必须整理平整，对破损处进行补贴并去掉原有的书钉、曲别针及打头针等金属物。（四）资料装订是首先要保证资料的左边和下边对齐，同一册资料的纸张规格要一致，纸张过小的资料，要求粘贴在A4的纸张上，纸张过大时，在保证装订不受影响的情况下，将多余部分折叠装订。（五）每册资料装订是要求打空三个，相邻两孔间距为5cm左右，打孔位置距卷皮左边边距离不得小于1cm,两侧孔眼距卷皮上、下边距要求一致。（六）每一单元的原始资料一般要求装一个资料盒内，如果装订册数较多时，也可分盒装入。第五章 附则第三十一条本暂行管理办法中的内容如与水利部规范以及国家标准冲突，以水利部和国家规定为准。第三十二条本暂行规定由龙口技术监督部负责解释。第三十三条 本暂行规定自发文之日起施行。附件：1、口工程档案归档范围和保管期限卷内目录2、卷内目录式样3、卷内备考表式样4、龙口工程竣工图章及竣工图确认章 5、档案归档审签移交单6、档案案卷目录附件1水利工程建设项目文件材料归档范围与保管期限表序号归档文件保管期限备注项目法人运行管理单位1工程建设前期工作文件材料1.1勘测设计任务书、报批文件及审批文件永久永久1.2规划报告书、附件、附图、报批文件及审批文件永久永久1.3项目建议书、附件、附图、报批文件及审批文件永久永久1.4可行性研究报告书、附件、附图、报批文件及审批文件永久永久1.5初步设计报告书、附件、附图、报批文件及审批文件永久永久1.6各阶段的环境影响、水土保持、水资源评价等专项报告及批复文件永久永久1.7各阶段的评估报告永久永久1.8各阶段的鉴定、实验等专题报告永久永久1.9招标设计文件永久永久1.10技术设计文件永久永久1.11施工图设计文件长期长期2工程建设管理文件材料2.1工程建设管理有关规章制度、办法永久永久2.2开工报告及审批文件永久永久2.3重要协调会议与有关专业会议的文件及相关材料永久永久2.4工程建设大事记永久永久2.5重大事件、事故声像材料长期长期2.6有关工程建设管理及移民工作的各种合同、协议书长期长期2.7合同谈判记录、纪要长期长期2.8合同变更文件长期长期2.9索赔与反索赔材料长期2.10工程建设管理涉及到的有关法律事务往来文件长期长期2.11移民征地申请、批准文件及红线图（包括土地使用证）、行政区域图、坐标图永久永久2.12移民拆迁规划、安置、补偿及实施方案和相关的批准文件永久永久2.13各种专业会议记录长期*长期 2.14专业会议纪要永久*永久2.15有关领导的重要批示永久永久2.16有关工程建设计划、实施计划和调整计划长期2.17重大设计变更及审批文件永久永久2.18有关质量及安全生产事故处理文件材料长期长期2.19有关招标技术设计、施工图设计及其审查文件材料长期长期2.20有关投资、进度、质量、安全、合同等控制文件材料长期2.21招标文件、招标修改文件、招标补遗及答疑文件长期2.22投标书、资质资料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件永久2.23开标、评标会议文件及中标通知书长期2.24环保、档案、防疫、消防、人防、水土保持等专项验收的请示、批复文件永久永久2.25工程建设不同阶段产生的有关工程启用、移交的各种文件材料永久永久2.26出国考察报告及外国技术人员提供的有关文件材料永久2.27项目法人在工程建设管理方面与有关单位（含外商）的重要来往函电永久3施工文件材料3.1工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期长期3.2施工计划、技术、工艺、安全措施等施工组织设计报批及审核文件长期长期3.3建筑原材料出厂证明、质量鉴定、复验单及试验报告长期长期3.4设备材料、零部件的出厂证明（合格证）、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等长期3.5设计变更通知、工程更改洽商单等永久永久3.6施工定位（水准点、导线点、基准点、控制点等）测量、复核记录永久永久3.7施工放样记录及有关材料永久永久3.8地质勘探和土（岩）试验报告永久长期3.9基础处理、基础工程施工、桩基工程、地基验槽记录永久永久3.10设备及管线焊接试验记录、报告，施工检验、探伤记录永久长期3.11工程或设备与设施强度、密闭性试验记录、报告长期长期3.12隐蔽工程验收记录永久长期3.13记载工程或设备变化状态（测试、沉降、位移、变形等）的各种监测记录，永久长