云南交通职业技术学院文秘专业毕业论文企业秘书的工作特点与素质培养.doc

论文题目：企业秘书的工作特点与素质培养学校：云南交通职业技术学院系别：文理学院专业：文秘班级：文秘0901班学生姓名： 学号：指导教师：林华企业秘书的工作特点与素质培养摘要 随着科学经济高速发展，信息传播急剧膨胀，社会竞争日趋激烈，文秘作为一门新兴的现代科学管理专业应运而生。一直以来，很多人对于机关文秘工作有着曲解，认为文秘工作只是简单的接打电话或收发信件、端茶倒水等繁琐小事，没有技术含量更没有专业性可言，对于这样的本质误解是非常错误的。文秘工作在社会的发展中变得越来越时代化、科学化和专业化，它不但要辅助机关领导进行各方面的综合管理、沟通内外关系，更要在工作的同时树立自身的形象和企业单位的形象，这对于企业的有机运行来说是至关重要的。就目前来说，文秘工作已经荣升为新世纪经济发展的十大需求专业之一。由于企业的特殊性，作为在企业工作的一名文秘工作人员，需要具备比普通行业工作者更加严谨、细致、深入、诚实的工作素养，因此自身的一言一行，不仅仅代表了个人，而且还代表了企业的形象和企业领导部门的工作效率。本文从秘书的工作特点出发，主要讲的是秘书的工作是什么，秘书工作的特点是什么，以及秘书在实际工作中应该培养哪些专业的素质。关键词：企业；秘书；工作特点；素养秘书工作是指秘书人员所承办的各项事项的总称。企业秘书的工作是繁琐的，各种事情都要做到。一般企业秘书的日常工作有：一、办公室的整理：上司办公室和会客室的整理打扫，空调、换气、照明的调整等。二、接待客人和接打电话：为来客登记、带路和传话；给客人端茶送水和送客人出门；接电话并转达电话内容等。 三、文书工作：起草公司内外的文件信函；各种文件信函的收集与存档。四、日程管理：日常日程表的管理；会面的预约和登记等。 五、信息管理：收集公司内外的各种信息，并对信息进行整理、汇编和上报。六、出差准备：出差期间的日程管理；与相关单位联系和协调；安排交通工具、住宿地点；出差回来后的费用报销、出差总结等。 七、准备会议：会场的安排；登记工作；制作会议文件资料并发放给会议代表；作会议记录和会议纪要等。八、照顾上司：给上司沏茶(或冲咖啡)；安排午餐；健康管理；安排交通工具等。 九、档案管理。 十、辅导新秘书的工作。企业秘书在处理上述日常工作的同时，还需要经常处理一些非常规工作。非常规工作是指在工作日程之外突然出现需要紧急处理的事情，也可以说是突发事件。发生突发事件时，秘书更需要能冷静。主要的突发事件有这么几种：上司急病、上司出了事故、重要客户急病或突然死亡、媒体采访、遇到骚扰等。 企业秘书工作的性质与任务决定了企业秘书工作的一些特有的特点。企业秘书工作的特点有：一、从属性 。从属性是现代企业秘书工作最根本的属性和特点。这是因为：第一，企业秘书工作不能脱离领导而独立存在，企业秘书工作总是围绕领导工作而开展的，领导工作涉及到哪里，企业秘书工作的范围就必须延伸到哪里；第二，秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示精神办理，不能超越职权范围自作主张、自行其是；第三，秘书人员虽然也常常参与领导班子的某些会议，与领导者共同研究各种有关问题，但秘书人员在会上只有发言权，而无表决权。 秘书工作的从属性，是与领导者的“主导性”相对而言的。领导是决策管理的中心，处于主导地位；秘书机构是协助决策管理中心的辅助机构，处于从属地位。