物资合同管理.doc

物资合同管理工作程序：合同草拟与谈判合同评审合同签约与备案合同履约合同索赔仲裁物资合同的草拟与谈判： 物资采购对外签约的经济合同主要包括：1 工矿产品购销合同及补充协议2 加工定做合同及补充协议3 物资采购合同项目物资部根据确定的供应商和定价结果、项目的物资需用计划及有关技术交底，草拟合同（合同范本附后）。合同内容一般有：产品名称、商标、规格型号、厂家、质量要求、环保要求、职业健康安全要求、数量、金额、供货时间及地点、运输方式和费用承担、合理损耗、包装标准和费用负担、验收标准和方式、配件备品、结算付款方式、违约责任和纠纷处理、其他。对于重大复杂的合同，应征求公司法律顾问的意见。 根据合同金额及合同的重要性，必要时，应组织相应的谈判小组，确定谈判目标，制定谈判策略。谈判小组至少由2人组成。 谈判小组成员要加强对合同的可行性、真实性分析。在谈判过程中必须全面了解对方的法人资格、履约能力、资信情况等，保证公司从合同的技术条款和商务条款上处于有利地位。 采购合同评审：合同草拟后、正式签订前，项目物资部须组织合同评审。1 总额在50万元及以下的采购合同，由项目物资部部长、采购员和计划合约部等人进行评审并签署意见； 2 总额在50万元以上的采购合同，由项目采购招标领导小组进行评审并签署意见。由采购员填写“物资合同评审表”（附后）并备齐签订合同所需的相关资料：1 与之签订合同的供应商必须是已评价合格的供应商； 2 必须有项目提出的“物资需用计划表”、技术交底（必要时）、业主指定文函（暂估价、指导价物资）、与供应商签订的“工矿产品购销合同补充协议”。 合同签约与备案： 采购合同签订：1 未按要求经过评审且已通过的合同,项目公章管理办公室和个人不得私自加盖项目公章。2 批量或大宗材料的采购，必须签订采购合同。3 供应商的经办人在签订合同时必须出示有效法定（委托）身份证明。4 采购合同须由公司法人代表或其授权人签字，应执行合同签订一事一授权（书面）制度。5 如与中间供应商签订合同，必须要求供应商提供有效营业执照、经营许可证等作为合同附件。合同备案与登记：1 物资合同签订后，由采购员（项目物资内业资料员）备案登记，分类存档管理。项目采购物资合同（原件）一般一式四份，供应商、项目物资部、项目财会部各留存一份，并向公司报备一份。2 采购员应填写“合同登记台帐”。合同履约：1、 在合同履约过程中，如出现合同变更、终止情况，由原签约人或接替人签署变更、终止合同意见，由主管部门留存备查。2 、在合同履约过程中，如出现影响合同履行的情况，如：供应商迟迟不能交货，或所交货物存在严重质量问题，导致公司受损；发生不可抗力情况；市场情况发生重大变化等，采购员应及时向主管领导书面汇报，由主管领导组织讨论研究处理，必要时，应征求公司法律顾客意见。同时，还应及时通知相关的项目经理部。合同索赔：合同索赔工作由项目物资部经理牵头负责，采购人员应保存相关的证据。合同纠纷的处理：在合同履约过程中，合同双方如发生纠纷，经协商不能解决的，应按合同规定，提请仲裁或到人民法院起诉。附：工矿产品购销合同及相关的补充协议工矿产品购销合同 合同编号： 供方： 签订地点： 需方： 签订时间： 年 月 日一、产品名称、商标、型号、厂家、数量、金额、供货时间及数量：产品名称牌号商标规格型号生产厂家计量单位数量单价金额 交（提）货时间及数量（ 年至 年 ） 合计合计人民币金额（大写） 仟 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分正 （注：空格如不够用，可另接附页，与正页联叠，加盖骑缝印）二、质量要求技术标准、供方对质量负责的条件和期限： 三、 交（提）货地点、方式： 四、 运输方式及到达站港和费用负担： 五、 合理损耗及计算方法： 六、 包装标准、包装物的供应与回收和费用负担： 七、 验收标准、方法及提出异议期限： 八、 随机备品、配件工具数量及供应办法： 九、 结算方式及期限： 十、如需提供担保，另立合同担保书，作为本合同附件。 十一、违约责任： 十二、解决合同纠分方式： 十三、其它约定事项： 供 方 需 方签（公）证意见：经办人： 签（公）证机关（章） 年 月 日签（公）正编号：（注：除国家另有规定外，签（公）证实行自愿原则）单位名称（章）单位名称（章）单位地址：单位地址：法定代表人：法定代表人：委托代理人：委托代理人：电话号码： 电话号码： 电报挂号： 图文传真：电报挂号： 图文传真：开户银行及 帐 号开户银行及 帐 号邮政编码：邮政编码：重点施加影响供应商环境、职业健康安全管理协议（工矿产品购销合同补充）（采购方甲方） 与（供货方乙方） 双方本着“精诚合作，共同致力于环境和职业健康安全保护”的原则，签订本协议。1、乙方必须遵守环境、职业健康安全管理的法律法规。2、乙方所供货物，在保证产品质量同时，还应确保材质符合环境、职业健康安全管理要求。3、 乙方供货时（对环境、职业健康安全有重大影响的货物），材料的包装必须满足环境、职业健康安全管理要求，并在外包装上做标识，以便于库房验证和保管。4、对有毒有害物品(包括产品的甲苯、甲醛含量及排放量)、易燃易爆易泄漏物品及化学品，乙方需标明警告及警示标记，并在货物出厂前，对包装进行严格检查，以确保不发生破、损、滴、漏、跑、冒现象。否则，甲方仓库管理人员有权拒收或退换。5、对包装材料，乙方应考虑在满足甲方要求前提下，尽可能使用可循环材料，以降低成本节省资源。乙方在下次送货时可将包装材料带回，循环使用。6、在货物运输过程中，粉尘、噪声及尾气排放必须满足国家及地方的有关规定。如有违规发生，责任由乙方负责，并按国家有关规定进行处理。7、按项目要求，将物资安全地卸在指定地点，且码放平稳、不超高、不倾斜。8、进入施工现场的人员必须按要求佩带安全帽，做好个人防护，否则后果自负。 9、当你方违反上述条款3次以下1次以上时（