Office2007协同应用-1(OA内训).doc

江苏新城房产股份有限公司 采购管理部 2008-2-1 17:00:00Office协同应用：幻灯片直接导入Word学会使用Office各个组件间的协同作业不仅仅可以大大提高您的工作效率，还会让您有一种酣畅淋漓的快感。本系列文章将从一个个实例出发，为大家演示如何将Office家族的成员都发动起来，满足不同的办公要求。Word与PowerPoint的亲密接触-将幻灯片直接导入Word对于很多朋友来说，把PowerPoint中的幻灯片导出，是最常见任务了。如果需要打印，可以选择打印讲义的方法将幻灯片每页不同的数目打印。但是您有没有想过，如果把幻灯片内容导入Word进行编辑该如何进行呢?这一定会方便很多基于幻灯片进行评论或者出版的用户。PowerPoint与Word有很好的兼容性。我们知道在一个演示文稿中有幻灯片主体，其中的内容叫做讲义，还有一项备注的内容，PowerPoint可以将它们按照需要导出到Word，这个功能可以依次选择“Office”按钮，“发布”-“使用MicrosoftOfficeWord创建讲义”。 这时会有一个版式选择，主要是备注和空行跟幻灯片位置关系，请注意一定选择添加的方式是“粘贴”，这样在Word中才可以将幻灯片显示出来下面是初步转换的效果图。个人认为，在大部分情况下我们仅需要幻灯片本身，备注与讲义使用很少，但是在导出时恰恰没有过滤功能，这不免有些遗憾。不过整体看起来效果还不错，采用了一个无宽度的表格来定位各项内容，去掉这些空行也很方便，直接复制，将其替换为空格就可以了。 不装OfficePowerPoint幻灯片照样放网友发送给MM一个有关演讲技巧的PPT文档，可是，MM的电脑上没有安装Office，这下可急坏了了MM。小强GG我早就想在她面前表现一把了，这正是我的机会。于是我使出杀手锏，让MM看不装Office也能看到PPT文档。1、用PowerPointViewer查看PPT文档微软有免费的PowerPointViewer2003(图1)。下载地址为：/soft/185/185494.html 使用PowerPointViewer2003，就可以在没有安装Office的电脑上查看PPT文档。使用该软件，还可以打开通过口令保护的演示文稿，跟安装了Office软件没有什么区别。只是，利用该软件只能查看和打印演示文稿，但是不能进行编辑(图22、将PPT文档转变为图片相信图片浏览器每台电脑上都有，Windows操作系统已经自带了“图片和传真查看器”和画图工具，可以用于图片的查看。这个非常的简单，只要将PPT文档另存为图片即可。小强GG用自己的电脑打开那个PPT文档，然后选择“文件另存为”，选择保存路径，在“保存类型”下拉列表中选择一种图片格式(图3)。 软件支持将PPT保存为GIF、JPEG、TIFF、PNG、Window图文元件等格式的图片格式。选择保存，即可弹出“想要导出演示文稿中的所有幻灯片还只是导出当前幻灯片?”，选择“每张幻灯片”即可将PPT转变为图片(图4)。将转变后的图片通过Emai发送给MM即可3、将PPT文档转变为PDF格式通过将PPT转变为PDF格式，即可方便的阅读。说起PDF文档格式转换，PDFCreator这款软件功能最强大，不但能实现格式转换，还可以进行权限设置(图5)。天极网软件频道已经对该软件进行了详细的介绍，请参考用PDFCreator轻松创建、编辑缱游牡怠芬晃?网址：/401/3360901.shtml)。PDF生成器(PDFCreator)下载地址：/soft/utilitie/elecreaders/228/410228.shtml 4、在Gmail中查看PPT文档利用Gmail即可查看PPT文档，不过此功能还出去测试阶段，如果你幸运的话就可以直接在Gmail中查看PPT了（相关文章：Gmail将有新功能邮箱里在线看PPT演示文档）。通过其它Email帐号将PPT文档以附件的形式发送到Gmail邮箱中。用Gmail帐号和密码进行登录，打开带有PPT文档附件的邮件，选择附件下方的“Viewasslideshow”链接(图6)，即可在新窗口中播放该演示文稿在播放窗口中点击右键，可以看到Googleslideshow目前具备了简单的控制功能，可以直接定位到首页或者最后页(图7)。 登录英文版本的Gmail，这样实现邮箱中查看PPT文档测试功能的机会大一些。5、将PPT文档转变为EXE文件所有的电脑都可以执行EXE格式的文件，如果将PPT演示文稿转换为可执行EXE文件，即可在没有安装Office的电脑上查看PPT文档。