《K采购管理培训》PPT课件.ppt

K 3标准版V12 2功能培训 采购管理培训大纲 客户服务中心 目录 系统概述总流程图初始化流程与功能采购系统相关报表 返回 系统概述 采购管理系统 是通过采购申请 采购订货 进料检验 仓库收料 采购退货 购货发票处理 供应商管理 价格及供货信息管理 订单管理 质量检验管理等功能综合运用的管理系统 对采购物流和资金流的全过程进行有效的双向控制和跟踪 实现完善的企业物资供应信息管理 该系统可以独立执行采购操作 与供应链其他子系统 应付款管理系统等其他系统结合运用 将能提供更完整 全面的企业物流业务流程管理和财务管理信息 返回 总流程图 返回 初始化 返回 基础资料供应商辅助资料采购费用种类付款条件供应商供货信息维护采购系统选项与供应商供货信息相关的选项与采购订单执行和入库开票相关的选项与钩稽相关的选项其他选项整单折扣设置 流程与功能 返回 采购系统单据采购系统流程采购系统相关报表 采购系统单据 返回 采购申请单采购订单收料 退料知单和入库单采购发票和费用发票 采购系统流程 返回 采购订单跟踪业务标准流程核心单据三方关联流程采购入库业务流程勾稽和补充钩稽核算流程采购赠品业务标准流程采购退货业务标准流程受托代销业务标准流程直运业务标准流程 采购入库业务流程 返回 1 货票同到的采购入库核算标准流程2 货到票未到的采购入库暂估标准流程3 票到货未到的采购入库标准流程 采购系统相关报表 返回 单据报表系统报表 金蝶软件 中国 有限公司 客户服务中心 K 3标准版V12 2采购管理系统培训要点 基础资料 目录 供应商辅助资料采购费用种类供应商分类付款条件供应商供货信息维护 返回 供应商 核算项目 供应商 用来维护供应商的各种资料基本资料 名称 代码 地址 银行帐号等信息 应收应付资料 设置与应收应付有关的科目等付款条件 用户与供应商进行付款条件约定 在以后交易时能自动计算此笔交易的付款日期 财务人员根据此付款日期进行付款安排 详见付款条件说明 进出口资料 详见进出口管理培训PPT 返回 辅助资料 返回 采购费用种类 在供应链系统中只起到参考资料作用 增加自定义字段时可以选择这个来源 供应商分类 供应商基本资料供应商分类取值来源 系统内设有一级 二级供应商 大宗 中型 小宗 零散供应商 外协七个种类 对系统单据及业务流程 功能没有影响 作用相当于备注字段 付款条件 返回 为何设置 当企业与供应商达成了供给关系以后 一般会约定 在今后的采购业务中 如何支付货款 如月结30天 月结60天 货到30天 货到60天等 如何设置 K 3系统提供了全面的付款条件管理 用户可使用 系统设置 基础资料 采购管理 付款条件 来添加 删除 修改付款条件 系统提供两种结算方式 信用天数结算和月结方式结算当选择信用天数结算时 应付日期就等于单据日期 信用天数当选择月结方式结算 应付日期 如下图设置 为以后每个月的5日进行结算 付款条件 返回 思考题注意区分以下月结方式结算公式所加天数或月数的作用 单据日期 1月逢5日 单据日期 30天逢5日假设采购发票上发票日期为2010年6月6日 如果按第 种付款条件 计算的付款日期是几月几号 如果按第 种付款条件系统计算出来的付款日期是几月几号 答案 第一种方案付款日期为2010年7月5日第二种方案付款日期为2010年8月5日 供应商供货信息维护 返回 供应商供货信息 设置供应商对应代码 名称和供应商配额1 当系统参数选择 在采购 委外 系统中应用物料对应表 那么需要设置供应商的物料对应关系 在录入单据时 单据会增加对应代码 对应名称两个字段 当录入供应商和物料 系统会根据供应商供货信息维护中的对应关系 自动带出对应代码 对应名称 2 供应商的配额比例 采购申请单生成采购订单时如果选择 按照供货比例自动分解成订单 那么系统会自动按照此处维护的供应商供货的配额进行分配产生采购订单 系统自动带出的配额在生成界面也可以修改 K 3标准版V12 2采购管理系统培训要点 系统选项 金蝶软件 中国 有限公司 客户服务中心 目录 返回 与供应商供货信息相关的选项与采购订单执行和入库开票相关的选项与钩稽相关的选项其他选项整单折扣设置 与供应商供货信息相关的选项 返回 在采购 委外 系统中应用物料对应表采购申请分配前允许修改供货比例 与供应商供货信息相关的选项 选中时 则在各采购单据 序时簿中增加 显示 即系统自动取 供应商供货信息 中供应商与物料相对应的代码 名称 用于显示 查询未选中 则相应字段在单据 序时簿和报表中不显示 系统默认为不选中 返回 与供应商供货信息相关的选项 选中该选项后 则在采购申请单按供货比例自动分解生成订单的过程中 供货比例 和 数量 字段允许用户修改 如果不选中 则供货比例和数量字段不允许修改 返回 与采购订单执行和入库开票相关的选项 返回 订单执行数量允许超过订单数量订单按比例入库采购发票单价来源应付日期确立依据 与采购订单执行和入库开票相关的选项 选中该选项后外购入库单选订单超过订单数量时允许保存 收料通知单关联订单时超过订单数量允许保存 外购入库单选关联订单生成的收料通知单时超过订单数量允许保存 如果不选中外购入库单选订单超过订单数量时不允许保存 收料通知单关联订单时超过订单数量不允许保存 外购入库单选关联订单生成的收料通知单时超过订单数量不允许保存 返回 