纸厂物资管理办法.doc

物资管理办法为加强对各类物资的购、验、存、发等环节的管理，进一步规范管理程序，明确各自的管理职责，杜绝物资的浪费和流失，确保物资的安全和有效使用，特制定本办法：一、物资计划管理（一）原辅材料、燃料采购计划的编报审批程序原辅材料、燃料包括原木、木片、双氧水、烧碱、硅酸钠、DTPA、硫酸镁、硫酸、盐酸、聚合氯化铝、聚丙烯酰胺、工业盐、尿素、柴油等。原辅材料、燃料采购计划按月度、年度制定。月度采购计划的编报审批程序：每月25日下午5:00前，生产技术部提供下月原辅材料、燃料消耗计划给企管部，企管部根据生产技术部提供的月度消耗计划，结合库存量基准、库存量情况编报“采购计划审批表”，于月底前送生产技术部，计划下达后由企管部选择采购方式，供销部负责采购。年度采购计划的编报、审批程序同月度采购计划。年度采购计划编报时间为每年12月。生产计划调整时，由生产技术部于调整生产计划的当日内提出用料计划交企管部。企管部依据库存情况提出采购计划，追加采购计划的审批和报送部门按前述程序执行。（二）备品备件、五金工具、低值易耗品、润滑油类、外协件、电器、仪表类等物资采购计划的编报审批程序每月20日，各单位编制需求计划报生产技术部汇总，其中电器自控仪表类采购计划必须经主管副总审定。并于每月25日下午5:00前将具体采购意见送企管部，企管部根据存量基准，结合库存情况填报“采购计划审批表”，审批表经企管部审核并选择采购方式，于月底前交供销部采购。采购计划需调整及零星采购时，由物资需求单位打报告，生产技术部签署意见，报总经理审批后采购。（三）办公用品采购计划编报审批程序行政部负责编报办公用品“采购计划审批表”，每月25日前经行政部经理签字，主管副总审批后，送企管部汇总，由企管部选择采购方式，行政部负责采购。特殊办公用具的购买，由需求单位打报告，单位正职签字，主管副总审批后，报总经理批准，送企管部汇总，由企管部选择采购方式，行政部负责采购。（四）劳保用品采购计划编报审批程序企管部负责编报劳保用品“采购计划审批表”，每季度第一个月25日前经企管部经理审批，报总经理批准，由企管部选择采购方式，供销部负责采购。（五）消防器材采购计划编报审批程序安全保卫部负责编报消防器材“采购计划审批表”，每月25日前经安全保卫部经理签字，主管副总审批后，送企管部汇总，由企管部选择采购方式，供销部负责采购。（六）化验仪器、化验药品、计量器具采购计划编报审批程序生产技术部负责编报化验仪器、化验药品“采购计划审批表”，每月25日前经生产技术部经理签字，主管副总审批后，送企管部汇总，由企管部选择采购方式，供销部负责采购。（七）其它物资的采购，比照上述程序执行。二、物资采购管理：见物资比价采购管理办法三、物资验收入库程序（一）木片验收程序1、编号入厂过磅：木片车辆进厂时，在门卫处领取入门证并戴防火罩后入厂，排队到磅房过磅，过磅后进入料场。2、卸车、取样、编号：进入木片料区的车辆由木片管理员、质检员目测检验，目测不合格的应按照规定办理退货，目测合格后通知司机将入门证交料场记录编号员统一编号，并指定卸车位组织卸车，卸车过程中采取多点分散取样，取样点不得低于9处。取样结束，将样品掺匀后分装两份(一份送木片化验室，一份送备样室)并编号封袋，注意编号保密。3、车辆回皮：卸车完毕后，监磅员监督车辆回皮，磅房出具过磅单，过磅单由司磅员、监磅员和货主三方签字。料场编号员在三方签字的磅单上填写编号，并将记录单和磅单每2小时送结算室一次，编号与记录单上货主必须一一对应。4、化验：化验样品送到化验室后，由木片化验员严格按照公司制定的标准进行化验，开具木片化验单，并将化验单送达结算室。5、责任的划分质量责任的划分：原料车间取样员60%，生产技术部化验员40%。数量责任的划分：生产技术部司磅员45%，计量管理员10%，监磅员45%。腐朽霉烂和流失责任划分：因存放不当造成霉烂及流失时，原料车间承担损失的100%；生产技术部未按先进先出的原则安排车间生产使用造成霉烂时，由生产技术部承担全部损失，同时追究直接责任人的责任。