ada4-01档案管理办法.doc

状态受控号文件号:ADA/4/01 作 业 文 件档 案 管 理 办 法 版次:第 4 版 起草:沈鸿敏 王道利 审核:张星光 批准:李长顺2003-03-31发布 2003-04-01实施济南钢铁集团总公司 发布修 改 履 历版次修改号章节条款修改理由和内容修改人审核人批准人修改日期实施日期目 录1、目的1/72、适用范围1/73、引用文件1/74、定义1/75、职责1/76、管理内容1/77、附录A 立卷标准4/78、附表1 记录清单5/79、附表2 档案检查记录6/710、附表3 档案销毁记录7/7ADA/4/01 档案管理办法 版次/修改号：4/0 页数/总页数： 771 目的 为了规范管理体系文件的归档管理，防止其损坏、变质和丢失，特制定本办法。2 适用范围 本办法适用于管理体系文件的归档管理。3 引用文件3.1 QSP4-1 文件控制管理程序3.2 冶金档案分类编号规则3.3 济钢档案分类编号规则4 定义 管理体系档案是指在管理活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。5 职责5.1 档案处负责质量/安全/环境方针、目标、手册、程序文件、A类作业文件及总公司在体系外审、管理评审、内审中形成的文件和记录的档案管理,内容包括收集、整理、立卷、保管及借阅等。5.2 档案处负责对各部门/单位的管理体系档案管理进行监督、检查和指导。5.3 各部门/单位档案机构负责本部门/单位的管理体系档案的管理,内容包括收集、整理、立卷、保管及借阅利用等。6 管理内容6.1 管理体系文件的归档要求6.1.1 体系文件应符合档案管理的要求,达到准确、完整、规范。6.1.2 体系文件应及时归档。6.1.3 体系档案应做到立卷规范、保管安全、便于检索和利用。6.2 档案库房的要求6.2.1 各部门/单位根据需要配备符合标准要求的档案库房来保管体系档案。6.2.2 库房标准6.2.2.1 档案库房面积应该满足需要并留有一定的余地。6.2.2.2 档案库房需要采取防光、防盗、防火、防潮、防温、防虫、防尘等措施。6.2.2.3 档案库房保持通风良好,库房内保持相对湿度45%-60%,温度14-24,同时配备去湿机、空调器、排风扇及温湿度计等必要的设施。6.2.2.4 档案库房宜采用白炽灯照明,不宜采用自然光源。6.2.2.5 档案库房应配备充足的铁制橱架。6.3 档案人员的配备6.3.1 各部门/单位需配备专、兼职档案人员负责体系档案的管理,内容包括:A)收集管理体系文件B)按标准对其整理立卷C)编制必要的检索工具D)负责档案的保管及库房的管理工作E)负责档案的提供利用工作F)会同有关部门对超过保管期限的档案进行鉴定销毁6.3.2 专、兼职档案人员必须经过专业培训方可上岗。6.4 管理体系档案的归档见文件控制管理程序。6.5 档案的立卷 专、兼职档案人员应按立卷标准对质量/安全/环境体系档案进行立卷,立卷标准见附录A。6.6 档案的保管6.6.1 档案员负责保管档案,定期检查库房条件,做好库房温湿度记录。6.6.2 档案员定期检查档案情况, 发现问题及时采取补救措施并做好记录。6.7 档案的借阅6.7.1 档案员负责档案的借阅,体系档案的借阅应按规定办理借阅手续,并做好借阅记录，对过期不归还者予以催还。6.7.2 归还档案时,档案人员清点张数,检查是否有损坏和丢失的情况,如有损坏和丢失的情况及时采取补救措施。6.7.3 超期档案的处理 管理体系档案应按规定的保管期限进行保管,对超过保管期限的档案由档案人员会同有关部门对其鉴定、销毁，同时做好销毁记录。6.8 记录 本办法所需的记录见附表1附录A:立 卷 标 准1) 立卷原则A) 按问题进行立卷B) 同一卷的文件材料应当符合文件材料的形成规律C) 文件之间应具有有机联系D) 立卷后便于检索和利用2) 立卷程序A) 按年度将文件材料分开B) 按问题将文件材料分开C) 按保管期限将文件材料分开D) 案卷内文件材料按重要程度排列3) 立卷要求A) 卷内文件材料排列有序,编目清楚,填写卷内文件目录及备考表。B) 案卷采用三孔一线装订法,装订前应去掉金属物,裱糊好残破页;装订应牢固,不得脱页、破损;卷内文件材料应与卷皮取齐,不得超出卷皮。4) 案卷封面的填写A) 案卷封面的填写应字迹工整,用毛笔或钢笔书写,不得使用元珠笔及纯蓝墨水。B) 按要求对案卷进行编号,并填写档号,档号的编写执行济钢档案分类编号规则。C) 案卷题名的拟写应简明并准确反映卷内文件材料的内容,一般应包括作者、问题、文种三部分。附表1 记 录 清 单序号编 码记录名称保管场所保管期限1RP4-1-09文件移交清单档案室10年2RADA/4/01-02企业档案案卷分类目录(管理档案用)档案室10年3RADA/4/01-03企业档案案卷分类目录(科技档案用)档案室10年4RADA/4/01-04库房温湿度记录档案室3年5RADA/4/01-05档案检查记录档案室3年6RADA/4/01-06档案借阅记录（科技、管理档案用）档案室3年7RADA/4/01-07档案销毁记录档案室15年附表2:档 案 检 查 记 录 编号:RADA