工作分析概述.doc

工 作 分 析 概 述摘要：现代企业越来越重视人性化管理，但对人性化管理的核心理念的认识却存在误区。工作分析不仅是人性化管理的核心也是人力资源管理的基础，师开展各项人力资源管理工作的前提。若要真正落实人本管理，就要首先对工作职责、组织目标等做分析。本文从工作分析的概述出发，叙述了工作分析的基本术语、方法和作用等相关内容，探析现阶段工作分析存在的误区，针对工作分析的误区，提出改进的建议，以期尽可能提供理论借鉴，为人力资源工作者更好的解决工作分析的实践问题提供参考。关键词：工作分析 工作描述 工作规范正文：十几年前，工作分析对我国学者来说是个陌生的词，至今仍然有人把工作分析和工作评价等混为一谈。工作分析不仅仅是一种分析技术，它更是人力资源管理的基础。近年来，随着各企业对人力资源管理的重视，工作分析也开始备受关注。越来越多的实践表明，国内许多人对工作分析的认识不够到位，甚至有些企业的管理者把工作分析看成是企业的负担。工作分析曾一度被认为是最费力不讨好、最繁琐、最没有成就感的工作。但不可否认，工作分析确实是能够最有效的保证组织与工作系统效率的基础性工作。1、 工作分析研究综述：（1） 国内外工作分析研究综述：1. 国内综述：国内许多学者对于工作分析给出了定义： 所谓工作分析（也称职位分析或是岗位分析），是指对某一特定的工作的目标、性质做出明确规定，并确定完成这项工作的具体实施行为的过程。我们一般把工作分析分成两部分：工作描述（即职位描述）与工作规范（即任职说明）。【1】工作分析实质上是全面了解工作并提取有关工作全面信息的基础性管理活动。【2】总体来说，工作分析是工作信息提取的情报手段，通过工作分析，提供有关工作的全面信息，以便对组织进行有效的管理。【3】2. 国外综述：从广义上说是针对某种目的，通过某种手段来收集和分析与工作相关的各种信息的过程（Tiffin&McCormick ，1965年）。工作分析是组织的一项管理活动，它旨在通过收集、分析、综合整理有关工作方面的信息，为组织计划、组织设计、人力资源管理和其他管理职能提供基础性服务（Ghorpade&Atchison,1980年)。工作分析就是与此相关的一道程序，通过这一程序，我们可以确定某一工作的任务和性质是什么，以及哪些类型的人（从技能和经验的角度）适合被雇佣来从事这一工作（Gary Dessler,1996年）。（2） 工作分析内涵：1. 工作分析的含义：从组织的角度，工作分析就是对组织内各工作岗位的相关信息进行收集整理，分析确定从事该岗位应具备的职责的过程，是组织从事各项工作的基础。从宏观的角度，工作分析是对整个国家和社会范围内的各岗位的相关信息进行收集整理，分析确定从事该岗位应具备的职责的过程。2. 工作分析基本术语：（1） 工作要素：工作中不可以再分解的最小工作单位。（2） 任务(task)：某段时间内，为达到某一特定目的而从事的活动。（3） 工作（job)：由组织为达到目标必须完成的若干任务组成。【4】（4） 职责：任职者为实现一定的组织职能或完成工作使命而承担的一个或一系列任务。【5】（5） 职位(position)：一个人完成的任务和职责，在一个组织里，每个人对应一个职位。【4】（6） 职业：一组相似的工作组成职业。（7） 工作说明（job description)：是一份提供有关工作的任务、职责信息的文件。【4】（8） 工作规范（job specification)：是一份概述一个人为完成一项特殊工作应具备最基本得资格的文件。【4】（9） 工作族：又称职系，由若干职业的职位组成。2、 工作分析的结果及作用：（1） 工作分析的结果：众所周知，工作分析最直接的结果就是工作描述和工作规范，根据这两部分，最后形成工作说明书。工作描述主要说明此项工作的执行者实际在做什么、如何做及何时做等，工作规范说明的是从事此项工作的任职者必须具备何种知识、技能及能力才能够圆满完成任务。1. 工作描述：（1） 含义：又称工作说明书，是对组织中各类工作岗位的工作性质、工作任务及工作环境等所作的统一描述。（2） 内容：一个典型的工作说明书必须是能够提供有关工作是什么，为什么做，怎样做，在哪儿做，何时做，由谁来做的清晰的描述，这样才可以让员工了解工作概要等相关内容，从而有助于员工的招聘录用、考核与培训等。工作描述的基本内容包括：工作识别，工作概要，工作关系，工作职责，工作权限，工作绩效标准，工作条件及工作环境。2. 