因此，秘书人员应听命于领导，不折不扣地完成领导交办的事务。但是，秘书人员听命于领导，并不等于对领导者只能唯唯诺诺地一味盲从，而应本着对工作负责的精神，多思考、多作调查研究，一旦发现工作中存在的问题，就应及时向领导提出改进工作的合理化建议；对于领导者的某些失误与疏漏，也应及时予以提醒，并提出纠正与补救的办法，供领导者参考。这就是说，秘书人员在工作中应把“听命”与“劝谏”结合起来，即当助手，又当“谏官”。只有这样，才能真正起到辅助领导工作的作用。 二、被动性 。秘书机构的辅助地位，决定了秘书工作的被动性。企业秘书工作的被动性主要表现为：第一，企业秘书工作是为满足领导工作活动的需要而产生和展开的，是受领导活动的制约和支配的。秘书人员虽然也有自己的工作计划或安排，不能脱离领导，但必须以领导的活动的目标为中心，并根据领导工作的需要来订计划和作安排，不能脱离领导工作活动的需要而另搞一套。第二，秘书部门需要处理的许多日常事务工作(如处理来往公文、信件，接听电话，接待内、外宾，以及处理某些突发事件等)，往往预先估计不到，只能随机应变，来了什么文件就处理什么文件，遇到什么事或者领导叫办什么事就去办理什么事。这一类工作，大都是被动的，却又是秘书人员非干不可的。企业秘书工作虽然具有被动性的特点，但这并不意味着秘书人员对工作只能消极应付，无所作为。其实，企业秘书工作的被动性也是相对的。秘书人员只要充分发挥自己的主观能动性，就能在常规工作中寻找到主动出击的突破口，及时向领导提供有价值的工作建议，在被动中争取到主动。譬如，秘书人员可以将深入基层调查研究所获得的重要信息，及时提供给领导，成为领导者进行工作决策的依据；秘书人员可以将从群众来信来访中发现的带有普遍性的问题，及时向领导反映，帮助领导纠正工作中的某些偏差；秘书人员还可以在认真分析、掌握规律的基础上，通过对下一步工作所进行的预测，及早提出工作中可能出现的问题，使领导者思想上有所准备，工作上统筹安排，做到防患于未然。总之，企业秘书工作在许多方面仍然有发挥秘书人员主观能动性的广阔天地；秘书人员也只有充分发挥自己的主观能动性，在被动中争取主动，才能当好领导的参谋、助手。 三、事务性 。企业秘书工作绝大多数都是具体的事务工作，如收发文件、起草文件、打印校对、接听电话、迎来送往、布置会场、派车买票、安排食宿等等，虽然很琐碎、很繁杂，但都需要秘书人员一件一件地去办。有人说秘书工作“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”，这两句俏皮话也说明了企业秘书工作具有事务性的特点。 企业秘书工作的事务性与思想性是对立的统一。从企业秘书工作的局部而言，具有很强的事务性，繁、杂、细、忙是其特点；从企业秘书工作的整体而言，则具有很强的思想性，因为它在协助各级领导机关制定和贯彻各项方针政策方面负有重要的责任。而且，企业秘书工作的事务性与思想性是互相渗透、相辅相成的。在平凡、琐碎的事务性工作中，往往蕴含着内在的思想性。只有搞好事务工作，使本单位内部的秩序井然，与外单位联系的架遁畅通，才能使领导机关的工作正常运转，使领导者从日常事务工作中摆脱出来，集中时间和精力想大事、干大事。因此，秘书人员要正确对待事务性与思想性的对立统一，充分认识事务性的意义，踏踏实实地做好每一件事务工作。 四、综合性。由于秘书机构是综合性办事机构，企业秘书工作也就具有明显的综合性。