与采购订单执行和入库开票相关的选项 当选中 订单按比例入库 时 在采购订单关联生成外购入库单后 包括直接关联和三方关联 入库单更新库存时需要判断订单入库数量是否在订单上的入库上下限的百分比范围之内 当不选中 订单按比例入库 时 采购订单关联生成外购入库单 外购入库单更新库存时不会判断订单是否按比例入库 注意 如果订单执行数量不允许超出订单数量 订单按比例入库无效 如果订单执行数量允许超出订单数量 订单按比例入库才有效 但是此时订单执行数量不受物料采购超收欠收比例限制 采购超收比例只控制订单的入库数量 返回 与采购订单执行和入库开票相关的选项 可选择为三方关联或外购入库当选择三方关联时 当发生的是三方关联的采购业务 则购货发票上的单价取订单上的单价当选择外购入库时 当发生的是三方关联的采购业务时 购货发票上的单价取外购入库单上的单价 返回 与采购订单执行和入库开票相关的选项 可选择为外购入库或采购发票当用户选择外购入库单时 采购发票上的付款日期根据外购入库单的单据日期和付款条件计算当用户选择采购发票时 采购发票上的付款日期根据采购发票的单据日期和付款条件计算 系统默认选择外购入库单 返回 与钩稽相关的选项 返回 与入库单相关联的采购发票钩稽时自动钩稽发票审核时自动调用钩稽采购发票和入库单钩稽数量不一致不允许钩稽采购系统支持部分钩稽反钩稽时清空发票应计费用及运费税金允许钩稽以后期间单据采购发票或者采购费用发票钩稽时自动调用外购入库核算反钩稽时清空委外加工入库单加工单价及加工费用 与钩稽相关的选项 如果选择该选项 则当采购发票与一张入库单据采用单据关联生成时 系统在发票钩稽时如果符合钩稽条件则自动完成钩稽 如果不选中 进行钩稽操作时需要调出相应的钩稽界面 由用户自行选择单据进行手工钩稽 注意 只有与入库单相关联的采购发票 钩稽时才会自动钩稽 若没有这种关联关系 不管参数有没选择 都不会自动钩稽 返回 与钩稽相关的选项 当选中该选项且选中 与入库单相关联的采购发票钩稽时自动钩稽 选项 在发票审核时自动进行发票的钩稽 如果符合自动钩稽条件 则审核后提示 审核成功 钩稽成功 如果不符合自动钩稽条件 则调出钩稽界面 进行发票的钩稽 不选中 与入库单相关联的采购发票钩稽时自动钩稽 选项 则不进行自动钩稽 在发票审核时自动调出钩稽界面 手工进行发票的钩稽 如果不选中该选项 则在审核时不会调用钩稽 注意 当使用该功能时 系统首先审核然后才进行钩稽 所以当钩稽不成功时 并不影响审核操作若是多级审核 则以业务级次审核为准多张发票一起审核 则只对第一章发票进行钩稽 返回 与钩稽相关的选项 当用户选中该选项时 如果入库单和发票物料匹配但数量不一致 则钩稽时直接提示 采购发票中的物料数量和入库单中该物料的数量不一致 分别是 无法钩稽 不选上此选项 如果入库单和发票物料匹配但数量不一致 则钩稽时的处理不变 即提示 采购发票中的物料数量和入库单中该物料的数量不一致 分别是 请确认是否钩稽 用户选择是或者否 返回 与钩稽相关的选项 选中该选项时表示外购入库单 采购发票允许部分钩稽 若数量不一致 可以更改钩稽数量 不选中该选项表示外购入库单单和采购发票只允许全部钩稽 数量不一致 不可以修改钩稽数量 注意 核算系统选项 外购入库生成暂估冲回凭证 的选项选中 该选项不能选中 若 外购入库生成暂估冲回凭证 不选中 则新建账套未结束初始化时允许修改该选项 结束初始化后只允许由不选中该选项更改为选中 不能由选中该选项更改为不选中 区分部分钩稽和数量不一致允许钩稽 部分钩稽后钩稽标志是P 以后单据到了 还可以针对余下的部分进行钩稽 数量不一致钩稽后钩稽标志是Y 是全部钩稽 不能再与其他单据进行钩稽了 返回 与钩稽相关的选项 选中时 则在反钩稽时将采购发票中的应计费用和运费税金字段中的内容清空 未选中时 则在反钩稽时不会将采购发票中的应计费用和运费税金字段中的内容清空 返回 与钩稽相关的选项 选中时 允许在当期对以后期间的购货 专用 发票进行钩稽 反之 则只允许对当期的购货 专用 发票进行钩稽 不选中 进行钩稽时 外购入库或委外加工入库单都可为以前期间 当期或以后期间的单据以后期间单据是指购货 专用 发票 不包括外购入库单或委外加工入库单 返回 与钩稽相关的选项 该选项只有在成本管理系统启用标准成本时才可选 选中该选项 则在事务类型为外购入库的采购发票或者费用发票钩稽时 自动调用外购入库核算 而不需切换到存货核算系统进行外购入库核算 返回 与钩稽相关的选项 如果选中此选项 则在反钩稽时将委外加工入库单中的加工单价和加工费用字段中的内容清空如果不选中该选项 则在反钩稽时不会将委外加工入库单中的加工单价和加工费用字段中的内容清空 返回 其他选项 返回 已关闭的采购订单可以变更物料现购发票 费用发票 不传递到应付款系统检验单审核时自动生成退料通知单采购 委外 系统税率来源被跟踪的采购申请单允许合并退料通知单直接退料订单允许超额付款严格按申请采购 其他选项 应用背景 在订单的实际执行过程中 很多情况下执行完毕的订单条目会因为业务需求进行数量 价格等的修改 或者因为具体原因而在订单上增加或删除相应条目 该选项就按用户对执行单据的具体管理需求分别处理选中时 则已关闭 包括自动关闭和手工关闭 的采购订单都可以再进行订单的追加工作未选中时 则已关闭的采购订单就不能再进行追加工作 即订单的逐条执行 