施工企业投标资料库的建立与完善.doc

施工企业投标资料库的建立与完善?18?铁路工程造价管理施工企业投标资q4-Y的建立与完善吕晨宁(中铁七局集团有限公司,河南郑州450016)摘要:投标工作是一项时间紧,任务重,不允许出错的工作.若要提高投标文件的编制质量及效率,必须建立一个充分,完善的资料库为编制.Y-作提供参考.此文从商务资料库,技术资料库和报价资料库三方面对资料库的建设与完善做了较为系统的论述,对施工企业的投标管理工作具有一定的参考价值.关键词:施工企业;投标;资料库;建立;完善中图分类号:TU723文献标识码:A文章编号:10079890(2010)01001803SettlementandimprovementofbiddingdatabankofconstructionenterprisesAbstract:Biddingworkischaracteristicoftightentime,heavyquantityandmistakeimmunity.Inordertoenhancecompilationqualityandefficiencyofbiddingdocuments,constructionenterpriseshavetoestablishaperfectreferentialdatabank.Thispapermakesasystematicdiscussionaboutsettlementandimprovementofbiddingdatabankintermsofcommercedata,technicaldataandbiddingdata,andisofsomereferentialvaluestoconstructionenterprisesinbiddingmanagement.KeyWords:constructionenterprise;bidding;databank;settlement;improvement目前,我国的建筑市场竞争日益激烈,施工企业的投标工作也更加繁重.要想在有效的时间里完成一份高质量的,充分满足业主要求的投标文件,必须考虑建立和完善一个数字化的投标资料库.1投标资料库的分类一般来说,投标资料库可以按照投标文件的组成分为商务资料库,技术资料库,报价资料库.商务资料库是指能证明企业资质,信誉,施工业绩,财务能力,人员能力,机械设备和试验检测仪器设备装备水平等资料的汇集;技术资料库主要是指各专业工程项目的施工工艺及流程,施工方案,施工方法,设备选型及配套,保证体系及措施等编制技术标时常用到的资料的汇集;报价资料库主要是指收集到的各地的造价信息,定额,评标办法,开标记录,成本价格等一系列资料及投标报价的分析总结.另外,还可建立一个成型标书资料库,将已经编制完成的投标书进行分类收藏,便于今后在同类地区投同类标时参考借鉴.下面将按照类别对投标资料库的建立和完善进行论述.2投标资料库的建立与完善2.1商务资料库商务资料库内容的收集整理是一项系统性很强的工作,商务投标需要使用的基础资料很多,这些基础资料的收集汇总需要多部门多单位的配合.商务资料库的内容主要包括以下几个方面.2.1.1企业基本资料企业的基本资料主要包括能够证明企业的法人资格,从业资格及资信能力等的相关资料,如企业法人营业执照,建筑企业资格证书,建筑企业安全生产许可证,组织机构代码证,税务登记证,三合一体系认证证书,以及企业章程和简介等整理好的文字,图片及说明.这些经常用到的资料不仅要保存为单张的图片格式,而且应该按照顺序整理成一个固定的Word文档,便于投标时直接调用.2.1.2人员资料人员资料即拟参加工程施工任务人员个人资料的整体汇编,一般按照图片格式进行保存,便于今后的调用,主要包括技术及管理人员的建造师证,安全第25卷第1期吕晨宁:施工企业投标资料库的建立与完善?19?证(交通部及建设部),职称证,毕业证,身份证,劳动合同,社保证明,个人照片,获奖证书等,还包括各技术工种工人的上岗证,资格证等,比如爆破施工证,机械操作证等.因为人员的资料相对繁杂,可以按照证件的种类分别建立文件夹,如可以在各公司“人员库房”文件夹下面按证件种类(如安全证,职称证,建造师证,人事命令,社保证明,试验证等)设立子文件夹,同类证件再根据其特点(如社保证明年份)进行排列.总之,人员资料库的建立要以方便,准确查找和使用为目的.建议将投标常用人员的毕业证,职称证,身份证按职称级别分别整理成为一个Word文档,专设一个”三合一”文件夹来储存这些信息,方便投标时调用.这样的信息归类方法在投标时可以提高工作效率,缩短编标时间.证件的收集是一项长期繁琐的工作,主要靠到相关部门定期收集并对已有资料存档这种方式进行,对缺项的部分证件可通过办理,申报,培训等多种手段逐渐完善.2.1.3业绩资料企业的工程业绩资料包括中标通知书,合同协议书,工程交工证书,质量鉴定证书,竣工验收报告,业绩证明,工程结算资料,工程图纸,工程获奖证书,工程照片等等.业绩资料也应当建立一个”业绩库房”文件夹,再按照类别建立子文件夹,如”高速公路”,”等级公路”,”市政工程”,”桥梁工程”,”隧道工程”等文件夹,类别子文件夹下再按照施工公司建立下一级文件夹,最后按照项目名称建立文件夹,分类整理完毕后列出对应的台帐目录,便于今后查找.要把每个项目的资料收集齐全,不是一件容易的事情,需要企业各个部门协同配合才能完成.