（二）原木验收程序1、编号入厂过磅：原木车辆进厂时，在门卫处领取入门证并戴防火罩后入厂，排队到磅房过磅，过磅后进入料场。2、定级：质检组按照原木质量标准对原木进行定级，并经质检员、质检组长、原木料区管理员或车间负责人共同签字确认后，由检尺组长下达卸车通知单。3、检尺与记录：边卸车边检尺边记录。检尺员按照公司规定的原木检尺方法进行检尺，将每根的检尺结果用彩色记号笔书写在原木细头截面（记号笔要求一车一色，每垛位三天内所卸原木记号颜色不能重复），并口报出检尺数据；记录员负责对检尺员的测量过程进行监督并做好测量结果的记录；原木过磅时，检尺员和记录员负责原木车辆卸车过程的监督和票据的传递。4、开具检尺单或过磅单：原木卸车完毕，由原木质检组记录员、检尺员、质检员在检尺单上或过磅单签字后转原木料区管理员，原木料区管理员将检尺单或过磅单核对无误后签字认可。检尺组长依据检尺单或过磅单填写卸车单的相关内容并签字认可。5、质量责任划分：质检员40%，保管员30%，质检组长20%，料区管理员10%；数量责任划分：司磅员60%，监磅员40%；非过磅计量的检尺员45%，保管员30%，检尺组组长20%，料区管理员5%。（三）双氧水、烧碱、硅酸钠、DTPA、硫酸、硫酸镁、盐酸、聚合氧化铝、聚丙烯酰胺、磷酸、柴油等直接卸车间物资验收入库程序1、双氧水、烧碱、硅酸钠、DTPA、硫酸、硫酸镁、盐酸、聚合氧化铝、聚丙烯酰胺、磷酸等物资验收合格后直接卸车间，由车间使用和保管。验收时间为上午7:00至晚18:00，其它时间原则上不予化验和过磅。2、货物进厂后实行一车一检验，由供销部向生产技术部开出化验通知单一式二份，一份自存，一份交车主。化验通知单应写明货物名称，供货单位、车主姓名，车牌号码等内容，由供销部供应交生产技术部化验。3、生产技术部接到化验通知单后，方可按通知单所示货物及车牌号码逐车对照取样，尿素、工业盐、柴油可不开质检单，但如出现质量问题，由供销部负责。4、运碱车辆由供销部委托供货厂家在碱车过磅后，对碱车入口、出口实行封、签。封、签必须安全、不易复制、伪造。5、烧碱必须由生产技术部化验员、企管部保管员和车间卸碱人员共同上车打开封签，均衡取样（若有两罐时，须混合取样），化验结果和厂家结果核对，无误差时，方可开出质检单。否则，对责任人给予停职和除名处分，若化验员、保管员和车间卸碱人员发现签、封损坏，视为车主有舞弊行为，不予卸车退货或按该车净重的20%予以处罚，同时取消该车的运输资格。6、若遇阴雨天，供销部须委托供货厂家选用适当材料将碱车入、出口封好并外罩保护层，保证签、封不受损。若封、签受损时，视为碱车运输人有舞弊行为，按该车净重的10%予以处罚。7、车主持已签意见的质检单交司磅员，司磅员在监磅员监督下过磅，填写毛重并签名，监磅员签注同意卸车的意见并签名，车主持已签名的质检单到指定地点卸货。8、车主持单到卸碱台等指定地点卸货，由保管员和车间共同组织。卸后保管员、车间验收人员共同在质检单上签注“货已卸”的意见，签名后交车主过皮重。在卸货过程中，保管员或车间若发现水分或杂质与原扣数明显不符时，应立即通知生产技术部复验，生产技术部必须在10分钟内赶到现场，会同保管员和车间共同取样化验，并以复验结果为准。复验结果不合格者，予以退货。9、车主持保管员、车间验收人员签字后的质检单交司磅员，过车皮重量，同时开出过磅单。磅单上必须有编号，必须写明货物名称、车号、毛重、皮重、净重，并有司磅员、监磅员、车主签名后方可生效。过磅单一式六联司磅员自存一联，监磅员一联，供应一联，保管一联，车间一联，车主结算一联。10、司磅员将手续齐全的质检单粘贴在过磅单后交车主，车主以此为依据到仓库办理验收手续，验收必须经计量管理员和企管部经理签字认可，财务部方可办理结算手续。无车间验质人员签名的，仓库不准办理验收入库手续，财务部不准办理结算手续。11、桶装或袋装的化学药品，生产技术部化验合格后，须按标重抽检单桶或单袋数量并在质检单上标注，数量超出误差范围时，要进行合理扣减货物总重量或拒收。