返回 其他选项 当选择该选项 采购方式为现购的采购发票和采购费用发票不传递到应付款系统当不选择该选项 采购方式为现购的采购发票仍传递到应付款系统 同时传递一张采购费用的其他应付款单据到应付款系统注意 传递到应付系统中的现购采购发票和现购采购费用发票视为已经付款的应付款 所以其核销状态默认是完全核销 返回 其他选项 选中时 为采购入库检验类型的质检单审核时物料为全检时 如果不合格数不为0 则审核时自动生成退料通知单 将不合格数量填入退料通知单 同时会将质检单对应的采购检验申请单号记录到退料通知单上 并反写采购检验申请单的关联数量 物料为抽检时 如果检验结果为不合格 则审核时自动生成退料通知单 将报检数量填入退料通知单 同时会将质检单对应的采购检验申请单号记录到退料通知单上 并反写采购检验申请单的关联数量 物料为抽检时 如果检验结果为合格 则审核时不生成退料通知单未选中时 则不能自动生成退料通知单 返回 其他选项 可选择为供应商或物料当选择供应商时 则采购订单 购货发票 专用 新增时直接取对应供应商属性中的 增值税率 当选择物料时 则采购订单 购货发票 专用 新增时直接取对应物料属性中的 税率 返回 其他选项 有源单单号的采购申请单被视为被跟踪的采购申请单选中时 被跟踪的计划状态的采购申请单允许合并生成一张采购申请单 反之 系统会提示 编号XXX的采购申请单需求跟踪 不能合并 返回 其他选项 选中时 收通知下推退料通知 退料通知单默认数量 收料通知单数量 已经入库数量 同时 生成退料通知单后 如果退料通知单数量 入库数量 收料通知单数量 该收料通知单自动关闭不选中时 退料通知单默认数量 已经入库数量 即退料通知单只能退已经入库的数量 如果收料通知单未下推入库单则不能下推生成退料通知单 提示没有符合条件的记录 返回 其他选项 如果该选项选中 则采购订单 进口订单 付款时不进行超额控制 允许超额付款如果该选项不选中 则采购订单 进口订单 付款时进行超额控制 不允许超额付款 系统默认不选中注意 该参数只有应付系统启用后才可以修改 返回 其他选项 如果该选项选中 则关联生成的订单数量可以超过申请单数量如果该选项不选中 则关联生成订单数量严格控制 不可以超过申请单数量且系统给出提示 返回 整单折扣设置 返回 启用整单折扣和反启用整单折扣启用和反启用整单折扣 在 系统设置 采购管理 的明细功能下点击 启用整单折扣 或 反启用整单折扣 整单折扣是指在单据分录折扣 也称 标准折扣 的基础上 对一张订单或发票提供整单的折扣功能 整单折扣设置 返回 注意 当相关订单或发票已发生了整单折扣业务后 系统不允许反启用整单折扣 权限设置 在采购管理系统中 启用整单折扣和反启用整单折扣的权限授予和取消在 用户权限 的 供应链系统公用设置 下的 启用整单折扣 反启用整单折扣 中设置 K 3标准版V12 2采购管理系统培训要点 采购价格管理 金蝶软件 中国 有限公司 客户服务中心 目录 概述 采购价格管理是企业的一个重要的采购政策之一 灵活的价格体系和价格信息查询可以降低采购成本 严密的限价预警控制手段可以杜绝采购漏洞 K 3供应链的采购价格管理模块给用户提供了一个有效内部控制工具采购价格维护价格管理参数设置采购价格应用 采购价格维护 采购价格维护采购价格批量维护最高限价 返回上级 采购价格维护 新增 无论供应链系统处于初始化阶段还是正常阶段 用户都可以在系统主界面上单击 供应链 采购管理 供应商管理 采购价格管理 来进行采购价格资料的设置 维护和查询工作 系统可以按供应商显示的采购价格新增界面 也可以按物料显示的采购价格新增界面 两种录入方法的效果都是一样的 用户可以选择任一种方式录入 采购价格维护 新增 重要字段说明 采购价格维护 审核 反审核 只有已审核的记录才能在单据查询并携带出单价 如果用户希望录入的资料马上生效 请及时进行审核 系统提供了 采购价格管理批量新增后自动审核 的选项 用户如果需要批量新增的记录能马上生效 则可以选中该选项 则批量新增后 只要批量新增的操作员有审核的权限 系统会自动审核刚才所新增的价格资料 在采购价格资料保存后 可以进行修改和删除的操作 若已经审核了 需要反审核 采购价格批量维护 批量维护采购价格管理是为了减轻用户新增 修改 删除采购价格的工作量 而提供的一个方便性功能 进行批量处理的方法有两种 一种是按供应商组批量维护 一种是按物料组维护 如图 批量维护只在选择非明细供应商或物料才能维护 批量新增批量修改批量删除批量审核 反审核 采购价格批量维护 批量新增 批量新增有 按供应商组新增 和 按物料组新增 两种方式 规则与单个新增规则一致 注意 如果有物料的采购价格中已存在供应商 计量单位 单价类型 币别 数量段 包括从和到 生效日期 失效日期与所需新增的采购价格和其计量单位完全一致的记录 则不再重新对该物料的采购价格进行重复追加 直接跳过该物料即可 如果已有采购价格中物料 币别 数量段 包括从和到 报价时间 是否有效与所需新增的采购价格只是部分相同 则直接追加在该供应商现有采购价格的后面 如果启用最高限价预警 批量新增时对于高于限价的记录会逐一提示 批量新增完后 系统会针对有效操作 弹出提示框 给予用户 本次操作共新增多少条记录 的提示信息 如果选中 采购价格管理批量新增后自动审核 选项 则批量新增后 如果批量新增人有审核权限 