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联壹科技有限公司Lian yi & Technology Co.,Ltd. 专业 + 服务 4S服务短信系统使用手册 Ver：2006 联壹科技引领汽车服务新潮流。 联壹科技有限公司 集团总线30线）Copyright 2006 Lianyi. All rights reserved. 网址：Http:/目 录前言3第一章 软件安装/卸载41.1 系统要求41.2 软件安装41.3 软件卸载4第二章 快速入门42.1 启动软件42.2 入门练习52.2.1 第一步：网络、短信配置52.2.2 第二步：短信登录验证62.2.3 第三步：查询短信余额72.2.4 第四步: 短信接收72.2.5 第五步：输入“客户资料”72.2.6 第六步：群发短信82.2.7 第七步：测试“自动发送短信功能”92.2.8 第八步：登记“客户维修记录102.3 退出软件10第三章 功能列表11第四章 功能详解124.1 设置12 4.1.1 相关设置 基本设置12 厂家、型号短信设置12 系统设置13 三包设置13 新车注意事项设置13 设置提示窗口 节日设置14 维修项目14 4.1.2 修改系统密码14 4.1.3 修改数据导出密码144.2 数据处理144.2.1 车主数据导入144.2.2 维修资料导入164.2.3 备份数据164.2.4 恢复数据164.3 短信服务中心164.4 客户资料164.4.1 客户资料基本操作164.4.2 自动短信发送开关设置174.4.3 导出客户资料1764.4.3 打印信封17 4.5 自动发送短信的规则184.6 自由短信 194.7 发送状态204.8 维修回访204.9 追踪回访214.10 提示窗口214.11统计报表224.12特别节日22第五章 操作技巧22前 言首先感谢您使用联壹科技开发的4S服务短信系统！4S服务短信系统是以短信平台为基础的客户服务软件，为服务站更好地做好客户服务，提高服务质量。系统以自动化发送短信的服务模式给车主提供服务，具体功能如下：1、 客户资料管理 2、准客户资料管理 3、短信通知车主到期年审 4、购买保险通知 5、 定期回访保养 6、保养知识增值服务 7、活动通知 8、大修后自动通知回访 9、客户生日自动祝福 10、节日问候 11、打印信封 12、自动统计维修质量报表13、可能流失客户预警等等本软件是一款针对该类行业少有的精品软件，使用它您一定可以大大提升您企业的工作效率。该系统是一套非常简便易学，容易掌握，又能为企业解决实际问题的软件，加上本手册的实例学习法，您将可以在很短的时间内学会使用。第一章 软件安装/卸载1.1 系统要求硬件配置PII以上，32M内存，100M硬盘空间建议配置PII以上，64M内存，200M硬盘空间分辨率 800*600，1024*768操作系统Windows9X、Windows2000、WindowsXP!1.2 软件安装1、 将4S服务短信系统光盘放入光盘驱动器。2、 在光盘驱动器中找到安装文件，双击它，即可启动安装程序。3、 单击“安装”后按说明操作。4、 默认路径是安装在“C:联壹科技4S短信系统2007”。5、 安装完毕。1.3 软件卸载1. 卸载4S服务短信系统打开Windows的“设置控制面板”，双击“删除/添加程序”图标，从程序列表中选择“4S短信系统2007”，单击“添加/删除”按钮。第二章 快速入门 2.1 启动软件 方法一双击Windows桌面上的快捷方式“联壹科技-4S短信2007”图标，如下图。 方法二从Windows开始菜单中执行“程序联壹科技4S短信2007。【软件注册】如下图所示，当未知道注册码时，可以单击试用。当知道注册码时，就单击注册。【校对系统时间】如图所示，注意电脑运行时间与现实生活的时间要相同。如果不同请即修改电脑系统时间。