货主持质检单到仓库，保管员对照采购计划和合同验收，办理验收入库手续，开具验收入库单，并在质检单签名后连同验收入库单交车主。数量有误，不得验收。12、企管部对上述每种物资，要定期抽查，并做好抽查记录。13、质量责任划分：化验员60%，保管员40%；数量责任划分：过磅计量的司磅员60%，监磅员40%；非过磅计量的物资，生产技术部计量管理员60%，仓库保管40%。（四）电气仪表备品备件(包括：继电器、接近开头、接触器、压力变送器等)；设备备品备件(包括：轴承、叶轮、隔膜等)；钢材(包括：钢板、钢管、扁铁等)；电缆桥架；管件阀门(包括：法兰、弯头、阀门、三通等)；标准件(包括：螺栓、螺母、垫片等)；劳保用品；润滑油；化验仪器、化验药品、五金工具；杂项等入仓库的物资验收程序。1、材料进厂后，企管部、供销部、生产技术部及使用单位依据采购计划和购货合同共同进行验收，无采购计划和购货合同一律不准验收。2、企管部保管员验外观质量并负责任，生产技术部对内在质量负责，质量验收合格后，保管员开质检单，签署明确的外观质量意见并签字，生产技术部验收人员签署明确的内在质量意见并签字；质量不合格者，不准开质检单，不得入库。质检单一式三联，保管员自存一联，生产技术部验收人员一联，供销部一联。3、质检单开出后，企管部保管员依据采购计划和购货合同的内容，核对采购的物料名称、规格、型号、数量、合格证或质量证明（低值易耗品除外）以及送货清单，准确无误后，依发票、销货清单开验收入库单，所有参加验收人员签字。保管员对采购的物料名称、规格、型号、数量负责。4、对生产抢修急需使用的备品备件或邮寄单件，价值较小的，企管部可依据总经理、副总的签字办理入库手续（如总经理出差，可由副总审批）。（五）、消防器材验收入库程序消防器材验收由供销部、企管部、安全保卫部共同验收。质量由安全保卫部负责，数量由企管部保管员负责，验收合格后，企管部保管员开质检单，参加验收人员分别在质检单上签署明确意见。(六)办公用品验收入库程序1、办公用品由行政部办公用品保管员、行政部采购员和企管部保管员现场共同验收。验收时需凭采购计划，无采购计划不得验收。2、外观质量由行政部保管员负责，内在质量由行政部采购员负责，数量由企管部保管员负责，验收合格后，企管部保管员开质检单，并分别在质检单上签署明确意见。3、质量合格后，行政部保管员开验收单，验收人员签字后，由企管部保管员办理入库手续，行政部保管员一次性办理出库手续，并负责保管和发放。四、验收及结算手续结算时必须有签字齐全的数量证明、质量证明及入库票据，并按照财务结算程序及要求办理结算手续，无数量、质量证明和入库手续的，财务部不准办理结算手续。（一）木片、原木1、木片结算由货主持磅单客户联结算，财务部结算室按照化验室送的化验单与料场送的磅单和记录单核对无误后方可给客户结算。2、原木结算由货主凭检尺单或磅单、入门证结算，财务部结算室依据料场送的检尺单或磅单、质检单和出门证核对无误后方可给客户办理结算手续。（二）木片、原木外所有物资1、办理结算报账一律由采购单位(供销部或行政部)经办人办理，供货商不得办理。2、若原辅材料价格变动，供销部须将变动情况以书面形式通知企管部。3、经办人按要求备齐下列票据及证明后，方可报账：（1）发票。原则上大宗原辅材料必须是一般纳税人全额增值税发票，实行分期付款，但当月发票必须索回，并与当月月底前办结验收入库手续。其它物资票随货到。（2）已审批的采购计划。（3）购货合同。（4）质检单。（5）计量单。（6）验收入库单。4、经办人备齐上述票据后，按公司财务管理制度规定的程序及要求报总经理审批。5、财务部见到上述手续、票据后方可结算。手续或票据不全时，一律不准结算。（三）公司零星小修及各单位提供的维护项目，如房屋、道路的整修，门窗设施的维修，木工修理及宣传标牌制作等，在原定结算手续的基础上，必须由使用单位给予复核签字认定。