则系统会对刚才新增的记录进行自动审核 注意 按物料组新增 只能支持基本计量单位记录的录入 新增的记录录入的失效日期必须大于等于生效日期 采购价格批量维护 批量修改 批量修改是由用户录入其想批量修改的物料采购价格的条件 系统在用户所选范围内搜索出匹配的记录进行修改 只有找到供应商 数量段 包括从和到 币别 单价类型均与用户手工录入内容完全一致 计量单位为基本计量单位且未审核的记录时 才对其报价 折扣率 生效日期 失效日期 备注进行刷新 否则跳过 如果某个物料有多条单位为基本计量单位且数量段 币别 是否有效与所录入内容一致的记录 只对生效日期最新的记录进行刷新 批量修改完后 系统会针对有效操作 弹出提示框 给予用户 本次操作共修改多少条记录 的提示信息 注意 由于审核后的记录不允许修改 故批量修改只会对未审核的记录起作用 返回上级 采购价格批量维护 批量删除 批量删除是由用户录入其想批量删除的物料价格 信息的条件 系统在用户所选范围内搜索出匹配的记录进行删除 由于批量删除的影响会较大 故系统对于批量删除的判断条件比较严格 只有物料代码 数量段 币别 单价类型 报价 生效日期 失效日期等字段与用户所录入内容完全一致的记录 才允许删除 否则系统会自动跳过 采购价格批量维护 批量审核 反审 批量审核时 只有物料 计量单位 数量段 币别 生效日期 失效日期与所录入完全一致 才进行审核 否则跳过 对某供应商组进行批量审核 可以将该组中所有供应商某一物料对应的未审核的采购价格资料批量审核 批量反审核与批量审核类似 温馨提示 批量维护都是针对 按供应商组 按物料组 这两种方式 所以鼠标必须选中 供应商组 或是 物料组 然后进行批量维护 否则批量维护为灰色 返回上级 采购最高限价 概述 采购最高限价是指在企业进行购货交易时所能允许的最高出价 采购最高限价预警是企业将内部管理和牵制应用到对价格的管理的表现 在提供了丰富的采购价格信息的前提下 企业必须要对这些信息的处理和取舍进行控制 过高的购货价格会造成采购成本的增加 引起利润的流失 显然是不符合企业管理需要的 因此要为这些价格的审批 这些业务的实现界定一个标准 即采购最高限价 限价设置限价控制 采购最高限价 限价设置 采购最高限价是在采购价格录入的基础上设置的 如果不增加采购价格是无法进行限价信息录入的 必须有至少一条采购价格才能进行采购最高限价的设置 系统提供用户针对每一个物料按全部供应商 单个供应商两种方式设定最高限价 返回上级 采购最高限价 限价控制 控制强度 不予控制 预警提示 密码交易 取消交易 采购最高限价 限价控制 最高限价为0不予控制 如果物料在 采购价格管理 中的最高限价为0 则系统对该物料的采购价格不做任何控制 适用单据及控制点 可进行采购限制控制的的单据有 采购订单 委外加工入库 购货发票 专用 购货发票 普通 进口订单 进口单证 控制点都有两个 保存时 或审核时 注意 和 控制强度 结合应用 即前提是 控制强度 必须不等于 不予控制 时 才会在保存或审核时去调用限价控制 采购最高限价 限价控制 例如 控制强度选择 预警提示 适用单据选择 采购订单 保存时控制 那么在录入采购订单 当采购单价大于最高限价 保存采购订单会提示如下 注意 若最高限价和单据上的单价的币别不一致 那么系统会自动按照单据上币别的汇率信息将最高限价折算成单据上的币别价格 再将两者进行比较 返回上级 采购价格参数设置 启用采购价格管理该参数选中 在新增采购类单据 采购订单 采购发票 收料通知单 退料通知单 外购入库单 时 如果源单有价格字段 则优先取源单的价格 但如源单没有价格或无源单则取采购价格管理中的 委外类单据 指委外加工入库单 委外类采购发票 类似 取得是委外加工单价 该参数不选中 在新增采购类单据时 取数过程类似 先取源单单价 取不到不考虑采购价格管理的单价 直接取物料属性中的采购单价 采购价格参数设置 采购价格管理资料含税选中时 采购价格管理中的报价和物料属性里的 采购单价 为含税价 直接携带至采购订单 采购 专用 发票的含税价字段 将此含税单价转换为不含税单价后 再携带至收料通知单 采购入库单的采购单价字段 反写时 也是将采购订单或发票中的含税价写回价格管理资料或物料中 不选中时 采购价格管理中的报价和物料资料里的 采购单价 为不含税价 携带时带到订单 收料通知单 入库单 采购 专用 发票的不含税价字段 反写时 也是将这些单据中的不含税价写回价格管理资料或物料中 采购价格参数设置 采购订单自动更新采购价格管理资料包括三个参数值 不更新 保存时 审核时 选择不更新 采购订单保存 审核均不反写价格管理资料 选择保存时 则采购订单在保存时更新价格资料 选择审核时 则采购订单在审核时更新价格资料 采购价格参数设置 采购订单自动更新采购价格管理资料转换为基本计量单位选中该选项时 采购订单自动更新采购价格管理资料时会转换为基本计量单位进行更新 原计量单位就算有价格资料也不更新 不选中该选项时 采购订单自动更新供应商供货信息只反写当前单据上的对应计量单位的采购单价类型的价格 不写基本计量单位的价格 采购价格参数设置 采购订单反写采购价格管理资料状态提供两种选择已审核 当采购订单反写采购价格管理资料时 只会去更新已审核的记录 不更新未审核的记录 如果在已审核的记录中没有相应范围的记录 需要新增记录的话 