目前我国的公路工程招标文件范本规定,具备中标通知书,合同协议书,工程交工验收证书或质量监督机构签发的工作综合评价等级证书等的项目才算有效业绩.因此,为了满足业主的强制性要求,一些特殊的施工业绩应专门收集,如不良地质地段路基施工经验,软弱破碎地层地段隧道,高瓦斯隧道等的施工经验,黄土,冻土,高原地区施工经验,各种类型桥梁(比如大跨度连续刚构桥,大型立交桥,大型预应力梁桥,深水墩等)施工经验以及城市地铁,轻轨,机场等的施工经验就应专门收集.2.1.4机械资料机械方面的资料也是投标文件中不可缺少的一个重要方面,主要靠与物资设备中心进行沟通,根据企业的设备台账进行购买发票及合同的收集整理.“机械库房”一般按照机械设备和试验仪器进行分类并设立文件夹,然后再按照用途进行分类,如设立“路基设备”,”路面设备”,”桥梁设备”,”隧道设备”文件夹,最后再按照设备的名称建立单独的子文件夹.现在越来越多的业主在资格预审和投标文件中要求施工企业附上企业拟投入本工程的施工机械的产权证明资料.这是一个新特点,需要注意收集各种施工机械设备的产权证明资料,对于资料不全的机械设备应及时联系物资部门做好补充工作,以备不时之需.2.1.5财务资料财务资料包括企业年度审计财务报表,财务状况表,银行信贷证明,投标银行保函,银行授权查询证书,履约银行保函,银行信用等级证书等文件资料.其中银行信贷证明,投标银行保函,银行授权查询证书,履约银行保函是针对具体的投标项目办理的,其中有些占用企业的授信额度还需要支付银行一定的费用,因此,针对具体项目办理的财务资料应注意及时收回.财务资料的收集需财务部门配合完成.商务资料的收集首先要做到及时,及时更新库内资料,方便本系统人员查阅和使用.其次要做好保密工作,商务资料涉及到企业的机密,应特别注意保存原始资料,并做好登记,记录,人员变动时要做好交接工作.再次要加强横向沟通与联系,新收集到的资料及时传递至本系统相关人员,避免资料的重复收集.最后要使资料库形成开放的资料网络系统,使资料的互相传递更顺畅,使投标工作更方便,更快捷.2.2技术资料库技术资料库应按目前国家,行业的现行施工技术规范和质量验收标准及招标文件范本予以编制,内容包括各专业工程项目的通用施工方案,方法,技术措施以及安全,质量和各地区文明施工,环境保护方面的相关措施等,是技术标编制人员的工具资料.技术资料库的收集整理应注意,铁路和公路资料的一级标题模块格式与招标文件范本目录格式保持一致,资料模块在一级标题的基础上分专业进行细化.资料库不仅是各部分资料的集合,其组成结构也应给编标人员提供一种编标思路.例如:业主会在招标文件中对机械设备提出最低配备标准,为便于自?20?铁路工程造价管理2010年1月我审核,同时也便于业主进行核对,资料库中的机械设备表分”业主要求施工设备的配备”和”其它主要施工设备的配备”两大部分.”业主要求施工设备的配备”表格应填写招标文件中业主要求的机械设备,若资料库的表格为空,编标人员可根据所投项目要求填写;”其它主要施工设备的配备”提供各专业项目不同型号,不同能力的施工设备,编标人员可根据需要进行选择.由于技术标的字数,图表均较多,为减少排版的工作量,资料库中各部分内容的页面排版格式应完全相同,所有内容的序号均采用Word文档中的多级项目编号,以便于复制,粘贴时在相应标题序号下自动更改.编标过程中如果需新增内容,可将标题打上后,在相同级别的序号处点击”格式刷”,然后用”格式刷”将新增的标题刷一下,其后面的序号会自动按新的顺序排列.相关人员应注意资料库内容的更新,对资料库中发现的错误,遗漏和陈旧资料,应及时与资料库管理人员联系,进行补充及更新后及时传递至系统相关管理人员,以保证资料的有效性,合理性.2.3报价资料库2.3.1工程成本价格资料收集工程项目成本价格资料是为了掌握本企业的最低承受价格,只有掌握了这些基础资料,才能为以后的投标报价提供参考依据,才能根据企业的承受能力进行合理决策,从而避免因低价中标给企业带来损失.应特别注意对工程成本价格资料进行收集,并定期对收集到的资料进行汇总整理,整理出完整的项目成本价调查表和项目工料机单价调查表,供本系统相关人员参考.2.3.2开标系列资料开标系列资料具体包括开标记录,评分办法,工程简介,材料价格,最终清单,原始清单等几项内容.收集开标系列资料的目的是为了掌握某一地区,某类工程的报价情况,以便为以后的投标提供宝贵的参考资料和报价依据.开标系列资料主要包括本地的报价水平,评分办法的主要特点等等.通过这些资料可以了解开标的基本情况,可以归纳出竞争对手的报价思路,从而研究制定相应对策.对投标过程中出现的特殊情况,应在开标记录里予以整理说明,从而为以后类似的问题提供参考依据.2.3.3投标报价分析总结针对重点项目或偏差较大的项目,投标结束后,应对业主概算,中标单位情况及本单位情况进行综合对比分析,整理出中标经验或失标原因,按项目编写投标报价分析总结,为以后的投标报价提供参考.3结束语通过对投标资料库的建立与完善,可以有效地减少施工企业编标人员的工作量,提高工作效率,增加标书的准确率,从而提高施工企业的投标竞争力,为施工企业中标,更多更好地承揽施工任务奠定一个良好的基础.因此,应把资料库的建立和完善作为一项重要工作来做细做好.参考文献1刘正民.施工企业数字化投标资料库的建立与维护J3.陕西水利,2009(2).责任编