企业秘书工作的综合性具体表现在以下三方面：第一，企业秘书工作的内容纷繁复杂，且涉及到本机关的全部工作。机关、团体、部队或企事业单位的每个职能部门(如组织、人事、宣传、保卫、财会等)，都只担负某一方面的工作，各司其职；而秘书部门则必须在全局范围内为领导者提供帮助和服务，凡是领导抓的工作，秘书人员都要了解、辅助。第二，秘书部门处于机关的枢纽地位，担负着沟通上下、联系左右之责。秘书人员经常要按照领导者的指示并在领导者授权下出席各种会议或进行各方面的协调工作(如协调本单位各职能部门之间的关系、协调本单位与外单位的关系等)。第三，秘书人员在办文、办会和向领导反映情况以及处理日常事务性工作时，必须对各方面情况进行综合，才能有效地为领导者提供帮助和服务。 譬如，根据领导者的意图草拟公文，不能只是简单地照搬领导者口授的每一句话，而应该在忠实于领导行文意图的前提下，综合各方面情况(包括上级或下级发来的有关文件内容、受文单位的实际情况等)，并按照行文的规则下笔；再如，为领导提供各种信息，就需要对所收集的原始信息素材进行加工处理、综合分析，以便去伪存真、去粗取精，确保信息的真实性、准确性和全面性。至于处理各种日常事务性工作，也要先进行综合分析，然后按照其轻重缓急分别予以处理，才能做到及时，稳妥，有条不紊。 秘书工作是办公室的主体工作，领导要做到决策科学化，离不开秘书人员的协助。秘书人员的重要性决定了秘书人员要具备较高的素质。秘书人员的素质包括：一、认准角色定位。作为体现市场竞争和行使企业行政权力场所的企业领导部门，是实现企业形象、质量的重要群体组织。在这里工作的每一位同志不但代表了企业职工而且也充当着企业的代表者。作为企业部门的文秘工作人员，也要像其他人员一样，时时刻刻肩负着为企业利益着想的责任，自觉的规整自身一言一行，将个人素养纳入企业规范轨道中来。在工作中，严格认真要求自己，在仪表和言行举止上做到朴素大方、谦和文雅；在行动规范上做到高效率、合理合法办事，时刻牢记团队精神的重要性；在业务上不懂就问，对于领导下达的任务保质保量完成，多学习，注重业务更新，不断完善自己；在气质上彬彬有礼，熏陶自己文化素养，举止文明，坚决不能做出以权谋私、以权欺人等不好的行为。每位工作的同志都必须牢记和清醒认识以上，处处严格要求自己，在同事中树立起代表企业的庄严、正直形象。如果在工作中有违企业赋予的责任和义务，同事不仅会鄙薄您个人，更可能非议到企业和部门，这样就会导致基层工作开展和彼此沟通的困难。二、认真对待工作。良好的工作表现，不仅是自我价值的体现，更是为社会服务的机会。企业部门的工作有两大特点:一个是它的服务性，为广大人民员工服务。部门工作不论大小，都是在为员工服务，这一性质是共同的，不变的、不同的是，服务方式有所区别。所以无论做什么工作，我们都要以饱满热情对待、认真态度实行。其次是它的整体性，办公室工作看起来千头万绪，错综复杂，实际上彼此都是密切相关的，多环事物共同构成一个整体。假如一个方面做得不好，很可能会贻误整体工作。有如链条，一环松脱，整链断开。因此，在对待分工问题上，我们应有螺丝钉的精神，拧到哪里就在哪里发挥作用，不能挑肥拣瘦，不重此轻彼，克服拖拉毛病，要提倡雷厉风行作风。不计份内份外，能完成的事就尽快完成，并且力争做好、做出成绩。这样以集团利益为重的工作态度，不但对整体工作有利，对个人的素质提高也有很大益处。三、爱岗敬业。企业部门的文秘人员职业道德最基本的要求就是有爱岗敬业、乐于奉献的精神。