【用户登录】如图所示，首次使用时，密码为空，直接单击登陆进入。2.2 入门练习在此介绍如何快速入门，并对本软件的功能做一个大致了解，您可以按步骤一步步跟着学习，很快便可掌握。整个系统的操作步骤如下流程：2.2.1网络、短信配置 2.2.2短信登录验证 2.2.3查询短信余额2.2.4短信接收 2.2.5输入“客户资料” 2.2.6群发短信 2.2.7测试“自动发送短信功能” 2.2.8登记“客户维修记录”2.2.1 第一步：网络、短信配置步骤1：主界面短信中心短信帐号配置帐号设置步骤2：填入由联壹公司提供短信帐号，如：帐号：ly9908 密码：132423 （如下图） 【注意】 短信帐号里的英文一定是小写英文。【注意】 如果使用代理上网方式上网，请配置代理设置1、类型，请选择SOCK5 ；2、服务器、端口号、用户名、密码 是代理上网数据，具体请询问网管！步骤3：按确定 弹出确认界面 （如下图） 步骤4：按是 确认保存，弹出提示界面 （如下图） 步骤5：按确定 完成短信帐号配置。2.2.2 第二步：短信登录验证步骤1：主界面短信服务中心短信登录验证按确定完成短信登录验证，在主界面的左下角可以查看短信网络的状态，如图：【注意】如果连接状态中显示为“网络连接失败”等语句时，请检查网络是否正常，重新登陆验证。2.2.3 第三步：查询短信余额步骤1：主界面短信服务中心查询短信余额如图所示，短信余额还有11.30元，还可以发113条短信。2.2.4 第四步：短信接收步骤1：主界面 ,点击短信接收 接收短信（如下图）步骤2：按关闭 完成短信接收。步骤3：选择某短信，单击右键，可以直接回复或导出资料。2.2.5 第五步：输入“客户资料”步骤1：主界面客户资料步骤2：在打开的窗口中单击新增，如图：步骤3：输入相关的客户资料后，单击保存，如图：【注意】 手机号码和小灵通的填写格式：手机号码一定要填写(移动或联通)的，手机号码前不需加0。小灵通的号码前一定要加上(区号)，比如：广州的小灵通就应是：0203586552 保养的填写：背景色为黄色的空栏不需填写；如果在回访记录有客户保养记录，系统就可以根据保养时间自动生成该客户下次保养的日期，该日期到时，系统会自动发一条短信给该客户，然后又自动生成该客户的下次保养日期。2.2.6 第六步：群发短信步骤1：主界面自由短信步骤2：在打开的窗口中单击资料查询，如图：步骤3：在打开的窗口中单击全选步骤4：单击确定，自动把所有客户的手机读取至手机列表框中。步骤5：在短信内容框中输入要发送的短信内容，单击立即发送，如图：【注意】A.在手机列表框中可以自由填写手机号码，但每行只可以输入一个号码。 B.也可以直接在Excel里面直接COPY一列手机号码，直接粘贴到手机号码列表进行发送.如图： 2.2.7 第七步：测试“自动发送短信功能”步骤1：主界面客户资料步骤2：在打开的窗口中单击 新增，如图：步骤3：以自动发送生日祝福为例：新增客户资料如下：输入车主姓名、自己的手机号码、厂家、生日（日期为当天）等步骤4：单击保存 ，如图：步骤5：主界面设置相关设置，单击系统设置步骤6：检查已经开通自动发送短信功能，一定要打上“”，如图：步骤7：完成以上步骤后，单击主界面右上角的退出短信系统。步骤8：重新启动短信系统（参考2.1启动软件）。步骤9：启动系统后，自动向符合条件的客户发送短信。（本次测试是发送给生日的客户）步骤10：查看自动发送的结果，主界面发送状态选择生日祝贺显示全部【注意】在（步骤3）中车主生日日期是填当天的日期。本次测试的结果应该是自动向该车主发送一条生日祝福的短信，其它的自动发送短信功能稍后介绍。2.2.8 第八步：登记“客户维修记录”步骤1：主界面维修回访步骤2：在打开的窗口中单击新增步骤3：例如有车牌号码为“粤A2828”的客户，在车牌号码栏输入“2828”后按键盘的回车步骤4：输入（工单号、出厂日期、里程、维修项目、维修工人）后，单击保存注意：如是 保养 或 大修 要在相应的空上打上“”如图：步骤5：该客户的维修记录输入完毕，系统会在3天（可调）后提醒操作员打电话跟踪该客户。