access2003职业应用教程 第06章 报表的设计与打印.pptVIP

第6章报表的设计与打印 报表是数据库一个重要的对象 学习报表的使用 对于呈现数据和打印数据都有用 本章将详细介绍报表设计和打印的方法 了解报表创建报表设计与编辑报表打印报表 6 1关于报表 6 1关于报表报表是一种以只读格式呈现信息的有效方法 通常用于打印Access对象的数据或用于处理数据汇总信息 本节将先介绍一些关于报表的基础知识 6 1 1报表的用途报表是一个可循环再用的数据库对象 当用户创建并保存报表后 就可以重复使用 当需要修改报表设计时 则可以通过报表的设计视图编辑报表 在Access中 用户可以创建各种用途的报表 或者使用多种数据库元素设计报表 用户可以创建以下报表 以分组方式来组织和呈现数据 打印报表 页和分组级别的页眉和页脚信息 计算运行总和 组合计 整个报表合计和合计百分比 包含子窗体 子报表和图形 使用图片 线条 字体 图形 图表和条件格式以引人注意的格式呈现数据 6 1关于报表 6 1 2 报表的类型报表提供了多种应用类型 用户可以根据需要创建不同类型的报表 例如 产品销售分析小组可能要求一份详细的报表 而对于高级管理者 可能只要求一份汇总报表或分组报表 下面将说明常用的报表类型 1 详细报表详细报表是一份可以列出表或查询中的详细数据 例如交易表中的交易编号 交易日期 建议说明 提款金额 存款金额等数据的报表 如图1所示 2 分组报表分组报表可以将用户的数据编排成组 例如按编号或按日期分组排列 如图2所示 另外 用户还可以计算各组的合计和整个报表的合计 甚至在组页眉或页脚中显示信息 1 2 6 1关于报表 3 汇总报表汇总类型的报表通常只包含合计的数据 不包含详细的信息 如图2所示 4 邮件标签报表邮件标签类型的报表可以按适合用户的邮件标签材料的样式和格式显示项目的数据 5 图表报表图表报表用于显示图形 数据透视表 数据透视图和一般图表 如图3所示 1 3 2 6 1关于报表 6 1 3使用报表的时机报表的作用主要是组织信息和打印用于演示或分发给用户组成员的数据集合 用户可以在以下时机中使用报表处理数据 要打印定期使用的信息 要打印分发给其他人的信息 要在打印时对信息的组织形式和外观进行精确控制 要分组或汇总信息以报告给其他人 6 2创建报表 6 2创建报表创建报表有多种方法 例如利用Access2003程序自动创建报表 利用向导创建报表 或者通过设计视图创建报表等 本节将详细介绍各种创建报表的方法 6 2 1自动创建报表在Access2003中 用户可以使用自动报表基于一个表或查询对象创建报表 这种方法可以创建能够显示基础表或查询中的所有字段和记录的报表 自动创建报表的操作步骤如下 1 打开光盘中 Example Ch06 6 2 1 mdb 练习文件 单击 数据库 窗口的 报表 按钮 切换到 报表 窗格 然后单击 新建 按钮 如图所示 6 2创建报表 2 打开 新建报表 对话框后 按照需要选择 自动创建报表 纵栏式 选项或 自动创建报表 表格式 选项 然后选择来源表或查询对象 并单击 确定 按钮 如图1所示 3 此时将自动创建一个报表 需要保存报表时 可以单击报表右上方的 关闭 按钮 然后在弹出的对话框中单击 是 按钮 接着在 另存为 对话框中输入报表名称 并单击 确定 按钮 如图2所示 1 2 6 2创建报表 4 除了上述方法外 还可以通过 数据库 工具栏来自动创建报表 首先在 数据库 窗口中单击 表 按钮 然后选择一个表对象 并单击 新对象 自动窗体 按钮右边的倒三角按钮 接着从打开的菜单中选择 自动报表 命令 如图1所示 5 此时将自动创建一个报表 需要保存报表时 可以单击窗口右上方的 关闭 按钮 然后在弹出的对话框中单击 