《办公室的管理》PPT课件.ppt

办公室的管理 办公室管理名言 把每一件简单的事做好就是不简单 把每一件平凡的事做好就是不平凡 海尔集团总裁张瑞敏如果你热爱工作 你每天就会尽自己所能力求完美 而不久你周围的每一个人也会从你这里感染这种热情 沃尔玛帝国 的缔造者山姆沃尔顿 为什么学 why 未来的职业发展 在社会立足条件 学历 沟通 合作 协调 创新的能力 如何区分前台 文员 秘书 助理 行政综合素质与能力的自我提升 进步和成功因素 品格 责任感 上进 奋发 视野 素养 有意义的人生 终身学习 全人发展 服务社会 学什么 What 本课程教学内容分为十四章 教学安排如下 第一周 办公室实务 文员实务第二周 电话电子通讯 邮件收发第三周 接待实务 信访实务第四周 会议及会谈实务 日程安排第五周 差旅事宜 照料上司身边琐事第六周 交际与礼仪 办公室用语第七周 印信值班工作 文书与档案实务第八 九周 案例分析 自由讨论 全面复习 怎样学 How 集中面授 操作要领 多听平时作业 练习题 多做课堂讨论 案例分析 角色扮演 多想自学 网络资源 多看要求 第一 从理论上把握办公室管理的一般规律和技巧 办公室管理是对办公室实务的科学总结 是对工作方法的说明 掌握办公室管理的基本知识 对于如何更加科学有效地开展工作 如何适应现代化办公室工作的需要是非常重要的 第二 多接触实践 加深对办公室的全面认识 学习是实践的先导和基础 通过学习掌握最新的理论知识 实践是学习的最终目的 从理论到实践 从实践再到理论 如此反复 方能很好真正掌握这门课程 第一章办公室实务概述 一 办公室的含义办公室是一个常用而普通的名词 却有着多种含义 第一种 泛指一切办公场所 区别于用于教学的教室 用于生产的车间 或是医疗室 实验室等等 第二种 是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所 如 教师 护士 厂长 院长办公室等 第三种 指党 政府机关 企事业单位内的综合办事机构 如 中共中央办公厅 三星公司办公室等 第四种 指某种专门的独立的工作机构 如国务院台湾事务办公室等 二 办公室的职能 主要是中高级文秘人员的工作 三 办公室事务管理工作的特征 四 办公室实务的范围和内容 办公室实务就是指办公室的工作事务和操作实务 主要工作人员是秘书人员和文员 1 我国办公室实务的主要内容2 国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容3 我国外资 合资企业办公室实务的主要内容 1 我国办公室实务的主要内容 文书撰写 会议记录等 文书制作 打字 复印等 文书处理 收发 传递等 档案管理 归档 管理等 会议组织 准备 善后等 调查研究 计划 实施等 信息资料 收集 整理等 信访工作 来访 投诉等 接待工作 各种来访的接待 协调工作 政策等 督察工作 决议的实施 日程安排 各种日程 日常事务 通讯值班 办公室管理 环境等 其它临时交办的事项 以上除 项外 其余工作文员都会涉及到 2 国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容 速记上司交代事项 执行录音吩咐 档案管理 阅读并分类信件 以电话维持公共关系 替上司定约会并记录 按上司指示完成信函 在权限内自发信函 接待来访宾客 替上司接洽外界人士 自动处理例行的事务 为上司安排旅行或考察 替公司宾客订房间机票等 准备好公司要公开的资料 替上司收集演讲等的资料 协助上司准备财务等报告 整理并组织好粗略的资料 替上司保管各种记录 协助上司搞好交税等事务 督导一般职员或速记员 21 搞好会务工作 22 复印资料 3 我国外资 合资企业办公室实务的主要内容 办公室环境的布置和整理 通讯事务 电话 信函和邮件处理 执行上司交办事项 照料上司身边的琐事 接待宾客和员工的来访 记录上司指令及会谈 会议内容 打印文告及表格 收集及整理各种信息 保管办公室设备及用品 外出办事 如银行 邮局 税务所等 五 办公室环境布置和管理 1 办公室环境布置的目的创造舒适而又工作效率高的环境 塑造组织形象 建立挡驾制度 有利于保密工作 方便 舒适整洁 和谐统一 安全 2 办公室的布局 1 封闭式布局 封闭式布局是一种较为传统的办公室布局 是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内 组成一个个小办公室 优点 各部门有独立的工作空间 缺点 联系不便 空间比较浪费 2 开放式布局 就是将一个大工作间 切分 成多个相对独立的工作单元 把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作 优点 节省空间 