工作规范：（1） 定义：亦称任职资格，是指胜任该工作的任职者应该具备的知识、技能等其他相关条件。工作规范只是说明就任该职位的人员应该具备的各方面的最低要求，不是最理想的任职要求。（2） 内容：主要是该职位的任职者应具备的个体条件，主要包括身体素质、心理素质、知识经验及职业道德等。身体素质主要包括身高、体重及身体健康状况等；心理素质包括感觉直觉能力、兴趣爱好、性格等个性特征；知识经验包括学历水平、专业知识水平及实际工作知识经验等；职业道德除遵纪守法外，不同的职业还有特别的规定。（2） 工作分析在人力资源管理中的作用：不同的目的产生的工作分析，其作用是不同的，这里主要阐述工作分析在人类资源管理中的作用。工作分析是人力资源管理系统的基础，是有效的人力资源管理必须具备的内容。完成了工作分析，就建立起了整个人力资源管理的核心。1. 人力资源规划：为了尽可能促进企业资源的优化配置，为实现组织目标服务，企业需要进行人力资源规划。人力资源规划是对现有工作及人力资源的一次盘点，是预测企业人力资源需求和供给的参照物。工作分析产生的工作描述为人力资源规划提供了详细必要的信息。2. 人员招聘与录用：招聘就是要挑选合适的人就任合适的岗位，招聘的前提是需要知道岗位需要多少人、需要什么样的人。人力资源规划提供组织需要的人员数量，而岗位具备的知识、经验、技能等需要工作分析提供。对于一个新设的岗位而言，工作分析是一个预测性的活动，它是一个系统性的过程，这一过程需要收集有关任务、工作责任和工作内容的信息。【6】无论内部招聘还是外部招聘，都需要工作分析提供信息。3. 薪酬福利：薪酬体系是人力资源管理体系中的子系统，它向员工传达了再组织中什么是有价值的并建立了向员工支付报酬的政策和程序。薪酬体系的设计要体现薪酬的公平性，设计基本薪酬时要对职位的价值及其对组织的贡献度进行评价，然后根据所得评价结果构建薪酬体系。工作分析能够为确定不同职位在组织中的重要性提供详细必要的信息，告诉员工哪些工作在企业发展中占重要地位，哪些工作的贡献度高。4. 绩效管理与考核：绩效是员工外显的行为表现，绩效考核是将员工的工作表现与预先设定的目标进行比较的正式的评价过程。清晰的工作分析信息有助于绩效管理的有效进行。通过工作分析，可以使各个职位的工作职责清晰化，避免员工之间的责任推诿，有效的绩效管理就能够得到保证。3、 工作分析方法概述：（1） 系统型工作分析方法：1. 职位分析问卷（position analysis questionnaire)：（1） 定义：是麦克米克与1972年提出的实用性很强的数量化工作分析方法。它的产生是为了开发一种一般性、可量化的方法，用以准确地确定工作的任职资格，并估计每个工作的价值，进而为薪酬制度的制订提供依据。【5】（2） 优缺点：主要优点：使用范围广泛，PAQ是标准化问卷，故而可以确保不同的职位以相似的方式得到评估；提供了可靠、有效的职位资料，PAQ是少数具有广泛效度和信度的工具之一；操作性强，可以对职位必须的任职资格进行评估；省时，相对于其他工作分析系统来说，PAQ被认为是花费时间较少的工具。缺点：对工作人员的文化程度要求较高，使用该方法进行工作分析的人员必须具备较强的阅读能力；缺乏精确性，该方法的问卷设计是针对所有职位，数目有限，且评价的是基本工作要素而不是具体的工作任务，故而不能精确区分不同的工作；存在局限，PAQ不关注任务活动，有些工作仅通过PAQ不能圆满达成。2. 管理职位描述（Management position description questionnaire)：（1） 定义：专门针对管理人员而设计的一种问卷，是一种结构化、人员导向型的问卷，主要分析管理职务，由任职者自己完成问卷。（2） 优缺点：优点：针对性较强，适用于不同组织内管理层级以上的职位的分析；实用性强，为培养管理人才指明了培训方向，为正确评估管理工作提供了依据，也为管理人员的薪酬设计、选拔程序及绩效考核指标的提炼提供了依据。缺点：过于浅显：管理工作是比较复杂的工作，此问卷难以深入的分析管理职务；成本高，制作一份理想的管理人员分析问卷需要投入大量的人力财力时间。3. 工作任务清单法（Task inventory questionnaire)：（1） 定义：是指把工作任务按照工作职责等标准以一定的顺序排列，然后由任职者根据实际的情况对这些任务进行选择、评价等，理顺并最终形成该工作的工作内容。（2） 优缺点：优点在于：信息可靠性较高，适合用于确定相关的工作职责，工作内容等方面的关系；成本低、难度小，制作清单的成本较小，技术含量少，交易被任职者接受。