人总是要有点精神的。如果一个人只讲物质待遇，不讲精神追求，那么其就是一个没有灵魂的人，那么一个企业也就没有了凝聚力.虽然市场经济遵循价值规律，追求物质利益的最大化原则，但是乐于奉献的精神，全心全意为人民服务的思想并没有也不能成为“历史观念”、“过时口号”.特别是企业部门文秘工作的基本职能就是服务，为上级领导服务，为下级服务，主要是为本企业及领导服务。没有主动服务意识就不会有奉献精神，就不会在岗位上兢兢业业地工作，优良素养的形成就无从谈起。一个人、一个群体，无论要成就什么事业，都要有一种信念、一种精神、一股凝聚力。要向孔繁森、李国安学习，热爱和献身于自己所从事的事业，不见异思迁，工作不三心二意。要淡泊名利，耐得艰辛，甘于寂寞，甘当铺路石。只有这样，才会有意识地注重充实和完善自己，主动约束自己的行为，培养“严、细、深、实”的素养。在这一点上，近几年来，我们企业进行了有益的尝试，坚持开展爱岗敬业、乐于奉献的教育，强调越是改革，越是建立社会主义市场经济，越要提倡奉献精神。这种教育收到很好的效果。因此，文秘工作者只有在自己岗位上兢兢业业地工作，自觉地不断充实和完善自己，严细深实的素养才会逐渐养成.四、学而不倦。文秘工作者在岗位上要有学而不倦和互学互促的精神.从某一角度来讲，企业部门文秘人员应该是一个“通才”，因此，学习中要克服浅尝辄止的不良习惯，坚持学而不倦。要善于挤时间，每天坚持用一两个小时学习，每月读一两本书.既要广泛的涉猎，又要有重点的用心钻研，不断扎实基础，拓宽知识面。在床头案上要多备些辞书、法规汇编之类书籍，随时学习.当前要刻苦钻研邓小平建设有中国特色社会主义理论，学党的路线、方针、政策，学习科学和管理知识，学好市场经济理论和基本知识，深入研究改革和建立社会主义市场经济过程中出现的新情况，新问题，勤于思考.潜心探索，不断进取，增长解决实际问题的才干。同时，要虚心向周围同事学习，互学互促，力戒嫉妒心理，不能文人相轻，目空一切。企业部门文秘工作是一个系统工程，每一个事件，每一个材料，每一次会议，每一项工作的开展，往往都要涉及到许多人和事.经过多个环节，需要大家齐心协力，共同完成。因此。要培养集体意识和整体营造一种和谐、进取的氛围，形成互学互促，比学赶帮，竞争上进的局面，促进同志们在互学中不断充实自己。 总结：总而言之，企业部门文秘工作的任务重、要求高，这使得文秘工作者要在工作的同时不但需具备细致、严谨、知识广博的全面素养而且还要注意在工作中多听、多学，多向老同志虚心求教，这样才能做到工作中的驾轻就熟。而只有爱岗敬业，在工作岗位中不断精益求精，励志成才，才能养成良好的素养。 参考文献：1.袁国维.秘书学M .北京：高等教育出版社，1990.2.常崇宜.我国秘书职业的特点 .宜宾师范高等专科学校学报，2000（9）3.廖小鸥.第一次当秘书M .北京：企业管理出版社，2002.4.陈晓红.论馆员的性格气质与图书馆工作的关系 .图书馆界，2004（1）.5.喻国华，徐俊贤.普通心理学M .北京：中国科学技术出版社，1995.6.史玉桥.公关与文秘M .青岛：青岛出版社，1995.体会：一边想边转，脑子里的思考不费钱 学习的第一步，首先就是选题，研究什么问题，写哪方面的论文，这都是我们大学生，尤其是文秘专业的大学生为之苦恼的问题。 A ：前几天，和一个硕士研究生（Q友）聊天是，他就问我“很快就要写硕士论文了，还不知道选什么题目好，该怎么办呢?”