“PowerPointSlideShowConverter”(下载地址：/soft/utilitie/officetools/225/425725.shtml)就是一款可以将PPT文档转换成可执行文件的软件。只要选择好待转换的PPT文件及转换后的存放地址和文件名，点击“生成幻灯片”按钮就可以开始转换。此外，还可以选择“生成CD/DVD盘片的Autorun文件”和“该PowerPoint演示文档需要的附件文件(如音乐、视频，或其它链接的文档等”两项。前者可以生成Autorun文件，方便刻录自动播放光盘，后者可以在转换后的文件中添加音乐或视频，以丰富文档效果。最后点击“生成幻灯片”即可(图8)相信有了以上技巧，MM看PPT文档已经没有问题，在MM心中的地位会大大的提高，我偷着乐去了!提取PPT文件中的GIF动画PowerPoint文件中的GIF动画素材都是嵌入到文档中去的，用“复制粘贴”命令，在PPT内部还可以，在其他软件中应用（如Flash），得到的只能是一幅图片。那么能不能把这些动画文件提取出来随意使用呢？下面是实现的方法。（点击查看更多软件使用技巧）打开要提取GIF动画素材的PPT文档，执行“文件另存为”，调出“另存为”对话框，在“保存类型”中选择“Web页（.htm;.HTML）”，保存，就会得到一个网页文件和一个同名文件夹。打开文件夹，就可以找到GIF动画素材了。同时还会在这里看到PPT文档中的图片文件、声音文件、影视文件等等，如果想要的话，也一并全收吧。最常用的PowerPoint动画效果及设置方法我感到PowerPointXP在动画方面很不错，可以满足制作幻灯片的一般需要。下面我就从几个侧面来谈谈最常用的PowerPointXP动画效果及实现方法。自定义对象的动作路径用过Flash软件的老师可能都知道在Flash里面，可以通过为一个对象画出一条路径来，然后就可以让对象按照这个路径进行动作，PowerPointXP中也提供了这个让用户心动的功能。具体实现方法如下：先选定一个对象，方法一：点击“幻灯片放映自定义动画添加效果动作路径绘制自定义路径自由曲线”命令；方法二：单击右侧窗格中“添加效果”按钮，在弹出的菜单中选择“动作路径绘制自定义路径自由曲线”。然后用户的鼠标指针会变成笔形，可以在幻灯片中随意画出一条曲线，这就是所选对象的动作路径了。上面介绍的是PowerPointXP提供的动画效果，类似的效果还有很多可供选用；另外在PowerPointXP中自己动手也可以制作出不错的动画效果。为幻灯片添加电影字幕式效果PowerPointXP提供了丰富的自定义动画，用户可以合理组合动画效果，制作出相当漂亮的动画来。这里介绍在PowerPointXP中实现字幕滚动效果的制作方法：字幕“由上往下”或“由下往上”滚动效果，可直接选取自定义动画中的“字幕式”效果来实现。方法：选定对象，单击“添加效果”按钮，在弹出的菜单中选择“进入其他效果”，在“华丽型”栏中选择“字幕式”，最后单击“确定”即可。字幕“由左向右”或“由右向左”滚动效果。使用上面的“字幕式”不能制作出字幕左右滚动的效果，不过可以借助于“缓慢进入”和“缓慢移出”来实现，选择效果之后还需要在“方向”下选择“自左侧”还是“自右侧”。实际上“缓慢进入”和“缓慢移出”也可以制作字幕的上下滚动(选择自“底部”或“自顶部”)。文本框中的文本使用字幕式动画效果时，幻灯片加上适当的背景效果会更好些。让文字与旁白同步可以采用“自定义动画”中按字母形式向右擦除的方法来使文字与旁白一起出现。但如果是一大段文字，字的出现速度还是太快了。这时用户可以按需要将这一段文字分成一行一行的文本框，甚至几个字一个文本框，再对于每个文本框中的字，分别设置它的动画形式为按字母向右擦除，并在时间项中设置与前一动作间隔几秒，就可使文字的出现速度和旁白一致了。让标题出现时跳几跳这种文本的动画效果非常有趣：播放时字符一个接一个地从上方歪歪斜斜地下落，落下后每个字符还要上下反弹几次才能安静下来。用这种效果做标题非常适合。具体实现方法如下：1、在文本框中输入文本。文本的字号要大些，最好选择笔画比较粗的字体(如“华文新魏”字体)，这样弹跳效果会更好。2、下面的操作步骤与实现字幕式动画效果的步骤相同(只是最后要选择“华丽型”栏中的“弹跳”效果)即可。方法：选定对象，单击“添加效果”按钮，在弹出的菜单中选择“进入其他效果”，在“华丽型”栏中选择“字幕”，最后单击“确定”即可。在PowerpointXP中巧用肢解法在演示文稿中插入剪贴画后，若觉得其中的某个部件角度不对想旋转，此时PPT却没有相关指令支持，无法使用，真气人。