则新增后对其自动审核 未审核 当采购订单反写采购价格管理资料时 只去更新原有的未审核的记录 如果在未审核的记录中没有相应范围的记录 会自动新增一条记录 新增后不会自动审核 还是未审核的状态 采购价格参数设置 采购单价与蓝字采购发票价格同步选中 发票保存时更新物料中的 采购单价 反之 则不更新 若系统选项 采购价格管理资料含税 选中 则发票反写采购单价时 是将含税单价 1 折扣率 反写过去 不选中 反写不含税价 1 折扣率 过去 即 采购价格管理资料含税 会影响到采购价格管理价格资料中的报价和物料属性的采购单价是否含税 采购价格参数设置 采购价格管理资料批量新增后自动审核该选项主要是方便对于采购价格管理的审核流程要求不是很严格的用户 如果用户选中该选项 则当用户按物料组或供应商组进行批量新增后 只要该批量新增用户同时有审核的权限 则系统会对批量新增的记录自动审核 如果不选择该选项 则批量新增后 系统不会自动进行审核 须由用户手工对批量新增的记录进行审核工作 返回上级 采购价格的应用 采购价格获取规则单据新增时采购价格的获取总体获取单价的规则含税单价和不含税单价的获取依据计量单位获取价格依据币别获取价格单据关联时采购价格的获取采购价格信息的同步 返回上级 单据新增时采购价格的获取 总体获取单价的规则如果启用了采购价格管理 在单据时 其价格取采购价格管理中的报价 如果取不到 再取物料中的采购单价 委外类单据 指委外加工入库单 委外类采购发票 取数仍只取采购价格管理中的委外报价 不启用采购价格管理 在做采购类单据时 直接取物料中的采购单价 都取不到 则不携带单价 由用户手工录入 携带出来的单价用户也是可以手工修改的 若有源单 源单有单价 优先取源单的单价 具体可以参照 启用采购价格管理 参数说明 单据新增时采购价格的获取 含税单价和不含税单价的获取在采购价格获取过程中 其基本原则是含税报价传递到单据的含税单价字段中 不含税单价传递到单据的不含税单价中 具体可以参见 价格管理资料含税 参数的说明 注意 外购入库单 收料通知单 退料通知单的单价和委外加工入库单的加工单价都是不含税单价 购货发票 普通 的单价为含税单价 采购订单 合同 购货发票 专用 单价 字段是不含税单价 并且还有 含税单价 字段 单据新增时采购价格的获取 依据计量单位获取价格在单据录入用户可以修改计量单位 系统携带单价是根据相应的计量单位进行携带优先取对应供应商 对应物料 对应数量段 对应单据默认携带计量单位的本位币采购价格传递到单据上 如记录中找不到与其单据上默认携带单位相同单位的匹配数量段的采购价格 则再去找该物料对应数量段的基本计量单位的记录 根据现有单位与其基本计量单位的换算携带单价 如果两个单位都找不到匹配记录 则不携带单价 案例 某物料基本计量单位为 个 常用计量单位为 盒 系数为10 此时录入采购专用发票 计量单位是盒 如果用户选择了选项 当前的供货商常用计量单位 盒 没有采购价格资料 基本计量单位报价为23 4元 折扣率为5 默认税率为17 记录单位为 个 则携带到发票的 单价 字段的价格为200元 含税单价 字段的价格为234元 单据新增时采购价格的获取 依据币别获取价格单据上币别为本位币 直接携带匹配的供应商 物料 数量段的本位币采购价格 若没有本位币采购价格 无论是否有其他币别价格 系统不获取单价需用户手工录入 单据上币别为非本位币 直接获取匹配的供应商 物料 数量段的该非本位币采购价格 若没有 则取本位币采购价格按单据上汇率换算成该币别价格 携带到单据若也没有本位币采购价格 则无论是否有其他币别价格 系统不获取价格到单据 需用户手工录入 总结 直接获取单据上币别的采购价格 如果获取不到则获取本位币换算得到的采购价格 若都没有则获取不到数据 单据新增时采购价格的获取 注意 外购入库单虽然不属于采购业务单据 但为了防止其形成暂估单据时没有最近可比较的价格 令用户无法确定暂估价 导致单据积压 也适用采购价格管理 获取不含税价格 采购申请单虽然是采购业务单据 但它的供应商信息在单据体而非单据头 不可能先于单价而录入供应商信息 因此无法进行采购价格的管理 只有在采购业务单据手工录入时才考虑到采购价格传递功能的实现 如果单据是通过其它途径如关联 包括间接关联 复制等方式 则直接获取源单信息 返回上级 单据关联时采购价格的获取 三方关联单据单价来源如果源单分录中的采购订单号不为空 即三方关联 此时单据单价携带规则 采购系统单据三方关联只要关联到采购订单 目标单据单价取订单单价 如 采购订单 收料通知单 外购入库单 发票 则外购入库单单价的携带视同采购订单 外购入库单 采购发票单价的携带视同采购订单 采购发票 三方关联还有一种情况 收料通知单 外购入库单 发票 发票也会取收料通知单的单价 返回上级 采购价格同步规则 采购价格管理资料的同步物料属性 采购单价 的同步查看采购单价 返回上级 采购价格同步规则 采购价格管理资料的同步 与订单更新采购价格资料相关的系统参数 参见价格管理参数 采购订单自动更新采购价格管理资料采购订单自动更新采购价格管理资料转换为基本计量单位采购订单反写采购价格管理资料状态 采购价格同步规则 采购价格管理资料的同步 在新增采购订单时 系统会根据所录入的供应商 物料等信息 自动匹配采购价格的报价和折扣率 填入单据的相应字段中 此时 