财务管理最佳实践之应付管理-201007.ppt

最佳财务管理实践 应付管理 2010年7月2日 应付账款目标 组织 人员 流程 控制 标准 信息系统 流程效率最大化保证发票按合同处理保证在应付到期时付款保证负债被完全纪录在延长帐期和保持和供应商关系上取得有效平衡尽最大可能抵扣增值税 集中处理外包的可能性 维护供应商信息处理凭证处理付款期间莫结账级报告 授权规则系统控制用户程序验证和匹配规则 处理供应商信息的数度发票处理时间付款次数结账时间 应付账款和其他相关处理的界面共享供应商和员工信息在线验证和批准 供应商关系付款控制 应付账款 最佳实践目标 应付账款 最佳实践 授权和建立供应商付款明细维护供应商付款明细分离以下职责 供应商建档 凭证处理和付款处理 应付账款处理凭证 发票 费用表 退货凭证和预付款等供应商订单号应体现在所有文件上并尽可能三单匹配集中处理 流程特点 维护供应商信息 凭证处理 提前付款的折扣按授权付款 付款处理 结帐前所有交易已完成应付账款明细和总帐控制科目的对帐结账后的管理报告 期末结账和报告 应付账款 最佳实践 单一的供应商数据库单一的员工数据库供应商付款明细变化的审计线索 主要供应商发票处理电子化电子验证和批准发票发票和订单 收货单自动匹配 和总帐 采购 固定资产和项目会计的结合运用工作流程软件解决过程监控和供应商问询 系统特点 维护供应商明晰 凭证处理 电子支付帐期远期付款凭证 改善现金管理中止付款流程 付款处理 和总帐一体化减少调节在结账期间防止交易输入 期末结账和报告 应付账款 衡量 成本动因 每月收到的发票供应商的数量不同的付款期限和条件授权程序的复杂程度发票和订单的自动匹配程度供应商问询数量电子发票的比例电子支付的比例 中值 16天 90分位 49天 90分位 中值 10分位 每位员工每年度处理的发票数量 15 000 7 000 3 000orless 处理每张发票的成本 10分位 中值 90分位 20 60 170 10分位 6天 发票处理时间 成本动因 应付账款 趋势 从 到 单独的应付模块手工支付人工匹配财务部职能 集成系统电子支付系统匹配共享服务中心或外包 应付账款 关键成功因素 单一的供应商数据库应付流程的培训以及明确的工作职责和供应商确认好的帐期有效的沟通即反馈机制建立和维护好的供应商关系有好的流程来监测发票的状态和付款时间付款日程和沟通授权层次和付款帐期保存在系统中工作流程的建立 相关问题到相关人员解决远期付款加强现金管理灵活的匹配标准 应付账款 图表 AccountsPayable NotesMaintainSupplierDetails BestPracticeFeaturesSharedsupplierdatabasewithPurchasing Purchasingresponsibleforapprovingsuppliers havingmadetherequiredchecks agreeingtermsandconditionsandmaintaininggeneralandpurchasingrelatedsupplierdetailsonthedatabase includingpaymentterms AccountsPayableresponsibleformaintainingallpaymentrelatedsupplierdata suchasbankdetails paymentmethod payeenameandaddress paymentcontacts SharedemployeedatabasewithHumanResources EmployeedetailsaremaintainedbyHumanResources butsufficientdetailsmustbeheldandmaintainedbyAccountsPayable toallowpaymentofexpenses Employeedetailsrequiredincludepaymentmethod bankdetails remittanceaddress payeenameandemployeecostcentre AccountsPayableshouldnothaveaccesstootherconfidentialemployeedata Onepaymentaddressforeachvendor Whereavendorprovidesgoodsorservicesfromanumberoflocations theconsolidationofthepaymentprocessnotonlyreducesthenumberofpaymentsnecessarybutalsoremovesthepotentialneedtoreconcileanumberofindividualaccounts Centralisethevendorset upcapabilityinordertominimisetheriskofunauthorisedorduplicatevendorsbeingsetupmorethanonce Fromanauditpointofview thecontrolovervendorsetupisalsoviewedasacriticalactivitywhichneedstobetightlycontrolled Changestosupplierdetailsareprocessedexpeditiously If thevendorisalsoacustomer detailsareconsistentinbothdatabases AccountsPayable NotesMaintainSupplierDetails InternalControlrequirementsNewsuppliersmustbecheckedandapprovedbyPurchasinginaccordancewithcompanypolicy Similarly Purchasingareresponsibleforprocessinganymergers acquisitionsordeletions Toenableefficientinvoicepaymentprocessingandensuresegregationofduties AccountsPayableareresponsibleforthemaintenanceofallpaymentrelatedsupplierdata Inaddition authorisationforpaymentswithinAccountsPayableshouldbeseparatefromtheresponsibilityofmaintainingsupplierpaymentdataandprocessingvouchers Auditofchangestosupplierpaymentdetailsmustbepossible KeyPerformanceIndicatorsTimetakentoprocesssupplieramendments AccountsPayable NotesProcessPayments BestPracticeFeaturesUseofelectronicbankingsystemsforpayments thusminimisingtheneedformanualinterventionintheprocess Centralisationofthepaymentprocessinginordertominimisetheriskofmakingduplicatepayments Paymentsmadenosoonerthantheduedateinordertomaximisecashflowbenefits Facilitytosuspendindividualpayments Thewithholdingofpaymentcanbeapowerfultoolinensuringthatthevendorcomplieswithanyrequirementsaskedofit Avoidpaymentsincash Apartfrombeingcostlytoadminister thepotentialforfraudisgreatlyincreased AccountsPayable NotesProcessPayments InternalControlrequirementsPaymentprocessingneedstobetightlycontrolledandtotallysegregatedfromvendorset upandinvoiceprocessingactivities KeyPerformanceIndicatorsNumberofpaymentsperFTE Numberofoverduepayments Numberofpaymentsmadetooearly AccountsPayable NotesProcessPayments CostDriversThefollowinggeneratethecostsfortheprocessingofpayments Numberofpaymentruns Numberofmanuallypreparedpayments Numberofpaymentmedia cheques vouchers diskettes etc Numberofforeignpayments Variedpaymentterms ReportsSummaryofpaymentsperrun Paymentsonhold ReportsonKeyPerformanceIndicators Overdueunpaidinvoices AccountsPayable NotesPeriodendprocessingandreporting BestPracticeFeaturesAutomaticprocessrequiringlittleornomanualintervention PostingtoGLshouldbedaily ThisensuresGLdataisuptodateandalsoreducesthetimetakenfortheperiodendpostingasfewerrecordsarebeingprocessed InternalControlrequirementsThebasicrequirementistoensurethatthedatatransmittedtothegeneralledgeriscompleteandontime Thereisarequirementtoensurethattheinformationrecordedinthegeneral