文件及资料控制程序.doc

质量体系文件文件编号*-QPM-01文件及资料控制程序版本版次A/0页次8/8生效日期2011-12-01 文件及资料控制程序文件会签会签部门会签人/日期会签部门会签人/日期行政中心品质部生产中心 营销中心研发中心修 订 记 录修订次数修订日期章节号修 订 摘 要修订书编号修订人生效日期1.0 目的 为确保管理体系所使用的文件在制作、审核、发行、修改、保管、回收及处理等过程均能有效控制，确保相关部门能适时利用有效的适用文件。 2.0 范围公司内部管理体系文件、外部提供的管理体系文件及相关资料均可。3.0 职责权限3.1 制作部门 3.1.1 须确保任何相关的部门已咨询及认可； 3.1.2 将已审核之文件交回文控中心； 3.1.3 通知文件控制中心回收作废文件。 3.2 文控中心 3.2.1 发放回收文件及处理作废文件； 3.2.2 文件的保存及文件清单和发放记录； 3.2.3 负责控制受控文件/资料。 3.3 收文部门 3.3.1 按文控中心要求退回之作废文件并保存所分发的文件。4.0 定义 4.1 原装文件： 由文件发起部门编写并经批准之文件。 4.2 受控复印文件： 由文控中心管制之文件。 4.3 不受控复印文件： 由文控中心分发但不作为更新及回收处理。 4.4 过期文件： 由于被更新或不适用而被申请回收的作废文件。5.0 流程图 5.1 文件及资料控制（编写/修订/废止）流程图 （见附件一）6.0 程序6.1 文件分类：公司的文件包括质量体系文件、管理制度文件和适当的外来文件6.1.1 质量体系文件包括：6.1.1.1 一阶文件-手册：描述公司管理体系的文件；6.1.1.2 二阶文件-程序文件：规定某项工作的途径以及各部门的接口与沟通方法的文件；6.1.1.3 三阶文件-作业文件：针对特定项目或合同编制的计划或其它标准；6.1.1.4 四阶文件-记录文件：为活动和过程的结果提供证据的文件。6.1.2 管理制度文件：指导企业要求大家共同遵守的办事规程或行动准则；包括：管理制度、 管理规定、管理办法和运作表单。6.1.3 外来文件包括：客户所有资料、检验标准及技术资料、供应商的样品承认书、产品标准（国家/行业）、公司法、产品质量法、安全生产管理条例、招投标法、合同法等以及其他国家相关法律法规、国家或行业法规性文件。6.2 文件制定、签批规则文件名称制 订审 核批 准评 审质量手册 （一阶文件）企管部-总经理管理者代表程序文件 （二阶文件） 责任部门分管副总/管理者代表总经理各中心副总和部门主管作业指导书 （三阶文件） 责任部门分管副总管理者代表表单记录 （四阶文件）随出处文件一同审核发行管理制度（含规定/办法） 责任部门分管副总/行政副总总经理-6.2.1 文件参与评审和审批的人员由文件编写人员在文件签核表中填上部门或姓名，部门评审和审批的人员须在签核表中签字确认。6.2.2 文件评审可以通过会议评审的方式进行，最后达成一致；或者进行资料传递的形式进行文件意见收集，涉及到其它部门时由编写人员负责沟通和协调达成一致。6.2.3 若在评审过程中意见不能达成一致时，由管理者代表作最终裁决。6.3 内部文件控制6.3.1 文件编写部门向文控索取文件和表格编码。6.3.2 文件经过审批后，发起部门应交原装给文件（纸档和电子档）文件控制中心。6.3.3 文控中心负责检查分发文件格式、文字是否符合要求；文件是否已得到批准等。6.3.4 文控中心负责在文件生效的一个工作日分发，回收及处理发布的受控文件，并填写文件及资料分发回收记录表，文件控制中心应保存分发及回收记录。 6.3.4.1 文控中心依据分发要求，分派受控文件给各有关收件部门，并保存签收记录。 6.3.4.2 文件分发要求由文件编写部门填写文件及资料分发申请单。6.3.5 文控中心应根据分发记录回收所有作废文件并对其进行处理。6.3.6 报告、通告、通知、会议记录和对外文件(公文)的控制规定6.3.6.1对外文件：表达文号为三向（司）字【2011】001号-，由涉及部门编写，总经办主任审核，总经理或授权人签发，交由总经办编写文号后统一发出；6.3.6.2公司内部跨部门文件：表达文号为三向（总经办）字【2011】001号-，由涉及部门编写，总经办主任审核，总经理或授权人签发，交由总经办编写文号后统一发出；6.3.6.3部门内部文件：表达文号为三向（行政中心）字【2011】001号-，由涉及部门或科室编写，公司一级部门【各中心、财务部、总经办等】负责人签发，本部门编写文号后统一在部门内部发出、执行；所有内部发文需报总经办备案，文控存档。