当用户根据实际上与供货方签订的价格对单据进行修正 或增加了采购价格中没有设置的价格之后 系统自动记录了当前供应商 当前物料的最近一次的订单价格和折扣信息 在订单保存 或审核 时使用该价格信息自动更新了采购价格资料 这样实现了采购价格与采购订单的同步更新功能 即系统既能将采购价格传递到采购订单等采购单据中 又能用采购订单的最新价格信息更新 补充采购价格资料 实现互动 即时的业务信息处理功能 采购价格同步规则 采购价格管理资料的同步 这种更新包括修改原有采购价格和新增采购价格 修改原有采购价格针对当前供应商 当前物料 当前数量所在数量段 当前币别 系统中已有供货资料的情况下 如果改变了当前价格 折扣率 或两者全部改变 则系统同步更新原有的采购价格 修改采购价格的作用是系统每一次回填的价格和折扣率自动覆盖原有数据 这个新数据会自动传递到其它的订单和采购业务单据中 使随后的每次单据录入都能够第一时间取到最近一次的订单价格 采购价格同步规则 采购价格管理资料的同步 注意 当用户选中 采购订单自动更新采购价格转换为基本计量单位 的选项时 则反写时只会更新基本计量单位的记录 如果没有基本计量单位的记录 则会新增一条反写时只会更新 生效日期 当前系统日期 失效日期 的记录 如果没有这个时间段的记录 则不对已有记录更新 而是新增一条记录 若同一订单上同一个物料有多个单价 则以当前订单该物料最后一个条目的价格和折扣为准回填 采购价格同步规则 采购价格管理资料的同步 新增采购单价如果针对当前供应商 物料 数量所在数量段 币别 系统没有全部符合的供货资料 且只要有其中一个条件不符合的情况下 系统会新增加一条符合的采购价格 自动增加到采购价格的相应位置 注意 新增的采购价格 其供应商 物料 币别等信息都是按采购订单的实际情况自动写入 但由于订单数量是反映的是数量点而非一个数量段 无法匹配 因此订货量 从 订货量 到 均为零 因此 新增加的采购价格需要用户再确认订货数量范围 如果用户不重新修改数量段 则当下一张采购单据录入时 针对同样的供应商 物料 币别 无论数量多少都会携带 采购价格同步规则 物料属性 采购单价 的同步 物料属性中的采购单价既可以由采购订单进行更新 也可以由蓝字采购发票进行更新当选中 采购单价与蓝字采购发票价格同步 时 则采购单价由蓝字采购发票更新 当不启用采购价格管理 且不选中 采购单价与蓝字采购发票价格同步 时则采购单价由采购订单进行更新 当启用采购价格管理时 不选中 采购单价与蓝字发票价格同步 则采购订单和采购发票都不更新采购单价 注意 物料属性 采购单价 默认为本位币 如果单据上是非本位币 则直接非本位币按单据上汇率换算成本位币价格 回填到 采购单价 中 查看采购单价 历史价格查询 在所有采购单据界面均可以实现对于历史采购价格的信息查询 采购历史价格查询的价格数据来源于采购发票中的价格信息 Shift F11 F5即时获取采购价格 获取的采购价格是已审核的且报价时间最新的采购价格 F9获取采购价格 调出采购价格管理界面供选择 返回上级 K 3标准版V12 2采购管理系统培训要点 采购申请单 金蝶软件 中国 有限公司 客户服务中心 目录 返回 采购申请单重要字段采购申请单的录入方式使用配套查询生成和缺货查询生成所需要的模块采购申请单的状态关闭行业务关闭注意采购申请单的重要功能单据合并采购申请单按供货比例自动分解生成采购订单 采购申请单重要字段 返回 到货日期供应商 非必录项 当前物料的供应单位 如果是当前物料属性为外购 系统自动取物料属性中 来源 字段的信息 用户也可以修改或手工增加 建议交货日期 到货日期 返回 到货日期 所申购物料的采购到货日期 是日期型字段 若单据是手工录入的 到货日期 建议采购日期 提前期 其中 建议采购日期 和 提前期 都取自当前单据体的内容 提前期 取自于物料属性中的 固定提前期 若采购申请单是根据MRP运算产生的 则系统将物料需求计划清单中的数据自动带入该字段 如果该张单据是通过关联销售订单生成的 则日期是自动关联销售订单单据体的后 根据具体情况生成 若当前操作日期 销售订单建议交货日期 则系统取当前操作日期 若当前操作日期 销售订单建议交货日期 则系统取销售订单建议交货日期 作为申购到货日期 建议交货日期 返回 建议交货日期 扣除了提前期的采购到货日期 为日期型字段 应用于MRP运算 并给用户提供更丰富的建议信息 如果该张单据是手工录入的 系统自动取当前操作日期 如果该张单据是通过关联销售订单生成的 则日期按下列公式取得 建议采购日期 到货日期 提前期 其中 到货日期 和 提前期 都取自当前单据体的内容 如果采购申请单是根据MRP运算产生的 则系统将物料需求计划清单中的建议采购日期自动带入该字段 采购申请单的录入方式 返回 手工录入物料配套查询录入 库存缺货查询录入通过物料配套 库存缺货查询方式录入时 由于涉及了MRP计算逻辑与BOM的展开 所以必须购买生产数据管理与物料需求计划这两个模块才能使用此功能根据销售订单录入 由销售订单关联生成采购申请单 MRP计算生成的采购类计划订单投放产生 采购申请单的状态 返回 关闭自动关闭 采购申请单的申请数量全部下推生成采购订单或进口订单 采购订单或进口订单保存时 系统自动打上关闭标志 关闭标志打上后 采购申请单无法下推生成采购订单 行业务关闭行业务自动关闭 