2.3 退出软件退出软件有两种方式：一是单击系统窗口右上角的；二是单击主界面的退出，如下图： 第三章 功能列表本软件的功能包括有：3.1 设置基本设置客户类别、接车人员、维修人员、回访处理人员、车辆用途、保险公司，维修类别、回访跟踪情况、其它满意度调查问题等等初始化设置。厂家型号短信设置填写汽车厂家名称、型号以及预设短信内容。短信内容可根据不同厂家而设置不同。系统设置设置提前发送短信的时间参数，设置自动发送短信总开关，设置短信后缀名， 设置路费短信提醒内容，设置提示窗口参数等。三包设置设置三包的参数和三包短信的内容。新车注意事项设置相关于车辆使用注意项目的短信内容。提示窗口设置设置提示窗口提示内容的时间期限。节日设置在节日设置里设置了节日自动发送，节日当天系统就会自动向所有客户发送节日祝贺短信，该功能可以无人值守（即节日当天只要系统运行着就可以向客户发送节日祝贺）。维修项目把平时常出现的维修项目，预先把它整理规范，以便操作时调用。修改系统密码修改，设置登录本系统的密码。修改导出密码修改，设置导出本系统数据的密码3.2数据处理车主数据导入数据导入是指把现有的客户资料按照指定的格式导入到本系统中。维修资料导入数据导入是指把现有的客户维修资料按照指定的格式导入到本系统中。备份数据定期对系统进行备份，保证数据安全。恢复数据当系统出现数据丢失时，把数据恢复正常。3.3 短信服务中心短信登录验证该功能是重新登录网络验证短信帐号，平常是不需要的，只有在发送短信的过程中突然断开时才会用到。短信帐号配置配置由联壹科技分配给贵公司的短信帐号，只需在首次使用时配置一次。查询短信余额实时查询贵公司短信帐号上面的短信余额。检测待发信息由于本系统会自动地发一些符合条件的短信，该功能就是检测有没有短信需要发送。主要应用在网络连接不成功时而又想知道有多少短信需要发送。3.4追踪回访追踪回访填写，记录流失客户的追踪内容或客户电话回访的内容。3.5 客户资料客户资料登记客户的详细资料及其车辆相关资料。3.6 自由短信自由短信自由向指定客户发送短信内容，比如：活动通知、节日祝贺等。3.7 维修回访维修回访登记客户详细的维修记录以及客户对本次维修的满意度、反映的情况。3.8 发送状态发送状态记录所有自动发送的短信情况。（如年审通知、保险通知、定期保养等自动化短信）。3.9 统计报表跟踪统计报表自动生成一个时间段中客户维修的数量、质量和反映情况的统计报表。其它满意度报表自动生成一个时间段中客户满意度调查的报表。3.10特别节日特别节日提醒使用者当天是什么节日，使用者可以自由新增、修改。3.11提示窗口提示窗口当有符合条件的记录时（比如：年审到期、保险到期、定期保养等），本系统除了自动发送短信通知客户外还会在提示窗口提示使用者。3.12备记短信备忘短信备忘需要记录的事，提醒操作员同事，也会自己发短信通知车主。 第四章 功能详解4.1 设置4.1.1 相关设置 基本设置.1 客户类别对客户分类预先初始化，以便操作时调用。步骤1：主界面设置 相关设置 客户类别步骤2：单击新增或删除填写资料保存【注意】 在输入“项目描述”时是单击鼠标右键进行新增、删除操作的。在填完了一条记录后，可以按一下键盘的（向下）键就可以继续新增另一条。.2 接车人员填写公司的接车人员姓名，在登记维修记录时调用。步骤1：主界面设置 相关设置 接车人员步骤2：单击新增或删除填写资料保存.3 维修人员初始化填写公司的维修员工姓名，在登记维修记录时调用。步骤1：主界面设置 相关设置 维修人员步骤2：单击鼠标右键进行新增或删除，修改完毕后单击保存.4 回访处理人员填写公司的回访处理人员姓名，在登记维修记录时调用。步骤1：主界面设置 相关设置 回访处理人员步骤2：单击鼠标右键进行新增或删除，修改完毕后单击保存.5 车辆用途对车辆用途预先初始化，以便操作时调用。