缺点：使用范围小，只适用于工作循环周期较短，工作内容较稳定，变化较小的工作；耗时，整理信息的工作量大，归纳工作比较繁琐；对“任务”一词的界定不明显，对任务的内容难以把握，结果导致任务描述的粗细程度不一。4. 职能工作分析法（Functional job analysis）：(1) 定义：起源于美国培训与职业服务中心的职业分类系统，是一种以工作为导向的分析方法，主要分析方向集中于工作本身。职能工作分析方法以工作者应发挥的职能为核心，对工作的每项任务要求进行详细分析。该方法对工作内容的描述非常全面具体，一般能覆盖工作所能包括的全部职能的95%以上。【5】(2) 优缺点：优点：提供理论基础，FJA非常清楚的阐明了组织内部关于工作于人的一些理论，为工作分析提供理论基础；适应性，FJA可以应用到其他人力资源管理工作中去，例如绩效。缺点：操作复杂，且难以把握。（2） 传统型工作分析方法：1. 问卷调查法：（1） 定义：最常用的方法，是指采用问卷获取所需信息，达成工作分析的目的的一种方法。（2） 优缺点：问卷调查法的优点是：速度快、费用低、耗时低，课在工作之余任意时间填写，不会影响工作；范围广、样本多，可以基于多种目的和用途对不同的人群进行调查；易于量化，调查所得资料可以通过计算机进行数据处理。主要缺点是：设计成本高，设计一份理想的调查问卷需要耗费大量的人力物力财力；存在误差，填写过程是单独进行，不可避免被试提供虚假信息，从而影响问卷的质量；低效，为促进被试更好的完成问卷，主试可能要对问卷进行解释和说明，降低了效率。2. 访谈法：（1） 定义：又称面试法，是应用最广泛的工作分析方法，是指工作分析人员就某一职位与任职者、主管、专家等面对面的进行交流，提出对此工作的意见和看法。（2） 优缺点：访谈法的主要优点：应用面广，能够简单而迅速的收集与工作分析相关的多方面资料；准确，收集的信息是任职者亲口讲述的，比其他间接取得的信息更准确可信；有助于消除面谈者的顾虑，对工作态度、动机等更深层次的内容进行详细的了解。缺点主要有：对工作人员的专业要求较高，面试需要很多的技巧，受过专门训练的人员才能够更好的采用这种方法；费时、成本高，面试需要一定的时间及场地，相比问卷，比较费时，成本也相对较高；失真，不可避免会出现夸大或弱化某些工作职责的现象，造成信息的失真。3. 观察法：（1） 定义：比较传统的分析方法，是指工作分析人员直接到工作现场，针对某些特定对象的作业活动进行观察，记录相关信息后进行归纳、总结的方法。（2） 优缺点：主要优点：深入、全面，观察法师直接进入工作现场，能够深入全面的了解工作要求。缺点：可能造成工作变形，有些员工会觉得自己受到了监视，从心理上对工作分析人员产生反感，从而造成工作变形；只适用于体力劳动的工作，脑力劳动工作无法通过直观的视觉来加以判断，用此种方法会造成失真。4. 关键事件法：（1）定义：确定与工作相关的能够促成工作成功或失败的关键工作特征或事件。（2）优缺点：主要优点：用途广泛，关键事件能够广泛用于人力资源管理的各个方面，包括招聘、培训、绩效等；相对全面，既能获得与工作相关的静态信息，又能够获得动态信息。主要缺点：耗时，需要花费大量的时间收集关键事件并加以概括、归类；不全面，无法提供一种完整的描述，缺乏工作背景、工作职责及最低任职资格方面的信息。4、 工作分析步骤：工作分析的步骤一般包括四个阶段，每个阶段包括若干步骤。（1） 准备阶段：开始进行工作分析前得准备阶段是重要的，这一阶段主要需要解决一下问题：1. 确定工作分析的目的和侧重点：首先要明确为什么进行工作分析，工作分析所得信息作何用途，因为工作分析信息的用途决定了工作分析所要收集的信息类型及收集此类信息所采用的技术。2. 制定工作分析的方案：工作分析可谓是人类资源管理中最繁琐、最费时的，要进行一次工作分析就需要调动大量的资源，需要组织中各类员工的配合。为保证工作分析的顺利有效进行，制定一份详细的工作分析方案是十分必要的。3. 获取理解及培训工作分析人员：许多企业认为没有必要进行工作分析，他们的这种观念严重影响工作分析的顺利进行。在进行工作分析之前，要在企业内告知工作分析的意义和目的，消除内部顾虑和压力，在沟通的基础上获取内部员工的理解。对进行工作分析的相关人员要提前培训，以使他们了解工作分析的各流程及自己的工作职责。（2） 实施阶段：经过充分的准备阶段可以步入工作分析的实施阶段。实施阶段主要有以下几项工作：1. 