采购申请单的申请数量全部下推生成采购订单或进口订单后 在采购订单或进口订单审核时 系统自动将该采购申请单分录置于行业务关闭状态 行业务关闭状态的采购申请单分录 在MRP计算时不计算可用量 在采购订单或进口订单关联采购申请单选单生成时 将被过滤掉 注意手工关闭采购申请单 会同时打上关闭和行业务关闭的标志手工关闭和手工行业务关闭后可以手工反关闭 但若是系统自动关闭的不能手工反关闭 采购申请单的重要功能 返回 单据合并作用操作合并选项合并条件合并的单据相关数据的取值来源采购申请单按供货比例自动分解生成采购订单作用应用 单据合并 作用和操作 返回 作用 将不同部门的不同需求 如计划部门根据主生产计划 物料需求计划而直接生成 仓储部门根据库存管理需要 销售部门直接以销定购的业务需求 按相同部门 申购相同物料 或其它相同的采购申请单汇总起来 合并为一张申请单 然后统一进行采购订货 操作 在当前界面中 使用快捷键Shift选中两张或两张以上的申请单 单击工具条上的 合并 选择 编辑 合并 直接使用快捷键Ctrl U 系统会自动将所选申请单合并为一张单据 并给出相应提示信息 单据合并 合并选项 返回 合并选项直接合并 相同的物料不管需求日期直接合并 按需求日期合并 需求日期相同的合并 不同的需求日期尽管物料相同 也不合并 注意 合并时 供应商不一致 相同的物料不会进行合并 单据合并 合并条件 返回 合并条件所选申请单必须全部是正常单据 即未作废单据 未审核单据当采购管理系统选项 被跟踪的采购申请允许合并 选中时 如果采购申请单是由销售订单关联生成 或者是由MRP计算产生的 允许合并 合并后跟踪的源单信息将丢失 如果该选项未选中 则合并时弹出提示 编号为XXX XXX的采购审请单需求跟踪 不能合并 单据合并 合并的单据相关数据取值来源 返回 合并的单据相关数据的取值来源合并成的这张单据单据头信息取第一张申请单的单据头信息 单据体的物料是所有单据物料的汇总数 数量逐个物料加总 如果物料合并则将按取第一张单据中物料的用途携带到新的单据 物料不合并则直接将该物料行的用途携带到新的单据 采购申请单按供货比例自动分解成订单 返回 作用 采购申请单生成采购订单时按照供货比例进行数量分配 应用 在供应商供货信息中设置相关物料的各个供应商的配额比例 如图 采购申请单按供货比例自动分解成订单 返回 在采购申请单序时簿首先选择一张或多张已审核采购申请单 然后选择 编辑 按供货比例自动生成订单 系统会自动弹出供货分配界面 在该界面用户可以修改供货比例和供货数量 若采购系统选项参数选中 采购申请分配前允许修改供货比例 如图 采购申请单按供货比例自动分解成订单 返回 上部分为采购申请单上各分录的情况 下部分为上界面光标所在行物料的供应商供货配额情况 基本数量指基本计量单位的数量 数量对应申请单上 单位 的数量 这两个数量在各供应商行显示为按相应供应商供货比例计算好的数量 如果存在小数尾差 则最后一个供应商的数量 采购申请单上物料数量 基本数量 其他供应商的数量 基本数量 如果选中 采购申请分配前允许修改供货比例 用户可以手工修改数量 基本数量不允许手工修改 和供货比例 但点 生成 前必须保证各供应商的数量之和为相应申请单上物料行之数量 采购申请单按供货比例自动分解成订单 返回 分配 按钮用于用户手工修改了供货比例后 根据比例和采购申请单上的数量自动重算各供应商的数量 生成 按钮用于所有申请单的比例全部确认后 通过 生成 来自动生成相应的采购订单分配过程 根据所选中采购申请单上的物料 按其在供应商供货信息中对应的供应商及其相应供货比例来将其数量分解到不同的采购订单中 如果该申请单上的几个物料可以同时被一个供应商供应 要求针对该供应商只能生成一张采购订单 如果所选为多个采购申请单 且其中有相同的物料 则在生成订单的时候 仍分别按照不同采购申请单上的条目和数量所对应的供应商比例在订单上生成不同的记录 采购申请单按供货比例自动分解成订单 返回 生成的采购订单各字段取值来源订单单价和税率携带规则和手工关联采购申请单的处理一样税率也需要根据系统选项 采购系统税率取数来源 如果该选项为供应商 则订单上税率自动取单据头供应商的税率 如果该选项为物料 则订单上税率自动取对应物料的税率币别均默认为本位币采购申请单上的 交货日期 如果小于当前系统日期 供应商分配时会自动将所生成订单的交货日期改成当期系统日期 K 3标准版V12 2采购管理系统培训要点 采购订单 金蝶软件 中国 有限公司 客户服务中心 目录 返回 采购订单的字段和录入重要字段说明采购订单的录入来源方式采购订单的执行和入库采购订单的关联数量和入库数量取数原理采购订单的执行单据采购订单的状态订单按比例入库功能采购订单的变更变更条件变更规则变更对订单的影响 采购订单的字段和录入 返回 重要字段采购订单的录入来源方式 重要字段说明 返回 交货日期 是供应商交货的日期 为必录项 mrp运算时作为预计入库日期的依据 如果用户是手工录入 则默认为当前系统日期 交货日期必须大于等于当前单据日期 采购订单的录入来源方式 返回 手工录入关联采购申请单生成 供应商的取值来源所选采购申请单的一个或多个物料都录入了信息 而且相同 则取自该信息 用户不能修改所选采购申请单的多个物料的信息不相同 则取自第一个所选物料的来源信息 