步骤1：主界面设置 相关设置 车辆用途步骤2：单击鼠标右键进行新增或删除，修改完毕后单击保存.6 保险公司对车辆用途预先初始化，以便操作时调用。步骤1：主界面设置 相关设置 保险公司步骤2：单击鼠标右键进行新增或删除，修改完毕后单击保存.7 维修类别对车辆维修类别预先初始化，以便操作时调用。步骤1：主界面设置 相关设置 维修类别步骤2：单击鼠标右键进行新增或删除，修改完毕后单击保存【注意】 保养和大修是系统专用的，初始化不能修改。.8 回访跟踪情况对回访跟踪情况预先初始化，以便操作时调用。步骤1：主界面设置 相关设置 回访跟踪情况步骤2：单击鼠标右键进行新增或删除，修改完毕后单击保存.9 其它满意度调查问题对满意度调查问题预先初始化，以便操作时调用。步骤1：主界面设置 相关设置 其它满意度调查问题步骤2：单击鼠标右键进行新增或删除，修改完毕后单击保存 厂家、型号短信设置填写汽车的厂家名称、型号以及短信内容。短信内容可根据不同厂家而不同。 .1 修改厂家步骤1：相关设置厂家型号设置修改填写相关内容保存 .2 复制新增另一个厂家步骤1：相关设置厂家型号设置复制新增填写相关内容保存 系统设置步骤1：主界面设置相关设置 系统设置步骤2：在打开的窗口中设置相关数据，设置完毕后单击保存【注意】 短信通知设置：一定要在相应的功能选项上打“”才具有自动向客户发送短信。 自动发送短信时间：只有在设置的时间段中打开短信系统，才会自动发送短信。自由短信功能不受此时间限制。 短信后缀名可以自由设置，短信70字每条，超过自动分割。 三包设置步骤1：主界面设置相关设置 三包设置步骤2：在打开的窗口中设置相关数据，设置完毕后单击保存 新车注意事项设置填写各厂家车辆使用注意事项的短信内容。短信内容可根据不同厂家而不同。.1 修改新车注意事项步骤1：相关设置新车注意事项设置修改填写相关内容保存 .2 复制新增另一个厂家新车注意事项步骤1：相关设置新车注意事项设置复制新增填写相关内容保存【注意】 短信通知发送的时间要设置恰当，建议相隔三天发一条。允许短信通知开关：打“”是允许向这个的厂家此型号的新客户发送新车保养知识,短信通知新车保养知识内容可以超过70个字，但建议在140个字以内。 设置提示窗口参数,如图: 表示客户生日会提前5天出现在提示窗口中,提示操作者;其它同理. 节日设置在节日设置里设置了节日自动发送，节日当天系统就会自动向所有客户发送节日祝贺短信，该功能可以自动执行。（即节日当天只要系统运行着就会自动向客户发送节日祝贺）。步骤1：节日设置的“新增、修改、删除、刷新”功能的操作方法与客户资料中的操作方法是一样的，可参考“4.3 客户资料”【注意】 “自动发送短信祝贺”一定要打上“”才可以在节日当天自动发送短信。 “新/农历”要分清楚，表示所填写的日期是新历还是农历。 维修项目把平时常出现的维修项目，预先把它整理规范，以便操作时调用。步骤1：主界面设置 基本设置 维修项目步骤2：单击新增或修改填写资料保存4.1.2 修改系统密码 修改登录本系统的密码。步骤1：主界面设置修改系统密码步骤2：修改完毕后，单击保存【注意】当原密码为空时，修改密码时就不需输入原密码。4.1.3 修改数据导出密码修改数据导出的密码步骤1：主界面设置 修改数据导出密码步骤2：修改完毕后，单击保存【注意】当原密码为空时，修改密码时就不需输入原密码。4.2 数据处理4.2.1 车主数据导入数据导入是指把现有的客户资料按照指定的格式导入到本系统中。提示：可以根据车牌号码，车架号码，车主名称，会员编号作为索引 过滤重复，更新旧数据步骤1：打开 C:联壹科技4S短信系统2007 路径下的 客户数据导入格式.xls (Excle文件)步骤2：按要求，整理客户资料，保存。(如下图)【注意】1、表名Sheet1不能更改； 2、黄色的表头，不能修改。 3、时间格式要使用Windows 标准格式，如：2006-01-01 Sheet1 表名不能修改黄色的表头，不能修改。