信息收集：（1） 确定所需收集的信息：根据工作分析的目标和侧重点，确定需要收集哪些信息，并根据对现有资料的研究，找出一些需要重点调研的信息或需要进一步澄清的信息。（2） 确定信息收集的方法：主要根据工作分析的目的和要求以及工作分析的对象、岗位特征及实际条件来确定信息收集的方法。（3） 信息收集：主要是按照事先选定的信息收集方法，根据既定的操作程序及所需收集的信息，进行信息的收集。2. 分析信息：为了保证所收集的信息的正确性、完整性，要对收集的信息仔细审核、整理，分析与工作有关的关键因素，归纳、总结工作分析的必须材料和要素。（3） 完成阶段：一般而言，工作分析的结果是工作说明书。在此阶段，需要对收集来的信息进行进一步的审查和确认，进而形成说明书。主要工作如下：1. 审查确认所得信息：为了保证收集来的信息的正确性、完整性，必须由任职者及其上级主管对收集及分析出的信息进行审查、核对和确认。这也是一个沟通的过程，既避免了过大的偏差又有助于增进他们对工作分析的认可。2. 编制说明书：工作分析一个重要的结果就是要产生工作说明书。工作说明书的编制需要根据工作分析所得的信息进行草拟，而后与实际工作进行比较，若差异很大，则需要重新进行调查。（4） 反馈与运用：很多人认为编制完工作说明书，工作分析就结束了，忽视了工作分析的应用和反馈。工作分析的价值体现在工作分析结果的应用方面，探析工作分析结果的应用不仅可以发现运用中存在的缺陷更能够为后续的工作分析提供借鉴。此阶段的工作主要是对工作说明书的使用进行培训、反馈和调整。培训是让使用者充分了解工作说明书的相关内容及使用方法。随着组织环境的不断变化，组织不是一成不变的，对工作说明书进行反馈，可以实时的调整工作说明书的内容，使之与发展变化中的组织相适应。5、 工作分析误区及改进：（1） 工作分析的误区：美国著名学者怀特认为当今企业管理的大部分工作是建立在工作分析这个基础上的，不可缺少，一个企业的工作分析评价是否科学合理，在很大程度上决定了这个企业的管理水平。工作分析是人力资源管理系统的基础，虽然越来越被重视但在实践中不可避免出现许多误区。主要有以下若干项：1. 重结果，轻过程：工作分析的结果是工作描述和工作规范，产生的是科学、合理的工作说明书，工作说明书得编写是在信息收集分析整理的基础上进行的，是工作分析最后一个环节。一些人力资源工作者认为工作分析的结果只体现在工作说明书上，在实施工作分析时只求在短时间内把工作分析做完得出工作说明书。2. 重繁复，轻简洁：一直以来，工作说明书都以包含工作识别、工作摘要、任职资格等诸多内容为范本，众多管理者也认为只有包含了大量内容的工作说明书才最有可能说明问题，而没有根据企业的现实实际情况及企业本身的特点来决定工作说明书的内容，只是一味的采用公认的模板。3. 重形式，轻实效：工作分析在企业中日趋流行，许多企业把工作分析结果束之高阁并没有真正落实工作分析的结果，只是把工作分析当成是一项任务，得出工作说明书完成任务就行了。4. 重现状，轻战略：认为工作分析就是对某一职位现状的描述，现实情况是怎样的就怎样描述就行了。其实工作流程、组织架构等要以企业的战略为依据，如果工作分析只是单独的以工作的现状为依据，忽视企业未来发展的前瞻性，得出的工作说明书必然无法符合企业的现状，工作说明书就如同废纸，只能白白浪费企业对工作分析投入的人力物力财力等资源。5. 重技术，轻理念：许多人力资源管理工作者认为工作分析是一种技术性很强的工具，需要在工作描述及工作规范中清楚界定每一职位的工作范围等，认为只要掌握了调查法，职位分析问卷法等就可以把工作分析做好。任何管理技术都需要管理理念的支撑，否则便是无本之木，没有灵魂和持久的生命力。（2） 改进建议：1. 制定完善的工作分析方案：详细的说明本次工作分析的各流程，并认识到工作分析本身也是人力资源管理的过程。工作说明书只是工作分析的实体结果，是工作分析的完成阶段，工作分析最后阶段应该是应用和反馈。工作分析的结果固然重要但也应该强调工作分析的过程，需要制定完善的工作分析方案，使工作分析的各个流程详细具体。2. 明确工作分析目的：在进行工作分析之前要让有关工作人员了解工作分析的目的，避免套用工作分析的一般形式而使工作分析复杂化。工作分析的目的决定了工作分析的撰写风格，工作职责和任职资格是工作说明书的核心，最简洁的工作说明书可以只包括这两部分。工作说明书的简洁化可以节约工作分析时间和分析成本，也可以使一般的员工和操作人员能够理解工作说明