用户不能修改采购申请单上的物料未录入信息 则由用户自行添加 到货日期 系统默认将采购申请单单据体上的作为交货日期采购订单通过关联采购合同生成 采购订单的执行与入库 返回 采购订单的关联数量和入库数量取数原理采购订单的执行单据采购订单的状态订单按比例入库功能 采购订单关联数量和入库数量取数原理 返回 关联数量 订单被收料通知单 外购入库单 采购检验申请单等单据直接关联的数量 相关联的单据保存即反填关联数量 入库数量 指与订单直接或者间接关联的入库单的数量 入库单更新即时库存时反填 注意 入库数量的更新与库存的更新方式有关库存更新方式为保存更新 入库单保存或删除时更新订单入库数量 库存更新方式为审核更新 入库单审核或反审核时更新订单入库数量 采购订单的执行单据 返回 收料通知单 退料通知单外购入库单采购检验申请单 采购订单的状态 返回 关闭标志指采购订单的执行数量 即关联数量 大于或等于采购订单的数量时 系统会自动打上关闭标志 关闭标志打上后 并不代表着采购订单的入库业务完成 因此行业务关闭不一定关闭 行业务关闭标志指采购订单的分录行的入库数量大于或等于订单数量时 系统会自动打上行业务关闭标志 当所有分录的行业务关闭标志全部关闭时 系统会自动打上关闭标志 注意手工关闭的订单 可以进行手工行业务反关闭和单据反关闭 自动关闭的订单不能手工反关闭采购订单的行业务关闭和采购申请的行业务关闭意义不一样 订单按比例入库功能 返回 系统参数选项 订单按比例入库 与 订单执行数量允许超出订单数量 结合使用 如果订单执行数量不允许超出订单数量 订单按比例入库无效 如果订单执行数量允许超出订单数量 订单按比例入库才有效 但是此时订单执行数量不受物料采购超收欠收比例限制 采购超收比例只控制订单的入库数量 入库比例根据具体物料基础资料设置 如图 行业务关闭与订单按比例入库综合使用案例 行业务关闭与订单按比例入库综合使用案例 返回 案例 采购订单数量100 物料采购超收比例10 采购欠收比例10 同时 系统选项设为 订单执行数量允许超出订单数量和订单按比例入库 采购订单 外购入库90 采购订单自动行业务关闭 单据未关闭 因关联数量90 订单数量100 行业务关闭不能反关闭 但订单不能再继续执行 采购订单 收料通知单90 外购入库单90 同1 采购订单 收料通知单100 外购入库单90 采购订单自动行业务关闭 单据关闭 但此时收料通知单只能手工关闭 采购订单不能反关闭 采购订单 收料通知单120 外购入库单110 采购订单自动行业务关闭 单据关闭 但此时收料通知单只能手工关闭 采购订单不能反关闭 采购订单 收料通知单120 外购入库单120 系统提示错误不允许保存 采购订单的变更 返回 变更条件变更规则变更对订单的影响 变更条件 返回 基本条件 订单已被部分执行 即该订单已被收料通知单 外购入库单等单据关联 或者被非关联单据关联 如任务单 产品入库单 系统参数 选择 已关闭的采购订单可以变更物料 则已关闭 包括自动关闭和手工关闭 的采购订单都可以再进行订单的追加操作 如果不选择该选项 则已关闭的采购订单就不能再进行追加操作 变更规则 返回 针对某个已存在物料 修改后的订单数量必须大于原关联数量 针对某个已存在物料 只要其关联数量大于零 则该条物料不能被删除 在订单上只能采用追加方式加入增加物料条目以及订单数量 该项操作一次只针对一张订单 在订单执行 订单变更执行 界面 不能使用 前一张 后一张 最前 最后 按钮 订单变更的内容 数量 单价 含税单价 金额 折扣率 折扣额 税率 交货日期和备注 变更对订单状态的影响 返回 无论原订单状态如何 变更后的订单数量 如果 订单数量 关联数量 则执行后的订单单据状态为未关闭 行业务关闭状态为未关闭 订单数量 关联数量 则执行后的订单单据状态为关闭 行业务关闭状态视原入库数量而定 如果入库数量 关联数量 订单数量 行业务关闭状态为关闭 如果入库数量 关联数量 订单数量 行业务关闭状态为未关闭 例如 原订单只有一个物料 数量为100 收料通知和入库单的数量都为100 订单关闭 行业务关闭标志都打上 经过订单变更 将其数量修改为120 这时关联数量和入库数量100都小于订单数量120 关闭标志和行业务关闭标志清空 K 3标准版V12 2采购管理系统培训要点 通知单与出入库单 金蝶软件 中国 有限公司 客户服务中心 目录 收料通知单与退料通知单通知单的作用录入收料通知单或退料通知单的关联数量与关闭标志外购入库单重要字段说明录入对等核销委外加工出库单委外加工入库单 收料通知单与退料通知单 通知单的作用录入收料通知单或退料通知单的关联数量与关闭标志 返回上级 通知单的作用 收料通知单收料通知单是采购订单的重要执行单据 其不仅要处理与采购订单直接关联的执行情况 还要处理外购入库单与采购订单间接关联的执行情况 起到承上启下的业务管理 企业中存在一些受托加工物料 这些物料的暂时处置权虽然在本企业 但所有权还在委托单位 这些物料只计算数量 不需要核算成本 称为代管物料 收料通知单和退料通知单就是企业处理代管物料的业务单据 退料通知单处理由于质量不合格 价格不正确等因素 或与采购订单或合同的相关条款不相符等原因 需要退回给供货单位的退货处理的业务单据 是收料通知单的反向操作单据作为受托加工物料加工完毕 交还委托单位的业务处理单据 作为收料通知单的反向执行