是 按钮 接着在 另存为 对话框中输入报表名称 并单击 确定 按钮 如图2所示 1 2 6 2创建报表 6 2 2通过向导创建报表使用向导可以基于一个或多个表或查询创建报表 向导将提示输入有关记录源 字段 版面以及所需的格式 并根据用户的设置来创建报表 通过向导创建报表的操作步骤如下 1 打开光盘中的 Example Ch06 6 2 2 mdb 练习文件 然后双击 数据库 窗口的 报表 窗格的 使用向导创建报表 项目 打开 报表向导 对话框后 在 表 查询 列表中选择 表 付款 选项 并将所有字段添加为选定的字段 最后单击 下一步 按钮 如图1所示 2 进入下一设置后 可以为报表添加分组级别 如果使用默认值 则直接单击 下一步 按钮即可 如图2所示 1 2 6 2创建报表 3 进入下一设置后 可以按照字段为记录排序 最多四个字段 完成后单击 下一步 按钮 如图1所示 4 进入下一设置后 设置报表的布局和方向 然后单击 下一步 按钮 如图2所示 1 2 6 2创建报表 5 进入下一设置后 选择报表的样式 然后单击 下一步 按钮 如图1所示 6 进入下一设置后 为报表指定标题 然后单击 完成 按钮 即可通过向导创建报表 如图2所示 创建的报表如图3所示 2 1 3 6 2创建报表 6 2 3通过设计视图创建报表通过设计视图创建报表是一种手动创建报表的方法 用户可以在设计视图中创建基本报表 并对其进行自定义 使报表满足设计的需求 下面将通过一个简单的例子 介绍通过设计视图创建报表的方法 通过设计视图创建报表的操作步骤如下 1 打开光盘中的 Example Ch06 6 2 3 mdb 练习文件 然后在 数据库 窗口的 报表 窗格中双击 在设计视图中创建报表 项目 2 打开报表的设计视图窗口后 在标题栏上单击右键 并从打开的菜单中选择 属性 命令 如图所示 6 2创建报表 3 打开 报表 对话框后 选择 数据 选项卡 然后在 记录源 列表中选择记录源 如图1所示 此时将打开如图2所示的字段列表 4 此时分别从字段列表中将 雇员编号 姓名 职位 住宅电话 雇佣日期 薪金 字段拖到报表的报表主体上 并垂直排列这些字段 如图3所示 1 3 2 6 2创建报表 5 加入字段后 可以单击窗口右上方的 关闭 按钮 然后在弹出的对话框中单击 是 按钮 接着在 另存为 对话框中输入报表名称 并单击 确定 按钮 如图1所示 6 返回 数据库 窗口后 打开新建的报表 查看效果 如图2所示 2 1 6 2创建报表 6 2 4创建标签报表标签类型的报表可以按用户的标签材料的样式和格式显示项目的数据 用户可以通过 标签向导 来创建标签报表 创建标签报表的操作步骤如下 1 打开光盘中的 Example Ch06 6 2 4 mdb 练习文件 然后在 数据库 窗口的 报表 窗格中单击 新建 按钮 2 打开 新建报表 对话框后 选择 标签向导 选项 然后选择来源表为 雇员 并单击 确定 按钮 如图所示 6 2创建报表 3 打开 标签向导 对话框后 指定标签的尺寸 然后单击 下一步 按钮 如图1所示 4 进入下一设置后 设置标签文本的字体和颜色 完成后单击 下一步 按钮 如图2所示 5 进入下一设置后 确定标签要显示的内容 即将可用字段添加到 原型标签 列表框中 完成后单击 下一步 按钮 如图3所示 1 2 3 6 2创建报表 6 2 5将对象另存为报表除了上述方法外 还有一个快速创建报表的方法 就是将表 查询 窗体等数据库对象另存为报表 下面将以一个窗体对象为例 介绍将窗体另存为报表的方法 将窗体对象另存为报表的操作步骤如下 1 打开光盘中的 Example Ch06 6 2 5 mdb 练习文件 然后在 数据库 窗口中单击 窗体 按钮 切换到 窗体 窗格 2 选择 雇员 