五、物资的保管及账证管理（一）物资的保管1、已进厂的材料、设备，搬运人员要按照保管员的要求，分批码垛，大宗材料袋装的垛形整齐，根据实际情况，露天堆放物资垛底铺盖好油布，垛两侧要挖好排水沟。2、物资必须验收合格后，才能入库，物资进库需依不同品种、规格、型号、质量分别按A、B、C管理法和四号定位法堆放整齐，挂好备品备件、材料等卡，卡必须认真填写材料名称、规格、型号、产地、数量等，做到帐卡物三相符。3、库存物资要根据其物理性能，化学性质结合物资储存的自然条件，经常检查，维修保养，防止霉烂变质，防锈、防虫咬等。4、危险品包括易燃、易爆剧毒品，如油类、木材、氧气、乙炔、液氯、化学药品等存放保管按安保部消防、保卫方面的规定执行。（二）帐证管理1、物资保管帐按品种规格记录，详细反映物资进出结存情况。2、物资的各种收付凭证，必须按凭单规定项目详细填清，经手人要签章，做到日清、月结、不漏记，记好原材料和备品备件收付明细帐。3、标写出入库单的价格，金额字迹要清楚，记帐要遵守财务管理规定。所有帐证必须分类装订，妥善保存备查，未经批准不得擅自销毁。4、保管人员不准对外出具欠条，必须出具的，须经材料会计备案方可生效。六、出库程序（一）原木、木片及直接卸车间物资的出库程序。1、直接卸车间的物资，由车间使用和保管，各车间必须按日建立各类原辅材料的接收，投料和结存数量台帐。每月月末盘库前必须将各种材料分类堆放整齐，以便复核清点。2、每月最后一天下午4：00由财务部组织牵头，企管部、生产技术部及车间参加对当月库存进行盘点，确定当月各种材料消耗数，由财务部统一办理出库手续，车间签字认可。3、季度、年度盘存由财务部组织企管部、生产技术部等部门参加对库存物质进行全面盘点，保证各种物资不亏库。4、财务部、企管部核对每次盘库情况，编制出规范的材料盘存报表报总经理，若发生亏库要查明原因，并写出情况报告，经公司领导批准后按程序处理。（二）备品备件、电器电料、仪器仪表、气体燃料、网、润滑油类、工器具等车间使用物资的出库程序1、车间开具领料申请单，车间主任签字，报生产技术部审批。2、财务部材料会计见车间审批完毕的领料申请单后，材料会计开具领料单或出库单（对于需交旧物资应先交旧，然后开交旧领新单和领料单）。3、企管部仓库保管员见单发料。4、急件、抢修用件持车间主任签字的领料申请单，企管部保管员即可发料，但两天内必须到财务部补办领料手续。原则上夜间不发料，急件、抢修用件可到仓库暂借，但第二天必须补办手续。5、各车间领用的原辅材料，由财务部在每月6日前将上月领料结果报企管部。（三）消防器材出库程序进厂验收合格后，企管部办理入库手续，安全保卫部到财务部办理出库手续并一次全部出库，安全保卫部领取后负责组织安装。（四）劳保用品出库按劳保用品管理规定执行。（五）办公用品出库按办公用品管理规定执行。(六) 湿浆销售出库按销售管理办法执行。（七）财务部每月6日前须将各车间原辅材料、维修费用及湿浆销售分类明细报企管部。七、外出加工、修理或出借物资的出入门程序1、由经办单位填写物资出门单(一式三联：一联自存，一联交财务，一联交门卫)，物资出门单必须注明出门物资的数量、质量及出厂的时间等，经部门领导同意、主管副总审批后报总经理批准，并到公司财务部监磅员处加盖出门专用章。2、物资出厂前必须参照物资验收入库程序进行数量和质量确认，并在物资出门单上明确标注，验收人员签字认可。3、物资出公司大门时，由门卫核对实物和票据，准确无误后，在出门单上签字放行并留存出门单；如不相符，不得放行。4、安全保卫部保卫要对外出的各类物资进行登记，月底将出门单交企管部存查。出厂物资回厂时，门卫要对照出门单核实后进行登记，对到期未回厂的物资负责落实和调查。5、外出物资回厂，经办部门负责召集物资出厂时所有验收人员到现场复验，并在经办部门留存的出门单上签署明确意见后，将单子转企管部备查。6、外出物资丢失或损坏造成的损失，全部由经办部门承担。八、物资退库物品领用后发现不合格，由领用单位写明原因，由主管副总组织鉴定，确属质量问题的，无条件退库。公司追究有关人员的责任。九、废旧物资管理1、管理部门公司废旧物资