6.3.6.4 其余记录、控制、分发、保存与之对应。6.3.7 对现场用的技术标准或作业方法的时效性文件，以正式文书的形式送达（发放）。A 须规定其有效时间，有效时间不能超过三个月。B 须按照三阶文件签核规定进行签批，方可执行。C 须发放至文控中心存档。 6.4 外来文件控制6.4.1 各职能部门接受外来文件后，统一对口联系总经办，由总经办确认其可用性及实用性后交由相关部门主导办理。6.4.2 外来文件原稿由总经办或办理部门送文控中心，由文控中心编码后按照6.3规定执行后续工作。6.4.3 外来文件的电子档由接收部门自行建立文控保存，以防止电子档流失。6.4.4 外来文件需建立文件清单，并记录在外来文件记录表中。 6.5 文件外发控制 6.5.1 当文件需要外发的时，由需求部门填写文件外发申请单，并写明分发原因和分发要求，经部门审核和管理者代表审核后提供给文控。 6.5.2 文控根据分发申请信息内容，按文件分发流程进行分发，并做好相应的分发记录。 6.5.2.1 若是外发的资料作为凭证，文控在此类外发资料上加盖“受控文件”印章。 6.5.2.2 若是外发的资料作为参考，文控在此类外发资料上加盖“参考文件”印章。 6.5.2.3 外发文件都由申请部门与接受单位进行联系和外部文件传递；若受控文件更新后需要重新分发和回收旧资料的，由申请部门与接受单位进行联系和回收旧资料、发放新资料；若受控文件更新后不需要发放的新资料的，申请部门也需要将外发的旧受控文件回收。 6.5.2.4 若外发的文件需要提供PDF文档，文控需要将外发的资料设定为不可编辑、打印状态；且需要加盖对应的电子档文控印章。6.6 控制印章 6.6.1 正本文件需分别在文件背页加盖红色“原装文件”印章。 6.6.2 文控中心管制的受控复印文件需分别在文件的“管制章”处或右上角加盖红色“受控文件”印章。 6.6.3 非受控文件（参考文件）需分别在文件的右上角加盖红色“参考文件”印章。 6.6.4 作废文件需分别在显眼位置加盖蓝色“作废文件”印章。6.7 文件保存 6.7.1 文控中心负责公司质量管理体系文件正本、记录样式及相应电子档的保管，编制文件及资料管制一览表及记录签批保存一览表，列出各类文件现行状态。6.7.2 各部门的文件须及时记录于文件及资料管制一览表，并将此表放到文件夹的首页。6.7.3 文件保存部门在使用过程中，任何人不得在原文件上修改文件原来的文字和符号。6.7.4 除文控有复制文件权利外，任何部门、任何人员未经批准不得以任何形式复制任何文件，更不得将文控发出的文件带出公司外。6.7.5 经发行的质量管理体系文件由各部门负责人保管。6.7.6 各部门表单记录保存期限按记录控制程序规定执行。6.7.7 如文件有少页、损坏、遗失、模糊等情况或部门根据工作需求需要文件时，由申请部门填写文件及资料增补申请单经管理者代表核准后由资料中心按相应的文件发放。 6.8 文件修订及废止6.8.1 文件修订应由原发起部门修订及原评审部门评审；且由申请部门填写文件修订废止申请表，申请表由申请部门审查，企管审批。6.8.2 文件修订后的分发如前述，若分发部门变更需重新填写文件及资料分发申请单。6.8.3 文件修订后应更新版本编号。6.8.4 各部门编制任何新的可纳入质量管理体系的文件时，应先向文控查阅表单列号码，文件新增或修改时应及时更新电脑档案以便于管理。6.8.4 文件需要废止时，由文件编写部门提出，并填写文件修订废止申请表经签批后提供给文控；文控根据文件的分发记录回收文件。 6.8.5 修订的内容的文字需区别其它未修订内容，以便人员查看。 6.9 文件的回收及作废 6.9.1 文控中心应收回已作废的文件及分发本，并填写作废文件及资料一览表文件接收部门应尽快交回作废的”受控”文件给文控。6.9.2 如需保留作废文件时,文控中心需加盖“作废文件”印章并分开保存,保留期限视需要由文控中心决定。无需保存的文件，若是技术、质量手册、程序文件、产品图纸、设计资料等文控必须碎掉无需保存的作废文件；若是其它三阶文件和记录能做单面纸使用时，由文控在文件显眼位置加盖“作废文件”印章后提供给部门做回收纸利用。7