我问他，“你喜欢什么？”“大致对什么感兴趣？”他回答说:“金融好像挺有趣的，但情报似乎也不错，所以没有定下来。有没有什么东西可以当做选择的标准呢？”我真不知道怎样回答他好。 B： 这个心理只是随便想想“买件衣服吧”却没有明确的目标便到百货商店去转的人的情况相似，当被店员问道“你喜欢什么颜色，什么式样”时，除了“选好的”之外，再也回答不出什么来了。如果心里已经想好了某种颜色，式样的话，那么，问题就是很简单的。可是，心里就是没有普就不好办了，这就跟一般人开始研究要迈出第一步的情况一样。在这种情况下，选择一个比较具体的可行的研究题目，建立最初的一个桥头堡。 无所不在，却又不见踪影，在这个时候，恐怕就要靠每个人自己的感性如何了。狗只要多跑多转，也能够碰到好事。不过不动脑筋的狗，什么也找不到，所以，只有边想边做，没有别的办法。不过多跑多转也要讲究效率。为此，最好的诀窍是增加思考的次数。脑子里的思考实验不费分文。 要想遇到“不可思议”的现象，确实 有必要知道一些理论，同时，还要有自己的（超越理论）的轴线，用来跟现象做对照，以检验它是否是不可思议的东西。 二 先进了澡盆再说,直觉判断很重要 走了不少弯路，才知道，“原来，不可思议的还是它。”进一步深入研究后，更是觉得确实如此。所以，在没有用的地方打转，虽说是因为无知造成的，但我认为也是有这个必要的，各种现象在自己头脑中积累到一定的程度，一旦超过某个临界点，所要的东西就会自己浮出水面，我有这种感觉。用通俗的话就是“先进了澡盆再说。”先跳进澡盆里，整个身子都泡进水里，这样，身子才能热起来，先泡好了，才能看清楚各种各样的事物。急着要确定课题的人往往会问，哪个澡盆好呢？我的答案是“哪个都行，先进你最先看到的，直觉上感到有趣的那个就行。”这样做时必须留心的是，当别人问你，“为什么觉得那个题目有趣”的 时候，肯定会有人问“为什么研究那个题目呢？”这时，你很难回答“因为我最先看到那个澡盆”因为怕别的人问，所以想从一开始就选一个可以讲出理由的澡盆进。 所以，无论是新产品，新的研究，亦或是新的实验，情况都是一样的，不干上一段时间，很难看的清楚，不去做，就一目了然的事是没有的。因此，要做什么研究，我觉得在很大程度上靠直觉来决定，用自己的话来说就是要先掉进澡盆里泡一泡。 三把糖块放在口袋里,平时积累是关键 为什么作家总能不断的发表论文，出版新书呢？我觉得有一个比喻很形象生动：因为他的口袋里总是装着可以随时拿出来的糖块。 见到什么吃什么，见到什么可以吃的东西，就要立刻放进口袋里。所以，从这个意义上说，放一些糖块在口袋里是很有必要的。 如果一块也找不到的话，论文就写不出来了，那么，我们怎么样才能找到呢?那就需要平时非常普通的事情上多留心，一旦遇到让自己感动不可思议的现象，就立刻把它作为候补糖块放进口袋里，还要注意不要把它忘掉。 四知道的越多，眼前越模糊 用孩子般淳朴的眼睛发现的疑问，其实是可以有很大发展的。因为我们逐渐年纪增长，无用的东西已经进了眼里，眼睛老化了，变成白内障了。而且，有了一点知识后，眼睛反而更看不清东西了，我觉得，一旦掌握了某些现有的理论知识后，那些理论就会顽固地留在大脑的某个角落里。比如：一旦开始调查现实中的事实，那么对于它的了解也就多了起来。可了解多了，就很难在产生像孩子一样的朴素的疑问来，理论方面也是如此。学习了一些理论后，某一特定领域的理论也就作为知识储存在大脑里。于是，对于新的假说也就不能用孩子般的眼睛去看了，新的有趣的