窗体 然后在窗体上单击右键 并从打开的菜单中选择 另存为 命令 如图所示 6 2创建报表 3 打开 另存为 对话框后 设置对象的名称 然后在 保存类型 列表框中选择 报表 选项 最后单击 确定 按钮 如图1所示 4 将窗体另存成报表后 切换到 报表 窗格 然后打开报表 预览报表的效果 如图2所示 1 2 6 3设计与编辑报表 6 3设计与编辑报表创建报表后 有时还需要根据实际的要求设计与编辑报表 例如在报表页面页眉添加控件 设置报表属性 对报表进行排序和分组等 本节将详细介绍各种设计与编辑报表的方法 6 3 1设置报表的属性创建报表后 可以按照需要设置报表的属性 让报表的显示效果更符合要求 本例将以设置报表的格式项目为例 介绍设置报表属性的方法 设置报表属性的操作步骤如下 1 打开光盘中的 Example Ch06 6 3 1 mdb 练习文件 然后在 数据库 窗口的 报表 窗格中选择 雇员信息 报表 接着在该报表上单击右键 并选择 设计视图 命令 6 3设计与编辑报表 2 打开报表的设计视图窗口后 在窗口的标题栏上单击右键 并从打开的菜单中选择 页面页眉 页脚 命令 隐藏报表的页面页眉和页面页脚 如图1所示 3 再次在窗口标题栏上单击右键 并从打开的菜单中选择 属性 命令 打开 报表 对话框 4 在对话框中选择 格式 选项卡 设置标题为 雇员信息 如图2所示 1 2 6 3设计与编辑报表 5 此时将光标定位在 图片 文本框上 然后单击文本框后的按钮 打开 插入图片 对话框后 选择图片文件 并单击 确定 按钮 如图1所示 6 返回 报表 对话框后 设置图片类型为 嵌入 图片缩放模式为 剪裁 图片对齐方式为 左上 最后关闭对话框即可 如图2所示 7 返回报表的设计视图窗口后 单击右上角的 关闭 按钮 然后在弹出的对话框中单击 是 按钮 保存报表的设计 结果如图3所示 2 3 1 6 3设计与编辑报表 6 3 2设计报表的页面页眉报表的页面页眉区域 通常用于放置数据标签项目 或者用于制作报表标题区 本例将为报表的页面页眉添加标签对象 制作一个报表标题的效果 籍此介绍设计报表的页面页眉的方法 设计报表的页面页眉的操作步骤如下 1 打开光盘中的 Example Ch06 6 3 2 mdb 练习文件 然后在 数据库 窗口的 报表 窗格中选择 雇员信息 报表 接着打开该报表的设计视图 2 打开报表的设计视图窗口后 在窗口的标题栏上单击右键 并从打开的菜单中选择 页面页眉 页脚 命令 显示报表的页面页眉和页面页脚 如图所示 6 3设计与编辑报表 3 显示页面页眉和页面页脚后 使用鼠标将页面页脚区域缩小 以减少页面页脚占用的位置 如图1所示 4 此时单击 工具箱 工具栏的 标签 按钮 然后在报表的页面页眉处拖出一个标签对象 如图2所示 2 1 6 3设计与编辑报表 5 在标签对象中输入 人事信息查询 文本 然后选择整个标签对象 并设置文本字体为 黑体 大小为18 颜色为 深蓝色 如图1所示 6 完成上述处理后 单击窗口右上角的 关闭 按钮 然后在弹出的对话框中单击 是 按钮 保存报表的设计 结果如图2所示 3 1 2 6 3设计与编辑报表 6 3 3设计报表的页面页脚除了设计报表的页面页眉外 用户还可以设计页面页脚 因为在页面页眉和页面页脚中添加对象和控件的方法是一样的 本小节将重点介绍在页面页脚中插入日期和页码的具体方法 设计报表的页面页脚的操作步骤如下 1 打开光盘中的 Example Ch06 6 3 3 mdb 练习文件 然后在 数据库 窗口的 报表 窗格中选择 雇员信息 报表 接着打开该报表的设计视图 2 使用鼠标选择页面页脚分隔边框的下底线 然后往下拖动鼠标 增大页面页脚区域 如图所示 6 3设计与编辑报表 3 在页面页脚区域上单击鼠标 