空气流通 共同采光好 人员之间联系方便 缺点 容易互相干扰 3 办公环境布置要求 1 布置要点 营造一个安静的工作环境 保证良好的采光 照明条件 合理安排座位 力求整齐 清洁 2 布置原则采用一个大间办公室 使用同一大小的桌子 档案柜应与其他柜子的高度一致 以增进美观 采用直线对称的布置 主管的办公区域需保留适当的访客空间 将通常有许多客户来访的部门 置于入口处 主管的工作区域位于部属座位之后方 以便于控制和监督 全体职员的座位应面对同一方向布置 常用的文件与档案 应置于使用者附近 应保持公共空间和私人空间的独立 桌与桌之间应留有一米左右的距离 桌位的排列 宜使光线由工作人员的左侧射入 最常用的办公物品应放在伸手可及的地方 计算机等办公自动化设备 应有其独立的空间 既要方便使用又不影响别人工作 考考你 配备合适光源选择理想的办公桌椅安装隔音设备选择合适的屏风 窗帘 档案柜调节合适的空调温度合理放置办公设备 1 怎样优化办公设备 2 怎样美化办公环境 办公室装饰办公室绿化 办公室的视觉环境管理1 办公室内的覆盖物 1 有效地使用颜色 2 颜色应协调一致 2 照明 1 光线的量 2 光线的质 3 光的设计 光亮设计的原则 避免用一个发光体 宜多用几盏灯 降低光源的强度 窗上宜装半透明玻璃 以免直接光而用间接光 光源宜置高处 并从后方或左侧射入 办公室的听觉环境管理听觉环境指办公室所处的有益或有害声音 消除噪音的来源 用吸音的材料以减少噪音的影响 适量音乐的播放 办公室的空气环境管理1 温度最舒适并有益于健康的工作温度是15 20 2 湿度最适宜的湿度为40 60 3 空气流通每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气 4 空气的净化包括打扫 拖洗 擦净 上腊与打光等 办公室的保健与安全环境管理1 保健 定期健康检查 灌输卫生知识 采取疾病预防 保持环境整洁 推行健康运动 举办康乐活动 2 安全管理 1 树立安全意识掌握基本的法律知识 用法律保护自己的合法劳动权益 上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产 劳动保护的规定和本组织有关的规章制度 细心检查并主动识别存在于工作场所及机器设备等的隐患 并及时排除或向上司报告 尽快解决 以维护好健康安全的工作环境 2 识别办公室安全隐患办公建筑隐患 主要指地 墙 天花板及门 窗等 如地板缺乏必要的防滑措施 离开办公室前忘记关窗 锁门等 办公室物理环境方面的隐患 如光线不足或刺眼 温度 湿度调节欠佳 噪音控制不当等 办公家具方面的隐患 如办公家具和设备等摆放不当 阻挡通道 家具和设备有突出的棱角 橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等 办公设备及操作中的隐患 如电线磨损裸露 拖曳电话线或电线 电脑显示器摆放不当的反光 复印机的辐射 违规操作等 工作中疏忽大意的人为隐患 如站在转椅上举放物品 女士的长头发卷进有关的机器设备 复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上 在办公室里抽烟 不能识别有关的安全标识等 消防隐患 如乱扔烟头 灭火设备已损坏或过时 灭火器上堆放物品 火灾警报失灵等 3 安全管理重点 防盗在办公大楼内应设有专门的保安人员24小时值班 防火火灾首重预防 电器电线应作定期检查 以防走火跑电引起火灾 防止意外伤亡为了防止意外伤亡事故发生 组织应向职员进行防止意外事故的教育 使之平时养成安全的工作习惯 相关知识 通常企业办公室中安全检查的方法是 1 确定检查周期 定期对办公环境和办公设备进行安全方面的检查 2 发现隐患 在职责范围内排除危险或减少危险 3 如果发现个人职权无法排除的危险 有责任和义务报告 跟进 直至解决 4 将第3条中异常情况的发现 报告 处理等过程认真记录在本企业的 隐患记录及处理表 中 技能训练 下列问题哪些属于设备故障 哪些属于办公隐患 过度拥挤 打滑的地板 家具或设备的突出的棱角 柜橱顶端的抽屉堆放着太多的东西 转椅无法调节高度 电线拖曳太长 未接地线的设备 电路负荷太大 消防栓无法打开 碎纸机没有安全使用说明 传真机卡纸 六 办公器械的使用 1 文员使用的办公器械 2 传真机的使用 3 复印机的使用 4 录音机的使用 5 投影机的使用 第二章文员实务 文员的工作顺序文员管理时间 费用的方法文员的工作方法请示 报告计划 总结受意传达进言变通 挡驾分工 合作 一 文员的工作顺序 第一 确定文员工作的指导思想先作计划 付诸实施 检查结果第二 按照 优先顺序 处理工作 第一 第二 第三 先计划 再执行 如何决定工作的优先顺序呢 文员面对多项工作时 