步骤3：打开主界面数据处理车主数据导入 (如下图) 步骤4：按打开Excel文件，选择刚才整理Excel 文件，打开 (如下图) 步骤5：按数据导入，导入数据 弹出提示框。 (如下图)步骤6：按确定，返回数据导入框， 弹出提示框。 (如下图)步骤7：按退出，完成数据导入。4.2.2 维修资料导入维修资料导入操作跟车主数据导入雷同，请参考操作！维修资料导入格式保存路径：C:联壹科技4S短信系统20074.2.3 备份数据定期对系统进行备份，保证数据安全。步骤1：主界面数据处理备份数据选择备份路径保存 【注意】 在备份时文件名含有当天的日期，当备份文件越来越多的时候可以把一些旧的备份文件删除。4.2.3 恢复数据当系统出现数据丢失时，把数据恢复正常。步骤1：主界面数据处理恢复数据是选择恢复路径、文件名打开 【注意】 “数据恢复”会将当前操作的数据覆盖，建议您在数据恢复前将当前数据进行备份。使用该功能的时候一定要谨慎，以防数据错乱。4.3 短信服务中心参考 第二章、快速入门4.4 客户资料登记客户的详细资料及其车辆相关资料。4.4.1客户资料基本操作 查看某客户的明细资料：步骤1：主界面客户资料选中某个客户单击明细或双击鼠标左键 新增客户资料：步骤1：主界面客户资料新增填写相关内容保存或保存增加【注意】 手机号码和小灵通的填写格式：手机号码一定要填写(移动或联通)的，手机号码前不需加0。小灵通的号码前一定要加上(区号)，比如：广州的小灵通就应是：0203586552 新车保养提醒日：是系统根据客户资料和新车保养时间生成的，不需填写。定期保养提醒日：是系统根据客户资料和保养级别时间生成的，不需填写。当客户回来做了保养，系统就根据保养时间可以自动生成该客户下次保养的日期，该日期到时，系统会自动发一条短信给该客户，然后又自动生成该客户的下次保养日期。 修改客户资料：步骤1：主界面客户资料修改填写相关内容保存 删除客户资料：步骤1：主界面客户资料选中要删除的客户记录删除是 查询客户资料：步骤1：主界面客户资料查询输入相关条件查询【注意】 本系统支持模糊查询，如要查询车牌为“粤A02828”的资料，只要输入“2828”就可以查找出该客户。 当刚使用了查询功能，如要查看全部客户，单击刷新。4.4.2 自动短信发送开关设置：允许短信通知开关：相应选项打“”表示开通该功能。4.3.3 导出客户资料为Excel文件：步骤1：主界面客户资料导出输入导出数据密码选择存放路径输入文件名保存【注意】当显示有多少条记录时，导出的就是多少记录，当需要导出指定条件的记录时，首先把这些记录查询出来后再执行导出操作。4.3.4 打印信封：步骤1：主界面客户资料信封打印预览选择落款确认，就可以打印。调整打印信封位置：步骤1：主界面客户资料信封设计报表页2拖动相关项目，修改完毕后（保存）。如下图：邮政编码的位置，按住左键随意拖动贵公司的落款（公司名称和地址）客户的联系地址车主和联系的名字，当同一人时只显示一个。4.5 自动发送短信的规则：A、年审通知：当客户资料中的“年审间隔”是1年时，每隔1年系统就自动提前10（可调整）天首次发送一条短信通知该客户来服务站办理年审手续。到当月的5（可调整）日系统自动会再次发送一条短信通该客户来服务站办理年审手续。同理当“年审间隔”是2年时，隔2年发送短信。 (年审通知共发2次) B、保单通知：每隔1年，系统自动地向将要到期购买保险的客户发送一条短信通知。C、生日祝贺：系统自动地对当天生日的客户发送一条祝贺短信。每年一次。D、保养通知：按每个客户的保养级别，自动地定期发送保养短信通知客户回服务站作保养。E、新车保养通知：以客户的购车日期为参考，30（可调整）天后自动给该客户发送一条短信，通知客户回来作新车首次保养。F、维修回访追踪通知：在客户回来维修1（可调整）天后，系统自动发送一条短信给该客户，请客户提出对本次维修的意见。