以选定页面页脚作为编辑区 然后选择 插入 页码 命令 弹出 页码 对话框后 选择页码的格式和位置 以及对齐方式 最后单击 确定 按钮 如图1所示 4 插入页码后 再次打开 插入 菜单 然后选择 日期和时间 命令 打开 日期和时间 对话框后 设置日期格式 并取消选择 包含时间 复选框 最后单击 确定 按钮 如图2所示 1 2 6 3设计与编辑报表 5 插入日期后 在报表中将日期对象拖到页面页脚区域 并放置在左边 如图1所示 6 完成上述处理后 单击窗口右上角的 关闭 按钮 然后在弹出的对话框中单击 是 按钮 保存报表的设计 结果如图2所示 1 2 6 3设计与编辑报表 6 3 4报表的排序与分组在上文6 1 2小节中提到过 分组报表可以将用户的数据编排成组 例如按编号或日期分组排列 本小节将通过一个实例 说明为报表进行分组和排序的方法 对报表进行排序和分组的操作步骤如下 1 打开光盘中的 Example Ch06 6 3 4 mdb 练习文件 然后在 数据库 窗口的 报表 窗格中选择 雇员信息 报表 接着打开该报表的设计视图 2 打开报表的设计视图窗口后 在标题栏上单击右键 并从打开的菜单中选择 排序与分组 命令 如图所示 6 3设计与编辑报表 3 打开 排序与分组 对话框后 设置如图1所示的排序条件 以便可以让记录按照 雇员ID 字段的升序排列 当雇员ID出现相同的字段 则以 雇员编号 字段的升序排列 4 此时打开 组页眉 列表框 然后选择 是 选项 为报表添加组 并使组出现在页眉处 最后关闭对话框即可 如图2所示 1 2 6 3设计与编辑报表 5 返回报表的设计视图窗口后 将 雇员编号 字段移到 雇员编号页眉 区域 如图1所示 即可通过 雇员编号 为报表的内容分组 6 完成上述处理后 单击窗口右上角的 关闭 按钮 然后在弹出的对话框中单击 是 按钮 保存报表的设计 结果如图2所示 1 2 6 3设计与编辑报表 6 3 5在报表中插入子报表在Access2003中 允许用户在一个报表中插入另外一个报表 而插入的报表就成为基础报表的子报表 本例将利用 子窗体 子报表 控件 在一个报表上插入另外一个子报表 在报表中插入子报表的操作步骤如下 1 打开光盘中的 Example Ch06 6 3 5 mdb 练习文件 然后在 数据库 窗口的 报表 窗格中选择 付款 报表 接着打开该报表的设计视图 2 打开报表的设计视图窗口后 使用鼠标增大报表页面页脚区域 并将 日期 和 页码 对象移到页面页脚下方 如图所示 6 3设计与编辑报表 3 单击 工具箱 工具栏上的 子窗体 子报表 按钮 然后在页面页脚的空白区域拖动鼠标 插入子报表控件 如图1所示 4 打开 子报表向导 对话框后 选择 使用现有的报表和窗体 单选项 然后在列表框上选择 客户 报表 并单击 下一步 按钮 如图2所示 5 进入下一设置后 设置将主窗体链接到子窗体的字段 完成后单击 下一步 按钮 如图3所示 2 3 1 6 3设计与编辑报表 6 进入下一设置后 为子报表指定名称 然后单击 完成 按钮即可 如图1所示 7 返回报表的设计视图窗口后 适当调整子报表控件的大小和位置 最后保存并关闭报表 如图2所示 8 返回 数据库 窗口后 可以打开 付款 报表 预览插入子报表后的效果 如图3所示 2 3 1 6 3设计与编辑报表 6 3 6在报表中汇总数据在报表中 我们可以对列出的数据进行汇总处理 当需要进行汇总时 一般将显示汇总结果的文本框控件放在报表页脚中 然后为该文本框设置表达式为 Sum 字段名 的 控件来源 本例将通过一个实例 介绍利用上述表达式汇总报表数据的方法 在报表中汇总数据的操作步骤如下 1 打开光盘中的 Example Ch06 6 3 6 mdb 练习文件 然后在 数据库 