别急，我琢磨出一个小技巧，保管使你满意。一、用肢解法旋转剪贴画在演示文稿中插入剪贴画后，若觉得其中的某个部件角度不对想旋转，此时PPT却没有相关指令支持，无法使用，真气人。别急，我琢磨出一个小技巧，保管使你满意。解决方法：右击“剪贴画”，弹出快捷菜单，选择“组合”中的“取消组合”命令，这时图片被“打散”，你就可对每个部位进行旋转或拖移操作了。注：PowerPointXP以前的版本对整副剪贴画无法旋转也可以使用此方法，在“打散”后再组合就可激活“旋转”按钮了。 二、用肢解法让剪贴画变色更灵活在插入剪贴画后，若觉得颜色搭配不合理，肯定会选“图片”工具栏中的“图片重新着色”。乍一看挺好，但一改动问题就来了。比如你想把该画中的一部分黑色改成红色，它却把全部黑色都改成了红色，太呆板了。怎么办？解决方法：（1）右击该剪贴画，选择“组合”菜单中的“取消组合”命令，打散图片。（2）选中你要改变的那一部分对象（有些可以再分解）。（3）双击图片，在弹出的“填充”框中选择所需颜色。这样一来改变颜色可灵活多了。 为PowerPoint文档插上音乐的翅膀PowerPoint2003的功能已经相当丰富，但还没有一种直接为整个幻灯片添加背景音乐的功能。虽然我们可以通过依次点击“插入-影片和声音-文件中的声音”的方法来插入音乐(图1)，但是当演示到下一张幻灯片的时候音乐就会停止。因此要使整个幻灯片使用一个背景音乐似乎是不可能实现的事情。 但事实并非如此，下面我就将我在实际操作中所总结的在PowerPoint中实现插入背景音乐的两种方法和大家一起分享(本文以PowerPoint2003为例，其它版本请参照操作)。方法一:1.依次点击“插入-影片和声音-文件中的声音”(图1)，在出现的“插入声音”对话框中选中要作为背景音乐的文件，然后单击“确定”(图2)，在弹出的对话框中点击“自动”按钮插入音乐对象(图3)。 2.用鼠标右键单击插入的声音对象(喇叭图标)，在弹出的快捷菜单中选择“自定义动画”(图4)，在出现的“自定义动画”任务窗格校慊鞲崭詹迦氲囊衾盅钣也嗟南陆蛹罚诔鱿值牟说械鳌靶睢?图5)。 3.在弹出的“播放声音”对话框中，在“效果”标签中，在“停止播放”项下面选中“在(F):XX张幻灯片之后”(中间XX为数字)，在中间的数字增减框中输入适当的数字(图6)。 数字可以根据幻灯片的总张数来设定，比如幻灯片共有49张，那么你可以设定为50，这样就可以实现直到幻灯片结束都没有达到设定的张数，所以声音也就不会停止了。如果插入的声音文件比较短，可以切换到“计时”标签，在“重复”后面的下拉列表框中选中“直到幻灯片末尾”项(图7)，这样就可发避免因为声音文件太短，导致演示到后来没有背景音乐的情况的发生。 另外别忘了，切换到“声音设置”标签，勾选“幻灯片放映时隐藏声音图标”项(图8)，这样在放映的时候小喇叭图标就不会显示了。 4.这时再放映幻灯片试试，是不是实现了背景音乐的功能了。方法二:1.在要使用背景音乐的幻灯片起始处依次点击“幻灯片放映-幻灯片切换”(图9)。 2.在出现的“幻灯片切换”任务窗格中，点击“声音”选项右突破PowerPoint20次撤销限制经常使用PowerPoint制作幻灯片的朋友一定清楚，在默认情况下，PowerPoint的操作可撤销次数只有短短的20次，这远远少于我们平时使用的Word和Excel，而这短短的20次机会在很多情况下的确不能满足我们的需要。所以，如何突破PowerPoint的20次可撤销限制自然就成了当务之急。其实，PowerPoint本身就提供了这项功能的设置，只不过好多朋友没有注意罢了，下面笔者就班门弄斧地给大家演示一下吧。【注】本文所述技巧已于PowerPoint2003下测试通过1.在PowerPoint主界面中点击“工具”菜单“选项”命令2.然后在弹出的“选项”窗口“编辑”标签下找到“最多可取消操作数”一项3.在这里将默认的20次限制改为一个您所满意的数值，最后确定即可用PowerPoint生动地演示几何应用题两圆外切，大圆半径为小圆半径3倍，小圆沿大圆的圆周滚动一周回到原位置时，小圆自身转了多少圈?下面我们就一起来看看在PowerPoint中如何演示这个数学问题。创建对象用绘图工具中的椭圆工具绘制出小圆和大圆，大圆的半径为小圆的三倍，再绘制一根直线作为小圆的半径，并将直线跟小圆组合。用矩形工具绘制一个矩形，在其上添加文字“演示”，此图形留作动画的触发器。将三图形放置如图1所示。 图1创建对象设置动画效果1.设置小圆沿大圆环绕效果选定小圆，在“自定义动画”窗格中单击