正确决定工作的优先顺序是十分重要的 既能提高工作效率 也有利于文员的时间管理 第一阶段 以工作的重要程度为标准分解工作 第二阶段 以工作的紧要程度为标准分解工作 第三阶段 同时考虑上司和本身实际情况 对于现在该做的重要且紧急的工作决定优先顺序 请示 A 是否应该做的事 B 是否做或不做都无所谓的事 C 是否不可以做的事 应该做的事 集中精力做 A 重要且紧急的事 B 紧急但不重要的事 C 重要但不紧的事 有价值 但不紧急 也不重要 二 文员管理时间 费用的方法 1 管理好文员自己的时间 成功管理好自己的时间会使文员的工作更顺利 生活更愉快 P292 文员要学会节约开支 文员要有主人翁意识 仔细管理钱财和物品 学会节约开支 避免浪费应成为每一个文员都要追求的目标 P31 厉行节约 时间就是生命 就是效益 三 文员的工作方法 请示方法与报告方法 计划方法和总结方法 受意方法 传达方法 进言方法 变通方法和挡驾方法 分工方法和合作方法 良好的工作方法是一门艺术 1 请示方法与报告方法 请示 是指文员工作上有疑难 无法处理时 向上司请求指示 或无权处理时 向上司请求批准 上司必须答复或批复请示的内容 必须是自己难以处理或无权处理的事 请示的形式 口头 书面请示应注意的问题 a请示要对口b请示要单一报告 是指文员向上司反映情况 提出建议 或应上司要求作出汇报 上司不一定答复或批示报告内容a定期工作情况报告b重大问题报告c合理化建议d应要求报告报告方式报告应注意的问题 要简明扼要条理清楚 2 计划方法和总结方法 计划方法 1 要有科学的 明确的工作计划 工作目标 内容步骤 方法 标准 完成的时间 2 分清轻重缓急 决定工作顺序 有条有理地去进行 受制约的工作应置于前 自己支配的工作则置于后 重大工作优先考虑 集中精力去做 日常工作空余时间分散去做 任何工作既有严肃性 又有灵活性 使计划有一定余地 总结方法 总结方法是文员每隔一段时间就要对自己的工作做及时的回顾 以便肯定成绩 得出经验 找出不足 吸取教训 从时间上 规律上进行 3 受意方法 受意是文员接受和领会上司意图 一种是直接受意 即领会上司在讲话 文件批示 工作部署或与文员谈话时 直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等 这种直接受意 易于判断和领会 另一种是间接受意 指上司在平时随便交谈情况下 或者与其他人员谈话中就某一问题 某项工作发表的意见和看法等 文员要善于领会上司意图 按上司意图办事 但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意 把上司的质疑 设问误认为上司的指示 思考 办公室人员应怎样运用受意方法 P35 传达方法 传达 是指文员将上司或上级机关的文件精神 指示 情况等传递给下级机关或员工 群众 一种是正式传达 即由文员在正式场合上宣读文件或口授上司指示 另一种的非正式传达 有意识的吹风 传达原意传达原件注意传达技巧注意保密重要指示重点对待 注意 5 进言方法 进言的意义和作用 参谋作用 补缺作用 增进关系作用 进言的方法和要求 适事 适时 适地 适度 进言是一把双刃剑 要把握进言的分寸 学会进言的艺术 进言 是指文员主动对上司提出意见 建议 批评或规劝 6 变通方法和挡驾方法 1 变通方法通常情况下 文员必须照章办事 但在特殊情况下 文员可采用变通方法 灵活从事 重大 紧急的事 可以越级请示 甚至先处理再报告 来信来访者有特殊困难 文员可以在政策允许的范围内给予特殊的照顾或临时安置 对新情况 新问题 无章可循时 上司又没有明确的指示 文员可参照有关政策 作出合乎情理的处理 2 挡驾方法对于上司不必要接见的来访者 邀请性活动 不想接听的电话 由文员出面阻挡或谢绝 挡驾的目的是保护上司 使之有时间 精力 有效地进行工作 但要注意方式方法 以不损害人际关系和公务活动为原则 文员没有必要把真正原因告诉对方 只需要礼貌地 委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可 7 分工方法与合作方法 既要 集中领导 分工负责 又要善于合作 密切配合 教材是从办公室负责人的角度而言 在我们现实生活中 文员应与同事处理好关系 互敬互爱 体谅对方 不要互相拆台 互不信任 这又涉及到交际与礼仪 真题链接 单项选择题 1 文员传达上司的指示时 哪一项做法是不适宜的 A 传达可以根据上司主要意思 夹进自己的意见B 必要时可形成文字材料 照本宣科C 不可在普通电话 普通函件里传达有秘密内容的指示D 重要的指示 应该要求被传达者复述一遍 以免漏听或漏记 判断题 2 文员代替上司传达不利消息时 因为当这个信差很困难 所以要拖到最后一刻行动 因为上司