窗口的 报表 窗格中选择 订单明细 报表 接着打开该报表的设计视图 2 打开报表的设计视图窗口后 在 工具箱 工具栏中单击 文本框 按钮 然后在报表的 订单编号页脚 处插入文本框控件 如图所示 6 3设计与编辑报表 3 此时修改文本框控件的标签文本为 总计 然后取消文本倾斜的格式 结果如图1所示 4 双击文本框控件 打开 文本框 对话框后选择 全部 选项卡 然后设置控件的名称为 单价之总计 如图2所示 5 将光标定位在 控件来源 文本框上 然后单击文本框后面的按钮 打开 表达式生成器 对话框 然后输入表达式 Sum 单价 最后单击 确定 按钮 如图3所示 1 2 3 6 3设计与编辑报表 6 完成上述处理后 返回 文本框 对话框 然后设置文本框控件来源的格式为 货币 以便汇总的数据显示为货币数字类型 如图1所示 7 关闭对话框 接着单击报表窗口右上角的 关闭 按钮 然后在弹出的对话框中单击 是 按钮 保存报表的设计 汇总 单价 字段数据的结果如图2所示 1 2 6 4打印报表 6 4打印报表报表最重要的一个作用 就是呈现出数据库对象的数据 然后通过打印机将数据打印出来 所以使用报表另外一个基本的技巧 就是打印报表 本节将重点介绍设置报表页面属性和打印报表的方法 6 4 1设置报表页面属性在打印报表前 通常会对报表进行打印预览 如果在打印预览视图中发现报表页面的大小不适合显示数据的要求 即可通过设置报表页面属性进行调整 其中包括调整页边距 列宽度等等 设计报表页面属性的操作步骤如下 1 打开光盘中的 Example Ch06 6 4 1 mdb 练习文件 然后在 数据库 窗口的 报表 窗格中双击 雇员信息 报表 打开该报表的打印预览视图 6 4打印报表 2 打开报表的打印预览视图窗口后 在 打印预览 工具栏上单击 设置 按钮 如图1所示 3 打开 页面设置 对话框后 选择 边距 选项卡 然后根据页面大小的要求设置页边距 如图2所示 4 切换到 页 选项卡 然后在选项卡中设置打印方向 纸张规格等属性 如图3所示 5 切换到 列 选项卡 然后设置网格 列尺寸选项 完成后单击 确定 按钮即可 如图4所示 1 4 3 2 6 4打印报表 6 4 2打印报表完成报表页面的设置后 即可将报表打印出来 在Access2003中 打印报表有多种方法 但比较常用的有以下几种 1 通过命令打印报表这种方法允许用户在 打印 对话框中设置打印参数 例如打印范围 打印份数等 操作步骤如下 1 打开数据库文件后 选择 文件 打印 命令 或者按下Ctrl P快速键 2 打开 打印 对话框后 指定打印机 然后根据需要设置打印范围和打印份数 如图1所示 3 如果需要设置报表页面 可以在 打印 对话框中单击 设置 按钮 通过打开的 页面设置 对话框设置相关选项即可 如图2所示 4 返回 打印 对话框后 单击 确定 按钮 即可打印报表 2 1 6 4打印报表 2 通过打印预览设计打印报表这种方法的好处是用户可以预览报表的打印效果 然后再快速打印报表 具体操作步骤如下 1 打开数据库文件后 通过 数据库 窗口打开报表的打印预览视图 预览报表的打印效果 2 预览后 单击 打印预览 工具栏的 打印 按钮 即可通过打印机打印报表 如图所示 6 5职业上机实战 制作音乐专辑管理报表 6 5职业上机实战 制作音乐专辑管理报表经过上述的学习后 相信各位已经掌握了关于报表设计与打印的各种方法 本节将通过一个制作音乐专辑管理报表的例子 综合介绍报表的创建与设计 制作音乐专辑管理报表的操作步骤如下 1 从光盘中打开 Example Ch06 6 5 mdb 练习文件 然后在 数据库 窗口上单击 报表 按钮切换到 报表 窗格 2 在 报表 窗格中双击 使用向导创建报表 选项 打开 报表向导 对话框