G、大修回访通知：在客户大修过15天后，系统自动地发送一条短信通知该客户回来服务站再作一次检测，确保车辆正常行驶。H、路费缴交通短：每年的12（可调整）月份首次短信提醒，2（可调整）月份现次提醒。(路费缴交通知共发2次) I、新车注意事项：根据购车时间，按预先设置的时间间隔发送短信。J、备忘短信：按备忘短信设置的时间发送。4.6 自由短信自由向指定客户发送短信内容，比如：活动通知、节日祝贺等。4.6.1 群发短信步骤1：主界面自由短信步骤2：在打开的窗口中单击资料查询，如图：步骤3：在打开的窗口中单击全选步骤4：单击确定，自动把所有客户的手机读取至手机列表框中。步骤5：在短信内容框中输入要发送的短信内容，单击立即发送，如图：【注意】 手机列表框中填写手机号码的方法共有3个，一、如步骤2的方法从客户资料中读取手机号码；二、手动地一条一条地填写；三、从现有的如Excel文档中复制一列手机号码进来。 每行只可以填一个手机号码。 每条短信内容只含70个字，超出部分自动分割分2次发送。 发送给客户的短信内容尽量不要太长，建议控制3条短信左右。4.6.2 查看自由短信发送结果步骤1：主界面自由短信本次已发送显示全部，如下图：【注意】 其中“本次已发送”是本次打开系统以来所发送过的短信内容。“历史已发送”是以前所发送过的短信内容。 查看发送结果时，要留意该短信的状态是发送成功还是发送失败，如果是发送失败时请参考下面的把发送失败的短信重新发送。4.6.3 把发送失败的短信重新发送步骤1：主界面自由短信本次已发送步骤2：在发送状态选择框中选择“失败”，单击查询，如下图：步骤3：在查询的结果中选择需要重发的记录（可单击鼠标左键拖动选择多条），然后单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择重发4.6.4 在群发短信时网络突然连接失败应做的操作步骤1：正在群发短信的时候突然停止；主界面左下角显示“断开”，如下图：步骤2：单击主界面短信服务中心短信登录验证步骤3：查看主界面左下角是否显示“连接成功”，否则查看网络是否连通。步骤4：还没有发送出去的手机号码会留在“手机列表框”中， 此时单击立即发送会继续发送剩余的手机号码，或把剩余的手机号码复制到Excel文档备份，以便再发。4.7 发送状态显示所有自动发送的短信。（如年审通知、保险通知、定期保养等自动化短信）。步骤1：主界面发送状态显示全部步骤2：要查看“生日祝贺”时，请单击生日祝贺，然后再单击显示全部；或查看“保养通知”时，请单击保养通知，然后再单击显示全部；其它操作相似如下图：步骤3：选中某记录，双击鼠标左键可以查看该客户的详细资料4.7维修回访登记客户详细的维修记录以及客户对本次维修的满意度、反映的情况。4.8.1 基本操作请参考2.2.10 第十步：登记“客户维修记录”【注意】回访记录中的“新增、修改、删除、查询、导出、刷新”等操作方法与客户资料中的操作方法是一样的，可参考“4.3 客户资料” 保养发送日期：根据 最末次保养时间 + 定期保养周期 自动生成的。如：上图：设定60天，假如最末次保养：2005-02-12 那么：自动生成 保养发送日期 = 2005-02-12 + 60 = 2005-04-13 新车保养提醒日：根据购车时间 + 新车保养间隔生成。 定期保养提醒日：下一次回来服务站做保养的时间。4.8.2 电话回访:步骤1：单击主界面回访记录选中跟踪的客户，双击查看明细单击今日回访，如图：步骤2：选择回访人员后，在跟踪情况中选择“跟踪成功”，如果无法联系到客户就选择“无法联系”。步骤3：跟踪成功后在满意选项中打上“”，打“”表示满意，如下图：步骤4：如果客户对本次维修有意见要提出，请在用户反映情况框中记录，如果没有意见就不需要执行步骤6及其下面几个步骤。步骤5：出现问题，请选择处理人员，并填写处理结果。步骤6：单击保存，完成回访。4.9 追踪回访登记客户打电话回服务站查询的情况，和准流