期3.14各类设备、电气、仪表的施工安装记录，质量检查、检验、评定材料长期长期3.15网络、系统、管线等设备、设施的试运行、调试、测试、试验记录与报告长期长期3.16管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录、报告长期长期3.17管线标高、位置、坡度测量记录长期长期3.18绝缘、接地电阻等性能测试、校核记录永久长期3.19材料、设备明细表及检验、交接记录长期长期3.20电器装置操作、联动实验记录、短期长期3.21工程质量检查自评材料永久长期3.22施工技术总结，施工预、决算长期长期3.23事故及缺陷处理报告等相关材料长期长期3.24各阶段检查、验收报告和结论及相关文件材料永久永久3.25设备及管线施工中间交工验收记录及相关材料永久长期3.26竣工图（含工程基础地质素描图）永久永久3.27反映工程建设原貌及建设过程中重要阶段或事件的声像材料永久永久3.28施工大事记长期长期3.29施工记录及施工日记长期4监理文件材料4.1监理合同协议，监理大纲，监理规划、细则、采购方案、监造计划及批复文件长期4.2设备材料审核文件长期4.3施工进度、延长工期、索赔及付款报审材料长期4.4开（停、复、返）工令、许可证等长期4.5监理通知，协调会审纪要，监理工程师指令、指示，来往信函长期4.6工程材料监理检查、复检、实验记录、报告长期4.7监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录长期4.8各项控制、测量成果及复核文件长期4.9质量检测、抽查记录长期4.10施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故等报告长期长期4.11工程进度计划实施的分析、统计文件长期4.12变更价格审查、支付审批、索赔处理文件长期4.13单元工程检查及开工（开仓）签证，工程分部分项质量认证、评估长期4.14主要材料及工程投资计划、完成报表长期4.15设备采购市场调查、考察报告长期4.16设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验、分包单位资格报审表长期4.17原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告长期4.18会议纪要长期长期4.19监理工程师通知单、监理工作联系单长期4.20有关设备质量事故处理及索赔文件长期4.21设备验收、交接文件，支付证书和设备制造结算审核文件长期长期4.22设备采购、监造工作总结长期长期4.23监理工作声像材料长期长期4.24其他有关的重要来往文件长期长期5工艺、设备材料（含国外引进设备材料）文件材料5.1工艺说明、规程、路线、试验、技术总结长期5.2产品检验、包装、工装图、检测记录长期5.3采购工作中有关询价、报价、招投标、考察、购买合同等文件材料长期5.4设备、材料报关（商检、海关）、商业发票等材料永久5.5设备、材料检验、安装手册、操作使用说明书等随机文件长期5.6设备、材料出厂质量合格证明、装箱单、工具单，备品备件单等短期5.7设备、材料开箱检验记录及索赔文件等材料永久5.8设备、材料的防腐、保护措施等文件材料短期5.9设备图纸、使用说明书、零部件目录长期5.10设备测试、验收记录长期5.11设备安装调试记录、测定数据、性能鉴定长期6科研项目文件材料6.1开题报告、任务书、批准书永久6.2协议书、委托书、合同永久6.3研究方案、计划、调查研究报告永久6.4试验记录、图表、照片永久6.5实验分析、计算、整理数据永久6.6实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书永久6.7实验装置操作规程、安全措施、事故分析长期6.8阶段报告、科研报告、技术鉴定永久6.9成果申报、鉴定、审批及推广应用材料永久6.10考察报告永久7生产技术准备、试生产文件材料7.1技术准备计划长期7.2试生产管理、技术责任制等规定长期7.3开停车方案长期7.4设备试车、验收、运转、维护记录长期7.5安全操作规程、事故分析报告长期7.6运行记录长期7.7技术培训材料长期7.8产品技术参数、性能、图纸长期7.9工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录长期8财务、器材管理文件材料8.1财务计